淺談聲像檔案管理的重要性

王海燕

聲像檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體,以影像、聲音為主,并輔以文字說明的歷史記錄。隨著以辦公自動化、社會信息化為核心的企業(yè)檔案管理模式的深入發(fā)展,聲像檔案在企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展過程中起著越來越重要的作用。因此,必須采取有效措施,加強(qiáng)聲像檔案的收集和管理工作。

一、聲像檔案存在的突出問題

1.聲像設(shè)備管理滯后。近年來,隨著企業(yè)和社會的發(fā)展,檔案部門的聲像設(shè)備有了很大改善,呈逐年增加的趨勢。但聲像設(shè)備管理比較混亂,多數(shù)單位沒有聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用規(guī)定,致使有的設(shè)備閑置,沒人會用,難以充分發(fā)揮作用,最終造成一些重要活動沒能及時攝錄,檔案沒能完整保存下來,給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。

2.攝錄人員素質(zhì)有待提高。攝影錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作,并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。目前存在著兼職較多、專業(yè)工齡短、專業(yè)知識及技能普遍較低的問題。甚至有的人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案,而在公務(wù)活動中形成的照片、錄音、錄像帶等拍完、錄完就算完成任務(wù)了,不需要?dú)w檔保存,致使部分聲像檔案長期在個人或科室內(nèi)部保存,不移交檔案室或檔案館統(tǒng)一保存。

3.歸檔意識不強(qiáng),聲像檔案難以及時完整歸檔。聲像檔案有較強(qiáng)的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔,影像需輔以文字說明,如果不及時歸檔,日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。有的單位有些積存照片沒歸檔,且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片,文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片,卻由于沒有及時歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看,更令人擔(dān)憂,相當(dāng)一部分單位都是“一盤帶子反復(fù)用”,原始錄音(像)沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案,雖管理不規(guī)范,但當(dāng)檔案部門去收集時,往往不愿交。究其原因,主要是檔案意識不強(qiáng),對聲像檔案管理缺乏重視。

4.保管條件差,聲像檔案難以長久保存。聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。大部分單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜,但個別單位將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其他檔案混存,不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色,底片粘連變質(zhì),磁帶受損等,不利于聲像檔案的長久保存和利用,一旦發(fā)生問題,悔之晚矣。

二、加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對策及建議

檔案雖然是一個龐大的信息庫,但它是一種原生的信息資源,各種信息零散地儲存在眾多的單堆資料中,只有根據(jù)需要,把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來,通過加工整理才能更好地發(fā)揮檔案的信息作用,實(shí)現(xiàn)其價值。聲像檔案管理作為檔案工作中的一項(xiàng)重要工作,為企業(yè)發(fā)揮著不可磨滅的成績。要充分發(fā)揮管理的作用,才能使之更好地為企業(yè)中心工作做好服務(wù)。

1.形成齊抓共管的局面。搞好聲像檔案工作不僅是檔案部門的事,更是各立檔單位乃至全社會的事,而各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好聲像檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗(yàn)看:一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持,引起社會的廣泛關(guān)注,從而提高全民,特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的聲像檔案意識,營造出一種良好的聲像檔案工作氛圍;二要抓住機(jī)遇,服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機(jī)遇,結(jié)合本地、本單位中心工作,通過聲像檔案以及生動的利用實(shí)例,發(fā)揮聲像檔案自身的宣傳教育作用。

2.加強(qiáng)管理,制定辦法,狠抓制度落實(shí)。要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀,制定一個切合實(shí)際的管理辦法來規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度,強(qiáng)化規(guī)范管理,對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理,制定一套嚴(yán)格的制度,防止分散流失,杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向檔案部門移交。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處,必須制定有效的配套措施,明確責(zé)任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步變成自覺的行動,以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

3.加強(qiáng)監(jiān)督,提高素質(zhì),注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)。針對聲像檔案管理現(xiàn)狀,要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度,并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。同時,針對不同單位現(xiàn)狀,采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo),力爭整體水平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位,要鞏固提高,在開發(fā)利用上下工夫;對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員,而檔案管理沒跟上的單位,應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督,促其逐步規(guī)范管理;對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位,要限期建檔,加大指導(dǎo)監(jiān)督力度,不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn),全面加強(qiáng)對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn),為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

4.結(jié)合實(shí)際,創(chuàng)造條件,力求妥善保管。聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求,短時間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實(shí)。所以結(jié)合實(shí)際,創(chuàng)造條件,力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先,聲像檔案要獨(dú)立成卷,使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放;其次要嚴(yán)格控制庫房溫濕度,遠(yuǎn)離光線、磁場等;同時,錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施,盡量延長聲像檔案的壽命。

5.增大檔案宣傳力度,增強(qiáng)全員檔案意識。一是積極參加地方檔案部門舉辦的各類宣傳活動;二是在本單位的半年、年終工作會議上,由檔案部門提供材料,將聲像檔案工作中存在的問題、要求向全員宣講;三是檔案部門要辦好自己的宣傳欄,大力宣傳聲像檔案的作用及重要性;四是增加《檔案法》的宣傳力度,要全員懂法,以確保重大活動產(chǎn)生的聲像檔案,得以及時、齊全、完整地歸檔,統(tǒng)一管理,方便各方面利用。

總之,聲像檔案工作存在的一些問題,影響了檔案工作為經(jīng)濟(jì)和社會服務(wù)功能的發(fā)揮。在新的歷史條件下,聲像檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展的新任務(wù)、新特點(diǎn)、新要求。聲像檔案工作要創(chuàng)造性地開展,推進(jìn)檔案工作跨越式發(fā)展的重要一步,這是時代發(fā)展的必然要求,也是聲像檔案工作維護(hù)好、保管好、服務(wù)好主要職能的體現(xiàn)?！?/p>

(編輯/丹桔)