黃　偉

[摘 要]傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作就是對(duì)紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行收集、分類(lèi)、整理及保管的過(guò)程，由于這種工作模式耗費(fèi)大量人力物力，獲取信息和服務(wù)社會(huì)的能力也有較大欠缺，不符合當(dāng)今社會(huì)信息化要求。筆者作為檔案管理工作者，通過(guò)多年工作實(shí)踐的積累，總結(jié)出將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)引入檔案管理工作，是解決傳統(tǒng)檔案管理工作諸多突出問(wèn)題的有效途徑。

[關(guān)鍵詞]檔案管理 信息 網(wǎng)絡(luò)技術(shù) 新模式

作者簡(jiǎn)介：黃偉（1969-），女，遼寧丹東人，遼寧省地質(zhì)工程職業(yè)學(xué)院高級(jí)講師。

檔案管理工作是一項(xiàng)科學(xué)化系統(tǒng)化的工程，經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，已經(jīng)成為了管理學(xué)的分支學(xué)科，其地位和作用越來(lái)越受到重視和認(rèn)可。我國(guó)檔案管理工作具有良好的傳統(tǒng)，從遠(yuǎn)古時(shí)代便開(kāi)始結(jié)繩記事，用以保存和記錄生產(chǎn)生活中的各種情況。此后隨著文字和紙張的出現(xiàn)，加之歷朝統(tǒng)治者大都重視修史，使得大量的歷史事件以歷史典籍的形式完整的保留下來(lái)，為我國(guó)現(xiàn)代科學(xué)的發(fā)展留下了極其珍貴的歷史素材寶庫(kù)。近年來(lái)，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)社會(huì)的要求，作為一名檔案管理工作者，迫切需要探索全新的管理模式，更好地發(fā)揮檔案管理服務(wù)社會(huì)發(fā)展的重要作用。

一、傳統(tǒng)檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)和不足

（一）傳統(tǒng)檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)檔案多以紙質(zhì)文檔形式存在，具有查找便利化、資料直觀化、管理集中化等等優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)。而傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作，就是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分揀、歸類(lèi)、整理及日常維護(hù)保養(yǎng)等。通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)型檔案進(jìn)行有序管理，可以給科研工作帶來(lái)很大的便利。

（二）傳統(tǒng)檔案管理工作的不足。從現(xiàn)代視角審視傳統(tǒng)檔案管理工作，我們就會(huì)清楚地發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)管理工作流程中存在許多的不足。首先，傳統(tǒng)檔案管理是一個(gè)準(zhǔn)固態(tài)過(guò)程，檔案材料的更新速度緩慢，整理歸類(lèi)所需周期較長(zhǎng)，而現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)高度信息化的時(shí)代，科學(xué)研究所用的信息采集形式正從有限化向無(wú)限化方向發(fā)展[5]。這樣，傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作就無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)信息化的要求。其次，現(xiàn)代社會(huì)信息獲取和處理速度不斷提升，傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案形式由于體積大、重量大、不易攜帶等不足，難以滿(mǎn)足信息獲取速度提高的要求。最后，傳統(tǒng)檔案管理模式信息流通渠道相對(duì)單一，信息接受和處理能力較差，無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)信息雙向流動(dòng)及時(shí)更新的要求。

二、在現(xiàn)代檔案管理工作中引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)

正因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案管理工作模式有諸多弊端，所以在完善檔案管理的工作過(guò)程中，必須要引進(jìn)新的管理模式以適應(yīng)時(shí)代需求?，F(xiàn)代社會(huì)是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的信息化時(shí)代，因此我們有必要將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入現(xiàn)代檔案管理工作之中，與傳統(tǒng)管理工作中的優(yōu)勢(shì)部分融會(huì)貫通，建立全新的現(xiàn)代檔案管理工作模式。下面，筆者將就如何在管理工作中引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行闡述。

（一）牢固樹(shù)立服務(wù)意識(shí)。當(dāng)前檔案工作者的重要使命就是開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，積極主動(dòng)地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)服務(wù)，為全面建設(shè)小康社會(huì)服務(wù)。要通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶(hù)提供服務(wù)，并加強(qiáng)各項(xiàng)事務(wù)管理，促使檔案管理現(xiàn)代化。歸納起來(lái)，就是要徹底轉(zhuǎn)變工作理念，將檔案管理工作的重點(diǎn)由管理變?yōu)榉?wù)，只有牢固樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，才能更好地運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高服務(wù)能力和水平[6]。

（二）建立完善的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)機(jī)制。利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)提高檔案管理工作水平。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的特點(diǎn)是信息量大、具有交互性特征，有很強(qiáng)的備檢索能力和服務(wù)能力。建立檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)機(jī)制，首先要體現(xiàn)這些優(yōu)勢(shì)和原則。

第一，合理建立和完善檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)盡快結(jié)合管理對(duì)象的實(shí)際，將紙質(zhì)化檔案轉(zhuǎn)化為電子化檔案，建立一套信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)管理系統(tǒng)，并指定專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員對(duì)數(shù)據(jù)系統(tǒng)的運(yùn)行情況進(jìn)行維護(hù)和監(jiān)控。

第二，建立嚴(yán)密的查詢(xún)準(zhǔn)入及數(shù)據(jù)傳輸機(jī)制。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，其目的在于提供更完善的數(shù)據(jù)信息查詢(xún)服務(wù)，同樣，檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的安全問(wèn)題也將決定服務(wù)能力和水平。因此，要建立一套較為完善的電子檔案數(shù)據(jù)信息下載、傳輸、上傳以及查詢(xún)準(zhǔn)入機(jī)制，防止數(shù)據(jù)庫(kù)遭受人為惡性破壞，造成難以彌補(bǔ)的重大損失。

電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)建立以后，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)為其配置有相當(dāng)防護(hù)作用的數(shù)據(jù)防火墻，要求用戶(hù)使用規(guī)范合法的用戶(hù)名及密碼進(jìn)行訪(fǎng)問(wèn)和下載上傳等，同時(shí)定期對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，保證數(shù)據(jù)庫(kù)資料萬(wàn)無(wú)一失。

第三，建立檔案信息網(wǎng)頁(yè)，提高服務(wù)能力。檔案管理部門(mén)要依據(jù)管理對(duì)象自身特點(diǎn)，及時(shí)設(shè)計(jì)出服務(wù)網(wǎng)頁(yè)。網(wǎng)頁(yè)的形式可以采取內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與互聯(lián)網(wǎng)交叉的形式，既能夠方便內(nèi)部業(yè)務(wù)部門(mén)之間的數(shù)據(jù)交換，又可以滿(mǎn)足社會(huì)需求。

現(xiàn)代社會(huì)人們主要依靠信息化的手段獲取和處理大量信息，希望通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替[7]。

（三）堅(jiān)持檔案管理工作多元化和社會(huì)化的發(fā)展方向。今后檔案管理工作的發(fā)展方向必須要符合信息化社會(huì)發(fā)展的要求，不斷擴(kuò)大服務(wù)對(duì)象范圍，由指定性對(duì)象發(fā)展為社會(huì)化全方位服務(wù)，既要面對(duì)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會(huì)活動(dòng)中利用或可能利用檔案信息的組織和個(gè)人，又要針對(duì)性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。對(duì)檔案信息的單一需求必然將被對(duì)檔案、文件、圖書(shū)、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替[8]。

綜上所述，目前檔案管理工作正在經(jīng)歷從指導(dǎo)思想到工作方式上的全面深刻的變革，這對(duì)檔案管理工作者來(lái)說(shuō)，既是一次難得的事業(yè)發(fā)展機(jī)遇，又是一次嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。只要我們能夠牢固樹(shù)立檔案管理服務(wù)社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的思想，將網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)正確合理地運(yùn)用于工作之中，檔案管理工作水平必將得到本質(zhì)性的提升，必將為構(gòu)建和諧社會(huì)提供高質(zhì)量的服務(wù)和切實(shí)有力的保障。

參考文獻(xiàn)

[1]《檔案管理工作手冊(cè)》，余述文主編，重慶出版社，2005年12月

[2]《檔案管理基礎(chǔ)》，張虹編著，中國(guó)人民大學(xué)出版社，2008年4月

[3]《文書(shū)檔案管理基礎(chǔ)》，丁棟軒著，科學(xué)普及出版社，2007年7月

[4]《網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案創(chuàng)新服務(wù)》，畢春華，http://www.lunwennet.com/thesis/2006/12346_2.html

[5]《檔案管理工作手冊(cè)》，余述文主編，重慶出版社，2005年12月

[6]《檔案管理基礎(chǔ)》，張虹編著，中國(guó)人民大學(xué)出版社，2008年4月

[7]《文書(shū)檔案管理基礎(chǔ)》，丁棟軒著，科學(xué)普及出版社，2007年7月

[8]《網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案創(chuàng)新服務(wù)》，畢春華，http://www.lunwennet.com/thesis/2006/12346_2.html