淺談學(xué)生公寓管理系統(tǒng)平臺(tái)的搭建與效用

吳漢龍

摘 要:近年來,隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,高校紛紛擴(kuò)招,學(xué)生公寓規(guī)模也隨之?dāng)U大,學(xué)生公寓的建設(shè)和管理模式更趨多樣化,而后勤社會(huì)化改革的不斷深化,學(xué)生公寓宿區(qū)的內(nèi)涵正被不斷地充實(shí)和重新定位,公寓管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化日益成熟,搭建一個(gè)行之有效、操作簡(jiǎn)便的信息管理平臺(tái)進(jìn)行現(xiàn)代化管理顯得尤為重要。通過不斷地管理實(shí)踐,我們開發(fā)研制成功了“浙江樹人學(xué)院學(xué)生公寓管理系統(tǒng)”。本文結(jié)合浙江樹人學(xué)院公寓管理部門的實(shí)踐,就學(xué)生公寓管理系統(tǒng)平臺(tái)的搭建與效用作些初淺的論述。

關(guān)鍵詞:學(xué)生公寓 信息化

中圖分類號(hào):TP311.52 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:B 文章編號(hào):1673-8454(2009)13-0027-02

學(xué)生公寓管理的信息化,是指隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展,高校在后勤社會(huì)化改革的過程中,學(xué)生公寓根據(jù)自身的需要,采用先進(jìn)的信息技術(shù)來加強(qiáng)管理能力、提高服務(wù)質(zhì)量、促進(jìn)公寓發(fā)展、改善宿區(qū)環(huán)境。實(shí)現(xiàn)公寓管理的信息化,是信息經(jīng)濟(jì)條件下高校學(xué)生公寓發(fā)展的大勢(shì)所趨,它是公寓管理部門借助自身的服務(wù)系統(tǒng),搭建學(xué)生公寓管理系統(tǒng)平臺(tái),進(jìn)而改善學(xué)生的住宿服務(wù)設(shè)施,以此提高管理水平與服務(wù)水平。

一、學(xué)生公寓管理系統(tǒng)平臺(tái)搭建的迫切性和重要性

1.高校的快速發(fā)展。隨著高等教育的快速發(fā)展,為有效緩解學(xué)校發(fā)展的后勤保障壓力,各高校學(xué)生公寓的數(shù)量規(guī)模都在不斷擴(kuò)大,大量高層學(xué)生公寓的出現(xiàn),使學(xué)生居住的密度增加,給學(xué)生公寓的管理帶來了巨大的壓力。硬件與軟環(huán)境在不斷地改變,僅僅按照原有的人工式的傳統(tǒng)工作模式已經(jīng)很難跟進(jìn)工作節(jié)奏,搭建信息化管理平臺(tái)進(jìn)行現(xiàn)代化管理顯得非常必要。

2.網(wǎng)絡(luò)的全面普及。目前,高校學(xué)生擁有電腦的現(xiàn)象已經(jīng)相當(dāng)普遍,而現(xiàn)代化的辦公要求在一定程度上推動(dòng)了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在日常工作與學(xué)習(xí)中的普及。網(wǎng)絡(luò)漸漸成為了工作學(xué)習(xí)中密不可分的一個(gè)有效載體,信息服務(wù)成為新穎而快捷的服務(wù)項(xiàng)目,這使系統(tǒng)平臺(tái)的搭建應(yīng)用與推廣具有了可行性。

3.資源的共享互利。學(xué)生公寓的管理涉及面廣,需要多個(gè)部門的共同合作與協(xié)調(diào),校學(xué)工處、各學(xué)院、保衛(wèi)部門及后勤公寓對(duì)學(xué)生在公寓中的表現(xiàn)、管理都有著不同要求,對(duì)學(xué)生的信息情況都需要不同層面的了解。而作為學(xué)生公寓管理部門,對(duì)在公寓中住宿的學(xué)生的生活表現(xiàn)有著最直接、較準(zhǔn)確的掌握,因此隨著系統(tǒng)平臺(tái)的搭建與應(yīng)用,管理手段更新,學(xué)生的生活情況資源便能更好、更及時(shí)地讓多個(gè)部門掌握,從而達(dá)到資源共享,進(jìn)而提高管理水平。

4.操作的簡(jiǎn)單便捷。在未啟用信息化管理前,對(duì)學(xué)生公寓的日常管理較為原始,一直沿用“本本”式的登記管理。對(duì)學(xué)生公寓內(nèi)的住宿學(xué)生通常使用登記本及名單造冊(cè),這對(duì)于學(xué)生的查找、日常行為表現(xiàn)的記錄統(tǒng)計(jì)以及歷年對(duì)新老生的住宿調(diào)整都較為困難,工作量極大。而系統(tǒng)平臺(tái)搭建后,這些問題從根本上得到解決,工作效率也大大提高了。

二、學(xué)生公寓管理系統(tǒng)平臺(tái)搭建與實(shí)施

浙江樹人學(xué)院學(xué)生公寓管理系統(tǒng)實(shí)施大致可分為以下幾個(gè)步驟:

1.資料整合。主要包括公寓房源的收集及學(xué)生住宿資料的收集。這是學(xué)生公寓管理系統(tǒng)搭建的基礎(chǔ),為了確保系統(tǒng)在今后日常使用中的準(zhǔn)確性,在前期對(duì)資源的收集統(tǒng)計(jì)便顯得尤為重要,房源及住宿學(xué)生情況調(diào)查的準(zhǔn)確與否將會(huì)直接影響到系統(tǒng)的使用。公司在初建系統(tǒng)的階段,通過一個(gè)學(xué)期的時(shí)間對(duì)系統(tǒng)的基本數(shù)據(jù)庫進(jìn)行建立,并通過樓宇管理員到每幢樓、每個(gè)寢室逐個(gè)對(duì)所住學(xué)生的信息進(jìn)行確認(rèn),并對(duì)各房間的配置、床位數(shù)、寢室朝向等都做了核查,還通過教務(wù)處的配合,將學(xué)生的學(xué)號(hào)、班級(jí)、籍貫、聯(lián)系方式等導(dǎo)入管理系統(tǒng),保證了信息的完整及一一對(duì)應(yīng)。

2.設(shè)備投入。設(shè)備的投入主要是服務(wù)器的添置與各樓宇計(jì)算機(jī)的配備。部門通過協(xié)調(diào)與學(xué)校后臺(tái)服務(wù)器共享,減少了服務(wù)器的重復(fù)投入,并從學(xué)校教務(wù)處調(diào)撥因教學(xué)設(shè)備更新后的退置電腦,供公寓管理部門各門衛(wèi)室使用,大大節(jié)約了成本,為系統(tǒng)的實(shí)際操作提供了條件。

3.平臺(tái)搭建。根據(jù)學(xué)校對(duì)學(xué)生管理側(cè)重點(diǎn)的不同,需對(duì)系統(tǒng)管理功能進(jìn)行設(shè)置。學(xué)生公寓管理系統(tǒng)包括了對(duì)公寓查詢和后臺(tái)管理兩大系統(tǒng),包含了住宿信息查詢、公共資源管理、學(xué)生違紀(jì)管理、貴重物品管理、衛(wèi)生檢查管理、學(xué)生信息查詢管理及黨員寢室管理七大功能。平臺(tái)搭建的出發(fā)點(diǎn)是為學(xué)院服務(wù),由公寓管理者根據(jù)學(xué)院需要設(shè)置功能模塊,這也是本系統(tǒng)與現(xiàn)在市場(chǎng)上的學(xué)生公寓管理系統(tǒng)最大的區(qū)別。

4.技術(shù)支撐。系統(tǒng)采用了VB.NET 2003開發(fā)平臺(tái),后臺(tái)使用Access數(shù)據(jù)庫,為保證數(shù)據(jù)庫及學(xué)生信息的安全性,系統(tǒng)開發(fā)為C/S結(jié)構(gòu),在裝有客戶端的計(jì)算機(jī)才能進(jìn)行相應(yīng)操作。

5.溝通完善。為了更合理地優(yōu)化資源,方便各個(gè)學(xué)院掌握學(xué)生的住宿信息。公寓管理部門分別為各學(xué)院安裝了公寓管理系統(tǒng)客戶端,并經(jīng)常性地召開公寓系統(tǒng)的交流會(huì),學(xué)院代表紛紛參加,為系統(tǒng)提出改進(jìn)意見。系統(tǒng)階段性地升級(jí)維護(hù)調(diào)整,在不斷地溝通與交流中,在學(xué)院版增加了寢室屬性查詢、信息導(dǎo)出、學(xué)生黨員信息維護(hù)及對(duì)不合格寢室追蹤等幾大功能,同時(shí),對(duì)系統(tǒng)的登錄界面、外觀設(shè)置及信息操作等方面作了改進(jìn)。彼此通力協(xié)作,共同對(duì)學(xué)生公寓管理系統(tǒng)作進(jìn)一步完善。

三、學(xué)生公寓管理系統(tǒng)平臺(tái)搭建應(yīng)用的效用

1.提高工作效率。自學(xué)生公寓管理系統(tǒng)投入使用的一年來,員工工作方式發(fā)生了很大的改變。學(xué)生日常調(diào)宿、退宿管理、學(xué)生寢室安全衛(wèi)生檢查情況登記、學(xué)生信息查詢等日常工作都通過管理系統(tǒng)來完成。各學(xué)院也通過查詢系統(tǒng)對(duì)學(xué)生住宿、衛(wèi)生狀況及違章信息、黨員寢室等四方面進(jìn)行查詢,可在第一時(shí)間掌握學(xué)生的情況,開展教育活動(dòng),大大提高了工作效率。

2.加強(qiáng)交流合作。公寓管理系統(tǒng)在公寓及學(xué)院、處室使用后,就學(xué)生在公寓中的日常表現(xiàn)、寢室調(diào)動(dòng)等通過系統(tǒng)雙方共同管理。學(xué)院對(duì)每周檢查中發(fā)現(xiàn)的不合格寢室進(jìn)行回訪,并在系統(tǒng)中對(duì)回訪情況進(jìn)行回饋,這使得公寓管理部門與學(xué)院的合作聯(lián)系更為直接、頻繁。

3.改善宿區(qū)管理。學(xué)生在公寓中的日常表現(xiàn)缺乏約束機(jī)制,使得學(xué)生表現(xiàn)好壞參半,學(xué)生寢室衛(wèi)生情況差、私自調(diào)換寢室、與公寓管理員工工作不配合等情況十分普遍。我校自系統(tǒng)投入使用起,對(duì)學(xué)生的違紀(jì)、寢室檢查情況每周在系統(tǒng)中錄入,并將各學(xué)院學(xué)生的情況在網(wǎng)站、系統(tǒng)中匯總統(tǒng)計(jì)。學(xué)院分別通過各自的端口進(jìn)入系統(tǒng),對(duì)本學(xué)院所有住宿學(xué)生的寢室安全衛(wèi)生檢查情況、日常違規(guī)違紀(jì)情況等按不同周次進(jìn)行查詢,并導(dǎo)出系統(tǒng)做文本存檔,并可對(duì)學(xué)生的黨員信息進(jìn)行更新,為數(shù)據(jù)的歸檔及日常查詢管理帶來了極大的便利。各學(xué)院在掌握學(xué)生情況后加強(qiáng)對(duì)學(xué)生寢室的回訪,并將學(xué)生在公寓中的衛(wèi)生情況、違紀(jì)情況直接納入對(duì)學(xué)生的入黨、評(píng)優(yōu)之中。入黨積極分子因?yàn)樵趯嬍抑械倪`章或衛(wèi)生不合格學(xué)院采取一票否決。通過系統(tǒng)對(duì)學(xué)生情況的及時(shí)掌握,并由學(xué)院、公寓管理部門通力配合,學(xué)生在宿區(qū)中的各項(xiàng)表現(xiàn)都大大改善,宿區(qū)面貌煥然一新。