淺談新時(shí)期人事檔案的管理如何適應(yīng)科學(xué)發(fā)展觀的要求

周 巖 姚鴻烯

[摘要]加強(qiáng)人事檔案管理是深化人事制度改革的必然要求。針對(duì)人事檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題,必須以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo),從改進(jìn)檔案管理方法,提高服務(wù)意識(shí),加快檔案管理信息化,加強(qiáng)流動(dòng)人員的跟蹤管理,完善檔案的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容,建立高素質(zhì)檔案人才隊(duì)伍等五個(gè)方面改進(jìn)和加強(qiáng)人事檔案的管理工作。

[關(guān)鍵詞]人事檔案檔案管理對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào):G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1671-7597(2009)1110200-02

人事檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的,記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況等方面的情況,并按照有關(guān)規(guī)定和方法組成專(zhuān)卷專(zhuān)冊(cè),以個(gè)人為單位集中保存以備查考的原始材料,是組織人事部門(mén)“歷史地、全面地了解一個(gè)人的必要手段,是人事工作不可缺少的重要工具”[1]。在人事制度改革不斷深入的新形勢(shì)下,人事檔案在人力資源的管理中越來(lái)越發(fā)揮著不可替代的作用。如何使人事檔案管理工作按照科學(xué)發(fā)展觀的要求走上制度化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道,充分體現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)、改革創(chuàng)新的精神和要求,更好地為人事工作和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),已成為一個(gè)嶄新的課題。

一、人事檔案管理存在的主要問(wèn)題

近年來(lái),人事檔案工作雖然在材料收集、檔案整理、規(guī)章制度的執(zhí)行、計(jì)算機(jī)的開(kāi)發(fā)應(yīng)用等方面取得了較大進(jìn)展,但在管理機(jī)制、管理方法、隊(duì)伍建設(shè)及現(xiàn)代化科技手段的使用上,與深化人事制度改革的要求相比還有較大差距。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

(一)人事檔案管理制度建設(shè)沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)

目前,在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的人事檔案管理“計(jì)劃”色彩濃厚,還是沿用長(zhǎng)期以來(lái)形成的以“計(jì)劃管理”為核心的控制性管理模式,“仍保留著‘政治活動(dòng)性痕跡,局限于‘管理性的狹小空間”[2]。多年來(lái),我們更多地強(qiáng)調(diào)檔案內(nèi)容的保密性,局限于“看堆式”的管理,使檔案管理處于封閉狀態(tài),缺少應(yīng)有的生機(jī)與活力,忽視了人事檔案為社會(huì)服務(wù)的根本目的,忽視了它的利用性,人事檔案管理方法已明顯滯后于人事制度改革的進(jìn)程。

(二)人事檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高

隨著科技手段的不斷更新,人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍應(yīng)用,信息化的水平在不斷提高,但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒(méi)有得到充分挖掘和發(fā)揮,計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒(méi)有在人事檔案管理中得到廣泛應(yīng)用。有的單位只是把個(gè)人信息、檔案目錄輸入計(jì)算機(jī),資料檢索等仍習(xí)慣用手工操作,無(wú)紙化閱檔基本沒(méi)有實(shí)施,降低了工作效率,沒(méi)有足夠的時(shí)間和精力開(kāi)發(fā)案卷內(nèi)在的信息值,這樣既不利于提升檔案信息化、科學(xué)化管理水平,也沒(méi)有足夠的手段和時(shí)間開(kāi)發(fā)案卷內(nèi)在的信息值。

(三)人事檔案收集范圍無(wú)法滿足時(shí)代需要

目前人事檔案材料收集過(guò)分“行政”化,形式主義的東西多,實(shí)質(zhì)性內(nèi)容少,反映“德”的材料比較多,反映個(gè)人“能”、“績(jī)”等方面的材料少,多是側(cè)重于收集個(gè)人歷史材料、政治表現(xiàn)、思想面貌等方面的內(nèi)容,對(duì)個(gè)人的評(píng)價(jià)往往流于格式化和公式化,千人一面,真實(shí)性差,無(wú)法體現(xiàn)出個(gè)人真實(shí)的德、能、勤、績(jī)綜合素質(zhì)情況,經(jīng)常出現(xiàn)以思想覺(jué)悟代替能力、以政治表現(xiàn)代替業(yè)績(jī)的狀況,直接后果是不能充分發(fā)揮人事檔案的參考與依據(jù)作用,用人單位對(duì)個(gè)人信息的獲取不完整、不真實(shí),從而也就不能全面、客觀、公正地反映一個(gè)人的實(shí)際面貌,不能滿足社會(huì)對(duì)人事檔案的新需求。

(四)流動(dòng)人員檔案無(wú)法實(shí)現(xiàn)跟蹤管理

一是存在管理盲區(qū)。在人才資源配置市場(chǎng)化的情況下,很多單位由于看中人才的工作素質(zhì)和創(chuàng)新能力,在辦理人才引進(jìn)時(shí)都采用重新建檔的辦法,重新“錄用”人才,不再受人事檔案的制約。部分單位在招聘人員時(shí),擅自截留所聘人員檔案的現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生,成為新的管理盲區(qū)。二是人檔脫節(jié)。部分流動(dòng)人員只將人事檔案掛留在檔案管理部門(mén),人事部門(mén)很難進(jìn)行有效的管理,檔案材料更是難以收集。一些求職者因?yàn)槿狈Α皺n案意識(shí)”,將檔案遺棄在人才市場(chǎng)或置自己的人事檔案于不顧,造成人檔分離,棄檔、“死”檔和無(wú)檔現(xiàn)象常有發(fā)生。

(五)人事檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)不高

人事檔案管理工作不僅是一項(xiàng)致策性很強(qiáng)的工作,而且還是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作。在人事檔案管理工作中出現(xiàn)的不少問(wèn)題往往是由于管理人員缺乏專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)訓(xùn)練,業(yè)務(wù)不精,加之人員變換過(guò)于頻繁,以致沒(méi)有一支穩(wěn)定的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍。有的檔案管理人員兼職多,沒(méi)有精力和時(shí)間從事管理工作,疲于應(yīng)付日常事務(wù),更談不上參加檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)以提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。因此,現(xiàn)階段人事檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)尚不能適應(yīng)人事檔案管理信息化、規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的要求。

二、加強(qiáng)人事檔案管理的對(duì)策

人事檔案管理是人事制度改革的重要基礎(chǔ)性工作。只有按照科學(xué)發(fā)展觀的要求改革人事檔案的管理模式,更新人事檔案的內(nèi)容,賦予人事檔案新的面貌,使人事檔案管理與人事制度變革趨勢(shì)相適應(yīng),才能將舊有人事檔案逐步過(guò)渡為新型人才檔案,為人才合理有序流動(dòng)提供服務(wù),為用人單位考核、錄用人才提供保障,才能使人事檔案煥發(fā)新的活力。

(一)堅(jiān)持“以人為本”,提高服務(wù)意識(shí)

在人事檔案管理中樹(shù)立以人為本理念,就是要進(jìn)一步改進(jìn)檔案管理的方法,有新的發(fā)展與突破?！叭肆Y源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供”[3]。一方面,人事檔案管理要努力克服“政治本位”,以滿足檔案相對(duì)人的需要和促進(jìn)他們的發(fā)展為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn),把人事檔案工作從傳統(tǒng)的封閉式、守?cái)偸降墓芾砟Ｊ街修D(zhuǎn)變過(guò)來(lái),積極主動(dòng)的發(fā)揮人事檔案信息的作用,做到“死檔”活用,使人事檔案更好地為發(fā)現(xiàn)人才、選拔人才、加速人才培養(yǎng)、合理配置人力資源提供信息支持。另一方面,積極主動(dòng)拓寬服務(wù)領(lǐng)域、提高服務(wù)質(zhì)量。在人事制度改革過(guò)程中,根據(jù)結(jié)構(gòu)性調(diào)整、任用配置等中心任務(wù),積極提供人事檔案信息。如在機(jī)構(gòu)人員調(diào)整、定崗定員工作中提供人員現(xiàn)狀情況、綜合信息、統(tǒng)計(jì)信息;在進(jìn)行人員規(guī)劃和預(yù)測(cè)時(shí),提供人員預(yù)測(cè)情況、分析信息等,把對(duì)人事檔案實(shí)體——物的管理與對(duì)人的服務(wù)統(tǒng)一起來(lái),為培養(yǎng)、開(kāi)發(fā)和選拔人才創(chuàng)造更好的條件。

(二)用現(xiàn)代化手段管理人事檔案,加快人事檔案信息化建設(shè)

人事檔案現(xiàn)代化管理涉及方方面面,其中檔案管理信息化居于主導(dǎo)和核心地位。檔案管理信息化,就是把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理,以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)人事檔案壽命的目的。按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),加強(qiáng)人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè),提高信息化、自動(dòng)化程度,是推動(dòng)我國(guó)人事檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的必由之路。隨著各項(xiàng)人事制度改革的推進(jìn)和辦公自動(dòng)化水平的不斷提高,科學(xué)決策、人才預(yù)測(cè)、宏觀調(diào)控、微觀管理等工作,將更多地依賴于人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。把所有能進(jìn)入信息系統(tǒng)的內(nèi)容全部輸入計(jì)算機(jī),運(yùn)用電子辦公軟件系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)編目、自動(dòng)檢索、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)、檔案借閱自動(dòng)管理,建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)等等,不但可以提高工作效率,快速、便捷地查詢各類(lèi)人員的檔案信息,制作各類(lèi)人員登記表、統(tǒng)計(jì)表冊(cè),還可以對(duì)這些信息資料進(jìn)行快速統(tǒng)計(jì)、分析,為人事決策提供方便、系統(tǒng)的服務(wù),使人事檔案信息資源得到最大限度開(kāi)發(fā)利用。

(三)改進(jìn)完善人事檔案的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容,做到與時(shí)俱進(jìn)

人事檔案在收集鑒別與歸檔工作中,特別在現(xiàn)階段要根據(jù)人事制度改革和人才信息的需要,重點(diǎn)收集補(bǔ)充反映干部政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、學(xué)識(shí)水平、工作實(shí)績(jī)等方面的材料。一是建立個(gè)人工作業(yè)績(jī)檔案,及時(shí)將個(gè)人的工作情況、工作業(yè)績(jī)、參與重大活動(dòng)和項(xiàng)目的表現(xiàn)及成果等業(yè)績(jī)資料收入檔案;二是突出能力描述。重點(diǎn)收集個(gè)人論著論文目錄、專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平、資質(zhì)能力及再教育等個(gè)人資料,充分展示人才的動(dòng)態(tài)發(fā)展過(guò)程;三是要充實(shí)考核內(nèi)容。按照專(zhuān)業(yè)人才由行業(yè)和市場(chǎng)認(rèn)定的標(biāo)準(zhǔn),完善人才社會(huì)認(rèn)可度內(nèi)容,如實(shí)反映人才所處層次和專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)。在收集補(bǔ)充材料的過(guò)程中,既要收集個(gè)人成績(jī)、優(yōu)點(diǎn)方面的材料,也要收集個(gè)人缺點(diǎn)、失誤乃至違法亂紀(jì)方面的材料;既要收集上級(jí)對(duì)個(gè)人的評(píng)語(yǔ)、鑒定,也要收集專(zhuān)家的評(píng)價(jià)和群眾的反映。只有這樣,人事檔案才會(huì)“全而實(shí)”,而不是“少而空”,才能為用人單位提供參考。

(四)加強(qiáng)流動(dòng)人員檔案的管理力度,建立健全人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)

首先應(yīng)明確人事檔案管理是政府的一項(xiàng)行政職能。由于流動(dòng)人員大部是辭職、辭退、脫離原單位或沒(méi)有工作單位的人員,具有流動(dòng)性強(qiáng)的特點(diǎn),因此,流動(dòng)人員人事檔案應(yīng)實(shí)行社會(huì)化管理,管理可由整合后的國(guó)家人力資源部門(mén)主管的社會(huì)化人才檔案公共服務(wù)設(shè)施體系進(jìn)行。通過(guò)在各區(qū)域成立人力資源部門(mén)所屬的人事檔案管理中心,形成統(tǒng)一的國(guó)家人事檔案網(wǎng),人事檔案由該中心統(tǒng)一管理,人事檔案在各級(jí)人事檔案中心流動(dòng)、轉(zhuǎn)遞,個(gè)人所在單位負(fù)責(zé)其在崗期間所形成的人事檔案材料,定期交人事檔案管理中心歸檔。這樣既可以減少棄檔、“死”檔和無(wú)檔現(xiàn)象的出現(xiàn),又可以實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員人事檔案的有序管理和檔案資源共享。

(五)注重培訓(xùn),提高人事檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)

人事檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、專(zhuān)業(yè)性、保密性和服務(wù)性很強(qiáng)的工作,必須有一支素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精、愛(ài)崗敬業(yè)的人事檔案管理隊(duì)伍。要提高人事檔案管理隊(duì)伍素質(zhì),一是抓基礎(chǔ)。要精選配強(qiáng)管檔人員,選配政治素質(zhì)好,工作能力強(qiáng),熱心檔案工作,熟悉計(jì)算機(jī)操作的專(zhuān)(兼)職管檔人員。要結(jié)合目標(biāo)管理及年度工作考核,定期對(duì)管檔人員進(jìn)行考核鑒定。在保持檔案管理隊(duì)伍相對(duì)穩(wěn)定的前提下,對(duì)那些考核不稱職的要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整,保證檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)保持在一個(gè)較高的水平;二是抓培訓(xùn)。要重視管檔人員的崗前培訓(xùn)和在崗培訓(xùn)工作,做到先培訓(xùn),后上崗。在崗人員要定期進(jìn)行業(yè)務(wù)技能培訓(xùn),鼓勵(lì)其參加檔案系統(tǒng)舉辦的各類(lèi)繼續(xù)教育培訓(xùn)班和學(xué)術(shù)研討會(huì),通過(guò)加強(qiáng)系統(tǒng)間的業(yè)務(wù)交流,不斷更新知識(shí)、拓展視野,提高技能;三是抓教育。要加強(qiáng)管檔人員職業(yè)道德教育,使管檔人員具有不厭其煩、跟“蹤”追“跡”的工作作風(fēng),善辨真?zhèn)?、去偽存真的認(rèn)真態(tài)度,默默無(wú)聞、甘當(dāng)螺絲釘?shù)姆瞰I(xiàn)精神;四是從政治上、待遇上關(guān)心管檔人員的培養(yǎng)和成長(zhǎng)。通過(guò)這一系列措施從整體上提高人事檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì),從而為人事管理工作提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù),為人事制度改革保駕護(hù)航。

綜上所述,新時(shí)期人事檔案管理工作就是要緊緊把握住時(shí)代變革的脈搏,以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo),不斷運(yùn)用新技術(shù)、新思維來(lái)豐富和完善管理服務(wù)手段,以發(fā)揮人力資源優(yōu)勢(shì)、挖掘人才、促進(jìn)人才的流動(dòng)為己任,真正實(shí)現(xiàn)把我國(guó)的人口資源轉(zhuǎn)變?yōu)槿瞬刨Y源的目的,為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)全面發(fā)展提供強(qiáng)大的智力支持和動(dòng)力促進(jìn)。

參考文獻(xiàn):

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作者簡(jiǎn)介:

周巖(1957-),女,山東省棲霞縣人,福建省醫(yī)學(xué)科學(xué)研究所副研究館員。