畢曉紅

【摘要】正確理解和掌握SAP系統(tǒng)采購收貨和發(fā)票校驗的集成性對會計業(yè)務(wù)的影響,可以為物料數(shù)據(jù)分析和成本數(shù)據(jù)分析提供有力工具,保證數(shù)據(jù)真實、完整、實時和豐富,為企業(yè)管理者提供決策支持。

【關(guān)鍵詞】SAP;采購收貨;發(fā)票校驗;集成;影響

mySAP ERP系統(tǒng)是一種可以實現(xiàn)跨地區(qū)、跨部門、甚至跨公司整合實時信息的企業(yè)管理信息系統(tǒng),講究賬實相符和集成。正確理解和掌握SAP系統(tǒng)采購收貨和發(fā)票校驗的集成性對會計業(yè)務(wù)的影響,可以為物料數(shù)據(jù)分析和成本數(shù)據(jù)分析提供有力工具,保證數(shù)據(jù)真實、完整、實時和豐富,為企業(yè)管理者提供決策支持。

一、 關(guān)于SAP系統(tǒng)的簡要介紹

mySAP ERP系統(tǒng)是德國SAP公司在全球廣泛推廣的管理軟件系統(tǒng),約有120多個國家的超過19300家集團運行SAP系統(tǒng)。mySAP ERP系統(tǒng)能夠使會計的核算監(jiān)督管理職能和業(yè)務(wù)緊密聯(lián)系在一起,從而使計劃、預(yù)算、監(jiān)控、分析的觸角直接深入企業(yè)各個職能部門的終端,為企業(yè)的運作提供決策支持。

作為一種企業(yè)資源計劃系統(tǒng),SAP系統(tǒng)具備兩大特點:一是基于配置而不是基于開發(fā),最大限度降低實施的風(fēng)險;二是分模塊管理,相互集成。采購收貨和基于收貨的發(fā)票校驗功能充分體現(xiàn)了SAP系統(tǒng)物流模塊和財務(wù)模塊的集成關(guān)系。

通過基于收貨的發(fā)票校驗,系統(tǒng)可以從采購訂單和收貨中獲取相關(guān)數(shù)量和金額的信息;完成過賬動作時,數(shù)據(jù)實時自動傳入財務(wù)會計模塊。二者通過一個中轉(zhuǎn)科目“GR/IR”(相當于物資采購科目)對清結(jié)轉(zhuǎn),并要求財務(wù)人員完成三單包括采購訂單、收貨和發(fā)票校驗的匹配審核工作,加強了內(nèi)部控制管理機制。

二、采購收貨和發(fā)票校驗?zāi)Ｊ?/p>

(一)采購收貨的模式

采購收貨按照系統(tǒng)配置的移動類型執(zhí)行完成,例如通常以編碼101作為采購收貨的移動類型。

采購訂單收貨是執(zhí)行采購訂單的一個環(huán)節(jié),屬于采購和倉儲部門的職責范圍,系統(tǒng)通過自動記賬功能生成會計憑證。

(二)發(fā)票校驗的模式。收到發(fā)票后,通過發(fā)票校驗實現(xiàn)應(yīng)付賬款掛賬。

在SAP系統(tǒng)中,輸入發(fā)票可以有三種模式:

1.參照采購訂單。操作人員只需要輸入采購訂單號,系統(tǒng)會根據(jù)采購收貨情況,自動帶入發(fā)票的數(shù)量、金額、稅率和付款條款等項目。如果實際收到的發(fā)票和默認值有差異,在容差限制額度內(nèi)可以更改。

2.參照采購收貨單。這種方法同(一)的操作相似,不同之處在于輸入發(fā)票時選擇參照收貨單號。

3.不做參照,手工在財務(wù)模塊處理。這種方法不集成,由財務(wù)人員手工輸入發(fā)票項,分別計入總賬、存貨或固定資產(chǎn)。

本文僅考慮參照采購訂單及采購收貨單、要求基于收貨進行發(fā)票校驗的模式。

三、影響會計科目的因素

收貨及發(fā)票校驗動作完成后,系統(tǒng)按照預(yù)先配置設(shè)定的科目自動生成會計憑證。涉及的會計科目主要受以下因素影響:

(一)存貨計價方法

SAP比較典型的兩種存貨計價方法為標準成本價和移動平均價。

(二)收貨與發(fā)票校驗的先后次序

一種為已收到發(fā)票未收到貨的情況,發(fā)票晚于收貨,通常稱之為GNB;

另一種為已收到貨未收到發(fā)票的情況,收貨晚于發(fā)票,通常稱之為BNG。

物資采購科目在SAP系統(tǒng)中通常設(shè)置為“GR/IR”,主要用于收貨和發(fā)票校驗時的過渡科目。

四、采購收貨和發(fā)票校驗的集成性對財務(wù)會計的業(yè)務(wù)影響

(一)GNB/標準成本價

發(fā)票價差是發(fā)票價格和采購訂單價格之間形成的差異,計入“材料成本差異”會計科目。

(二)GNB/移動平均價

收貨時直接按采購訂單計入存貨價值;收發(fā)票時的價差,視庫存充足與否影響科目。

1.如果庫存充足,系統(tǒng)直接更新庫存價值;

2.如果庫存低于發(fā)票數(shù)量,按庫存比例追加到庫存價值,不足部分計入“材料成本差異”科目。

(三)BNG/標準成本價

收到發(fā)票進行校驗時,按發(fā)票金額計入“GR/IR”;收貨時按照標準成本計入存貨科目,采購訂單與發(fā)票之間的差異計入“材料成本差異”科目。

(四)BNG/移動平均價

收到發(fā)票進行校驗時,按發(fā)票金額計入“GR/IR”;收貨時按照采購訂單價格計入存貨科目,采購訂單與發(fā)票之間的差異計入“材料成本差異”科目。

五、現(xiàn)舉例說明如下(為賬目清晰起見,以下事例均不考慮增值稅)

標準成本價:20元/件(初始移動平均價:25元/件)

采購訂單價:23元/件 發(fā)票價格:22元/件

初始庫存數(shù)量:100件收貨:100件 發(fā)貨:120件

(一)GNB/標準成本價

收貨時:

借:存貨20×100=2 000

材料成本差異 3×100=300

貸:GR/IR 23×100=2 300

收到發(fā)票校驗時:

借:GR/IR23×100=2 300

貸:應(yīng)付賬款—供應(yīng)商 22×100=2 200

材料成本差異1×100=100

(二)GNB/移動平均價/庫存充足

收貨時:

借:存貨 23×100=2 300

貸:GR/IR 23×100=2 300

收到發(fā)票校驗時:

借:GR/IR23×100=2 300

貸:應(yīng)付賬款—供應(yīng)商22×100=2 200

存貨 1×100=100

(三)GNB/移動平均價/庫存不足

收貨時:

借:存貨23×100=2 300

貸:GR/IR23×100=2 300

發(fā)貨時的移動平均價為(25×100+2 300)/200=24元/件

借:成本或其他類科目24×120=2 880

貸:存貨24×120=2 880

收到發(fā)票校驗時:

借:GR/IR23×100=2 300

貸:應(yīng)付賬款—供應(yīng)商22×100=2 200

存貨1×80=80

材料成本差異1×20=20

(四)BNG/標準成本價

收到發(fā)票校驗時:

借:GR/IR 23×100=2 300

貸:應(yīng)付賬款—供應(yīng)商22×100=2 200

材料成本差異 1×100=100

收貨時:

借:存貨20×100=2 000

材料成本差異3×100=300

貸:GR/IR23×100=2 300

(五)BNG/移動平均價

收到發(fā)票校驗時:

借:GR/IR23×100=2 300

貸:應(yīng)付賬款—供應(yīng)商 22×100=2 200

材料成本差異1×100=100

收貨時:

借:存貨 22×100=2 200

材料成本差異1×100=100

貸:GR/IR23×100=2 300

每月末收貨和發(fā)票校驗完畢,會計人員通過執(zhí)行SAP系統(tǒng)的事務(wù)碼,可以按照系統(tǒng)后臺配置對GR/IR科目自動進行評估結(jié)轉(zhuǎn),分別按照貨到票未到或票到貨未到的情況結(jié)轉(zhuǎn)至應(yīng)付賬款暫估或在途物資。

如果考慮增值稅發(fā)票,系統(tǒng)也可以通過配置稅率及其運算參數(shù),在發(fā)票校驗過賬時自動計算,并自動檢查是否正確,予以提示性的警告信息,完全正確匹配后才可以過賬生成會計憑證。

企業(yè)在實施ERP系統(tǒng)上線時,需要綜合考慮本單位的采購管控需求,制訂合理的配置方案,避免采購差異過大造成的未分攤或未分配過大,確保物料賬運行平穩(wěn),系統(tǒng)運行的產(chǎn)品成本與實際成本趨于一致,為企業(yè)管理者提供決策支持?！?/p>

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