呂錫英 福建省泉州市山美灌區(qū)管理處

水利檔案編纂應(yīng)用信息分析方法的探討

呂錫英 福建省泉州市山美灌區(qū)管理處

傳統(tǒng)的檔案編纂已經(jīng)不能適應(yīng)水利建設(shè)對檔案信息的需求，水利檔案編纂需要與時俱進(jìn)，緊跟科學(xué)技術(shù)和檔案編纂工作發(fā)展的實際。檔案編纂應(yīng)用信息分析方法的“文獻(xiàn)計量學(xué)方法”、“層次分析方法”和“典型案例分析方法”以提高利用檔案資料進(jìn)行專題編研的水平，保持檔案編纂學(xué)科的現(xiàn)實性和時代特征。

信息分析方法；應(yīng)用；水利檔案編纂

檔案編纂是與社會的發(fā)展形態(tài)、文化、科學(xué)技術(shù)相統(tǒng)一的。當(dāng)前，水利檔案信息資源開發(fā)利用問題是水利檔案信息研究最熱門的領(lǐng)域，因為水利檔案是水利科技生產(chǎn)活動中產(chǎn)生并為科技生產(chǎn)活動服務(wù)的，水利科技檔案對促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展的現(xiàn)實使用價值最大，我國水利部門每年的科研成果、科技項目、技術(shù)革新、生產(chǎn)經(jīng)營等項目的檔案，是一個巨大的信息資源庫，對促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的潛在價值非?？捎^。為此，水利檔案編纂需要與時俱進(jìn)，緊跟科學(xué)技術(shù)和檔案編纂工作發(fā)展的實際，不斷創(chuàng)新檔案編纂的專業(yè)技能，豐富檔案編纂內(nèi)容，適應(yīng)信息社會對檔案信息傳播的新要求。

一、傳統(tǒng)的檔案編纂已經(jīng)不能適應(yīng)水利建設(shè)對檔案信息的需求

傳統(tǒng)檔案編纂主要是指檔案館（室）利用檔案編輯各種檔案參考資料（檔案一、二次文獻(xiàn)），所編輯的檔案文獻(xiàn)編纂的成果有兩種：一種是檔案文件匯集、組織沿革、大事記、年鑒、基礎(chǔ)數(shù)字匯集、專題概要、會議簡介、文摘、科技活動史料等；另一種是包括了新型科技檔案內(nèi)容的表述方法，即手冊、文摘、產(chǎn)品樣本、專題匯編、圖集、圖冊等。傳統(tǒng)檔案編纂的特點一是從編纂的性質(zhì)來看，檔案編纂偏重于“編”，有分析研究性質(zhì)的編研成果比較弱。企業(yè)的檔案編纂，只有評定企業(yè)國家一級和二級檔案館（室）時，三次文獻(xiàn)匯編的數(shù)量才納入考評標(biāo)準(zhǔn)范圍。二是從編纂的目的來看，強調(diào)與檔案工作的關(guān)聯(lián)性題材多。三是從編纂的功能看，主要是記錄和保存機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的歷史發(fā)展軌跡，而反映生產(chǎn)經(jīng)營和基本建設(shè)的題材少。當(dāng)前，我國正處在經(jīng)濟(jì)建設(shè)全面發(fā)展的時期，實現(xiàn)國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)，檔案必將要更加全面地發(fā)揮作用。特別是水利檔案是由生產(chǎn)-科學(xué)-技術(shù)-再生產(chǎn)的過程中產(chǎn)生的，在我國水利建設(shè)中起著不可替代的作用，水利部門需要的是有價值的、有時效性檔案編纂文獻(xiàn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和新型檔案材料和載體的出現(xiàn)，傳統(tǒng)的水利檔案編纂工作的程序和方法必須融入新的管理理念，如應(yīng)用“情報學(xué)”和“信息分析方法”，才能提高利用檔案資料進(jìn)行專題編研的水平，以保持檔案編纂學(xué)科的現(xiàn)實性和時代特征。

二、水利檔案編纂應(yīng)用信息分析方法的意義

首先是水利建設(shè)對檔案文獻(xiàn)的需求，從總體上講，這種需求是一直存在的，各級水利部門幾乎都有與之相適應(yīng)的檔案文獻(xiàn)成果，如《水利志》的編修。但是，我們必須看到，這種需求也是隨著社會的發(fā)展而不斷發(fā)生變化的。比如，從承載歷史記錄的《水利志》，到為經(jīng)濟(jì)建設(shè)而編輯的《水利科技成果綜述與評價》，其文獻(xiàn)內(nèi)容的差異是很大的。因此，水利檔案文獻(xiàn)編纂必須根據(jù)水利建設(shè)的需求調(diào)整研究方向，否則，它就不會實現(xiàn)為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的目的。

水利檔案部門應(yīng)用信息分析方法，通過對原生信息進(jìn)行搜集、加工整理、評價、分析和預(yù)測，可以形成具有決策支持作用的增值性信息產(chǎn)品。編研人員在編纂工作中更加強調(diào)檔案信息的開發(fā)和研究，將檔案文獻(xiàn)中所包含的信息重新排列，分析其中蘊含的規(guī)律性的東西，并且將各類信息預(yù)測方法溝通起來。如檔案信息優(yōu)化和檔案信息加工；對檔案信息資源的利用分析、擴(kuò)大檔案信息利用的措施；利用工作的信息反饋和反饋控制等問題構(gòu)建信息分析體系。應(yīng)用信息分析方法編纂的水利檔案文獻(xiàn)，對水利建設(shè)計劃和戰(zhàn)略的開發(fā)進(jìn)行情報評估，可為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)，因為正確的決策是由信息來支持的，而不是憑空猜想的決策。通過提供早期信息分析預(yù)警，防止水利部門被自然災(zāi)害和突發(fā)事件搞得措手不及，把災(zāi)害對人民的生命危害和財產(chǎn)損失降低到最低程度。

三、信息分析方法在水利檔案編纂工作中的應(yīng)用

檔案編纂正走出史學(xué)的樊籬，向管理學(xué)科和信息學(xué)科靠近。檔案文獻(xiàn)匯編的類型從為歷史研究服務(wù)的文集、匯編，到為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的圖集、圖表等。《信息分析方法》檔案管理部門經(jīng)常應(yīng)用的有“文獻(xiàn)計量學(xué)方法”、“層次分析方法”和“典型案例分析方法”。

1.文獻(xiàn)計量學(xué)方法，以采用文獻(xiàn)計量統(tǒng)計方法進(jìn)行文獻(xiàn)信息分析，即對以各種記錄形式進(jìn)行分析的文獻(xiàn)的各個方面進(jìn)行計量統(tǒng)計。例如編纂《嚴(yán)格水資源管理，保障可持續(xù)發(fā)展》的專題，通過中國期刊網(wǎng)、會議論文庫等相關(guān)文獻(xiàn)以及信息化相關(guān)資料，找出“水資源管理”中存在的主要問題與決策。對文獻(xiàn)中所附參考文獻(xiàn)種類、數(shù)量等進(jìn)行計量統(tǒng)計。從中找出變化規(guī)律，建立相應(yīng)數(shù)學(xué)模型，從定性與定量分析中達(dá)到掌握過去與現(xiàn)在的變化脈絡(luò)。如從文獻(xiàn)中可以看出我國面臨著更為嚴(yán)峻的水資源形勢，人多水少、水資源時空分布不均、生產(chǎn)力布局和水土資源不相匹配的基本國情和基本水情仍將長期存在；水資源配置能力整體上仍然偏低，現(xiàn)狀人均供水能力僅為世界平均水平的2/3；水資源利用率還不高,單方水GDP產(chǎn)出僅為世界平均水平的1/3，農(nóng)業(yè)灌溉水有效利用系數(shù)僅為0.48左右。通過對相關(guān)文獻(xiàn)各種變化的追蹤，進(jìn)而預(yù)測相關(guān)研究領(lǐng)域未來可能的變化趨勢；例如：解決我國日益復(fù)雜的水資源問題，必須深入貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀，堅持節(jié)約資源、保護(hù)環(huán)境的基本國策，實行最嚴(yán)格的水資源管理制度，大力推進(jìn)水資源管理從供水管理向需水管理轉(zhuǎn)變，從過度開發(fā)、無序開發(fā)向合理開發(fā)、有序開發(fā)轉(zhuǎn)變，從粗放利用向高效利用轉(zhuǎn)變，從事后治理向事前預(yù)防轉(zhuǎn)變，對水資源進(jìn)行合理開發(fā)、高效利用、綜合治理、優(yōu)化配置、全面節(jié)約、有效保護(hù)和科學(xué)管理,以水資源的可持續(xù)利用保障經(jīng)濟(jì)社會的可持續(xù)發(fā)展。檔案人員應(yīng)用文獻(xiàn)信息分析方法要掌握三方面的能力：一是文獻(xiàn)信息資源的準(zhǔn)確獲取能力；二是文獻(xiàn)信息資源的管理與跟蹤能力；三是文獻(xiàn)信息分析和利用的能力。

2. 層次分析方法，其基本原理是采用排序原理，最終將各種方法（或措施）排出優(yōu)劣次序，作為決策的依據(jù)。層次分析方法首先是將決策的問題看作受多種因素影響的大系統(tǒng)，這些相互關(guān)聯(lián)、相互制約的因素可以按照它們之間的隸屬關(guān)系排成從高到低的若干層次，叫做構(gòu)造遞階層次結(jié)構(gòu)。如“泉州山美建造大型水庫和地質(zhì)結(jié)構(gòu)理論模型”，首先通過對泉州地殼結(jié)構(gòu)、地質(zhì)構(gòu)造、構(gòu)造應(yīng)力場和歷史上歷次地震活動進(jìn)行綜合性數(shù)據(jù)排成若干層次，然后請專家、學(xué)者、權(quán)威人士通過邏輯分析對各因素進(jìn)行比較，再利用數(shù)學(xué)方法對各因素層層排序，最后對排序結(jié)果進(jìn)行分析，確認(rèn)建造的山美水庫位置不在地震斷裂帶。該課題層次分析中運用大量的檔案信息，在建設(shè)水庫方面發(fā)揮了決策支持作用。泉州市建成投產(chǎn)的泉州山美水庫，大壩按Ⅶ度地震設(shè)計，為黏土心墻土石混合壩，按防御百年一遇洪水設(shè)計，萬年一遇洪水進(jìn)行校核，保證山美灌區(qū)400萬人口生活生產(chǎn)和65萬畝農(nóng)田灌溉的用水需求，為保障泉州經(jīng)濟(jì)社會的可持續(xù)發(fā)展提供水資源支撐?？傊?，應(yīng)用層次分析方法對于擇優(yōu)水利工程開發(fā)方案綜合評價中發(fā)揮極大的作用，取得了可喜的經(jīng)濟(jì)效益。

3.典型案例分析方法，即對檔案利用效果進(jìn)行評價與總結(jié)。如泉州市山美灌區(qū)管理處檔案部門，對山美灌區(qū)南高干渠通過節(jié)水改造渠道的全線工程利用科技檔案進(jìn)行效果反饋，該工程在南高干渠節(jié)水改造后,提高了水資源利用率、安全運行力和供水保證率,生態(tài)環(huán)境和水質(zhì)得到改善。典型案例分析方法的優(yōu)點一是通過典型案例的分析，檔案資源的價值進(jìn)一步顯現(xiàn)，其取得的社會經(jīng)濟(jì)效益非常顯著。二是通過檔案利用效果的典型案例分析，使檔案部門進(jìn)一步關(guān)注利用頻率高、取得經(jīng)濟(jì)效益明顯的檔案文件材料，作為今后檔案編纂的選題目標(biāo)與依據(jù)。

四、提高檔案工作者綜合素質(zhì)，積極投身于檔案編纂的新趨勢

作為編纂主體的檔案編纂人員，他們在整個編纂過程中所處的地位、作用，所顯示的編纂水平、技能，所具有的編纂工作經(jīng)驗、理論，以及編纂人員的知識和文化素養(yǎng)等等，直接決定編纂工作的質(zhì)量和水平。檔案最重要的社會效益是要發(fā)揮情報信息價值，檔案工作者要增強檔案科研意識，將自己定位在一位具有敏銳情報洞察力的信息開發(fā)與咨詢專家而絕不能是一個忙碌于日常文件材料分類、組卷的檔案整理員或者行政文員一類。檔案人員只有從后臺走向前臺，通過檔案信息的統(tǒng)計與分析直接參與機(jī)關(guān)和企事業(yè)管理和生產(chǎn)經(jīng)營。檔案人員要培養(yǎng)自己跨學(xué)科，跨領(lǐng)域的學(xué)習(xí)能力。要想成為一位出色的信息分析專家更需要的是個人廣博的知識儲備，這絕不是一門課兩門課能練就的，需要的是長期的學(xué)習(xí)和積淀?，F(xiàn)代檔案工作者應(yīng)該具備的基本素質(zhì)，一是發(fā)展檔案編纂工作的傳統(tǒng)觀念，積極投身于檔案編纂的新趨勢——從檔案編纂到信息分析的實踐。二是增強檔案工作者的科研意識，進(jìn)行檔案信息分析的機(jī)理探討，研究人類認(rèn)識世界方法分析，認(rèn)識未知世界，是現(xiàn)代檔案工作者的作為之一。三是具備基本的數(shù)學(xué)知識和情報意識。只要我們強化檔案人員的各項素質(zhì)教育，使他們掌握了信息技術(shù)，我們就猶如魚兒得水，可以在檔案信息的海洋里自由遨游。

[1]桑榆晚.08檔案講座提綱——檔案編纂的新趨勢—從檔案編纂到信息分析.

[2]胡鴻杰.檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)評析. http:// www.irm.cn/?q=node/76

10.3969/j.issn.1001-8972.2010.16.059