高校固定資產(chǎn)管理存在的問題及建議

劉素坤

摘要:高校固定資產(chǎn)管理工作水平高低直接影響高校的教學(xué)和科研水平,改進與完善其管理對高校快速、健康發(fā)展具有重要意義。在對目前我國高校固定資產(chǎn)管理存在的問題進行分析的基礎(chǔ)上,提出了加強其管理的建議。

關(guān)鍵詞:高校;固定資產(chǎn)管理;問題;建議

中圖分類號:G475文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2009)32-0184-02

隨著國家對教育事業(yè)投入的不斷加大,高校固定資產(chǎn)的數(shù)量越來越多,資產(chǎn)價值越來越大。據(jù)統(tǒng)計,2001年全國普通高校固定資產(chǎn)總值581.59億元,到2007年高校的賬面固定資產(chǎn)大約為5 000億元。7年時間,固定資產(chǎn)總值增長了近7.6倍。如何將這些資產(chǎn)管好用好,越發(fā)顯得重要。隨著2006年5月《行政單位國有資產(chǎn)管理暫行辦法》、《事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理暫行辦法》的公布實施,高校固定資產(chǎn)管理工作進入一個嶄新的階段,不僅明確了固定資產(chǎn)管理機構(gòu),還建立起較為完善的固定資產(chǎn)管理制度,從物資的采購、驗收,到賬、卡、物的管理都進行了規(guī)范。但是,高校的固定資產(chǎn)管理基礎(chǔ)比較薄弱,加上其數(shù)量大、規(guī)格品種繁多、涉及人員范圍廣等因素,發(fā)展到今天,仍存在諸多問題。

一、高校固定資產(chǎn)管理存在的問題

1.固定資產(chǎn)管理意識仍需進一步深化

經(jīng)過近幾年的發(fā)展,高校固定資產(chǎn)管理工作已受到各高校的重視,但是,校內(nèi)各二級單位及廣大教職工的意識仍有待加強。由于高校的固定資產(chǎn)特別是儀器設(shè)備大多分布在各二級單位,具體使用又歸各位教職工,管理工作離不開他們的支持與合作。但是,部分人員認為,教職工應(yīng)做好教學(xué)與科研工作,對資產(chǎn)管理工作態(tài)度不認真、不積極,如“資產(chǎn)效益考核”或“資產(chǎn)使用情況統(tǒng)計”,認為統(tǒng)計了也沒用,馬馬虎虎,敷衍了事。還有的存在利己主義、本位主義,認為用科研經(jīng)費購置的設(shè)備就是本部門的設(shè)備,很難實現(xiàn)資源共享,寧愿讓資產(chǎn)閑置,也不允許其他部門使用,造成資產(chǎn)的重復(fù)購置和閑置浪費。因此,強化全體教職工的資產(chǎn)管理意識非常重要。

2.固定資產(chǎn)管理制度有待健全

(1)未建立固定資產(chǎn)交接制度和報表制度。各高校按照國家固定資產(chǎn)管理辦法,紛紛制定了校級管理制度,從物資的采購、驗收、使用、保養(yǎng),到報廢、處置,均有相應(yīng)的管理制度,但未涉及固定資產(chǎn)的交接制度和報表制度。伴隨我國高校人事制度的改革,人員流動性越來越大,為了避免人去財空或人去財亂現(xiàn)象的發(fā)生,建立固定資產(chǎn)交接制度,及時明確資產(chǎn)保管接替人員尤為重要。另外,資產(chǎn)部門應(yīng)每月編制資產(chǎn)月結(jié)表,反映當月資產(chǎn)變動情況,為校院兩級資產(chǎn)管理人員進行資產(chǎn)核對及資產(chǎn)管理部門與財務(wù)部門進行定期對賬提供基礎(chǔ)信息。

(2)管理制度各環(huán)節(jié)有待細化。目前,高校固定資產(chǎn)管理制度大多停留在校級層面,只涉及到管理原則和框架,對學(xué)院及職能處室等二級單位來說,沒有明確具體的操作辦法及步驟,造成各二級單位遇到具體問題時無章可循。

(3)管理制度中責(zé)任不明確。盡管管理原則規(guī)定為分級管理、層層負責(zé),但對各級別層次管理人員的工作內(nèi)容及權(quán)限責(zé)任沒有明確規(guī)定,互相推卸責(zé)任或敷衍了事的情況時有發(fā)生。比如,很多人認為,資產(chǎn)管理完全是設(shè)備管理員的事情,設(shè)備負責(zé)人只管使用,結(jié)果造成管理者不了解設(shè)備的狀況,使用者不提供設(shè)備的信息,造成管理脫節(jié)。

3.組織體系需進一步完善

應(yīng)建立橫向到邊、縱向到底、多部門相互配合的綜合管理體系。從橫向來說,實驗室與固定資產(chǎn)管理處、財務(wù)處、人事處、保衛(wèi)處、后勤管理處等職能處室,都應(yīng)從不同角度擔(dān)負起固定資產(chǎn)的管理職能。比如,資產(chǎn)管理處與財務(wù)處應(yīng)協(xié)調(diào)做好資產(chǎn)的對賬工作;人事處應(yīng)確認離職人員所負責(zé)的資產(chǎn)已辦完交接手續(xù),再為其辦理離職手續(xù);保衛(wèi)處應(yīng)核實資產(chǎn)的出校手續(xù)是否完備等。從縱向來說,各高校目前已建立起校院兩級資產(chǎn)管理組織體系,但并未落實到底,只停留在設(shè)備管理員一級,未深入到設(shè)備負責(zé)人。

4.固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)有待改進

(1)隨著固定資產(chǎn)數(shù)量的快速上漲,固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備當期資產(chǎn)變動統(tǒng)計報表匯總功能,報表應(yīng)包括上期資產(chǎn)存量、當期資產(chǎn)增加量(購置增加量、轉(zhuǎn)入增加量、增值增加量)、當期資產(chǎn)減少量(報廢減少量、轉(zhuǎn)出減少量、減值減少量)、當期期末資產(chǎn)存量等信息。一方面使各部門管理人員隨時掌握其資產(chǎn)增減變動及存量信息,與本部門實際資產(chǎn)變動情況進行核對,另一方面為資產(chǎn)管理部門與財務(wù)部門對賬提供必要信息,這是對固定資產(chǎn)進行核算的基礎(chǔ)。

(2)目前的固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)僅能提供時點數(shù)據(jù),反映的是查看時間這一時點的現(xiàn)存固定資產(chǎn)信息,統(tǒng)計時期已經(jīng)報廢的固定資產(chǎn)無法反映,所以不能反映歷史時期資產(chǎn)情況。忽視了這個問題,將影響某些固定資產(chǎn)指標的核算結(jié)果,不利于固定資產(chǎn)的考核。比如,2007年固定資產(chǎn)增長率=2007年固定資產(chǎn)增長量/2006年末固定資產(chǎn)存量,2006年末固定資產(chǎn)存量=(1)2007年末查詢期間為2006年12月31日前的資產(chǎn)存量+(2)2007年度報廢的資產(chǎn)總量。在這里,如果單純用(1)作為2006年末資產(chǎn)存量、而舍去(2)部分,一旦當期資產(chǎn)報廢量較大時,就會產(chǎn)生較大誤差。

(3)固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的查看人員范圍應(yīng)放寬。目前的信息系統(tǒng)查看、修改等權(quán)限僅局限于二級部門設(shè)備管理員和校級資產(chǎn)管理部門人員,某些高校雖然已經(jīng)網(wǎng)上公布大型儀器設(shè)備情況,但畢竟只是少量設(shè)備,還有很多小型公用設(shè)備信息不能被大家了解,更談不上跨部門、跨學(xué)校的資產(chǎn)信息公開。這已經(jīng)不能適應(yīng)當前固定資產(chǎn)開放共享、提高資源利用率的要求,要真正實現(xiàn)資源共享,首先要實現(xiàn)信息公開,放寬信息系統(tǒng)的使用人員范圍。

二、解決問題的建議

1.強化全員固定資產(chǎn)管理意識,提高總體管理水平

資產(chǎn)管理不僅學(xué)校、學(xué)院等各級領(lǐng)導(dǎo)重視,全體教職工都要重視,加強對固定資產(chǎn)管理政策法規(guī)等的宣傳、培訓(xùn)和學(xué)習(xí),使全體教職工認識到,資產(chǎn)管理是每一個人的責(zé)任,是每一個人的義務(wù),牢固樹立主人翁精神和責(zé)任感。只有在統(tǒng)一思想、提高認識的基礎(chǔ)和前提下,各部門才能加強協(xié)作、相互配合,齊心協(xié)力將固定資產(chǎn)管好、用好。

2.完善組織體系,加強制度建設(shè),建立高效的資產(chǎn)管理責(zé)任機制

建立由主管副校長統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的、多部門相互配合、層層分解、逐級負責(zé)、落實到人的多級管理制度。明確每一級責(zé)任人的職責(zé)范圍,加強從資產(chǎn)的購置到處置等各個環(huán)節(jié)的制度細化工作,堵住資產(chǎn)流失的漏洞,使資產(chǎn)管理制度化、程序化、科學(xué)化、規(guī)范化。

3.進一步完善固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)

(1)信息系統(tǒng)增加報表統(tǒng)計功能。在目前的資產(chǎn)明細表、資產(chǎn)變動表、資產(chǎn)報廢清單等功能外,還應(yīng)具備資產(chǎn)變動平衡表的功能,定期提供各部門、各種類的資產(chǎn)變動、結(jié)存等信息,既為高層管理者提供決策依據(jù),也為基層管理者提供對賬依據(jù)。表格可采用如下格式:

(2)完善信息系統(tǒng)的歷史信息記錄、查詢、統(tǒng)計功能。資產(chǎn)的來源與去向等動態(tài)信息要記錄完整、清晰明確,使其擁有手工記賬的優(yōu)勢,使資產(chǎn)管理者能夠了解資產(chǎn)的來龍去脈,保證資產(chǎn)管理的延續(xù)性。

(3)開發(fā)類似圖書管理系統(tǒng)的信息查詢功能,充分利用現(xiàn)代信息管理技術(shù),促進高校固定資產(chǎn)在校內(nèi)各部門間、高校與高校之間、高校與社會之間的順暢流動,在滿足自身需求的前提下,互通有無、物盡其用、資源共享、提高效率,充分發(fā)揮高校資產(chǎn)的更多作用。

高校固定資產(chǎn)的管理是一項長期、復(fù)雜、艱巨的工作,在實踐工作中,應(yīng)努力探索、不斷完善,逐步走上系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理道路,從而提高其使用效益,確保國有資產(chǎn)的保值增值。

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責(zé)任編輯 張 凌