企業(yè)應收賬款的管理

2010-01-01 02:53:53曲洪洋

中國新技術新產(chǎn)品 2010年9期

曲洪洋

（塔河林業(yè)局會計核算中心，黑龍江塔河 165200）

在經(jīng)濟全球化的今天,商品相對過剩,市場競爭日益激烈。出于擴大銷售的競爭需要,企業(yè)不得不以賒銷或其他優(yōu)惠方式招攬顧客,由此引起的應收賬款,是一種商業(yè)信用。在激烈競爭的市場經(jīng)濟中,正確運用賒銷,加強應收賬款的管理顯得非常重要。

1 應收賬款的管理方法

企業(yè)應收賬款的定義可以分為廣義和狹義兩種,廣義的應收賬款包括應收銷貨款,分期應收賬款,應收票據(jù)和其他應收賬款;狹義的應收賬款主要是指應收銷貨款,即企業(yè)對外銷售商品產(chǎn)品或提供服務時因運用信用銷售而導致的客戶欠款。本文研究的主要是廣義的應收賬款。

應收賬款管理應從應收賬款防范機制的建立和逾期債權的處理兩方面入手。企業(yè)應設立專門的信用管理部門,并與銷售、財務部門對應收賬款進行監(jiān)控、跟蹤服務和反饋分析,并由內部審計部門進行監(jiān)督管理。對于存在的逾期應收賬款,企業(yè)應成立專門機構進行催討,并積極尋找債務重組、出售債權的可能,爭取及時收回債權。應收賬款管理首先應從源頭控制,防患于未然,因而防范機制的建立是十分必要的。(1)建立專門的信用管理機構,對賒銷進行管理。(2)建立客戶動態(tài)資源管理系統(tǒng)。(3)建立應收賬款的監(jiān)控體系。

2 加強企業(yè)應收賬款管理的策略

2.1 應收賬款的事前管理策略

由信用管理部門建立客戶動態(tài)資源管理系統(tǒng),并由財務部門和銷售部門配合,對應收賬款進行跟蹤管理,并根據(jù)過程中所獲取的信息,對客戶的信用進行修訂。專門的信用管理部門必須對客戶進行風險管理,其目的是防患于未然。動態(tài)監(jiān)督客戶尤其是核心客戶,了解客戶的資信情況,給客戶建立資信檔案并根據(jù)收集的信息進行動態(tài)管理。

一般銷售業(yè)務要經(jīng)過接受顧客訂單、批準賒銷信用、按銷售單裝運貨物、向顧客開具賬單、記錄銷售、收回資金這樣一個流程。賒銷監(jiān)控主要發(fā)生在接受顧客訂單、批準賒銷信用、記錄銷售和收回資金等流程。

在接受顧客訂單的流程中,顧客的訂單只有在符合管理當局的授權標準時才能被接受,銷售單位管理部門應根據(jù)信用管理部門簽署的意見來決定是否銷售。企業(yè)應當避免混崗現(xiàn)象做到職責分工明確,各負其責。

在批準賒銷階段,賒銷批準是由信用管理部門根據(jù)管理當局的賒銷政策以及對每個顧客的已授權的信用額度來進行的。銷售人員一般將銷售單與該顧客已被授權的賒銷信用額度以及至今尚欠的賬款余額加以比較,并對每個新顧客進行信用調查,建立客戶動態(tài)資源系統(tǒng)。根據(jù)調查的客戶資信狀況和其他相關信息,信用部門決定是否批準該客戶的賒銷,并在銷售單上簽署明確的意見,并對信用管理部門人員進行適當授權,確保信用審批的合理、有效。

2.2 應收賬款的發(fā)生控制策略

發(fā)生控制策略是指發(fā)貨滯后和貨款到期之前,對應收賬款的監(jiān)督、管理的策略。一般情況下,債務人往往是首先把貨款支付給管理嚴格的債權人。加強應收賬款發(fā)生控制策略應從以下幾方面入手。

建立應收賬款檔案。企業(yè)應設置專人管理應收賬款檔案,負責在貨物發(fā)出日,將購銷合同、發(fā)票影印件以及債務人的有關資料進行整理和編號,做好記錄,并將整理好的資料復制給財務部門,使財務部門掌握用戶的基本情況,比如付款方式、付款期限,以便在規(guī)定的付款期限內,配合銷售部門對應收賬款進行催收。

貨到日的查詢。銷售人員應在估計的到貨日期,主動與用戶取得聯(lián)系,聯(lián)系方式以電話或傳真為最佳。詢問客戶是否收到貨物以及對貨物的滿意程度。此時對客戶的每一句話都要認真傾聽和記錄,同時密切注意客戶說話的口氣,比如模棱兩可、含混其詞、或表示出某種不滿,這時銷售人員要對用戶的反應和提出的問題進行自己分析,識別其背后的真實目的,以便盡快采取措施。

貨款到期日的催收。在貨款到期前一兩天,銷售人員或財務人員要再一次與客戶聯(lián)系,并發(fā)出付款通知單,可視客戶情況,選擇錄音電話、傳真、電報、快信或登門拜訪等多種聯(lián)系方式,詢問對方是否將貨款匯出,如果對方未及時付款,要及時查清原因,并保留客戶來電、來函等資料,以備日后必要時作為法律訴訟依據(jù)。

2.3 應收賬款的回收策略

應收賬款回收策略是應收賬款全程管理策略的終點,加速回收應收賬款關鍵在于科學地擬定回收策略。以下幾點應作為應收賬款回收策略的必要組成部分。

合理確定催賬目標和催賬方式。根據(jù)對客戶信用情況的評估和對應收賬款日常監(jiān)督和分析的資料,分析出債務人拖欠的原因以及拖欠的背景,確定出催賬目標,同時還要考慮收賬成本和與客戶的關系,擬定不同的追賬方式。①對于信用狀況不同的客戶采用不同程度的催收方式。如對于信用狀況良好的客戶采用信函、電話等方式,而對于信用一般的客戶應通過函電、專程上門實施催收。②對于發(fā)生質量問題的客戶應立即上門協(xié)商解決,以免造成應收賬款的回收困難。③造成債權債務糾紛,應立即通知法律顧問,經(jīng)過調解、司法等手段收回欠款或取得損失補償。④對于一些規(guī)模小、信用度可疑的客戶,應實行不欠款提貨的原則。

采取靈活多樣的催討手段?？梢赃\用如下幾種手段:①法律手段。在催討過程中,要掌握各種與收款有關的法律條款,以便運用法律手段維護企業(yè)的應得利益。如一旦發(fā)生債權債務的糾紛,要選用協(xié)商解決、調解解決、仲裁解決、司法解決等各種法律手段,收回欠款。②合理的獎勵措施。為促使客戶盡早付款,在合法的情況下可實施必要的獎勵政策,提高收款人員的積極性,在對外銷售時應嚴格把握產(chǎn)品出庫關,如果客戶有款不付就不能供貨。③考慮應收賬款的收賬成本。若自行催討成本高,收款難度極大時,可考慮委托收款方式,委托個人或專業(yè)機構收款。④應收賬款的催賬程序中應選擇優(yōu)秀的收款人員,也可以求助于銀行和政府支持。⑤重要經(jīng)濟業(yè)務,重大合同由企業(yè)負責人,銷售負責人,財務負責人共同制定信用政策,制定信用審批制度來加強應收賬款的管理。

債務重組是處置逾期企業(yè)應收賬款的一種有效方法,主要包括采取貼現(xiàn)方式收回債權、債轉股和以非現(xiàn)金資產(chǎn)償債三種方式。①采取貼現(xiàn)方式收回賬款。貼現(xiàn)方式是指在企業(yè)資金嚴重缺乏而購貨者又無力償還的情況下,可以考慮給予債務人一定的折扣而收回逾期債權。這種方式不同于企業(yè)在銷售中廣泛采用的現(xiàn)金折扣方式,首先它是針對債務人資金相對緊張的逾期債權,其次往往伴隨著修改債務條件,即債務人用現(xiàn)金清償部分債權,剩余債務在約定日期償還。通過這種方式企業(yè)雖然損失了部分債權,但收回了大部分現(xiàn)金,對于盤活營運資金降低壞賬風險是一種較為實際的方法。②債轉股。債轉股是指應收賬款持有人與債務人通過協(xié)商將應收賬款作為對債務人的股權投資,從而解決雙方債權債務問題的一種方法。由于債務人一般為債權人的下游產(chǎn)品線生產(chǎn)商或流通渠道的銷售商,債權人把債權轉為股權投資后對產(chǎn)品市場深度和廣度的推廣很有利。③以非現(xiàn)金資產(chǎn)收回債權。是指債務人轉讓其非現(xiàn)金資產(chǎn)給予債權人以清償債務。在債權人不缺乏現(xiàn)金流量,而債務人的非現(xiàn)金資產(chǎn)又能為債權人利用,或者債務人的非現(xiàn)金資產(chǎn)有活躍的交易市場和確定的參考價格,才可考慮以這種方式收回應收賬款。

綜上所述,企業(yè)應收賬款管理方法具有一系列的獨有的特點,無法由其他管理來代替,如客戶信用信息管理,信用分析,逾期賬款管理等。這些都需要企業(yè)的業(yè)務,財務以及信息等部門協(xié)調一致,統(tǒng)一行動,各司其職才能作好應收賬款管理工作。所以,企業(yè)必須將應收賬款管理的幾個方面制度化,科學地,完善地完成這一管理職能。只有這樣,才能在激烈的市場競爭中,增加企業(yè)自身的能力,獲得企業(yè)競爭優(yōu)勢。