事業(yè)單位檔案整理工作初探

張　顏

摘要:事業(yè)單位的檔案數(shù)量龐大,地位重要,對(duì)檔案進(jìn)行有條不紊的整理工作甚為重要。文章主要從做好檔案整理的意義出發(fā),闡述整理的原則和方法,并為事業(yè)單位檔案整理工作提出建議。

關(guān)鍵詞:檔案整理;檔案檢索;編制檢索工具

中圖分類號(hào):F294 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1674-1145(2009)24-0095-01

一、檔案整理工作的內(nèi)容

檔案整理工作,指的是對(duì)檔案按其內(nèi)容和形式特征進(jìn)行系統(tǒng)性、條理性的加工過程。這里包括兩層意思,一是根據(jù)檔案內(nèi)容所記載的知識(shí)按條理歸類;二是按照檔案表達(dá)內(nèi)容的方式和載體形式分門別類。在實(shí)際工作中,這兩者總是結(jié)合進(jìn)行的。

檔案整理工作的具體內(nèi)容,主要由檔案的分類、組卷、排列、編目等項(xiàng)目組成。其中排列可以細(xì)分為卷內(nèi)文件排列和卷的排列兩部分;編目工作也可以分為卷內(nèi)文件的編碼和編制案卷目錄兩部分。具體工作過程分類—組卷—卷內(nèi)文件排列—卷內(nèi)文件編目—案卷排列—編制案卷目錄—庫房排架。

在檔案整理過程中,分類、組卷和排列是整理工作的核心,檔案的系統(tǒng)化、條理化就是靠通過這些環(huán)節(jié)來實(shí)現(xiàn)。編目是鞏固整理工作成果的必要步驟。通過編目工作,使檔案的分類、組卷、排列所取得的成果得以固定下來,使檔案管理有條不紊。

按照有關(guān)法規(guī)文件的規(guī)定,檔案的整理工作是分成兩個(gè)階段、分別在兩個(gè)部門完成的。第一階段,是在形成文件的部門進(jìn)行組卷、卷內(nèi)文件排列和編目、案卷排列和編目等工作,第二階段是對(duì)檔案進(jìn)行分類和排架,最終實(shí)現(xiàn)全部檔案的系統(tǒng)化和條理化。我們在實(shí)際工作中,檔案部門要收集零散的檔案,這就要從始至終地進(jìn)行全部檔案整理工作。

檔案整理得好壞,檔案整理直接影響到其檢索效果。其分類和組卷的系統(tǒng)就具備一種檢索功能,可以分擔(dān)檢索工具體系的一部分任務(wù)。如果檔案整理得不好,編制檢索工具就會(huì)遇到種種困難。首先,因?yàn)榘妇肀旧淼慕M合混亂無序,所以不能編制案卷級(jí)的檢索工具。其次,如果整理的不好,會(huì)直接影響編目,影響檔案號(hào)的有序化,以至于難以標(biāo)引排檢標(biāo)記。再次,如果檔案整理得不好,破壞了其內(nèi)在聯(lián)系,使檔案具有緊密聯(lián)系的文件錯(cuò)誤地分散在若干個(gè)卷中才能找全。因此,即使編制了文件級(jí)的檢索工具也會(huì)影響檢索效率。

此外,檔案收集工作具有反饋的功能。通過檔案的整理工作,使檔案更加有序化,可以發(fā)現(xiàn)檔案不完整、不準(zhǔn)確的問題,反饋于收集工作,及時(shí)采取補(bǔ)救措施,可以促進(jìn)檔案的完整和準(zhǔn)確。

二、整理工作的原則

整理檔案的原則是,遵循檔案的形成規(guī)律,保持它們之間的有機(jī)聯(lián)系,便于保管、保密和利用。這個(gè)原則包含兩方面的意思。一是在整理檔案時(shí),一定要遵循檔案的形成規(guī)律,并保持其聯(lián)系。檔案形成規(guī)律,就是在什么樣的工作中必然會(huì)形成相應(yīng)的檔案;工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的之間聯(lián)系方式和聯(lián)系的密切程度,必然會(huì)在檔案中反映出來。遵循檔案的形成規(guī)律,就是要把不同的工作形成的檔案區(qū)別開來,把互有聯(lián)系的各個(gè)環(huán)節(jié)體現(xiàn)出來。由此可見,保持了聯(lián)系就體現(xiàn)了遵循形成的規(guī)律。二是講達(dá)到的目的和要求,即便于檔案的保管、保密和利用。例如,檔案之間有多方面的聯(lián)系,保持多方面的聯(lián)系要以最有利于實(shí)際工作中保管、保密和利用為標(biāo)準(zhǔn)來選擇。

三、貫徹基本原則的主要方法及注意問題

檔案整理是保證實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)創(chuàng)新手段,整理有序的檔案為檔案服務(wù)創(chuàng)新和利用提供了有力的支持。在全新的整理理念指導(dǎo)下,整理工作依托現(xiàn)代高新技術(shù),創(chuàng)造、摸索既適合檔案工作特點(diǎn)與規(guī)律又適應(yīng)不同檔案載體的整理原則與方法,對(duì)檔案信息進(jìn)行整合,為檔案服務(wù)創(chuàng)新搭橋。貫徹整理工作的基本的原則,關(guān)鍵在于要以便于檔案保管、保密和利用為準(zhǔn)繩。為此,在具體的整理中,特別是在檔案的分類、組卷、排列的過程中,要注意以下幾點(diǎn):

1.文件形成的歷史階段。完成一項(xiàng)重要的工作,總是分階段進(jìn)行的,不同階段形成的文件,例如工程的設(shè)計(jì)階段和施工階段,科研的準(zhǔn)備階段和實(shí)驗(yàn)階段等形成的文件,它們在形式和內(nèi)容、形式是各不相同的。在整理時(shí)把不同階段形成的文件區(qū)別開來。把同一階段形成的文件組合起來,這也是必須遵循檔案形成規(guī)律的一種方法。

2.文件形成的具體目的。材料的形成,都有特定的目的,記述著特定的內(nèi)容。因此要體現(xiàn)它的連貫性,就應(yīng)當(dāng)保持時(shí)間(年、月、日等)方面的聯(lián)系,如氣象檔案等。

3.檔案形成的部門。社會(huì)上正確的分工是按照客觀規(guī)律進(jìn)行的,如果不符合客觀規(guī)律就要調(diào)整。不同部門形成的檔案總記述著不同的內(nèi)容,這是一種很自然的分類。在整理檔案時(shí),是可以借鑒這種自然分類的。不要把不同部門,諸如生產(chǎn)技術(shù)部分、設(shè)備管理部門等形成的檔案相互混淆。

4.不同形式的檔案、檔案的不同形式,如工程底圖、藍(lán)圖、原始記錄等,為了達(dá)到便于保管和利用的目的,也要分開來整理。如果說前面三種情況都是保持檔案的內(nèi)容聯(lián)系的話,那么,這一點(diǎn)是保持檔案的形式聯(lián)系。這對(duì)于保管、保密和利用也是必要的。

四、檔案整理工作的創(chuàng)新

新時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出新的要求。檔案整理工作要探索創(chuàng)新。檔案信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化的時(shí)代已經(jīng)到來,電子文件、數(shù)字檔案已經(jīng)產(chǎn)生,檔案信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化建設(shè)正在逐步滲透到檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。因此,檔案整理工作必須大膽創(chuàng)新,既要傳承弘揚(yáng)仍然適用的傳統(tǒng)的手工整理檔案的原則和方法,又要發(fā)展超越傳統(tǒng)的檔案整理思維模式與具體整理方法。因此,檔案服務(wù)創(chuàng)新的過程是動(dòng)態(tài)的,它對(duì)檔案工作具有積極的影響,正確認(rèn)識(shí)和處理服務(wù)創(chuàng)新與檔案整理工作之間的關(guān)系十分必要。在新的階段我們必須與時(shí)俱進(jìn),大膽創(chuàng)新,全面提升檔案整理工作水平。