如何做好我省林權(quán)制度改革檔案的整理與管理工作

謝建波

1、林權(quán)改革檔案的整理

根據(jù)國(guó)家林業(yè)局、國(guó)家檔案局加強(qiáng)林權(quán)改革檔案工作的意見(jiàn)，結(jié)合我省實(shí)際，提出我省林權(quán)改革文件材料的收集范圍和具體的保管期限。

1.1林權(quán)改革文件材料收集范圍和保管期限

1.1.1綜合類(lèi)：(1)林權(quán)改革工作會(huì)議文件材料；(2)林權(quán)改革政策性文件，如通知、辦法、意見(jiàn)；(3)林權(quán)改革工作機(jī)構(gòu)設(shè)置、啟用印章、任職文件材料；(4)林權(quán)改革實(shí)施方案、辦法及批復(fù)；(5)林權(quán)改革工作計(jì)劃、總結(jié)及匯報(bào)材料；(6)林權(quán)改革檢查驗(yàn)收文件材料；(7)上級(jí)、下級(jí)、同級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)林權(quán)改革重要問(wèn)題的請(qǐng)示、批復(fù)、來(lái)函復(fù)函文件材料；(8)林權(quán)改革工作調(diào)研、宣傳材料。這部分材料，省、市、縣、鄉(xiāng)、行政村都有(行政村材料相對(duì)少一些),在整理時(shí)，保管期限的劃分，本單位的基本為永久(因?yàn)槭且淮未蟮牧謾?quán)制度改革，保管期限從長(zhǎng))。上級(jí)單位和下級(jí)單位一般為30年和10年(針對(duì)本單位的批復(fù)、批示除外)。

1.1.2資源調(diào)查類(lèi)：(1)人口資源狀況材料，包括本行政區(qū)域內(nèi)總戶(hù)數(shù)和總?cè)丝跔顩r、有集體林權(quán)的戶(hù)數(shù)和人口狀況、參加林權(quán)改革的戶(hù)數(shù)和人口狀況、落實(shí)林權(quán)的戶(hù)數(shù)和人口狀況；(2)森林、林木、林地資源狀況材料；(3)本行政區(qū)域內(nèi)總資源狀況材料，包括林業(yè)用地面積、集體林中的商品林和公益林面積等材料；(4)本次林權(quán)改革開(kāi)始和結(jié)束時(shí)的集體林中已改和未改的商品林、一般和重點(diǎn)公益林、宜林地狀況。特殊公益林、銀行抵押和爭(zhēng)議的森林、林木、林地狀況等材料。這部分材料，省、市、縣、鄉(xiāng)、行政村都有，整理時(shí)。保管期限的劃分同上。

1.1.3林權(quán)登記類(lèi)：(1)經(jīng)縣級(jí)以上人民政府批準(zhǔn)生效的林權(quán)登記申請(qǐng)表；(2)森林、林木和林地權(quán)屬證明文件(含合同、協(xié)議、原林權(quán)證、勘界協(xié)議、林地四至位置圖)：(3)聯(lián)戶(hù)申請(qǐng)林權(quán)發(fā)證協(xié)議書(shū)、分戶(hù)登記表；(4)林權(quán)登記委托書(shū)；(5)申請(qǐng)人資格證明；(6)申請(qǐng)人身份證復(fù)印件；(7)其他能證明權(quán)屬關(guān)系的材料；(8)承包合同書(shū)；(9)林權(quán)登記臺(tái)賬，包括自留山臺(tái)賬、家庭承包臺(tái)賬等材料；(10)林權(quán)證發(fā)放登記表；(11)林地權(quán)屬勘察登記表、統(tǒng)計(jì)表；(12)林地資源調(diào)查測(cè)量圖表、清冊(cè)；(13)林權(quán)登記公示材料(30年)。這部分材料，縣、鄉(xiāng)、行政村和當(dāng)事人都有，屬于自己權(quán)限范圍的都作為永久保管(林權(quán)登記公示材料除外)。

1.1.4林權(quán)糾紛調(diào)查處理類(lèi)：(1)林權(quán)爭(zhēng)議與調(diào)解過(guò)程形成的原始記錄；(2)雙方當(dāng)事人之間依法達(dá)成的協(xié)議書(shū)；(3)當(dāng)?shù)卣婪ㄕ{(diào)解的意見(jiàn)、批復(fù)和有關(guān)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示；(4)當(dāng)?shù)胤ㄔ号袥Q書(shū)、裁定書(shū)、調(diào)解書(shū)；(5)林權(quán)糾紛調(diào)解書(shū)；(6)林權(quán)界線(xiàn)確認(rèn)書(shū)；(7)林權(quán)爭(zhēng)議的來(lái)信來(lái)訪(fǎng)材料。這部分材料，受理機(jī)關(guān)和爭(zhēng)議雙方當(dāng)事人都作為永久保管。

1.1.5電子聲像類(lèi)：(1)林權(quán)改革工作中形成的照片、錄音、錄像材料；(2)林權(quán)證管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)：(3)林權(quán)改革工作中形成的電子文件(保管期限同紙質(zhì)文件材料)。這部分材料。省、市、縣、鄉(xiāng)都有(個(gè)別行政村也有)，除電子文件保管期限同紙質(zhì)文件外，其余作為永久保管。

1.2林權(quán)改革檔案的分類(lèi)

林權(quán)改革檔案一般應(yīng)作為文書(shū)檔案進(jìn)行分類(lèi)。分類(lèi)方法不外乎組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法和問(wèn)題分類(lèi)法。在確定具體分類(lèi)方法時(shí)。若按組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)，可在單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)中再增加一個(gè)“林權(quán)改革領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室”類(lèi)，將此次林權(quán)改革文件材料歸到這個(gè)臨時(shí)機(jī)構(gòu)內(nèi)：或者歸到掛靠的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)(業(yè)務(wù)處、業(yè)務(wù)科)中。若按問(wèn)題分類(lèi)，可將此次林權(quán)改革文件材料歸到“林業(yè)管理類(lèi)”(鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)是“農(nóng)林水類(lèi)”)。這樣歸類(lèi)。到用時(shí)不太好找。從方便利用考慮，不如新設(shè)一個(gè)“林權(quán)改革類(lèi)”，這樣方便利用，帶有明顯的時(shí)代特征。林權(quán)改革工作全面結(jié)束后，這個(gè)新設(shè)的類(lèi)就自然取消。

1.3林權(quán)改革檔案盒內(nèi)的排列

無(wú)論是按組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)。還是按問(wèn)題分類(lèi)，檔案整理好裝盒時(shí)，都要依次按“綜合類(lèi)、資源調(diào)查類(lèi)、林權(quán)登記類(lèi)、林權(quán)糾紛調(diào)查處理類(lèi)”(實(shí)際上這是二級(jí)類(lèi)目，應(yīng)該去掉“類(lèi)”字。本文是為了敘述的方便和便于理解，保留了一個(gè)“類(lèi)”字。也可作為若干小類(lèi)來(lái)理解)進(jìn)行排列。一盒裝不完，可裝若干盒。另外，電子、聲像文件材料因載體特殊，不再敘述其排列方法，可單獨(dú)存放。

2、林權(quán)改革檔案的管理

我省各級(jí)檔案行政管理部門(mén)要積極配合林業(yè)主管部門(mén)，依照檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)。規(guī)范和加強(qiáng)林權(quán)改革檔案的管理工作，建立健全林權(quán)改革檔案管理制度，派專(zhuān)人去林業(yè)部門(mén)開(kāi)展業(yè)務(wù)指導(dǎo)：林業(yè)部門(mén)要指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)林權(quán)改革文件材料的收集與整理；為了林權(quán)改革檔案的安全保管，可設(shè)林權(quán)改革檔案專(zhuān)柜。省林業(yè)廳、省檔案局要求，對(duì)行政村林權(quán)改革檔案的管理，強(qiáng)調(diào)要指定專(zhuān)人進(jìn)行整理和保管：有些不具備檔案安全保管條件的行政村，其林權(quán)改革檔案可由鄉(xiāng)鎮(zhèn)代管。對(duì)縣級(jí)林權(quán)改革檔案的管理，要求縣林業(yè)局保存一套，同時(shí)將一套完整的原始的檔案材料交縣檔案館保存。