建設(shè)工程合同跟蹤管理探討

粟 莉

摘要:政府加強(qiáng)建設(shè)工程合同跟蹤管理,有利于規(guī)范建筑市場(chǎng)和建筑市場(chǎng)信息制度的完善,能有效地降低和控制工程造價(jià),減少工程建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的社會(huì)公眾性問(wèn)題,同時(shí)也是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的客觀要求。但一個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程中涉及到的相關(guān)合同比較多,比如建設(shè)工程總承包合同、建設(shè)工程分包合同、材料供應(yīng)合同等。論文依據(jù)工程建設(shè)的基本順序,主要研究政府對(duì)建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)合同、建設(shè)工程委托監(jiān)理合同和建設(shè)工程施工合同的跟蹤管理。

關(guān)鍵詞:建設(shè)工程;合同;管理

1 政府對(duì)建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)合同的跟蹤管理

在工程建設(shè)基本程序中,勘察、設(shè)計(jì)位于工程前期,其成果性文件直接影響到工程的投資、質(zhì)量以及在工程實(shí)施過(guò)程中的變更和索賠。因此,在勘察設(shè)計(jì)階段進(jìn)行合同的管理是合同中非常重要的方面。政府對(duì)建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)合同跟蹤管理的作用體現(xiàn)為:①合同跟蹤管理管理工作做得是否好,不但直接影響著勘察設(shè)計(jì)合同相關(guān)各方之間的權(quán)益,而且還關(guān)系到項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益的實(shí)現(xiàn)程度。②因勘察設(shè)計(jì)階段對(duì)工程項(xiàng)目的總投資產(chǎn)生的影響比工程實(shí)施階段的影響更大,政府在勘察設(shè)計(jì)階段通過(guò)對(duì)勘察設(shè)計(jì)合同的跟蹤管理,能有效地了解到項(xiàng)目的投資情況,對(duì)建設(shè)工程的造價(jià)、設(shè)計(jì)的質(zhì)量有所控制,也決定了作為國(guó)家固定資產(chǎn)投資的工程建設(shè),能否按質(zhì)、按量、按期完成并獲得預(yù)期經(jīng)濟(jì)效益的問(wèn)題。③對(duì)勘察設(shè)計(jì)合同從開(kāi)始簽訂到合同各方權(quán)利和義務(wù)履行結(jié)束進(jìn)行跟蹤管理,政府可掌握合同的完成情況,為后續(xù)的施工合同的跟蹤管理奠定基礎(chǔ),也能有效地減少因變更引起施工階段合同產(chǎn)生糾紛的數(shù)量,提高施工合同跟蹤管理的質(zhì)量。

總而言之,通過(guò)項(xiàng)目建設(shè)前期政府對(duì)勘察設(shè)計(jì)合同的跟蹤管理,使政府能比較準(zhǔn)確了解地區(qū)性的固定資產(chǎn)投資計(jì)劃,為工程實(shí)施的質(zhì)量管理奠定基礎(chǔ)。

2 政府對(duì)建設(shè)工程委托監(jiān)理合同的跟蹤管理

建設(shè)工程監(jiān)理制度的實(shí)施,有助于建立一種新的管理體制,以適應(yīng)社會(huì)化大生產(chǎn)的需要。在管理上形成了業(yè)主、承包商、監(jiān)理三方格局,加強(qiáng)了相互監(jiān)督、相互制約的機(jī)制。建設(shè)工程監(jiān)理制的實(shí)施,使招標(biāo)投標(biāo)制度得以深化,促進(jìn)項(xiàng)目法人責(zé)任制真正落實(shí);可以使政府?dāng)[脫微觀管理的束縛,實(shí)現(xiàn)政企分開(kāi),變直接管理為間接管理,實(shí)現(xiàn)宏觀經(jīng)濟(jì)調(diào)控的職能;有助于建設(shè)工程領(lǐng)域市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立與完善,提高工程建設(shè)水平。由于建設(shè)工程監(jiān)理制的實(shí)施,用單純的行政手段管理工程已難以進(jìn)行; 業(yè)主投資的盲目性、隨意性,承包商的偷工減料、高估冒算等得到有效的遏止,建筑市場(chǎng)形成了比較完善的三元主體結(jié)構(gòu)。近年來(lái),我國(guó)建設(shè)工程監(jiān)理工作的實(shí)踐證明,實(shí)行建設(shè)工程監(jiān)理制,對(duì)確保工程建設(shè)質(zhì)量,加快工程進(jìn)度,有效地控制工程投資,從而提高工程建設(shè)的效益發(fā)揮了重要作用。特別是在國(guó)家投資的大、中型建設(shè)項(xiàng)目中,這方面的效果尤為顯著;有助于我國(guó)在工程建設(shè)領(lǐng)域深化改革、擴(kuò)大開(kāi)放。當(dāng)代社會(huì)各國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)證明,要保持國(guó)民經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展,必須進(jìn)入國(guó)際大循環(huán),加強(qiáng)對(duì)外合作與交流。實(shí)行建設(shè)工程監(jiān)理制,使我國(guó)的工程界進(jìn)一步了解國(guó)際的通行做法和慣例,進(jìn)而熟悉國(guó)際建筑市場(chǎng),為企業(yè)走出國(guó)門打下良好基礎(chǔ)。同時(shí),建設(shè)工程監(jiān)理制是外商投資的必要軟環(huán)境,國(guó)際金融機(jī)構(gòu)和組織對(duì)我國(guó)貸款的條件之一,就是必須實(shí)行建設(shè)工程監(jiān)理制。建設(shè)工程監(jiān)理制是改革開(kāi)放的產(chǎn)物,反過(guò)來(lái),又對(duì)改革開(kāi)放的深化發(fā)揮了重要作用。

在我國(guó),建設(shè)工程監(jiān)理的范圍包括了大、中型工程項(xiàng)目;市政、公用工程項(xiàng)目;政府投資和開(kāi)發(fā)的辦公樓、社會(huì)發(fā)展事業(yè)項(xiàng)目及住宅工程項(xiàng)目;外資、中外合資、國(guó)外貸款、贈(zèng)款、捐款建設(shè)的工程項(xiàng)目。建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)定的范圍,主要是考慮到了我國(guó)目前建設(shè)工程的管理體制、建設(shè)水平、監(jiān)理隊(duì)伍規(guī)模和素質(zhì)等各方面因素。監(jiān)理制度在建設(shè)工程項(xiàng)目實(shí)施中的推行,使建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施中的主要參與主體由兩方變成三方,監(jiān)理方在項(xiàng)目實(shí)施中接受了業(yè)主委托,進(jìn)行項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的管理。建設(shè)工程監(jiān)理的任務(wù).就是工程監(jiān)理方受業(yè)主的委托,依據(jù)與業(yè)主簽訂的工程委托監(jiān)理合同,對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行控制、管理和協(xié)調(diào),以期達(dá)到提高工程建設(shè)水平的目的,歸納為"三控制、兩管理、一協(xié)調(diào)"。在這個(gè)過(guò)程中由于信息制度的不健全,各方之間擁有信息的不對(duì)稱,使對(duì)監(jiān)理方的監(jiān)督工作難度增大。因此,委托監(jiān)理合同的跟蹤管理就是以業(yè)主與監(jiān)理單位之間達(dá)成的監(jiān)理委托合同為依據(jù),對(duì)監(jiān)理單位在履行合同過(guò)程中的各種行為進(jìn)行監(jiān)督管理,直至監(jiān)理委托合同所約定的權(quán)利和義務(wù)結(jié)束。

政府對(duì)委托監(jiān)理合同跟蹤管理,主要是從規(guī)范監(jiān)理市場(chǎng)、對(duì)工程監(jiān)理過(guò)程中的責(zé)任、義務(wù)的履行方面進(jìn)行監(jiān)督管理。如監(jiān)理委托合同的合法性、監(jiān)理市場(chǎng)的公正性、工程監(jiān)理過(guò)程中監(jiān)理方的履約行為和是否存在不道德行為等。

3 政府對(duì)建設(shè)工程施工合同的跟蹤管理

為了保證工程項(xiàng)目施工按計(jì)劃、有秩序地進(jìn)行,保證正確地履行合同,政府主管部門必須對(duì)工程項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)行嚴(yán)格的合同跟蹤控制,必須建立相應(yīng)的合同跟蹤管理制度。由于施工合同在工程相關(guān)合同中最重要,持續(xù)時(shí)間最長(zhǎng),合同的可變因素較多,跟蹤管理難度大,因此需要有相應(yīng)的措施加強(qiáng)跟蹤管理。筆者依據(jù)工作的經(jīng)驗(yàn)認(rèn)為,政府在建設(shè)工程施工合同跟蹤管理方面可以從以下幾個(gè)方面入手。

3.1 對(duì)各種書面文件做合同方面的審查和控制。

合同管理工作一進(jìn)入施工現(xiàn)場(chǎng)后,合同的任何變更,都應(yīng)由合同管理人員負(fù)責(zé)提出;對(duì)向分包商的任何指令,向業(yè)主的任何文字答復(fù)、請(qǐng)示,都必須經(jīng)合同管理人員審查,并記錄在案。承包商與業(yè)主的任何爭(zhēng)議的協(xié)商和解決都必須有合同管理人員的參與,并對(duì)解決結(jié)果進(jìn)行合同和法律方面的審查、分析和評(píng)價(jià)。

在工程實(shí)施過(guò)程中,由于實(shí)際情況下千變?nèi)f化,導(dǎo)致合同實(shí)施與預(yù)定目標(biāo)的偏離。如果不采取措施,這種偏差常常從小到大,逐漸積累,對(duì)合同的履行會(huì)造成嚴(yán)重的影響。而合同跟蹤,可以通過(guò)實(shí)施情況的分析,找出偏離,以便及時(shí)采取措施,調(diào)整合同實(shí)施過(guò)程,達(dá)到合同總目標(biāo)。此外,合同跟蹤還能使項(xiàng)目管理人員清楚地了解合同實(shí)施情況,對(duì)合同實(shí)施現(xiàn)狀、趨向和結(jié)果有一個(gè)清醒的認(rèn)識(shí)。政府主管部門對(duì)合同實(shí)施過(guò)程中的任何變更、補(bǔ)充和刪除都應(yīng)及時(shí)而準(zhǔn)確的進(jìn)行記錄,必要情況下還需要派出人員參與合同變更的過(guò)程。

3.2 對(duì)具體的合同活動(dòng)或事件進(jìn)行跟蹤

對(duì)具體的合同活動(dòng)或事件進(jìn)行跟蹤是一項(xiàng)非常細(xì)致的工作,一般包括完成工作的數(shù)量、質(zhì)量、時(shí)間,以及完成工作的費(fèi)用等情況,這樣可以檢查每個(gè)合同活動(dòng)或合同事件的執(zhí)行情況。對(duì)一些有異常情況的特殊事件,對(duì)于與計(jì)劃存在較大偏差的事件,應(yīng)作進(jìn)一步的分析,找出偏差的原因和責(zé)任。這樣也可以發(fā)現(xiàn)索賠機(jī)會(huì),具體情況可以查閱業(yè)主代表或者施工日志得到詳細(xì)的情況,并進(jìn)行有關(guān)情況的記錄。

3.3 建立合同管理工作程序

在工程實(shí)施過(guò)程中,合同管理的日常性事務(wù)工作千頭萬(wàn)緒,極易引起管理的混亂。政府為了使合同跟蹤管理工作有序、協(xié)調(diào)進(jìn)行,必須建立合同管理工作程序,規(guī)范合同管理工作。

3.3.1 對(duì)經(jīng)常性合同管理工作,應(yīng)建立明確嚴(yán)格的管理工作程序。建設(shè)工程施工有其內(nèi)在的規(guī)律,因此,必須針對(duì)經(jīng)常性工作,建立有章可循的管理制度,使這些工作按計(jì)劃有條不紊地進(jìn)行。

3.3.2 對(duì)于一些非經(jīng)常性工作,也應(yīng)有一套應(yīng)變管理工作程序。施工合同關(guān)系復(fù)雜,影響因素多,不可避免地會(huì)出現(xiàn)一些事先無(wú)法預(yù)料的事件。如果對(duì)這一類工作沒(méi)有一套應(yīng)變措施,就會(huì)使合同管理陷于混亂,如工程變更程序、索賠程序等。

3.4 監(jiān)督施工合同執(zhí)行過(guò)程中建立報(bào)告和行文制度

在工程施工過(guò)程中,要建立嚴(yán)格的報(bào)告和行文制度,尤其是涉及承包商與業(yè)主、監(jiān)理工程師、分包商之間的有關(guān)問(wèn)題都應(yīng)以書面形式進(jìn)行,或以書面形式作為最終依據(jù)。這是合同法規(guī)定,也是工程管理的需要。

3.4.1 檢查記錄定期的工程實(shí)施情況報(bào)告。包括按時(shí)間劃分的月報(bào)、旬報(bào)、周報(bào)、日?qǐng)?bào);按目標(biāo)方式將工程的內(nèi)容分解成不同的控制界面的報(bào)告等。同時(shí)規(guī)定報(bào)告的基本格式、方式、時(shí)間、內(nèi)容以及負(fù)責(zé)人等。

3.4.2 查閱工程施工過(guò)程中發(fā)生的特殊情況及其處理的書面文件。包括不利環(huán)境和氣候的變化,都應(yīng)有書面的記載;對(duì)在工程中合同雙方的任何協(xié)議、意見(jiàn)、請(qǐng)示、指令等都應(yīng)采用書面形式。對(duì)所有涉及雙方的工程活動(dòng)及其交接.都應(yīng)有相應(yīng)的手續(xù)及簽收證據(jù)。

3.5 建立文檔管理系統(tǒng)

在工程合同管理過(guò)程中,一方面需要大量的資料,另一方面又產(chǎn)生大量的資料。因此,建立合同文檔系統(tǒng),科學(xué)、系統(tǒng)地收集、整理和保存工程施工中各有關(guān)事件和活動(dòng)的一切資料、信息就非常重要。

參考文獻(xiàn)

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