強化高校檔案信息服務(wù)的有效途徑

于思琪

高校檔案記載著高校在教學(xué)、科研、行政管理、學(xué)生管理、生產(chǎn)、后勤等各項活動中產(chǎn)生的各種有價值的信息。隨著教育體制改革信息不斷深化,高校作為教育事業(yè)的排頭兵,面臨著市場經(jīng)濟(jì)和信息時代的新挑戰(zhàn)和新機(jī)遇。高校檔案部門立足學(xué)校,面向社會,開發(fā)檔案信息資源,提供檔案服務(wù)勢在必行。檔案信息服務(wù)是融合多種因素和多種條件的系統(tǒng)工作,是建立在一定條件和管理人才、管理機(jī)制上的系統(tǒng)工程。

一、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化

基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)是檔案信息服務(wù)的重要基礎(chǔ)。檔案服務(wù)與檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)作為檔案工作基本矛盾的兩個組成部分,它們之間是一種相互依存、對立統(tǒng)一的辯證關(guān)系,沒有好的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè),就沒有好的檔案服務(wù);反過來,好的檔案服務(wù)也將促進(jìn)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。中國檔案學(xué)會自動化問題的研究報告中強調(diào)指出,要使檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化。目前最迫切的是按技術(shù)要求進(jìn)行檔案整理和電子計算機(jī)的著錄與標(biāo)引工作,要按標(biāo)準(zhǔn)化要求,進(jìn)行技術(shù)處理,使之處于現(xiàn)代化管理狀態(tài)下。當(dāng)今基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的規(guī)范化、準(zhǔn)確化程度與水平直接影響現(xiàn)代化管理與信息資源開發(fā)的水平,也影響著信息服務(wù)的質(zhì)量與擴(kuò)展。高校檔案實體分類法與規(guī)范的出臺,無疑為高校檔案工作的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)提供了條件和模式。只有在日常工作各個環(huán)節(jié)中,不要僅憑記憶、經(jīng)驗和感覺,而是要嚴(yán)格按照規(guī)范化的要求,進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化操作來加強檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè),“狠抓落實,持之以恒”,才有可能為下一步的檔案管理現(xiàn)代化乃至檔案信息服務(wù)打下良好的基礎(chǔ)。

二、技術(shù)應(yīng)用現(xiàn)代化

技術(shù)應(yīng)用現(xiàn)代化是強化檔案信息服務(wù)的必要前提條件。技術(shù)應(yīng)用現(xiàn)代化是當(dāng)代檔案工作的制高點,誰先搶占這個制高點,誰就能在新世紀(jì)中處于有利位置。檔案部門要開展信息服務(wù),必須借助先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備,信息服務(wù)之所以熱門,就在于信息服務(wù)機(jī)構(gòu)能夠運用加工、處理、存貯、傳遞信息的專業(yè)技能和先進(jìn)技術(shù)手段使泛濫的信息得以系統(tǒng)化,使利用者通過信息服務(wù)可迅速找到自己所需要的檔案信息。

檔案管理需要檔案工作者掌握信息。檔案工作是基礎(chǔ)性很強的工作,但高等院校檔案管理工作又是一項復(fù)雜的科學(xué)勞動。要做好這項工作,光是熱心、細(xì)致、樂于奉獻(xiàn)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠,檔案管理只有與時俱進(jìn),創(chuàng)新地工作,才能提供優(yōu)質(zhì)的利用,其中提高檔案利用工作者的信息素養(yǎng)是關(guān)鍵。院校領(lǐng)導(dǎo)、檔案主管部門要以主人翁的姿態(tài),進(jìn)一步更新觀念,開拓進(jìn)取,提供和創(chuàng)造條件,擴(kuò)大合作交流空間,給檔案工作者學(xué)習(xí)、研究、考察等機(jī)會,在構(gòu)建學(xué)習(xí)型社會的今天,體現(xiàn)以人為本的理念,需要建立檔案工作者終身教育體系。檔案工作者通過系統(tǒng)內(nèi)的通知、媒體等各種途徑獲取相關(guān)檔案工作的會議、培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、研討等信息,要爭取機(jī)會與外界交流、合作,取人之長,補己之短,“流水不腐”、“戶樞不蠹”,不斷提高個人工作綜合信息素養(yǎng),不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和工作能力,使自身素質(zhì)與時俱進(jìn),與日俱增,以保證檔案的最佳利用。

目前,高校普遍采用傳統(tǒng)的管理方法,整個管理過程基礎(chǔ)上都由手工完成,整理、立卷、編目、提供利用等工作量大,重復(fù)勞動多,工作效率低,檔案工作人員的大部分工作精力用在基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)上,幾乎沒有時間與精力搞信息匯集、編研與開發(fā)利用,這樣的檔案工作狀況適應(yīng)不了新時期的要求,也落后于其他信息行業(yè)。檔案部門應(yīng)摒棄傳統(tǒng)、保守的管理方式,要從本單位的實際情況出發(fā),要本著科學(xué)、實用、適用的原則,確定可開發(fā)的、有潛力的二次、三次編研項目,積極引進(jìn)新設(shè)備、新技術(shù),開發(fā)或引進(jìn)適用于本單位的高質(zhì)量檔案管理軟件系統(tǒng),為檔案信息資源的開發(fā),為檔案信息服務(wù)提供必要的條件。

檔案有多種載體形態(tài),包括文字、照片、圖像、聲音等各種載體形式。以多媒體電腦為主,復(fù)印機(jī)、縮微機(jī)、掃描儀、彩色打印機(jī)等設(shè)備為輔的現(xiàn)代化管理技術(shù)設(shè)備的廣泛應(yīng)用恰恰與之吻合,為檔案部門編制圖文、聲像并茂的檔案信息服務(wù)產(chǎn)品開發(fā)提供必要的條件。

三、人員知識化

人員知識化是實現(xiàn)檔案信息服務(wù)的最重要的活力因素。要強化檔案服務(wù)功能,必須“化物先化人”,不僅要加強檔案工作人員的服務(wù)思想觀念,使他們拋開計劃經(jīng)濟(jì)遺留的陳舊的思想觀念,而且要加強對檔案人員的崗位技術(shù)培訓(xùn),使檔案人員必須具備獲取、判斷、運用紛繁復(fù)雜信息的能力。

檔案管理需要檔案工作者有創(chuàng)新精神。高等院校檔案的利用向來是“你來我取”匡式管理,是一種被動的利用(服務(wù)),這樣不僅導(dǎo)致了檔案管理的被動,往往也導(dǎo)致檔案管理人員的被動,“被動的工作往往就沒有業(yè)績”。高等院校檔案部門應(yīng)及時采取措施,從掌握利用者需求入手,擴(kuò)大檔案利用范圍,主動做好服務(wù),改變長此以往檔案提供利用僅局限于“你來我取”這種最原始、最簡單的被動地利用方式,通過各種途徑掌握利用者的需求情況,變被動服務(wù)為主動服務(wù),如信息發(fā)布、參加有關(guān)會議、調(diào)查研究等方式,掌握院校各項事業(yè)的工作重點和需要的檔案信息,了解社會對檔案的需求,提前有針對性地做好服務(wù)工作,把許多被埋藏在庫房深處有實用價值的檔案進(jìn)行深層次地開發(fā)。另外,高等院校檔案工作者要善于掌握和應(yīng)用現(xiàn)代化電子和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的技能,借助計算機(jī)信息平臺,一方面可以提高信息獲取能力,從而更好地進(jìn)行檔案利用;另一方面,通過上網(wǎng)學(xué)習(xí),從中獲得信息資源;使自己掌握新知識、新技能。隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的發(fā)展尤其是計算機(jī)縮微、光盤技術(shù)在檔案部門中的推廣應(yīng)用,要求檔案工作人員不僅要有一定的專業(yè)知識,而且要具備現(xiàn)代的新型檔案利用活動所需要的技術(shù)知識。許多新方法、新問題往往通過網(wǎng)上信息學(xué)習(xí),或得到有益的啟迪,或“一點就通”。

檔案信息服務(wù)是檔案部門的一項高層次的工作,對人員要求很高,不僅要有較高專業(yè)知識要求,而且對相關(guān)專業(yè)知識,尤其對計算機(jī)管理為主的現(xiàn)代化管理知識與技術(shù)要有一定的掌握。檔案工作人員要轉(zhuǎn)變觀念,更新知識,應(yīng)逐步從過去單一專業(yè)型、單純專業(yè)型向復(fù)合知識型、能力知識型轉(zhuǎn)化,在工作學(xué)習(xí)中注意吸收情報學(xué)、圖書館學(xué)、計算機(jī)管理學(xué)、自動控制學(xué)等相關(guān)學(xué)科的知識,使自己具備更高的技術(shù)與技能。

四、服務(wù)社會化

服務(wù)社會化是實現(xiàn)檔案信息服務(wù)的關(guān)鍵因素與精髓。服務(wù)社會包括服務(wù)項目化、服務(wù)思想社會化、服務(wù)宣傳社會化、服務(wù)組織社會化。

檔案服務(wù)項目社會化就是檔案工作人員在及時準(zhǔn)確地掌握社會需求信息基礎(chǔ)上,推出符合社會需求的不同層次的檔案文獻(xiàn)服務(wù)項目與咨詢服務(wù)項目。首先,要根據(jù)社會需求,有目的、有計劃地進(jìn)行檔案文獻(xiàn)編研,開發(fā)出適銷對路的檔案編研,如歷屆本科生及研究生優(yōu)秀論文匯編、歷年科研成果匯編、各系歷屆畢業(yè)生人數(shù)統(tǒng)計等材料。其次,在文獻(xiàn)服務(wù)的基礎(chǔ)上,還要適當(dāng)?shù)卦黾幼稍兎?wù)的內(nèi)容,因為隨著檔案服務(wù)的社會化,咨詢服務(wù)的作用也將越來越大。

在服務(wù)社會化過程中,要樹立正確的服務(wù)思想,正確的服務(wù)思想才能產(chǎn)生自覺的服務(wù)行動,舊的傳統(tǒng)觀念和工作方式不改變,檔案信息服務(wù)不能真正落到實處。面對檔案信息的浪潮,要實現(xiàn)檔案信息社會化必須擺在檔案服務(wù)思想與方向。在提供檔案服務(wù)過程中,還要抓住如新生入學(xué)、教師培訓(xùn)、校友會、教學(xué)工作總結(jié)等機(jī)會,向校友及人員進(jìn)行廣泛的宣傳,使他們了解和利用檔案。

檔案服務(wù)組織社會化,也就是建立服務(wù)窗口。隨著人們對檔案信息服務(wù)的要求越來越呈現(xiàn)出新的特點。檔案服務(wù)窗口可拉近與利用者的距離,向社會提供快速有效的檔案服務(wù)。其次,要按照不同時期出現(xiàn)的檔案服務(wù)規(guī)律及特點,組織好下一階段重點,本著為檔案信息需求人員提供及時的、準(zhǔn)確的、優(yōu)質(zhì)咨詢信息服務(wù)。

未來社會是信息社會,要贏得未來,必須先贏得信息。在信息的海洋中,要我們把握時代賦予的挑戰(zhàn)和機(jī)遇,以卓有成效的檔案信息服務(wù),在未來信息社會中求得一席之地。因為,歷史將根據(jù)我們的作為決定未來?！?/p>

(編輯/永安)