高校信息系統(tǒng)建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)管理

謝 覺(jué)

【摘要】本文結(jié)合高校信息系統(tǒng)項(xiàng)目的建設(shè)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理進(jìn)行探討。風(fēng)險(xiǎn)就是會(huì)給項(xiàng)目帶來(lái)威脅或機(jī)會(huì)的一些不能預(yù)計(jì)的事件。為了按照項(xiàng)目既定的進(jìn)度、成本和質(zhì)量完成項(xiàng)目的目標(biāo),要充分重視了風(fēng)險(xiǎn)管理,根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)管理理論,按照風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃編制、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)分析、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)計(jì)劃編制、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控等過(guò)程,有條不絮地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理。

【關(guān)鍵詞】風(fēng)險(xiǎn);分析;編制

項(xiàng)目是在復(fù)雜的自然和社會(huì)環(huán)境中進(jìn)行的,受眾多因素的影響。由于這些內(nèi)外因素,項(xiàng)目管理人員往往認(rèn)識(shí)不足或者沒(méi)有足夠的力量加以控制。項(xiàng)目的過(guò)程和結(jié)果常常出乎人們的意料,有時(shí)不但未達(dá)到項(xiàng)目主體預(yù)期的目的。反而使其蒙受各種各樣的損失;而有時(shí)又會(huì)給他們帶來(lái)很好的機(jī)會(huì)。項(xiàng)目同其它經(jīng)濟(jì)活動(dòng)一樣帶有風(fēng)險(xiǎn)。要避免和減少損失,將威脅化為機(jī)會(huì),就必須了解和掌握項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的來(lái)源、性質(zhì)和發(fā)生規(guī)律,進(jìn)而實(shí)行有效的管理。

項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)是一種很難預(yù)料的事件或條件,一旦發(fā)生,會(huì)對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)產(chǎn)生某種正面或負(fù)面的影響。風(fēng)險(xiǎn)有其成因,同時(shí),如果風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生,也導(dǎo)致某種后果。當(dāng)事件、活動(dòng)或項(xiàng)目有損失或收益與之相聯(lián)系,涉及到某種或然性或不確定性和涉及到某種選擇時(shí),才稱為有風(fēng)險(xiǎn)。以上三條,每一條都是風(fēng)險(xiǎn)定義的必要條件,不是充分條件。具有不確定性的事件不一定是風(fēng)險(xiǎn)。

高校的信息系統(tǒng)項(xiàng)目一般是該院重點(diǎn)建設(shè)的一個(gè)科研項(xiàng)目,項(xiàng)目的成敗直接影響該高校的示范性高校的評(píng)估。該信息系統(tǒng)集成了各重要的信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,整個(gè)項(xiàng)目投資近百萬(wàn)元。建設(shè)工期一般2年,信息系統(tǒng)項(xiàng)目以SQL2000為平臺(tái),建立一個(gè)可以存儲(chǔ)學(xué)生學(xué)籍信息,學(xué)生成績(jī)信息,教師排課信息等綜合數(shù)據(jù)庫(kù),開(kāi)發(fā)了學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng),學(xué)生成績(jī)管理系統(tǒng),教師排課系統(tǒng)等。構(gòu)造了千兆以太網(wǎng)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),采用了EAI框架集成了這些新開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)外,還集成了校內(nèi)其它各個(gè)重要信息系統(tǒng)如高校人事管理系統(tǒng),財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等。實(shí)現(xiàn)了不同應(yīng)用操作平臺(tái)的集成、異構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)的集成,達(dá)到數(shù)據(jù)共享,應(yīng)用集成。

這種項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)很大。為了按照既定的進(jìn)度、成本、質(zhì)量,完成項(xiàng)目的目標(biāo),在項(xiàng)目中,充分重視了風(fēng)險(xiǎn)管理,按照項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理理論,結(jié)合以前項(xiàng)目實(shí)踐,有條不絮的完成項(xiàng)目。具體來(lái)說(shuō),按照以下基本的管理過(guò)程來(lái)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理的。

1、 風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃編制

在項(xiàng)目初期,組織有關(guān)人員編制了風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃,具體描述如何為該項(xiàng)目處理和執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)。采用會(huì)議的方法來(lái)制定風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃的,因?yàn)樵擁?xiàng)目投資規(guī)模比較大,所有的項(xiàng)目干系人代表都被邀請(qǐng)參加了風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃會(huì)議,全面地考慮了風(fēng)險(xiǎn)對(duì)項(xiàng)目的影響,制訂充分的風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃。

在計(jì)劃中,確定了基本的風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)(如每15天召開(kāi)一次風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估會(huì)議),根據(jù)項(xiàng)目管理理論和我公司的項(xiàng)目實(shí)踐,定義了項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理過(guò)程,估計(jì)了風(fēng)險(xiǎn)管理的時(shí)間表和費(fèi)用,并把風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)納入了項(xiàng)目計(jì)劃,把風(fēng)險(xiǎn)管理費(fèi)用納入了成本費(fèi)用計(jì)劃。

2、 風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

項(xiàng)目分險(xiǎn)主要分為三大風(fēng)險(xiǎn)。確定了這些風(fēng)險(xiǎn)的基本特性,引起這些風(fēng)險(xiǎn)的主要因素以及可能會(huì)影響項(xiàng)目的方面,形成了詳細(xì)的解釋和說(shuō)明。

1)技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)

技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)主要分為二點(diǎn),第一對(duì)工作的分析和評(píng)估不足,其引起的主要原因是缺乏類(lèi)似的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn),對(duì)項(xiàng)目工作不熟悉;第二對(duì)EAI架構(gòu)不熟,其引起原因是行業(yè)內(nèi)沒(méi)有使用先例。

2》 團(tuán)隊(duì)風(fēng)險(xiǎn)

團(tuán)隊(duì)風(fēng)險(xiǎn)主要分二點(diǎn)第一關(guān)鍵人員流動(dòng),引起原因?yàn)轫?xiàng)目周期太長(zhǎng),需要長(zhǎng)期出差。第二缺乏合適的技術(shù)人員,主要是由于項(xiàng)目周期長(zhǎng),異地開(kāi)發(fā)而引起。

3》 外部風(fēng)險(xiǎn)

外部風(fēng)險(xiǎn)主要分二點(diǎn)第一沒(méi)有正確理解業(yè)務(wù)問(wèn)題,由于項(xiàng)目干系人對(duì)業(yè)務(wù)的識(shí)識(shí)不足、信息化水平低。第二預(yù)算不能按時(shí)到位,主要是因?yàn)榧追劫Y金受限。

3、 風(fēng)險(xiǎn)定性分析

根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃中的定義,確定每一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生可能性,并記錄下來(lái)。除了風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性,還分析了風(fēng)險(xiǎn)對(duì)項(xiàng)目的影響,包括對(duì)時(shí)間、成本、范圍等各方面的影響。其中不僅僅包括對(duì)項(xiàng)目的負(fù)面影響,還分析了風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的機(jī)會(huì)。

在這個(gè)過(guò)程中,采用會(huì)議的方式來(lái)進(jìn)行的。不過(guò),在風(fēng)險(xiǎn)分析的會(huì)議中,除了有關(guān)項(xiàng)目干系人外,還應(yīng)邀請(qǐng)了相關(guān)領(lǐng)域的專(zhuān)家參加,以提高分析結(jié)果的準(zhǔn)確性。例如,對(duì)于技術(shù)類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)的分析,要邀請(qǐng)了業(yè)內(nèi)著名的架構(gòu)專(zhuān)家參與評(píng)估。

在確定了風(fēng)險(xiǎn)的可能性和影響后,接下來(lái)需要進(jìn)一步確定風(fēng)險(xiǎn)的優(yōu)先級(jí)。風(fēng)險(xiǎn)優(yōu)先級(jí)是一個(gè)綜合的指標(biāo),其高低反映了風(fēng)險(xiǎn)對(duì)項(xiàng)目的綜合影響。采用了風(fēng)險(xiǎn)優(yōu)先級(jí)矩陣來(lái)評(píng)定風(fēng)險(xiǎn)優(yōu)先級(jí)。最后得出的結(jié)果是架構(gòu)風(fēng)險(xiǎn)排在第一位,該風(fēng)險(xiǎn)的可能性很高,影響也很大。

4、 定量風(fēng)險(xiǎn)分析

對(duì)已知風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行定性分析后,進(jìn)行定量分析,定量地分析了各風(fēng)險(xiǎn)對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)的影響。在這個(gè)過(guò)程中,采用專(zhuān)家評(píng)估的方法,組織相關(guān)成員對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行樂(lè)觀、中性和悲觀的估計(jì),同時(shí),也利用公司歷史項(xiàng)目數(shù)據(jù),用來(lái)輔助評(píng)估。

5、 風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)計(jì)劃編制

根據(jù)定性和定量分析的結(jié)果,對(duì)已識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn),制訂了應(yīng)對(duì)計(jì)劃。對(duì)不同的風(fēng)險(xiǎn)采取了不同的措施。

6、 風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控

經(jīng)過(guò)上述五個(gè)過(guò)程后,該項(xiàng)目中的風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)比較清晰,這時(shí)就要進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)跟蹤與監(jiān)控過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中,對(duì)已經(jīng)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)的狀態(tài)進(jìn)行跟蹤,監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生標(biāo)志,更深入地分析已經(jīng)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn),繼續(xù)識(shí)別項(xiàng)目呂新出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn),復(fù)審風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略的執(zhí)行情況和效果。根據(jù)目前風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控的結(jié)果修改風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略,根據(jù)新識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析并制定新的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。

在這個(gè)過(guò)程中,主要采用了偏差分析、項(xiàng)目績(jī)效分析和監(jiān)控會(huì)議的方式來(lái)進(jìn)行的。

總之,高校信息系統(tǒng)項(xiàng)目由于技術(shù)領(lǐng)先、投資規(guī)模大、建設(shè)周期長(zhǎng)、異地開(kāi)發(fā)等原因,充滿著風(fēng)險(xiǎn),但由于十分重視項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理,加之進(jìn)行了良好的配置管理,整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中,始終遵循了變更控制程序,使該項(xiàng)目順利完成了目標(biāo)。