制約檔案信息資源有效開(kāi)發(fā)的因素分析

張　赫　唐　力

檔案信息資源的開(kāi)發(fā),就是應(yīng)社會(huì)的需求,將檔案信息資源最大化地發(fā)掘出來(lái),以起到擴(kuò)大社會(huì)化大生產(chǎn)的目的,從而創(chuàng)造社會(huì)效益及經(jīng)濟(jì)效益。所謂檔案信息資源的有效開(kāi)發(fā),主要是針對(duì)“有效”二字,“有效”不僅指上文所說(shuō)的“效益”——社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益,而且,對(duì)于檔案信息資源開(kāi)發(fā)還要講究“效率”,后者是前者的基礎(chǔ),前者是后者的結(jié)果,“效益”與“效率”相互結(jié)合、相輔相成,才會(huì)使檔案信息資源達(dá)到其存在的最終目的。面對(duì)著信息價(jià)值的不斷攀升,檔案信息資源似乎并沒(méi)有隨之升溫,找出原因并采取相應(yīng)的解決措施,有利于更好地發(fā)揮檔案本身的價(jià)值。

一、阻礙有效開(kāi)發(fā)的因素

1.開(kāi)發(fā)客體的狀況阻礙了有效開(kāi)發(fā)

首先,檔案保管的分散性影響了檔案的有效開(kāi)發(fā)。檔案保管的分散性包括保管地點(diǎn)的分散性及保管形式的分散性。檔案的保管地點(diǎn)隨著檔案形成年限的不同而不同,由檔案室到檔案館,檔案館又分為綜合性與專(zhuān)業(yè)性檔案館,國(guó)家級(jí)與地方級(jí)檔案館等,不同的檔案保存在不同地點(diǎn)這勢(shì)必會(huì)對(duì)檔案開(kāi)發(fā)造成或多或少的影響。進(jìn)館檔案又有來(lái)源、事由等不同分類(lèi)法,使有內(nèi)容聯(lián)系的檔案在實(shí)體保管時(shí)變得分散了。

其次,檔案利用范圍的內(nèi)向性影響了檔案的有效開(kāi)發(fā)。檔案在檔案室階段是檔案第一價(jià)值實(shí)現(xiàn)階段,檔案室是某一獨(dú)立的社會(huì)組織的內(nèi)部職能機(jī)構(gòu)之一,沒(méi)有向社會(huì)提供利用服務(wù)的職責(zé)和義務(wù),這個(gè)時(shí)期檔案主要服務(wù)對(duì)象是檔案形成機(jī)關(guān),為本單位的各項(xiàng)工作服務(wù)。檔案在檔案館階段是檔案第二價(jià)值的實(shí)現(xiàn)階段,檔案館是社會(huì)中專(zhuān)門(mén)保管具有國(guó)家歷史意義的歷史文化財(cái)富并向社會(huì)各界提供廣泛服務(wù)的基地,但由于檔案查閱手續(xù)煩瑣,一般人很難輕易的接觸到檔案,這些都給檔案開(kāi)發(fā)帶來(lái)了不便。

再次,檔案?jìng)鞑サ臏笮杂绊懥藱n案的有效開(kāi)發(fā)。對(duì)于時(shí)間我們可以分為兩種,一種是物理時(shí)間,另一種是社會(huì)時(shí)間,物理時(shí)間就是走在手表里的時(shí)間,其進(jìn)程是勻速的,而社會(huì)時(shí)間是整個(gè)社會(huì)發(fā)展的歷史過(guò)程,我們可以相信,遠(yuǎn)古時(shí)代的十年與現(xiàn)代社會(huì)的十年人類(lèi)的物質(zhì)發(fā)展是不同的,所以說(shuō)社會(huì)時(shí)間的進(jìn)程是加速的。而檔案工作依舊遵循到了一定年限開(kāi)放這種做法阻礙了檔案的開(kāi)發(fā)王作,使檔案開(kāi)發(fā)的周期過(guò)長(zhǎng),對(duì)于急切需要利用檔案的人們來(lái)說(shuō)等待的時(shí)間太長(zhǎng)了。

最后,檔案狀態(tài)的原始性影響了檔案的有效開(kāi)發(fā)。檔案的狀態(tài)是指載體形式、自然條件和保管狀況?，F(xiàn)在的檔案仍然是以紙質(zhì)檔案為主,其他載體的檔案占少數(shù)。對(duì)于紙張這種載體,它極易受到溫濕度、火災(zāi)、病蟲(chóng)害的影響,對(duì)其保管就應(yīng)極為仔細(xì),盡量延長(zhǎng)紙張壽命,所以我們一直在尋找一個(gè)保存狀態(tài)簡(jiǎn)易、可以比紙張壽命更長(zhǎng)的存儲(chǔ)檔案的載體,以便使檔案信息永久的保存下去。

2.開(kāi)發(fā)主體的素質(zhì)制約了有效開(kāi)發(fā)

首先,開(kāi)發(fā)意識(shí)的被動(dòng)性制約了有效開(kāi)發(fā)。長(zhǎng)久以來(lái),檔案工作人員就處在一個(gè)被動(dòng)的狀態(tài),只有上級(jí)下達(dá)任務(wù)及年度工作量的壓力下才完成工作,檔案工作者是檔案信息資源有效開(kāi)發(fā)的操縱者,檔案工作者的文化層次及對(duì)工作是否用心、細(xì)致,直接關(guān)系到檔案信息資源是否能夠有效的開(kāi)發(fā)。檔案中所存在的信息是不變的、靜止的,不經(jīng)過(guò)對(duì)檔案信息的仔細(xì)研究是發(fā)現(xiàn)不了蘊(yùn)藏在檔案信息中更深層次的含義的,而如何從一定量的檔案信息中開(kāi)發(fā)出更多的有用的資源,這也要求我們的檔案工作者對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)工作積極參與,用心探索。

其次,知識(shí)結(jié)構(gòu)的陳舊性制約了有效開(kāi)發(fā)。檔案中所蘊(yùn)含的信息是多方面的,可能會(huì)涉及歷史、社會(huì)、經(jīng)濟(jì)等等方面,這就要求檔案工作者只掌握檔案相關(guān)工作程序是不夠的,也要相應(yīng)地掌握一些歷史、社會(huì)、經(jīng)濟(jì)方面的知識(shí)。而如今中國(guó)已加入WTO,與世界接軌,較高的外語(yǔ)及計(jì)算機(jī)水平也應(yīng)為檔案工作者所掌握,才能更好更有效地開(kāi)發(fā)檔案信息資源。

二、如何進(jìn)行檔案信息資源的有效開(kāi)發(fā)

關(guān)于檔案信息資源開(kāi)發(fā)的現(xiàn)代化,毫無(wú)疑問(wèn),要借助于計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)這兩個(gè)事物的存在。對(duì)于檔案信息資源的開(kāi)發(fā)及為利用者利用也要依靠它們。數(shù)字圖書(shū)館的出現(xiàn)已經(jīng)不再是一個(gè)新生事物,在網(wǎng)上搜索“數(shù)字圖書(shū)館”出現(xiàn)了幾十頁(yè)的網(wǎng)站信息,比較著名的有中國(guó)數(shù)字圖書(shū)館、超星數(shù)字圖書(shū)館,以及像上海數(shù)字圖書(shū)館這樣的地方性數(shù)字圖書(shū)館。早在2000年,中國(guó)國(guó)家數(shù)字圖書(shū)館就已經(jīng)啟動(dòng),成為比較完善的、人們所公認(rèn)的網(wǎng)站。而在搜索“數(shù)字檔案館”時(shí),則只是出現(xiàn)了一些關(guān)于“數(shù)字檔案館”的一些新聞,并沒(méi)有真正可以查找檔案的網(wǎng)站,這就說(shuō)明“數(shù)字檔案館”還處于萌芽的發(fā)展階段,還有待于進(jìn)一步的開(kāi)發(fā)。

數(shù)字圖書(shū)館與數(shù)字檔案館有許多相像之處,都是將一本書(shū)或一份檔案數(shù)字化,然后將其傳送于網(wǎng)絡(luò),為更多的人們利用。而它們之間又各有不同,圖書(shū)要注意版權(quán)問(wèn)題,而檔案則要注意原始性及密級(jí)問(wèn)題,除此之外,兩者相差無(wú)幾。所以說(shuō),用作數(shù)字圖書(shū)館的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)稍加更改就完全可以用在數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之上。但兩者在細(xì)節(jié)上還稍有差別。數(shù)字圖書(shū)館里的文章一般都是電子版,就是將書(shū)稿全部數(shù)字化出來(lái)上傳到網(wǎng)絡(luò),而對(duì)于檔案就不太現(xiàn)實(shí),因?yàn)闄n案材料有原始記錄性問(wèn)題。利用者在看不到檔案原件的情況下只看到打印出來(lái)的檔案,那么對(duì)于檔案的可信度就會(huì)大大降低,甚至于不存在,了?！?編輯/劉佳)