淺談檔案管理的自動(dòng)化

李燕琳　李軍艷

在電子技術(shù)日新月異發(fā)展的今天,辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化日趨完善,并普遍應(yīng)用于機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位,無(wú)紙辦公走進(jìn)我們的日常工作,許多工作可以在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié),大大提高了工作效率,縮短了辦件時(shí)限,受到住戶的好評(píng),實(shí)現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益雙豐收。

目前我單位實(shí)行檔案半自動(dòng)化管理,我相信在不久的將來(lái)隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展,檔案會(huì)實(shí)現(xiàn)完全的自動(dòng)化管理。下面,結(jié)合我單位的實(shí)際,談?wù)剻n案管理自動(dòng)化。

一、建立高質(zhì)量的自動(dòng)化系統(tǒng)

建立檔案自動(dòng)化系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化,使實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化,提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)的重要手段。根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求,檔案信息自動(dòng)化的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng),組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定的水平,并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通,這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì),提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙,都可能造成系統(tǒng)的梗阻。目前我單位存在著應(yīng)用軟件煩瑣,硬件的功能沒有充分發(fā)揮的現(xiàn)象?，F(xiàn)階段我單位應(yīng)用的軟件很多項(xiàng)目錄用不上,通過(guò)房屋坐落,產(chǎn)權(quán)人姓名等進(jìn)行快速查詢系統(tǒng)不完善,影響了系統(tǒng)的整體水平。要根據(jù)工作實(shí)際,加強(qiáng)自動(dòng)化系統(tǒng)的提高,一是要積極進(jìn)取,開拓創(chuàng)新,爭(zhēng)取條件采用先進(jìn)技術(shù);二是要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、統(tǒng)一性、統(tǒng)籌兼顧,全面安排,調(diào)動(dòng)各方面的積極性;三是要從實(shí)際出發(fā),循序漸進(jìn),提高應(yīng)用水平。

二、抓好數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)推動(dòng)自動(dòng)化

目前檔案自動(dòng)化系統(tǒng)仍處于文件處理向信息管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段,完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是自動(dòng)化的核心和基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息、技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù),要堅(jiān)持計(jì)算機(jī)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合,面向應(yīng)用,以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”突出重點(diǎn),由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展。把中心綜合數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提高和各基層單位檔案目錄庫(kù)建立起來(lái),通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接形成開放的分布式數(shù)據(jù)庫(kù)群,將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高。

三、加強(qiáng)自動(dòng)化管理,提高檔案的利用率

集中統(tǒng)一管理和人機(jī)結(jié)合是檔案自動(dòng)化的建設(shè)方針。檔案人員直接使用微機(jī)開展工作,把各基層單位辦公自動(dòng)化都納入統(tǒng)一的檔案自動(dòng)化系統(tǒng)管理中,實(shí)行集中統(tǒng)一管理。檔案部門要把各基層單位產(chǎn)生的信息進(jìn)行統(tǒng)一的管理,并保管、存儲(chǔ)。電子文件形成部門要以定期或不定期的方式,把日常所產(chǎn)生的檔案信息以標(biāo)準(zhǔn)化的格式通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞給檔案部門,由檔案部門進(jìn)行分類、整理、編目,分別存儲(chǔ)在檔案部門主服務(wù)器相應(yīng)的存儲(chǔ)空間里,并做個(gè)備份。檔案部門為信息存儲(chǔ)單位提供查詢功能,并進(jìn)行用戶確認(rèn),以確保檔案的完整與安全,同時(shí)方便用戶查找利用。檔案自動(dòng)化管理快速便捷、真實(shí)準(zhǔn)確地提供利用,為單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展起著非常重要的作用。

(編輯/梁永安)