檔案信息自動化系統(tǒng)管理若干問題的分析

劉文英

隨著社會的發(fā)展及辦公條件的改善,如何加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設,實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化,是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化,提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎和重要手段。我國檔案部門應用電子計算機可追溯到70年代,但真正有計劃地建立自己的系統(tǒng)是1985年。經(jīng)過艱苦創(chuàng)業(yè),初步建立了文書檔案處理系統(tǒng),使系統(tǒng)不斷向信息管理的目標推進,其裝備水平和應用水平逐步提高?！熬盼濉币?guī)劃之“全信工程”,為全面實現(xiàn)檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準備。

加強對檔案信息自動化系統(tǒng)管理的目的在于開發(fā)應用,離開推進應用水平的提高,就脫離了實際,加強管理的指導思想,是要積極進取,開拓創(chuàng)新,爭取條件采用先進技術(shù),還要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性、統(tǒng)籌兼顧,全面安排,調(diào)動各方面積極性,更要從現(xiàn)實出發(fā),循序漸進。如何提高應用水平,需要深入考察與自動化系統(tǒng)相關的情況、分析存在的問題,尋找解決的途徑。本文試從經(jīng)常遇到的幾個問題,闡述個人的一些想法。

一、推進自動化,必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平

當前,檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應用軟件多亂,特別是到了縣、鄉(xiāng)級更是嚴重,這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。主要矛盾不是硬件設備的缺乏,而是硬件功能并沒有充分發(fā)揮。檔案標準和規(guī)范本身是一個系統(tǒng)工程,檔案信息自動化的內(nèi)涵,包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié),其中首要的是檔案業(yè)務要規(guī)范,檔案標準要建立健全和真正實施,必須抓好檔案標準化、規(guī)范化,掌握好兩者相輔相成,互相促進的辯證關系。

二、自動化建設要提高系統(tǒng)的整體水平

檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統(tǒng),并通過網(wǎng)絡加以聯(lián)接,提高系統(tǒng)的綜合能力。每個節(jié)點的裝備水平和應用能力要逐步提高,這樣整體水平才能提高,也才能發(fā)揮更大的作用。

三、抓數(shù)據(jù)庫建設,選定技術(shù)路線

檔案信息自動化系統(tǒng)是由文件處理向信息管理系統(tǒng)過渡,完成進一步關鍵在數(shù)據(jù)庫建設。開發(fā)和建設數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是檔案信息工程的核心和基礎,是工程的主體。建立數(shù)據(jù)庫是一項長期的工程,經(jīng)過由低到高,由單個到群體的循序漸進過程。把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄建立起來,通過網(wǎng)絡連接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群,能使自動化系統(tǒng)效率提高。

檔案信息自動化工程影響最大的技術(shù)是微機、工作站、服務器性能的提高,網(wǎng)絡技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應用軟件開發(fā)的發(fā)展。在信息技術(shù)迅速發(fā)展的今天,選擇檔案信息自動化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的,應推行適應的先進技術(shù),使經(jīng)濟效益的合理性和技術(shù)的先進性相統(tǒng)一。

四、推行先進的管理體制

集中統(tǒng)一是管理任何社會化大生產(chǎn)所必須的方式,檔案信息自動化也不例外。人機結(jié)合是自動化系統(tǒng)的建設方針,又是自動化系統(tǒng)管理時要考慮的原因,要使高度集中管理和方便使用有機結(jié)合。目前是集中統(tǒng)一管理不利,分散現(xiàn)象嚴重,就必須從管理制度上保證,業(yè)務技術(shù)規(guī)范、標準,硬軟件的選用上下各層次和各專業(yè)辦公自動化等都納入統(tǒng)一的檔案信息自動化系統(tǒng)中,實行集中的管理,不能各自建系統(tǒng),造成信息分割和資源浪費。還要解決方便使用問題,建立集中統(tǒng)一管理下的分散系統(tǒng),是提高檔案工作的整體水平先進模式。

五、發(fā)揮管理人才的潛能

推進檔案信息自動化的關鍵是人才。加強培養(yǎng)教育,造就一大批復合型人才是實現(xiàn)檔案信息自動化的需要。檔案信息自動化系統(tǒng)的骨干力量是計算機技術(shù)隊伍,其素質(zhì)水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩(wěn),人才流失。計算機技術(shù)人員的培養(yǎng)和管理是一項工程,要有針對性地對他們進行政治思想教育,培養(yǎng)其事業(yè)心和奉獻精神,有計劃組織進修,掌握信息技術(shù)的新知識,在工作和生活中多關心和照顧。在管理上要不斷引入競爭機制,對某些項目實行項目管理,在保證完成檔案建設的前提下,開展對社會有償服務等。

六、實現(xiàn)科學民主決策

檔案工作改革和發(fā)展已進入整體推進與重點突破相結(jié)合階段,如何把繁重的任務和推進現(xiàn)代化進程結(jié)合起來,正確領導和協(xié)調(diào)發(fā)展將起著重要作用。因此,提高行政決策的科學性和決策過程的民主化,行政領導要與檔案業(yè)務、計算機專業(yè)技術(shù)、后勤保障等部門共同研究,從檔案改革的需求、傳輸技術(shù)的可行、人財物的可能、社會經(jīng)濟效益等多方面進行分析,集思廣議才能避免失誤。要加強檔案信息自動化建設的協(xié)調(diào)工作,討論并提出系統(tǒng)建設中長期發(fā)展目標和指導方針,協(xié)調(diào)自動化系統(tǒng)建設中各有關方面工作,審定系統(tǒng)建設的階段目標、技術(shù)路線、標準規(guī)范、實施方案、投資規(guī)模、經(jīng)費預算及重大立項和執(zhí)行,為提高行政決策水平建立了制度保證。

檔案信息自動化建設,在經(jīng)濟建設中,發(fā)揮著積極作用,要充分利用檔案信息自動系統(tǒng),為現(xiàn)實提供有力的參考依據(jù),來指導現(xiàn)實工作?！?/p>

(編輯/永安)