以ISO9001:2000質(zhì)量管理體系構(gòu)建高職院校財(cái)務(wù)管理體系

許風(fēng)軍 齊 梔

ISO9001:2000質(zhì)量管理體系(下稱體系)是ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)之一,適用于企業(yè)、事業(yè)、團(tuán)體等各類組織。它雖然是一個(gè)基礎(chǔ)性的管理標(biāo)準(zhǔn),并沒有對(duì)哪個(gè)行業(yè)定出具體的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),但能使組織內(nèi)部各類人員的職責(zé)明確,降低組織的各種管理成本和損失,提高組織效益,使產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量得到根本的保證。

筆者所在學(xué)?！獫?jì)南技術(shù)學(xué)院,是目前山東省唯一一家通過體系認(rèn)證的高職院校。學(xué)院財(cái)務(wù)處是唯一一家用體系標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建財(cái)務(wù)管理體系的單位(因體系覆蓋范圍未明確包含財(cái)務(wù)和工會(huì)部門,財(cái)務(wù)管理體系的認(rèn)證由學(xué)院內(nèi)審員依據(jù)學(xué)院通過體系認(rèn)證的《質(zhì)量管理手冊(cè)》完成)。下面筆者就以濟(jì)南技術(shù)學(xué)院為例,具體闡述如何以2000質(zhì)量管理體系為標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建財(cái)務(wù)管理體系。

一、體系標(biāo)準(zhǔn)主要內(nèi)容

體系中的“產(chǎn)品”指財(cái)務(wù)管理過程及所產(chǎn)生的結(jié)果,包括以下內(nèi)容:為教職員工及學(xué)生提供的各種服務(wù);會(huì)計(jì)核算過程及其所產(chǎn)生的記賬憑證、賬本、會(huì)計(jì)報(bào)表等紙制和電子數(shù)據(jù);票據(jù)領(lǐng)購過程及日常管理過程;資產(chǎn)管理過程及結(jié)果、學(xué)費(fèi)收繳過程及記錄、財(cái)務(wù)報(bào)銷過程及所取得的報(bào)銷憑證等。

體系中的“顧客”指財(cái)務(wù)管理的服務(wù)對(duì)象、會(huì)計(jì)核算結(jié)果需求方,具體包含:學(xué)生、教職員工、管理層;學(xué)院財(cái)務(wù)處本身、各級(jí)主管部門及監(jiān)督部門;其他與財(cái)務(wù)處產(chǎn)生聯(lián)系的單位或個(gè)人。

體系最終要求形成《濟(jì)南技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)處質(zhì)量管理手冊(cè)》(簡(jiǎn)稱《質(zhì)量管理手冊(cè)》)、《濟(jì)南技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)處程序文件》(簡(jiǎn)稱《程序文件》),這兩個(gè)文件涵蓋了財(cái)務(wù)處日常財(cái)務(wù)管理的全部?jī)?nèi)容。其中,《質(zhì)量管理手冊(cè)》主要涵蓋財(cái)務(wù)管理過程的具體工作規(guī)范、流程,體現(xiàn)出體系標(biāo)準(zhǔn)的所有細(xì)節(jié);《程序文件》是指財(cái)務(wù)管理過程所有相關(guān)的管理制度、細(xì)則、辦法,是財(cái)務(wù)管理的法律依據(jù)。

以體系為標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建財(cái)務(wù)管理體系要遵循PDCA方法,即計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、改進(jìn)。對(duì)財(cái)務(wù)管理過程中的所有內(nèi)容都要予以分解,層層落實(shí)標(biāo)準(zhǔn),做到標(biāo)準(zhǔn)全覆蓋。

用體系為標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建的財(cái)務(wù)管理體系,要在實(shí)踐中證實(shí)具有提供滿足顧客要求和會(huì)計(jì)法規(guī)要求的產(chǎn)品的能力,目的在于提高顧客的滿意度。內(nèi)審員指標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證實(shí)施過程中,對(duì)體系建立的全過程進(jìn)行監(jiān)督、檢查、提出修正意見的人員。

二、構(gòu)建財(cái)務(wù)管理體系應(yīng)遵循八項(xiàng)管理原則

1.以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)

組織依存于顧客,因此要組織理解顧客當(dāng)前和未來的需求,滿足顧客的需求并爭(zhēng)取超越顧客的期望。

2.領(lǐng)導(dǎo)作用

領(lǐng)導(dǎo)者確立組織統(tǒng)一的宗旨和方向,應(yīng)當(dāng)創(chuàng)造并保持使員工能充分參與和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的內(nèi)部環(huán)境。

3.全員參與

各級(jí)人員都是組織之本,只有他們參與,充分發(fā)揮智慧和才干,才能為組織帶來效益。

4.過程方法

將活動(dòng)和相關(guān)的過程以及資源進(jìn)行有效的管理,更有可能得到期望的結(jié)果。

5.管理和系統(tǒng)方法

將相關(guān)互聯(lián)的過程作為系統(tǒng)加以識(shí)別、理解和管理,有助于組織提前實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。

6.持續(xù)改進(jìn)

持續(xù)改進(jìn)總體業(yè)績(jī)是組織的一個(gè)永恒追求目標(biāo)。

7.基于事實(shí)的決策方法

有效的決策是建立在數(shù)據(jù)和信息分析的基礎(chǔ)上的。

8.與供方互利的關(guān)系

組織與供方是相互依存的互利關(guān)系,可增強(qiáng)人文創(chuàng)造價(jià)值的能力。

三、財(cái)務(wù)處以體系為標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建財(cái)務(wù)管理體系過程

1.成立認(rèn)證機(jī)構(gòu),培訓(xùn)相關(guān)人員

財(cái)務(wù)處成立以分管財(cái)務(wù)的院長(zhǎng)為組長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo)小組,委托財(cái)務(wù)處長(zhǎng)具體負(fù)責(zé)體系的建立實(shí)施,工作機(jī)構(gòu)設(shè)在財(cái)務(wù)處。同時(shí),對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層、全體財(cái)務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn),要求所有與產(chǎn)品質(zhì)量形成有關(guān)的人員具有顧客意識(shí)、持續(xù)改進(jìn)意識(shí),并進(jìn)行相關(guān)的職責(zé)培訓(xùn)。

2.確定財(cái)務(wù)處工作職責(zé)和目標(biāo)

財(cái)務(wù)處工作目標(biāo)是在學(xué)院黨委領(lǐng)導(dǎo)下,財(cái)務(wù)管理工作的一切將圍繞學(xué)院發(fā)展的大局,為各層次對(duì)象提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù),為各層組織提供高質(zhì)量的會(huì)計(jì)成果,并圍繞這個(gè)目標(biāo)制定《質(zhì)量管理手冊(cè)》和《程序文件》。

3.明確各崗位工作人員的工作職責(zé)、權(quán)限及相互關(guān)系

根據(jù)《會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》要求,明確財(cái)務(wù)處應(yīng)設(shè)置的工作崗位,各崗位的工作職責(zé)要體現(xiàn)出會(huì)計(jì)的相互牽制原則,同時(shí)又要將整個(gè)財(cái)務(wù)管理過程作為一個(gè)有機(jī)整體考慮。因財(cái)務(wù)處工作人員分布在市區(qū)三個(gè)分院辦公,經(jīng)過重新設(shè)置崗位,財(cái)務(wù)處設(shè)置了出納員、記賬會(huì)計(jì)、非稅收入管理、固定資產(chǎn)管理、物價(jià)及票據(jù)管理、預(yù)決算及報(bào)表管理、學(xué)費(fèi)收繳管理、工資核算發(fā)放等崗位,根據(jù)工作量的大小、日常工作的緊密程度、會(huì)計(jì)相互牽制原則將上述崗位分配給財(cái)務(wù)處五名工作人員擔(dān)任。

4.編寫《質(zhì)量管理手冊(cè)》和《程序文件》

財(cái)務(wù)處需要建立文件化的體系,而不是只建立體系文件。編制體系文件不是目的,而是一種手段。通過文件,制定方法,然后按文件試運(yùn)行,有利于體系的實(shí)施、保持和改進(jìn)。因此,體系文件的方式和詳略程度必須結(jié)合財(cái)務(wù)處的現(xiàn)狀,財(cái)務(wù)管理的復(fù)雜程度和會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)等綜合考慮。整理、分析現(xiàn)有財(cái)務(wù)管理文件,對(duì)以前行之有效的文件要盡量保留。根據(jù)財(cái)務(wù)管理現(xiàn)狀,制定、修訂財(cái)務(wù)管理文件,按規(guī)定對(duì)文件進(jìn)行審查,經(jīng)分管院長(zhǎng)批準(zhǔn)后報(bào)院黨委會(huì)或院長(zhǎng)辦公會(huì)討論通過,并以學(xué)院文件方式予以發(fā)布執(zhí)行。

財(cái)務(wù)處根據(jù)當(dāng)前學(xué)院分散辦公的現(xiàn)狀,修訂并按相關(guān)程序批準(zhǔn)發(fā)布了《關(guān)于加強(qiáng)學(xué)院及各分院財(cái)務(wù)管理的實(shí)施辦法》《濟(jì)南技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)管理制度》《濟(jì)南技術(shù)學(xué)院固定資產(chǎn)管理辦法》《濟(jì)南技術(shù)學(xué)院采購管理辦法》《濟(jì)南技術(shù)學(xué)院非稅收入管理辦法》等財(cái)務(wù)管理文件;修訂并規(guī)范了全校通用的表格樣式,如《政府采購審批表》《固定資產(chǎn)增資表》《學(xué)生退學(xué)退費(fèi)審批表》等。其中,《濟(jì)南技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)管理制度》將會(huì)計(jì)人員的崗位職責(zé)重新修訂,并第一次用制度的方式規(guī)定了出納員報(bào)銷工作流程和標(biāo)準(zhǔn)、記賬憑證制作流程和標(biāo)準(zhǔn)、會(huì)計(jì)賬務(wù)處理工作流程和標(biāo)準(zhǔn)、會(huì)計(jì)賬簿輸出及打印標(biāo)準(zhǔn)、票據(jù)領(lǐng)購及票據(jù)填制標(biāo)準(zhǔn)、工資核算及發(fā)放工作審批流程等。同時(shí),財(cái)務(wù)處建立了首問負(fù)責(zé)制,任何單位或個(gè)人到財(cái)務(wù)處辦理業(yè)務(wù),第一位接待的會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)安排到相關(guān)會(huì)計(jì)人員處理,不能推諉或拖延。

5.建立財(cái)務(wù)管理體系后的運(yùn)行與評(píng)價(jià)

體系運(yùn)行三個(gè)月后,由財(cái)務(wù)處內(nèi)審員進(jìn)行一次內(nèi)審和管理評(píng)審,對(duì)體系進(jìn)行自我診斷和自我評(píng)價(jià)。經(jīng)財(cái)務(wù)處內(nèi)審員審核認(rèn)為體系運(yùn)行正常、有效時(shí),就可以請(qǐng)學(xué)院派由組織人事處、辦公室、學(xué)生處、教務(wù)處及各院系代表組織的審核組進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核評(píng)價(jià)。同時(shí)制作《財(cái)務(wù)處工作績(jī)效考核表》發(fā)放到學(xué)院各部門及部分學(xué)生代表處,對(duì)財(cái)務(wù)處實(shí)施體系認(rèn)證以來的工作予以評(píng)價(jià),找出不足,整改提高。

6.財(cái)務(wù)管理體系的持續(xù)改進(jìn)

經(jīng)學(xué)院內(nèi)審員審核,經(jīng)過學(xué)院各級(jí)部門及學(xué)生代表的評(píng)議,財(cái)務(wù)處的質(zhì)量體系認(rèn)證獲得通過,體系的運(yùn)作基本符合ISO90001:2000質(zhì)量管理和《濟(jì)南技術(shù)學(xué)院質(zhì)量管理手冊(cè)》的要求,財(cái)務(wù)處各工作崗位配合密切,相互支持,沒有出現(xiàn)重大不合格項(xiàng)目,也存在一些一般不合格項(xiàng)目,如在財(cái)務(wù)處的服務(wù)態(tài)度有很大的改觀的同時(shí),仍有部分工作人員在收繳學(xué)費(fèi)或報(bào)銷過程中不夠耐心,解釋不夠全面等現(xiàn)象。在繼續(xù)執(zhí)行體系規(guī)定時(shí),要不斷發(fā)現(xiàn)問題并不斷改進(jìn)。在體系的日常運(yùn)作中, 財(cái)務(wù)處的內(nèi)審員和學(xué)院的內(nèi)審員仍要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)要求對(duì)財(cái)務(wù)處的工作進(jìn)行持續(xù)審核、持續(xù)改進(jìn),以求不斷完善財(cái)務(wù)處的運(yùn)作體系,提高運(yùn)作功效。

(作者單位:山東省濟(jì)南技術(shù)學(xué)院)