王玉峰 李艷梅

一、歸檔立卷的原則

1.價(jià)值性原則,即歸卷存檔的天保工程文件材料必須是對(duì)日后工作有查考利用價(jià)值的文件、資料。檔案管理人員在整理文件歸檔工作過程中,必須對(duì)文件加以鑒別和取舍,對(duì)沒有存檔價(jià)值的材料予以舍棄。

2.完整性原則,即歸檔的文件、資料必須齊全、完整。天保工程檔案必須準(zhǔn)確無誤地記錄工程項(xiàng)目實(shí)施的完整過程。

3.系統(tǒng)性原則,即所有歸檔的文件、資料必須加以系統(tǒng)化,堅(jiān)決杜絕雜亂無章。

4.便于保管、利用的原則,即歸檔的文件資料做到整潔、有序、易于保管,便于工作中查閱、利用。

二、歸檔立卷管理要求

1.提高天保工程檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。天保工程檔案管理是天保工程實(shí)施情況和檢查驗(yàn)收的直接依據(jù),是工程管理工作有序開展的基礎(chǔ),也是工程管理水平高低的一項(xiàng)重要標(biāo)志。天保工程管理程序復(fù)雜、涉及面廣、政策性強(qiáng),如果沒有完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的檔案管理作依據(jù),工程的實(shí)施情況查閱和工程檢查驗(yàn)收無法正常進(jìn)行,各項(xiàng)工程管理工作難以有序開展,甚至影響到工程建設(shè)的質(zhì)量和成果。

2.加強(qiáng)對(duì)天保工程檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。天保工程檔案管理工作要按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則,建立工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制,分管天保工程的領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)工程的檔案管理工作負(fù)全責(zé),并將檔案管理工作情況作為考核領(lǐng)導(dǎo)工作業(yè)績(jī)的重要內(nèi)容。局相關(guān)職能部門在做好本部門檔案管理的同時(shí),要做好工程項(xiàng)目實(shí)施單位天保工程檔案管理的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)下級(jí)單位的工程檔案管理工作。

3.建立并完善工程檔案管理工作制度。

4.做好檔案管理人員的配備和業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。要配備責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)高的人員專門負(fù)責(zé)天保工程檔案管理的資料搜集、整理、歸檔、保管和提供利用等具體工作,保持檔案管理人員的相對(duì)穩(wěn)定。

5.做好資金落實(shí)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作。要落實(shí)工程檔案管理專用資金,配備必要的保管設(shè)施、設(shè)備及檔案管理專用庫(kù)房,切實(shí)做好防腐、防蟲、防潮等工作,確保檔案管理的安全。

6.做好工程檔案管理的日常管理工作。要按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)要求,結(jié)合天保工程的管理特點(diǎn),將工程檔案的建立與管理作為重要工作內(nèi)容列入工程規(guī)劃和實(shí)施方案中,確保工程檔案管理的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性;要嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)要求,做好檔案管理資料的保密工作,嚴(yán)防泄密。要積極采用先進(jìn)技術(shù)和手段,逐步實(shí)現(xiàn)工程檔案管理的數(shù)字化和電子化管理,提高工作效率;要積極開發(fā)檔案管理信息資源,主動(dòng)為工程建設(shè)及其他業(yè)務(wù)的開展提供方便、快捷的信息服務(wù)。

7.各工程項(xiàng)目實(shí)施單位要注重從源頭上抓好天保工程文件材料形成的質(zhì)量,工程技術(shù)人員要隨時(shí)收集在工程實(shí)施過程中形成的各類材料,并及時(shí)交由工程檔案管理人員保管、整理和提供利用。凡歸檔文件材料用紙要規(guī)范、字跡要工整、數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確、圖樣要清楚、簽字蓋章手續(xù)要完備。錄音、錄像、照片和計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)的音像要清晰,文字說明要詳細(xì)準(zhǔn)確。要堅(jiān)決杜絕使用鉛筆、圓珠筆書寫文件或?qū)?fù)寫的文件材料歸檔的現(xiàn)象。

三、歸檔立卷的方法

1.準(zhǔn)備立卷,主要是編制歸檔類目,作為平時(shí)文件歸檔的依據(jù)。

2.平時(shí)歸檔,即將辦理完畢的文件材料,根據(jù)歸檔類目,分門別類地存放到有關(guān)文件夾內(nèi),為年終調(diào)整和組卷打好基礎(chǔ)。

3.調(diào)整和組卷,一般在次年初進(jìn)行。

4.編目裝訂。

四、具體步驟

1.天保工程檔案一般在下一年度的六月份之前召開,立卷歸檔上一年度的檔案。

2.歸檔文件的整理:一般歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒,并把文件輸入微機(jī)便于查找、利用,為系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)利用提供快捷方便的服務(wù)。

3.歸檔文件的價(jià)值鑒定,根據(jù)本部門的實(shí)際來確定哪些文件具有保存價(jià)值、保管期限有多長(zhǎng)、哪些文件不需保存暫存查或應(yīng)進(jìn)行銷毀。

4.保管期限的劃分,保管期限一般分三種,即:永久(50年以上)、長(zhǎng)期(50年以下,15年以上)、短期(15年以下)。

五、立卷歸檔的質(zhì)量要求

1.文件與文件目錄紙統(tǒng)一用工紙張。報(bào)表、圖紙等大于A4紙的應(yīng)折疊得與A4紙同樣大。

2.歸檔文件應(yīng)齊全完整,已破損的文件應(yīng)予修整,字跡模糊或易褪變的文件(如鉛筆、圓珠筆字跡、復(fù)寫的)應(yīng)予復(fù)制。文件上易銹蝕的金屬物應(yīng)去除。

3.整理歸檔文件所使用的書寫材料(應(yīng)使用碳素墨水)、紙張、裝訂材料(棉線)等,應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

4.檔案盒式應(yīng)采用無本酸牛皮紙制作。

六、整理方法

1.分類方法

我局檔案分類方法,采用“機(jī)構(gòu)(問題)——年度——保管期限”分類法,同一全宗內(nèi)要保持分類方案的同一性、穩(wěn)定性?！皺C(jī)構(gòu)(問題)——年度——保管期限”分類法的含義是:先將歸檔文件按機(jī)構(gòu)(部門)分類,在機(jī)構(gòu)(部門)下按年度分類,再在每個(gè)年度下按保管期限分類。

(1)年度的確定:確定歸檔文件的年度一般以文件的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。同一年度的文件材料應(yīng)歸在一起,不能混年度歸檔,但在判定日期時(shí),以下幾種情況值得注意:文件有多個(gè)時(shí)間特征。包括成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會(huì)議通過日期、公布日期等,一般以簽發(fā)日期(即落款日期)為準(zhǔn)。對(duì)于計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)算、決算、統(tǒng)計(jì)年報(bào)等,新《規(guī)則》取消了按針對(duì)年度歸檔的規(guī)定,統(tǒng)一要求按文件簽發(fā)日期(即落款日期)判定文件所屬年度。跨年度形成的文件。召開會(huì)議、處理案件等,可能會(huì)形成跨年度文件?？缒甓鹊臅?huì)議文件劃入閉幕年歸檔,案件處理文件在結(jié)案年度歸檔。幾份文件作為一件的日期判定。若干份文件作為一件的,以排序在前的為準(zhǔn)。

(2)機(jī)構(gòu)(問題)的確定。將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問題)分類,局機(jī)關(guān)以部(室)作為基本分類單位。

2.裝訂

(1)裝訂順序:歸檔文件應(yīng)按“件”裝訂。正本(打印件)在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;批復(fù)在前,請(qǐng)示在后。

(2)裝訂方式和裝訂用品:裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)各頁(yè)對(duì)齊,用縫紉機(jī)扎邊(針距調(diào)到最大,在文件左邊裝訂線處的中間扎10公分即可);較厚的文件仍采用三孔一線的裝訂方法。

(3)文件歸檔簽(即處理簽)放在歸檔文件的最面上裝訂。

3.排列

歸檔文件按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列,即先按照事由原則將屬于同一事由的文件按一定順序排列在一起,再采取一定的方法對(duì)不同事由的文件進(jìn)行排列。(如我局實(shí)行一次性安置的文件就是按辦理的時(shí)間、文號(hào)順序來排列)。批復(fù)與請(qǐng)示最好排列在一塊,若不在一盒內(nèi),須在備注欄內(nèi)互寫參見號(hào)。

4.編號(hào)

歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)。

(1)件號(hào):文件的排列順序號(hào),也是反映文件的位置,是固定文件在盒內(nèi)的排列順序。如:辦公室2004年形成的永久、長(zhǎng)期、短期3個(gè)保管期限的歸檔文件,編號(hào)后形成3個(gè)流水號(hào),即永久的從“01”開始編1個(gè)流水號(hào);長(zhǎng)期的“01”開始編1個(gè)流水號(hào);短期也從“01”開始編1個(gè)流水號(hào),第二年又重新編。

(2)歸檔章:歸檔章項(xiàng)目:全宗(空白)年度(2004)件號(hào)(01)機(jī)構(gòu)(辦公室)。式樣附后。

5.編目

歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和件號(hào)順序編制“歸檔文件目錄”。編目應(yīng)以“件”為單位進(jìn)行,在目錄中1件只能體現(xiàn)為1條條目。請(qǐng)示與批復(fù)應(yīng)各為1條條目。

“歸檔文件目錄”填寫的項(xiàng)目有:件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等。(目錄附后)

(1)件號(hào):填寫處室編制的歸檔文件的流水號(hào)。

(2)責(zé)任者:制發(fā)文件的組織和個(gè)人,即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者(蓋章者)?？捎萌Q或規(guī)范簡(jiǎn)稱,但不能簡(jiǎn)稱為“本局”,聯(lián)合發(fā)文的,應(yīng)填兩個(gè),一個(gè)填本單位、一個(gè)填寫主辦單位;領(lǐng)導(dǎo)講話,責(zé)任者則填領(lǐng)導(dǎo)人名。

(3)文號(hào):文件的發(fā)文字號(hào)。應(yīng)照實(shí)抄錄,不能省略如:大林辦發(fā)[2004]第153號(hào)。

(4)題名:即文件標(biāo)題。填寫題名時(shí),一般情況下文件題名照實(shí)抄錄,但是有些文件沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的,應(yīng)自擬標(biāo)題,自擬標(biāo)題要外加“[]”。在填寫標(biāo)題時(shí)應(yīng)注以下幾個(gè)問題:有正副題名的(會(huì)議文件),可將正副題名一并抄錄,若正副題名太長(zhǎng),正題名能夠反映文件內(nèi)容時(shí),副題名無須抄錄;正題名籠統(tǒng),副題名具體時(shí),錄入副題名。如某題名是“認(rèn)清形勢(shì),統(tǒng)一思想,加大改革力度,銳意開拓進(jìn)取,促進(jìn)我局經(jīng)濟(jì)建設(shè)快速發(fā)展——XX局長(zhǎng)在全局天保工作會(huì)議上的講話”,在錄入時(shí),“責(zé)任者”欄填寫“XX”,“題名”欄填寫“在全局天保工作會(huì)議上的講話”即可。原標(biāo)題文字不精練話句太長(zhǎng)的,可適當(dāng)縮寫,保留主體。標(biāo)題中出現(xiàn)文號(hào)的(轉(zhuǎn)發(fā)文),應(yīng)在文號(hào)之后補(bǔ)充主體內(nèi)容用[ ]括住。比如標(biāo)題是“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)黑林發(fā)(2004)49號(hào)文的通知”,此標(biāo)題僅有文號(hào),不能揭示文件內(nèi)容,不便于檢索、查閱,應(yīng)在文號(hào)的后面注名,《關(guān)于提高天保工程管理隊(duì)伍整體素質(zhì)的要求》。文件無題名時(shí),應(yīng)根據(jù)文件材料的內(nèi)容自擬題名。如:會(huì)議紀(jì)要、記錄等。

(5)日期:文件的形成時(shí)間,用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。如:20041011。有的文件上未注明日期,編目時(shí)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以考證并填寫。

(6)頁(yè)數(shù):指每1件歸檔文件的頁(yè)數(shù)。計(jì)算頁(yè)數(shù)時(shí),文件中有圖文的頁(yè)面要算一頁(yè),空白頁(yè)不計(jì)。正本與定稿(正文與附件、原文與復(fù)印件等)作為一件時(shí),應(yīng)將二者的頁(yè)數(shù)相加,計(jì)其總頁(yè)數(shù)。

(7)備注:填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況。如缺損、移出、銷毀等。若須說明的問題較多,可將具體內(nèi)容填入備考表加以說明。

總之,天保工程檔案管理工作是天保工程建設(shè)的重要組成部分。因此,要有統(tǒng)一歸檔原則、辦法,使天保工程檔案能規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,確保工程檔案管理的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)化及可利用性?！?/p>

(編輯/梁永安)