我國企業(yè)集團內部控制體系建設的思考

榮淑芬　劉海軍　楊　蘋

一、內部控制體系建設

(一)內部控制目的。公司所面臨的環(huán)境有其特殊性與復雜性的一面,但其內部控制的目的依然體現(xiàn)在以下四個方面:

1.適應環(huán)境的變化;

2. 限制偏差的累積;

3. 處理組織內部的復雜局面;

4. 降低成本。

(二)公司內部財務控制是通過以下途徑實現(xiàn)的:

1. 預算控制。預算是管理的計劃,是企業(yè)未來一定時期經營目標和經營決策的具體化,是企業(yè)計劃的數(shù)量說明。絕大多數(shù)的跨國公司都有自己的戰(zhàn)略計劃和經營計劃,以明確其經營目標和協(xié)調內部的關系。英國GKN集團采用預算方式進行了比較成功的控制。

①預算的制定;

②預算執(zhí)行情況的反饋;

③預算執(zhí)行情況的分析、監(jiān)督與考核。

2.內部管理制度

①組織規(guī)劃控制。組織規(guī)劃控制是對企業(yè)組織機構設置、職務分工的合理性和有效性所進行的控制。合理的組織分工是保證經營業(yè)務按照企業(yè)既定方針執(zhí)行,提高經營效率的重要條件。進行組織規(guī)劃,首先是要對不相容職務進行分離。所謂不相容職務是指某些職務如由一名雇員擔任,可以弄虛作假,又能夠掩蓋其錯弊行為的那些職務。例如,如果一名雇員既負責簽發(fā)支票、記錄支票登記簿,又負責企業(yè)銀行賬的對賬工作。那么,如果該雇員偽造簽名貪污企業(yè)的款項,他就有可能隱瞞對貪污款項的支票記錄,而且又因掌握對賬工作,使得舞弊行為被隱瞞而不被發(fā)現(xiàn)。這樣上述簽發(fā)支票、記錄支票登記簿與銀行對賬兩種職務就成為不相容職務,所以該兩種職務必須由兩個雇員分別擔任以便進行控制。

②總體組織機構設置的控制。企業(yè)總體組織機構的設置,就是根據(jù)不相容職務分離原則和經營特點進行組織的。各個組織成員間的權力、責任和職務應明確劃分。一般來說,一個企業(yè)的經營保管職務和記錄報告職務應在企業(yè)管理部門之間加以分離。

③會計和財務的組織控制。(a)授權批準控制。授權批準是指企業(yè)在處理經濟業(yè)務時,必須經過授權批準以進行控制。在一個企業(yè)中,授權一般由股東授予董事會,然后又由董事會將大部分權力授予企業(yè)的總經理和有關管理人員。企業(yè)每一層次管理人員既是上級管理人員的授權客體,又是對下級管理人員授權的主體。

(b)文件記錄控制。文件記錄是企業(yè)內部控制的重要因素,健全、正確的文件記錄既是其他控制(如組織規(guī)劃控制、授權批準控制)有效性的保證,又是企業(yè)保持高效率和高質量信息的手段。按文件記錄的性質,可分為管理文件和會計記錄。

管理文件是以書面方式明確企業(yè)各級部門、各級管理人員任務、職權和責任以及企業(yè)所有的方針程序,以便企業(yè)有關人員全面了解內部控制制度。管理文件主要有:組織圖、崗位工作說明、方針和程序的手冊、系統(tǒng)流程圖等。

會計記錄反映經濟業(yè)務的發(fā)生、處理和結果。健全良好的會計記錄有助于正確反映企業(yè)經營狀況和經營成果,有助于保護財產的安全和完整。會計記錄控制的要求是保證會計信息反映及時、完整和正確。會計記錄控制主要內容有:憑證編號、復式記賬、控制賬戶、賬戶一覽表、分批控制、截止期限例行程序及定額備用制等。

(c)實物安全控制。內部控制的各種控制方式都具有保護資產安全的作用,這里所述實物安全(Physical Safeguard)是指對實物資產的安全保護,又稱為“附加保護控制”。其內容主要有以下四方面:(1)限制接近;(2)定期盤點和比較;(3)記錄的保護;(4)保險。

3.內部審計和業(yè)績考核。公司預算編制和內部管理制度實際上為企業(yè)的內部控制確定了標準,而檢查實際執(zhí)行情況則需要內部審計和業(yè)績考核來完成?？鐕緝炔繉徲媽嶋H上是內部控制的控制,其功能是檢查和評價其既定的控制責任的效率和質量。

一般而言,跨國公司總部對其海外子公司的業(yè)績考核通常是以子公司報送的財務報表和財務報告為基礎,對比檢查預算目標與實際經營狀況之間的差異,對實際與預算差異較大,進行深入分析,查明原因,判斷是子公司的經營活動缺乏效率,還是預算目標設計不合理,并及時采取措施防止事態(tài)的進一步發(fā)展。

二、中國企業(yè)集團的現(xiàn)狀與問題

盡管我國企業(yè)集團經歷了從無到有的飛躍發(fā)展過程,極大地促進了改革進程與企業(yè)的發(fā)展,但我們應當看到,我國企業(yè)集團的建設很不規(guī)范,導致集團中的財務關系不清,財務控制方面出現(xiàn)了許多問題。其中主要有:

1.公司治理結構缺陷,導致財務控制不力;

2.信息系統(tǒng)不完善,財務信息虛假;

3.集團內資源配置不合理,未形成協(xié)同效應和規(guī)模優(yōu)勢;

4.資本結構不合理,財務風險過大;

5.財務管理混亂,資產流失嚴重;

6.整體意識不強,缺乏財務協(xié)調手段。

三、改善企業(yè)集團財務控制的思考

由于財務控制在企業(yè)集團的運作中有著舉足輕重的作用,如何加強財務控制成為企業(yè)集團治理中的一個焦點問題。

1.完善集團的公司治理結構,從根本上理順集團內的財務關系。

2.制定集團的整體戰(zhàn)略,使財務控制有明確的目標和依據(jù)。財務控制本身不是目的,而是為完成集團的戰(zhàn)略任務和支持生產經營活動的一個手段。因而,集團的戰(zhàn)略是財務控制的前提。只有在集團總體戰(zhàn)略指導下,財務活動才有行動的目標,財務控制才能有所遵循。例如,是否要融資、投資,怎樣開展并購、重組,如何制定轉移價格等,均是在一定戰(zhàn)略下的財務活動,財務控制的任務是為戰(zhàn)略的實施提供有力的保障。

3.實行財務總監(jiān)制度,從職能設置上減少內部人控制現(xiàn)象。在一個公司內部,委托代理關系形成了經理人員的權力界區(qū),從而產生內部人控制問題。董事會和監(jiān)事會對經理人員的監(jiān)控,往往是事后的行為,加之信息不對稱,監(jiān)控的力度和效果是有限的。為了打破經理人員的權力界區(qū)并實施事前、事中和事后的全過程監(jiān)控,企業(yè)集團可實行財務總監(jiān)制度。

4.統(tǒng)一會計制度,健全財務信息系統(tǒng)。財務報告是反映企業(yè)財務狀況和財務成果等信息的重要文件。針對企業(yè)集團多企業(yè)結構所出現(xiàn)的會計信息差異,母公司應努力統(tǒng)一集團內的會計政策、會計方法和會計制度,以保證其口徑的一致性。同時,科學地編制合并報表,為集團的財務決策和財務控制提供信息依據(jù)。

5.健全內部審計制度,完善財務監(jiān)控體系。內部審計是企業(yè)內部監(jiān)控的重要制度,在多層企業(yè)結構的企業(yè)集團中更為重要。在集團內部,應按法人治理結構設立專門的內審機構。內部審計機構由監(jiān)事會或董事會的審計委員會領導,審計人員由其聘任并決定報酬。同時應注意內審工作的制度化,除例外審計外,還應負責項目審計、離任審計等專項審計,并將全面審計與抽查審計相結合、定期審計與不定期審計相結合。□

(編輯/李舶)