摘要:本文對(duì)王茂躍老師《歸檔不宜只歸發(fā)文——與李興利同志探討》進(jìn)行了再商榷,認(rèn)為只歸檔發(fā)文的構(gòu)想是能夠成立的,并對(duì)產(chǎn)生分歧的主要原因進(jìn)行了分析。
關(guān)鍵詞:優(yōu)化館藏歸檔范圍發(fā)文收文存檔
拙文《試論只歸發(fā)文》(以下簡(jiǎn)稱《試論》)發(fā)表后。王茂躍老師撰文與我商榷(以下簡(jiǎn)稱《王文》),認(rèn)為“提出歸檔只歸發(fā)文的構(gòu)想。希望能夠最大限度減少檔案館檔案重復(fù),其出發(fā)點(diǎn)和探索精神值得肯定。但這并不是解決問(wèn)題的正確辦法。”對(duì)于王茂躍老師的治學(xué)精神,筆者非常欽佩,但對(duì)其觀點(diǎn)卻不敢茍同?,F(xiàn)就有關(guān)問(wèn)題回應(yīng)如下,不當(dāng)之處,請(qǐng)茂躍老師及各位同行指正。
1、提出只歸檔發(fā)文的前提條件
《試論》提出只歸檔發(fā)文的構(gòu)想是有幾個(gè)前提條件的,但《王文》卻繞開(kāi)這幾個(gè)前提與筆者進(jìn)行商榷,得出的結(jié)論自然不能令人信服。
1.1技術(shù)條件,即檔案信息化發(fā)展到一定階段。雖然在傳統(tǒng)檔案管理模式下,只歸檔發(fā)文也是成立的,但可能會(huì)因要到有關(guān)單位查找檔案而帶來(lái)諸多不便,使人不接受只歸檔發(fā)文這一新生事物。而隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。一個(gè)地區(qū)的電子文件中心和數(shù)字檔案館建立起來(lái)后。人們可以很方便地通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢到所要的檔案,變革的阻力會(huì)小一些。
1.2地域條件,在一個(gè)檔案館接收范圍內(nèi)的立檔單住。因?yàn)檫@些單位的檔案都要向同一個(gè)檔案館移交,只要各單位把自己的發(fā)文收全歸好了,整個(gè)地區(qū)的檔案也就齊全完整了。
1.3理論探討的絕對(duì)性與現(xiàn)實(shí)操作的相對(duì)性?!锻跷摹芬舱J(rèn)為,如果歸檔只歸發(fā)文。就可以“從根本上杜絕館藏檔案重份現(xiàn)象的發(fā)生”。但理論推導(dǎo)的成立,并不代表現(xiàn)實(shí)工作中的百分百執(zhí)行。筆者也認(rèn)為“在任何一級(jí)綜合檔案館中,要求檔案文件絕對(duì)不重復(fù)是不現(xiàn)實(shí)的?!睂?duì)于屬于例外的一些重要收文的處理,筆者在《試論》中是這樣寫(xiě)的:“而對(duì)于這些(立檔)單位收到的該檔案館接收范圍之外的單位的文件,則可以根據(jù)具體情況適當(dāng)歸檔保存一些較為重要的。(比如某市某局收到的該市市委、市政府的文件一律不再歸檔。但收到的省里某局的文件則可以適當(dāng)存一些。)在將來(lái)?xiàng)l件成熟后(比如‘金檔工程完成后),就可以完全放開(kāi),只歸檔發(fā)文了?!?/p>
此外,只歸檔發(fā)文主要討論的是機(jī)關(guān)文件材料中文書(shū)檔案這一塊,而對(duì)專門檔案、科技檔案、聲像檔案是否適用未作研究。《王文》對(duì)此也未進(jìn)行探討。
2、只歸檔發(fā)文可以自圓其說(shuō)
2.1區(qū)分存檔和歸檔兩個(gè)概念是提出只歸檔發(fā)文的理論依據(jù)。盡管《王文》一再說(shuō),“區(qū)分存檔和歸檔兩個(gè)概念與接受只歸發(fā)文這一觀點(diǎn)無(wú)關(guān)”,“至于區(qū)分存檔和歸檔兩個(gè)概念可以有助于我們接受只歸發(fā)文這一觀點(diǎn),筆者始終覺(jué)得難以理解”,但區(qū)分存檔和歸檔兩個(gè)概念的的確確是筆者提出只歸檔發(fā)文的理論依據(jù)。王茂躍老師在一篇論文中寫(xiě)道“存檔與歸檔兩個(gè)概念的區(qū)別極其明顯:對(duì)文書(shū)處理部門和業(yè)務(wù)部門而言,首先要將處理完畢的文件作為檔案保留、存放起來(lái),然后才能將有保存價(jià)值的檔案歸檔,沒(méi)有保存價(jià)值的檔案或保存價(jià)值很小的檔案經(jīng)存檔后無(wú)須歸檔……存檔與歸檔兩個(gè)術(shù)語(yǔ)揭示的是文書(shū)處理工作中的兩種不同行為,一個(gè)是公文辦理完畢后作為檔案暫時(shí)保存的行為,一個(gè)是將存檔的檔案經(jīng)過(guò)整理后交給機(jī)關(guān)單位檔案室保存的行為?!惫P者的理解是。歸不歸檔與其是不是檔案沒(méi)有對(duì)等關(guān)系,歸檔只是為了更好地積累和保存檔案財(cái)富而采取的一種措施。已存檔但未歸檔的那部分也是檔案。文書(shū)處理部門和業(yè)務(wù)部門認(rèn)為有價(jià)值,即可存檔,此范圍比較大,而檔案部門認(rèn)為沒(méi)多大價(jià)值的,便不須向檔案室移交,檔案室也可以拒絕接收,即不需要?dú)w檔(對(duì)檔案部門來(lái)說(shuō)是接收)。王老師還說(shuō)“對(duì)檔案保管機(jī)構(gòu)而言,并不是所有的檔案都要長(zhǎng)久保存下來(lái)(即‘有檔必存),存什么,不存什么。依然要通過(guò)開(kāi)展檔案的價(jià)值鑒定工作去作挑選?!币虼?,筆者堅(jiān)持認(rèn)為只歸檔發(fā)文有一定的理論依據(jù),王茂躍老師對(duì)“存檔”和“歸檔”兩個(gè)不同概念的研究,有助于我們接受只歸檔發(fā)文這一觀點(diǎn)。只不過(guò),王老師認(rèn)為收文也是檔案,一些收文也很有價(jià)值,也應(yīng)該歸檔;而筆者認(rèn)為對(duì)一個(gè)立檔單位而言,有價(jià)值的收文可以作為檔案存檔備查,但就一個(gè)檔案館而言,一份文件在乙單位是收文,在甲單位卻是發(fā)文。作為發(fā)文在甲單位歸檔,為了最大限度地減少乃至杜絕館藏檔案重份現(xiàn)象的發(fā)生,所以乙單位不歸檔。
2.2在現(xiàn)行檔案規(guī)章制度中有只歸檔發(fā)文的意思。確如《王文》所言,無(wú)論是國(guó)家檔案局以前發(fā)布的還是最新發(fā)布的關(guān)于檔案保管機(jī)構(gòu)歸檔范圍的相關(guān)規(guī)定,都沒(méi)有規(guī)定“歸檔只歸發(fā)文”,這些政策依據(jù)中沒(méi)有“歸檔只歸發(fā)文”這樣的字眼。但只歸檔發(fā)文的意思,筆者認(rèn)為是有的?!陡骷?jí)國(guó)家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》第六條規(guī)定:檔案館在接收有關(guān)單位的檔案時(shí),為保證進(jìn)館檔案的完整和減少重復(fù),除按照《檔案館工作通則》規(guī)定接收有關(guān)保管期限的檔案外,還應(yīng)協(xié)助機(jī)關(guān)檔案室做好案卷進(jìn)館前審核、調(diào)整保管期限的工作,并注意以下幾點(diǎn):一是凡列入本館收集范圍的單位,其自己制成的反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的各種形態(tài)的檔案,原則上一律進(jìn)館。(發(fā)文進(jìn)館。筆者注)二是凡列入本館收集范圍的單位之間相互發(fā)送的重要文件,除請(qǐng)示、批復(fù)者外,一般只由發(fā)文單位歸檔進(jìn)館,收文單位的上述檔案不予進(jìn)館。(除少量重要的請(qǐng)示、批復(fù)處,一般只歸檔發(fā)文并進(jìn)館,筆者注)三是上級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、專業(yè)主管部門發(fā)給本級(jí)的文件,分別由本級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和專業(yè)主管部門歸檔進(jìn)館。其他機(jī)關(guān)保存的上述檔案,原則上不予進(jìn)館(屬于例外的立檔單位收到的檔案館接收范圍以外單位的文件,對(duì)檔案館來(lái)說(shuō),也只歸檔進(jìn)館一份,筆者注)。此外。在其他有關(guān)檔案規(guī)章中還明確提出,重份文件不準(zhǔn)歸檔,保管期滿檔案經(jīng)鑒定屬于重份的可以銷毀。《王文》還特別提到,2007年國(guó)家檔案局印發(fā)的《關(guān)于做好<機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定>宣傳貫徹工作的通知》(檔發(fā)[2007]3號(hào))指出,要“突出立檔單位的主體地位,盡量解決文件材料重復(fù)歸檔和檔案將來(lái)重復(fù)進(jìn)館問(wèn)題”。因此,《試論》認(rèn)為,如果我們將這些規(guī)定和要求,從一個(gè)全宗(立檔單位)放大到一個(gè)區(qū)域性的國(guó)家綜合檔案館的范圍來(lái)執(zhí)行,只歸檔發(fā)文就是順理成章的事。至于《王文》稱,《各級(jí)國(guó)家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》是國(guó)家檔案局1986年發(fā)布的,至今已有20余年,不能作為依據(jù)的說(shuō)法,就更不成立了。因?yàn)?,作為?guī)章制度,只要仍在施行,它就是有效的。何況,2008年發(fā)布的《河南省各級(jí)國(guó)家檔案館收集檔案范圍的實(shí)施細(xì)則》第十一條還重申了這一規(guī)定。
2.3電子政務(wù)和檔案信息化建設(shè)使只歸檔發(fā)文成為可能?!锻跷摹氛f(shuō)“除非電子文件已經(jīng)真正取代了紙質(zhì)文件,所有的單位都不再使用紙質(zhì)文件,無(wú)論發(fā)文還是收文全部改用電子文件了。否則歸檔只歸發(fā)文就難以成為事實(shí)。”是不是可以這樣理解,如果所有
的單位都不再使用紙質(zhì)文件,無(wú)論發(fā)文還是收文都全部改用電子文件了,只歸檔發(fā)文就可以成為事實(shí)。也就是說(shuō),只要這些條件具備,王老師就可以接受只歸檔發(fā)文這一事實(shí)。在《試論》中,筆者寫(xiě)道?!岸嗄暌郧?,一些垂直管理部門,如金融、保險(xiǎn)、稅務(wù)、氣象、河務(wù)、電力等,已開(kāi)始推行電子政務(wù),系統(tǒng)內(nèi)部收發(fā)文件一律通過(guò)專網(wǎng)傳輸(開(kāi)始時(shí)是先通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)電子版,再郵寄紙質(zhì)的,后來(lái)慢慢就不再發(fā)紙質(zhì)的了)。也就是我們常說(shuō)的無(wú)紙化辦公……據(jù)筆者了解的情況,這些單位后來(lái)除了極個(gè)別重要文件外,收文都不再專門打印紙質(zhì)文件歸檔保存了。也就是說(shuō),在這些行業(yè),只歸發(fā)文已成為事實(shí)。”“隨著檔案信息化建設(shè)的不斷深化,檔案管理軟件由單機(jī)版變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)版,現(xiàn)在又在大力推行電子文件在線歸檔,借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),只要各單位都把自己的發(fā)文歸檔保存了,一個(gè)地區(qū)的檔案資源是不會(huì)流失的,這樣可以從根本上解決進(jìn)館檔案重復(fù)的現(xiàn)象。”對(duì)此,《王文》轉(zhuǎn)述以后,卻未進(jìn)行討論,而只是說(shuō)“紙質(zhì)文件在相當(dāng)長(zhǎng)歷史時(shí)期內(nèi)都不會(huì)消失,兩種載體的文件將長(zhǎng)期并存”,所以筆者也不知道其“現(xiàn)在還很難得出電子政務(wù)和檔案信息化建設(shè)使歸檔只歸發(fā)文成為可能這一結(jié)論”是如何得出的。其實(shí),只歸檔發(fā)文的構(gòu)想在沒(méi)有電子文件的紙質(zhì)文件時(shí)代也是成立的,只不過(guò)因?yàn)橛辛穗娮游募途W(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)。以及建成了地區(qū)性的電子文件管理中心和數(shù)字檔案館后,不再因?yàn)椴檎依脵n案不方便而需要大量保存收文(主要是上級(jí)文件),從而使只歸檔發(fā)文實(shí)施起來(lái)少了些阻力罷了。對(duì)《王文》提到的2003年9月1日起施行的《電子公文歸檔管理暫行辦法》第七條規(guī)定:電子公文形成單位必須將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子公文,制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲(chǔ)載體一同歸檔,并使兩者建立互聯(lián)。筆者理解,應(yīng)該是對(duì)一單位的發(fā)文而言,而沒(méi)有必要包括該單位收到的電子公文。
2.4只歸檔發(fā)文后對(duì)收文的處理。首先要指出一點(diǎn),《王文》說(shuō)“事實(shí)上,處理程序完畢后,無(wú)論發(fā)文還是收文,只要有保存價(jià)值的都會(huì)進(jìn)行整理(立卷)歸檔保存的?!边@與王老師對(duì)存檔和歸檔兩個(gè)概念的區(qū)分是不一致的,文書(shū)處理程序完畢后,無(wú)論發(fā)文還是收文都應(yīng)存檔,而不是歸檔。至于需不需要?dú)w檔,還要經(jīng)過(guò)一個(gè)過(guò)程。對(duì)于《王文》提出的“如果只歸檔發(fā)文,收文怎么辦”的疑問(wèn),筆者認(rèn)為不是個(gè)問(wèn)題。如果覺(jué)得沒(méi)用,每年歸檔時(shí)直接銷毀就行了;如果認(rèn)為有保存價(jià)值,繼續(xù)由文書(shū)部門或業(yè)務(wù)部門存檔備查即可。至于以前歸檔保存在檔案室的收文,以及檔案室已經(jīng)移交給國(guó)家檔案館的收文。就更簡(jiǎn)單了,新人新辦法。老人老辦法,先不管它,等到檔案移交進(jìn)館或鑒定的時(shí)候再作處理不就行了。對(duì)于不需要向國(guó)家檔案館移交的企業(yè)和事業(yè)單位的收文是否需要?dú)w檔。檔案行政管理部門好象沒(méi)有必要去管。但如果是國(guó)有企事業(yè)單位,其檔案將來(lái)有可能向檔案館移交的,也沒(méi)有必要?dú)w檔收文,有查考利用價(jià)值的收文存檔不也挺好嗎?其實(shí),現(xiàn)實(shí)工作中許多單位的重要收文就保存在領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)部門手里,以前我們檔案部門要求其歸檔。效果也不見(jiàn)得有多好。
3、只歸檔發(fā)文不影響檔案館核心職能的發(fā)揮
檔案館的核心職能是存史,是利用,還是雙核心,學(xué)者們意見(jiàn)不一。但大家都能接受的觀點(diǎn)是,檔案館的核心職能要么是存史。要么是利用,或者是雙核心。下面,筆者就從存史和利用兩個(gè)角度,分別討論一下只歸檔發(fā)文會(huì)不會(huì)對(duì)檔案事業(yè)帶來(lái)危害。
3.1只歸檔發(fā)文不會(huì)對(duì)檔案館存史帶來(lái)危害。首先。就全國(guó)而言,只歸檔發(fā)文不會(huì)影響國(guó)家檔案全宗的完整和安全。國(guó)家檔案全宗是指歸國(guó)家所有,由國(guó)家統(tǒng)一管理的具有政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化或歷史意義的一切檔案的總和。在我國(guó),國(guó)家檔案全宗也稱國(guó)家全部檔案。如果各單位都把自己的發(fā)文歸檔保存了,對(duì)全國(guó)而言,自然也就是齊全完整的。其次,就一個(gè)地區(qū)檔案館而言,只歸檔發(fā)文也不會(huì)影響本地區(qū)社會(huì)記憶的傳承。對(duì)于本地區(qū)外的單位和個(gè)人形成的關(guān)于本地區(qū)的文件材料。如果屬于立檔單位正常的收發(fā)文范圍,按照前文所列出的例外情況,是能夠歸檔并移交檔案館保存的:如果不屬于立檔單位的正常收發(fā)文范圍,是檔案館通過(guò)其他渠道從社會(huì)上征集或購(gòu)買而來(lái)的,自然也不影響只歸檔發(fā)文的正確性。至于這些東西究竟是不是檔案,將其稱作資料是不是更準(zhǔn)確一點(diǎn),本文不作研究。
3.2只歸檔發(fā)文不會(huì)對(duì)檔案館利用帶來(lái)危害。首先,本地人到檔案館查找利用該館接收范圍內(nèi)立檔單位的檔案,直接去文件形成單位全宗內(nèi)查就行了,沒(méi)有什么不方便:其次,本地人到檔案館查找利用該館接收范圍以外立檔單位關(guān)于本地區(qū)有關(guān)事宜的檔案。按照前文所列的例外,在紙質(zhì)檔案中能夠查到;第三,如果是外地人來(lái)當(dāng)?shù)貦n案館查找該地方的檔案,同上很方便;如果是外地人要查找上級(jí)關(guān)于該地區(qū)的某份文件。乃至普發(fā)性的方針政策性文件,可以直接到上級(jí)機(jī)關(guān)所在地的檔案館,而沒(méi)有必要非來(lái)你這個(gè)檔案館。將來(lái)檔案信息化建設(shè)發(fā)展到一定階段,地區(qū)電子文件中心成立了,數(shù)字檔案館建成了,檔案專網(wǎng)有了,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)查找電子文件就更加方便。舉個(gè)例子,現(xiàn)在的金融機(jī)構(gòu)都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了省轄市內(nèi)不收任何費(fèi)用的通存通兌,不管在哪個(gè)營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)辦理業(yè)務(wù)。紙質(zhì)單據(jù)只有一份(一式多份的處理類似于我們檔案整理中的多套制),數(shù)據(jù)庫(kù)里電子記錄也只有一條。這么重要的專業(yè)檔案只歸一份就行了。而且利用起來(lái)(存取款,查詢帳戶余額等)非常方便,我們的文書(shū)檔案只歸檔發(fā)文又有何不可以呢?
4、結(jié)語(yǔ)
綜上所述,只歸檔發(fā)文,希望能夠最大限度減少檔案館檔案重復(fù),不僅出發(fā)點(diǎn)是好的,而且也是解決問(wèn)題的好辦法。而《王文》提出的辦法,“收文歸檔后,有的收文今后不向國(guó)家檔案館移交,照樣可以減少國(guó)家檔案館檔案的重復(fù)。這完全可以由國(guó)家檔案館根據(jù)實(shí)際情況,通過(guò)調(diào)控各自的檔案接收范圍加以實(shí)現(xiàn)。更何況現(xiàn)在的檔案整理普遍以件為單位,歸檔文件目錄項(xiàng)目中的件號(hào)分為室編件號(hào)和館編件號(hào),國(guó)家檔案館在檔案接收時(shí)進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幚?,以達(dá)到減少國(guó)家檔案館檔案重復(fù)的目的是完全可以做到的?!彪m然符合國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針政策,而且如真能落到實(shí)處,的確可以達(dá)到減少國(guó)家檔案館檔案重復(fù)的目的。但現(xiàn)實(shí)是,不管是正常的檔案移交,還是機(jī)構(gòu)改革撤并轉(zhuǎn)時(shí)的檔案進(jìn)館。檔案局、檔案館、立檔單位都沒(méi)有人來(lái)做這種吃力不討好的事。也就是說(shuō),《王文》的辦法理論上可行,卻得不到落實(shí)。而一旦檔案進(jìn)館了,不想鑒定,不敢銷毀,不會(huì)鑒定,鑒而不銷,再想減少國(guó)家檔案館檔案重復(fù)就更難了。
目的都是希望能夠最大限度減少檔案館檔案重復(fù),但結(jié)論卻是相反的。究其原因,筆者分析主要有以下幾點(diǎn):
4.1《王文》主要是在理論層面上進(jìn)行推導(dǎo),而《試論》則是從實(shí)踐中進(jìn)行的經(jīng)驗(yàn)總結(jié),這從兩文的關(guān)鍵詞上可見(jiàn)一斑。《王文》的關(guān)鍵詞是4個(gè),歸檔、檔案、發(fā)文、收文,《王文》也正是通過(guò)對(duì)什么是檔案、什么是文件、什么叫歸檔的研究,得出了“歸檔不宜只歸發(fā)文”的結(jié)論;《試論》的關(guān)鍵詞也是4個(gè),檔案館、優(yōu)化館藏、歸檔范圍、發(fā)文,通過(guò)對(duì)檔案館優(yōu)化館藏實(shí)踐的分析。從而給出了立檔單位的歸檔范圍可以只歸檔發(fā)文的結(jié)論。
4.2《王文》主要站在一個(gè)立檔單位的檔案室角度來(lái)進(jìn)行研究,而得出“歸檔不宜只歸發(fā)文”的結(jié)論;《試論》則是從一個(gè)地區(qū)檔案館的角度來(lái)進(jìn)行分析,給出只歸檔發(fā)文的結(jié)論。
4.3《王文》多次提到只歸檔發(fā)文與《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》等現(xiàn)行規(guī)章制度相矛盾,自覺(jué)不自覺(jué)地在維護(hù)現(xiàn)有制度;《試論》則只分析只歸檔發(fā)文是否可行。至于違不違反規(guī)定,能不能得到有關(guān)部門認(rèn)可沒(méi)有過(guò)多考慮。