《歸檔文件整理規(guī)則》實施對檔案館室的影響和對策

張興文

2001年開始實施的《歸檔文件整理規(guī)則》(簡稱《規(guī)則》)是機關(guān)紙質(zhì)文書檔案工作的一次改革。這對于主要保管和利用機關(guān)、社會組織形成的紙質(zhì)檔案的檔案館室,提出了新的更高的要求。因此,認(rèn)真研究《規(guī)則》實施對檔案館室工作的影響,及時解決出現(xiàn)的問題是十分必要的。

一、對檔案館室檢索、利用工作的影響。筆者認(rèn)為“簡化整理,深化檢索”其核心是取消立卷,即簡化信息整理(指從文件內(nèi)容反映的主題概念出發(fā)對文件的種類加以區(qū)分,目的在于提供多個檢索途徑,解決單線排列和檢索角度多元化的矛盾),保留實體整理(指文件來源、時間等角度對文件實體分門別類),深化檢索。而簡化整理,必須在高效的檢索體系和計算機信息管理系統(tǒng)的支持下,才能實現(xiàn)便于提供利用的目的?！兑?guī)則》實施后,沒有案卷標(biāo)題的指引,必須采取地毯式查閱方式。這對于不熟悉館藏內(nèi)容、檢索工具的利用者來說既浪費時間,又容易產(chǎn)生煩燥情緒和對檔案館工作的誤解,對樹立良好的檔案館形象有負(fù)頁影響。因此,急需解決因簡化整理、未能及時建立高效檢索體系而文件之間的相互聯(lián)系有所減弱或甚至割斷,利用不便的弊端。筆者認(rèn)為應(yīng)采取以下措施:①要求基層檔案人員整理檔案材料時,將內(nèi)容相近和因果關(guān)系的檔案盡量集中排列,裝在同一盒內(nèi)。如不能裝在同一盒內(nèi),歸檔文件目錄備注欄中需做一些關(guān)聯(lián)標(biāo)記。②檔案館利用檔案信息管理系統(tǒng)軟件,對進(jìn)館檔案及時編制多方面、多層次、多角度的檢索工具,為社會各方面提供多個檢索途徑,提高檔案查全率和查準(zhǔn)率;接收辦公自動化較發(fā)達(dá)的單位的檔案時,不僅要接收紙質(zhì)檔案和手工檢索工具,還要接收電子檔案及有關(guān)檔案管理系統(tǒng)軟件。

二、對檔案保管工作的影響。文件級管理具有簡化整理,便于檔案復(fù)制、掃描、保密的特點,但有容易散失而不易發(fā)覺的弊端。特別是利用者多、管理人員少、監(jiān)管設(shè)施落后的情況下,除案卷級管理中出現(xiàn)的檔案被涂改、撕掉的現(xiàn)象外,還存在文件易散失、放錯、復(fù)印過程中文件丟頁等現(xiàn)象,且不易發(fā)覺,將嚴(yán)重威脅檔案的安全與完整,使文件級管理所具有的優(yōu)勢不能充分地發(fā)揮出來。筆者認(rèn)為解決這個弊端應(yīng)采取以下措施:①檔案提供利用人員和檔案保管人員要以對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度,認(rèn)真履行監(jiān)管責(zé)任。在文明辦公、熱情待人的同時,及時向利用者宣傳檔案利用制度和注意事項。接待人員和保管人員要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度,辦理有關(guān)手續(xù),分清責(zé)任,從而有效防止檔案的散失和損壞。②要加大檔案館監(jiān)控工作力度,購置監(jiān)控設(shè)施,用現(xiàn)代化手段及時制止檔案散失、損壞的現(xiàn)象。

三、對檔案統(tǒng)計工作的影響?！兑?guī)則》實施后,檔案保管單位“卷”、“件”并存的狀況,對檔案統(tǒng)計工作提出了新的問題。解決檔案統(tǒng)計單位不統(tǒng)一的問題有以下辦法:一是尊重現(xiàn)實,《規(guī)則》實施前的進(jìn)館檔案按“卷”管理,實施后的進(jìn)館檔案按“件”管理,分別統(tǒng)計;二是一段時間內(nèi),維持館藏檔案基本單位以“卷”、“件”并存的現(xiàn)狀,《規(guī)則》實施前已進(jìn)館檔案在信息化建設(shè)過程中逐漸改為按“件”管理。筆者認(rèn)為第二種辦法切實可行。

四、電子檔案接收問題?！兑?guī)則》在立足適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需要的前提下兼顧了計算機和手工兩種管理方式,為以計算機技術(shù)為中心的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用鋪平道路,促進(jìn)機關(guān)文檔一體化管理的實現(xiàn),為設(shè)計合理的電子文件整理方法打下基礎(chǔ)?！兑?guī)則》實施和機關(guān)辦公自動化的普及,將促進(jìn)電子檔案的大量產(chǎn)生,對檔案館接收工作提出了新的要求。電子檔案是借助計算機系統(tǒng)生成、利用和保存的檔案。檔案館對電子檔案的接收工作是一項很復(fù)雜的工作,需要必要的設(shè)備條件、技術(shù)條件和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。接收過程中應(yīng)注意以下方面。

1.電子檔案原始性的認(rèn)定問題。而電子檔案由于其信息和載體可以分離、易被人弄虛作假;其載體與字跡材料沒有特性真假難辨;易被復(fù)制、修改、破壞檔案的原貌,因此其原始性難以確認(rèn)。特別是進(jìn)館后不熟悉該單位情況的檔案管理人員來說更難以辨別其真?zhèn)?。因?要求電子檔案形成單位采取文字簽署技術(shù),設(shè)置加密防護、防火墻,建立磁盤文件登記制度和前端控制制度,使用只讀式光盤等措施。電子檔案的原始性認(rèn)定和法律地位問題不能得到解決的情況下,應(yīng)實行電子檔案和紙質(zhì)檔案雙套進(jìn)館制度。

2.電子檔案可讀性和安全性檢測問題。不同機關(guān)的辦公自動化系統(tǒng)差異大。一個機關(guān)內(nèi)部的計算機軟、硬件環(huán)境大都經(jīng)過統(tǒng)一規(guī)劃,兼容性能較好,而不同機關(guān)的系統(tǒng)差異則比較大,產(chǎn)生不同格式的電子檔案,且難以統(tǒng)一。目前能對各種格式的電子檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)換的工作站技術(shù)比較復(fù)雜,價格也比較昂貴,要求各機關(guān)按照統(tǒng)一要求自行完成格式轉(zhuǎn)換是比較困難,因此,需要配置專門的電子文件格式轉(zhuǎn)換設(shè)備,解決對不同機關(guān)進(jìn)館的不同格式的電子檔案的識讀問題;部分電子檔案的載體存在不安全隱患。為了確保電子檔案的準(zhǔn)確性、完整性,應(yīng)配置專用的電子文件檢測設(shè)備,用以檢測進(jìn)館檔案的載體質(zhì)量情況。目前大部分單位電子檔案載體是軟磁盤和光盤。軟磁盤按《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》檢測,光盤文件可暫參照上述規(guī)定執(zhí)行;此外檔案館還需要對進(jìn)館檔案的存儲介質(zhì)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等進(jìn)行充分的研究和規(guī)劃,才能使接收進(jìn)館的檔案達(dá)到可利用狀態(tài)。

3.接收電子檔案時,應(yīng)接收背景信息和元數(shù)據(jù)。背景信息是指伴隨著電子文件的生成和動作過程產(chǎn)生的人員和機構(gòu)等方面的信息,如文件產(chǎn)生經(jīng)歷的各個環(huán)節(jié)及責(zé)任者、為保證電子檔案的可理解性而保存與其內(nèi)容相關(guān)的信息、文件的存貯位置與這些文件的相關(guān)關(guān)系。如果背景信息丟失,會直接影響電子文件憑證作用或價值。元數(shù)據(jù)是指構(gòu)成電子文件數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù),只有內(nèi)容信息,缺乏背景信息和元數(shù)據(jù)的電子文件其原始性、真實性將無從談起。因此應(yīng)注意保存,及時接收進(jìn)館。

總之,《規(guī)則》的實施和辦公自動化的深入,給檔案館室的各項管理環(huán)節(jié)產(chǎn)生了影響。為了盡快適應(yīng)這種變化,檔案館應(yīng)采取以下措施:

1.加強人員素質(zhì)培養(yǎng),信息資源的研究、開發(fā)、運用、服務(wù)要靠人,不僅要掌握傳統(tǒng)的檔案管理知識和領(lǐng)悟《規(guī)則》的實質(zhì),還要掌握計算機操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等基本技能。

2.加大對自動化設(shè)備和技術(shù)的投入,不斷更新技術(shù)和設(shè)備,用現(xiàn)代化信息設(shè)備和技術(shù)來武裝檔案館。在檔案館信息化建設(shè)中,數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)錄入必須標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范化,減少重復(fù)、分散,提高信息含量。

3.組織人員研究和解決保證電子檔案數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一,保證檔案數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)下的安全應(yīng)用、相互轉(zhuǎn)換及網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)檔案信息資源共享等問題。□

(編輯/丹桔)