淺談疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理

杜廣宇

疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案是疾病預(yù)防控制工作長期積累的資料,對(duì)開展疫情的預(yù)測(cè)預(yù)報(bào)、流行病學(xué)分析、制訂公共衛(wèi)生實(shí)施監(jiān)督監(jiān)測(cè)方案,更可能為若干年后發(fā)現(xiàn)或分析疫情流行規(guī)律提供依據(jù)。筆者認(rèn)為加強(qiáng)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理,能有效地利用信息資源,廣泛開展信息交流,使業(yè)務(wù)檔案發(fā)揮其利用價(jià)值,有助于疾病預(yù)防控制事業(yè)的發(fā)展。那么,業(yè)務(wù)檔案采取何種管理方式,才能保證其信息共享,筆者認(rèn)為有如下幾方面。

一、對(duì)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案實(shí)行分級(jí)管理

疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案的劃分范圍,應(yīng)本著總體性、綜合性、分析性及學(xué)術(shù)性的原則,將那些反映主要業(yè)務(wù)工作總體水平的資料以及基礎(chǔ)監(jiān)督監(jiān)測(cè)且有一定學(xué)術(shù)價(jià)值,保管時(shí)限長的資料確定為中心級(jí)檔案,以確保中心業(yè)務(wù)檔案能反映和概括本機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)及工作水平。包括:(1)將疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)檔案納入中心檔案管理體系,由中心辦公室統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、檔案室組織實(shí)施。(2)將業(yè)務(wù)檔案分為中心、科兩級(jí)。對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的大量疾病防治、監(jiān)測(cè)資料,可分為中心級(jí)檔案和科級(jí)檔案兩個(gè)層次。中心檔案:凡劃歸中心管理的業(yè)務(wù)檔案,由各科負(fù)責(zé)立卷,定期交中心檔案室歸檔,統(tǒng)一保管和提供利用。科室檔案:凡劃歸科級(jí)管理檔案,由各科室收集整理立卷,指定專人負(fù)責(zé)保管,提供利用。

二、疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案范圍的確定

1.中心檔案范圍:(1)業(yè)務(wù)工作法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)方法的研究檔案,如有關(guān)證書、研究報(bào)告等。(2)年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學(xué)生常見病等疾病防治方案、流行病學(xué)分析、疫情流行趨勢(shì)預(yù)測(cè)、不明原因疾病的調(diào)查分析等。(3)年度或跨年度疾病監(jiān)測(cè)總結(jié)分析。(4)重大事故、重大疫情、暴發(fā)疫情、中毒調(diào)查處理的有關(guān)資料,包括調(diào)查報(bào)告及現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查分析總結(jié)。(5)專題調(diào)查:包括調(diào)查設(shè)計(jì)、調(diào)查報(bào)告或總結(jié)、統(tǒng)計(jì)匯總資料。(6)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的統(tǒng)計(jì)月報(bào)、年報(bào)。(7)中、省、市級(jí)刊物上發(fā)表的業(yè)務(wù)論文。

2.科級(jí)檔案范圍:對(duì)轄區(qū)內(nèi)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)所提供的報(bào)表、總結(jié)等資料。因疾病流行規(guī)律,防治措施來自于長期、大量的日常性監(jiān)測(cè)工作的積累,不僅對(duì)當(dāng)年的疫情分析有用,更可能是若干年發(fā)現(xiàn)或分析疫情流行規(guī)律,不少資料需要逐年加以補(bǔ)充。這些資料的保管周期不易確定,可隨需而定。因此,這些一般性、經(jīng)常性業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的資料應(yīng)作為科級(jí)檔案保管?？萍?jí)業(yè)務(wù)檔案可有以下幾方面:(1)疾病監(jiān)測(cè)報(bào)告,包括流行病學(xué)調(diào)查原始資料、調(diào)查方案;(2)基層常規(guī)報(bào)表,包括月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)等;(3)重大暴發(fā)疫情的處理資料;(4)疾病監(jiān)測(cè)原始記錄、督導(dǎo)檢查記錄及總結(jié)。

三、加強(qiáng)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案的管理途徑

業(yè)務(wù)檔案不僅反映本單位業(yè)務(wù)工作全貌和工作水平,為疾疾預(yù)防控制工作的正確決策提供有力的依據(jù),同時(shí)由于業(yè)務(wù)檔案范圍明確,要求各科業(yè)務(wù)人員不能滯留在一般性工作小結(jié),而是要在大量的監(jiān)督監(jiān)測(cè)資料上做進(jìn)一步加工,形成分析報(bào)告,促進(jìn)提高業(yè)務(wù)工作水平。

疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)連續(xù)性很強(qiáng)。在開展疫情的分析、預(yù)測(cè)預(yù)報(bào),制定公共衛(wèi)生實(shí)施監(jiān)督監(jiān)測(cè)的過程中,都需要掌握對(duì)比前年度的監(jiān)督監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù),預(yù)防醫(yī)學(xué)研究更需要比較長年度的相關(guān)數(shù)據(jù)作為依據(jù),做出針對(duì)性的統(tǒng)計(jì)分析。因此,疾病預(yù)防控制中心實(shí)行業(yè)務(wù)檔案分級(jí)管理有助于業(yè)務(wù)工作的開展。

1.建立管理網(wǎng)絡(luò)是通過中心、科室的管理而實(shí)現(xiàn)的。由主管中心主任牽頭、各科長參加的全中心檔案管理委員會(huì),負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃的總體要求,制定業(yè)務(wù)檔案的各項(xiàng)管理制度,除管理中心業(yè)務(wù)檔案外,還要指導(dǎo)科級(jí)業(yè)務(wù)檔案管理,以保證業(yè)務(wù)檔案的完整性,提高信息利用價(jià)值。

2.建立切實(shí)可行的業(yè)務(wù)檔案管理制度。對(duì)種類繁多、形式各異的業(yè)務(wù)檔案,要實(shí)行科學(xué)規(guī)范的管理,建立切合實(shí)際的管理制度。在制定業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍和歸檔制度時(shí),應(yīng)注意結(jié)合科室主要業(yè)務(wù)活動(dòng),確定符合業(yè)務(wù)實(shí)際的中心級(jí)和科級(jí)業(yè)務(wù)檔案的范圍,提出統(tǒng)一的立卷要求,以確保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范。嚴(yán)格科級(jí)檔案的保管及利用制度,任何人不得將檔案據(jù)為己有。

3.加強(qiáng)對(duì)兼職檔案員的培訓(xùn)和指導(dǎo)。各科兼職檔案人員不但要熟悉本科業(yè)務(wù),還要熟悉檔案管理知識(shí),定期舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)講座,將檔案管理業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)列入兼職人員繼續(xù)教育學(xué)習(xí)內(nèi)容,進(jìn)行學(xué)分評(píng)定,以提高檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的積極性。□

(編輯/永安實(shí)習(xí)編輯/原野)