法院檔案的信息化管理

□石 潔

人民法院信息化建設(shè)是國家信息化建設(shè)形勢發(fā)展的需要，是保障人民法院在新形勢下依法公正獨立行使審判權(quán)的需要。檔案信息化建設(shè)作為法院信息化建設(shè)工作的重要組成部分，目前正處在初級階段。結(jié)合實踐，筆者就如何做好法院檔案信息化管理，談?wù)勔韵聨追矫鏈\見。

一、提高檔案人員綜合素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化

從人民法院檔案工作的發(fā)展過程看，檔案工作人員的素質(zhì)提高對檔案信息管理起著至關(guān)重要的作用。目前，法院檔案信息管理方法，已由過去傳統(tǒng)的手工操作發(fā)展到現(xiàn)在運用計算機網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索和數(shù)據(jù)處理的現(xiàn)代化管理,工作程序和要求更加規(guī)范，特別是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的運用，使檔案的管理方法和手段上都發(fā)生了歷史性的變化。

檔案人員綜合素質(zhì)的高低和知識結(jié)構(gòu)狀況，直接影響法院檔案工作的效率、水平和質(zhì)量，對檔案工作整體效能的發(fā)揮有著不可替代的作用。因此，在檔案管理的過程中，檔案工作人員要從多個方面進(jìn)行專業(yè)技能的學(xué)習(xí)和提升。一是加強檔案員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)修養(yǎng)。積極參加檔案局、上級法院組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，了解有關(guān)檔案方面的新政策、新要求，并通過培訓(xùn)的機會，主動與兄弟法院的檔案員交流經(jīng)驗，開闊眼界，拓寬思路，取長補短，以提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。二是加強檔案員計算機知識的培訓(xùn)，使其重視網(wǎng)絡(luò)知識的運用，注重信息能力、技術(shù)應(yīng)用的培養(yǎng)，充分利用現(xiàn)代化手段，在工作中創(chuàng)新出新的管理方法，以適應(yīng)新時期檔案工作的需要。三是提高檔案法律觀念，平時要注重檔案法律知識的學(xué)習(xí)，掌握其內(nèi)容和具體要求，制定或修訂適應(yīng)檔案工作發(fā)展的管理制度，以提升檔案管理水平。

當(dāng)然，高水平的檔案工作靠的是高素質(zhì)的檔案專業(yè)人才，人民法院的檔案工作人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案資料收集員、整理員和保管員的角色，充分開發(fā)和利用檔案資源，為社會實踐和審判工作提供最有價值的信息。人民法院檔案人員無論是專職或兼職，都要具有豐富的檔案知識及法律知識，才能更好地為利用者服務(wù)。提高檔案人員綜合素質(zhì)，是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的基本保證。

二、加強檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案電子化管理

人民法院的檔案工作，記載了審判工作的發(fā)展歷程，無論何時都是審判工作中不可缺失的一項重要內(nèi)容。加強人民法院檔案信息化建設(shè)，已成為法院司法政務(wù)管理的基礎(chǔ)工程和長遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略。其最顯著的特征是利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案的計算機數(shù)據(jù)處理、電子檔案制作生成、檔案的信息管理、檔案方便利用等。從目前法院檔案信息化建設(shè)情況看，雖已建立了檔案管理的計算機網(wǎng)絡(luò)信息的平臺，但與真正意義上信息化要求還有一定的差距，還應(yīng)當(dāng)在以下方面強化：

（一）嚴(yán)把電子檔案質(zhì)量關(guān)，為信息化利用打下良好基礎(chǔ)

目前，大部分人民法院都已開發(fā)出適合自己的法院信息管理系統(tǒng)，近年來，也開始對訴訟檔案實行全文掃描，形成電子檔案后進(jìn)行接收、保管及利用。以筆者所在法院為例，主要是通過法院局域網(wǎng)的案件管理在開展各項工作時生成部分電子文檔，經(jīng)歸檔程序后成為電子檔案歸檔，再經(jīng)檔案部門統(tǒng)一全文掃描、上載后存于數(shù)據(jù)系統(tǒng)中。電子檔案質(zhì)量的高低，直接影響到檔案利用的效果，嚴(yán)把電子檔案歸檔關(guān)顯得尤為重要。這就要求檔案工作人員對各部門上交的各類檔案要堅持原則，嚴(yán)格把關(guān)，防止“次品”進(jìn)入庫房，在接收案件檔案時，仔細(xì)檢查其電子卷宗及紙質(zhì)卷宗，對遇到質(zhì)量問題，及時指出，讓其整改或及時退回，確保每本案卷的真實性與完整性，為信息化利用打下良好基礎(chǔ)。

（二）加強檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用，完善檔案管理信息系統(tǒng)

檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵就是實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用，涉及的工作有局域網(wǎng)建設(shè)、維護(hù)、數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)、信息收集、使用管理等諸多方面。為適應(yīng)檔案工作的需要，加強局域網(wǎng)維護(hù)、應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)及使用管理，是當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。因此，檔案工作人員在使用檔案信息系統(tǒng)過程中應(yīng)結(jié)合檔案工作的需要提出可行性建議，提升檔案管理信息系統(tǒng)的水平，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)使用計算機管理，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供檔案信息，實現(xiàn)信息資源共享，全面推動檔案信息建設(shè)。

（三）建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，確保檔案信息的保密與安全

在檔案信息化建設(shè)過程中，我們利用計算機、掃描儀、法院檔案信息化管理系統(tǒng)等多種現(xiàn)代化技術(shù)，目前已基本實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔，法院審判人員在線查閱、共享和下載檔案信息等。法院在審判活動過程中，會產(chǎn)生一定范圍內(nèi)保密的材料，這類材料保護(hù)不當(dāng)，便可能泄密，給審判活動帶來難以估量的后果。建立專門的檔案信息數(shù)據(jù)庫，對重要的電子檔案信息內(nèi)容進(jìn)行加密則可避免這一弊端。首先要加強對計算機信息系統(tǒng)做好防護(hù)措施，對檔案專用計算機與服務(wù)器安裝防火墻、殺毒軟件，并杜絕與外部互聯(lián)網(wǎng)連接。其次，對法院工作人員做好權(quán)限控制并加密，確保保密數(shù)據(jù)只能被有權(quán)限的人使用，且整個登錄的時間、次數(shù)及使用過程應(yīng)被完整記錄，個人應(yīng)保管好自己的登錄密碼，防止被盜用。第三，集中保存在檔案專用數(shù)據(jù)庫服務(wù)器上的檔案數(shù)據(jù)不要與法院其他信息資源混合存放，防止數(shù)據(jù)丟失，從根本上確保檔案信息的安全。

（四）建立健全檔案網(wǎng)絡(luò)規(guī)章制度，完善檔案管理體制

完善的管理制度既是實現(xiàn)檔案工作科學(xué)管理的內(nèi)在要求，也是檔案工作科學(xué)管理的重要標(biāo)志。目前，在各家基層法院的檔案室都有著一套相當(dāng)完備的檔案管理制度，但隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，我們應(yīng)制定與之相配套的網(wǎng)絡(luò)規(guī)章制度，特別是電子文件歸檔制度和檔案借閱制度，把檔案工作的每一個環(huán)節(jié)都納入制度化、規(guī)范化管理軌道。

三、構(gòu)建良好服務(wù)體系，全面提升法院檔案利用服務(wù)水平

隨著檔案工作的不斷發(fā)展，法院檔案工作人員應(yīng)在方便檢索、深化利用的前提下，對各類檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，且內(nèi)容真實、完整，確保檔案信息資源得到有效利用。

（一）建立完備的檔案檢索體系

近日，由常州市武進(jìn)區(qū)檔案局與區(qū)委宣傳部、區(qū)教育局聯(lián)合舉辦的《龍城驕子——兩院院士圖片巡回展》，在江蘇省前黃高級中學(xué)首展。本次巡展將在武進(jìn)區(qū)11所高中學(xué)校進(jìn)行，預(yù)計用時兩個半月。（常州市武進(jìn)區(qū)檔案局）

當(dāng)前人民法院已經(jīng)具有以計算機檢索系統(tǒng)為主、其他各種相關(guān)檢索工具為輔的檔案檢索體系，這也是滿足利用者服務(wù)需求最有效的途徑。筆者認(rèn)為建立全文檢索系統(tǒng)是當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的迫切需要，因為電子檔案可多人同時使用，檔案利用者通過計算機可快速查閱到其所需要的材料，避免了過去因紙質(zhì)案卷借出無法查檔的弊端，使其更快更好地為檔案利用者服務(wù)。

（二）運用專業(yè)知識建立良好的服務(wù)體系

隨著社會的進(jìn)步，老百姓法律意識也不斷提高，當(dāng)事人閱卷次數(shù)頻繁，導(dǎo)致近年來訴訟檔案的利用率呈逐年上升的趨勢。作為檔案員應(yīng)嚴(yán)格按照法院檔案借閱管理制度去履行職責(zé)，堅持制度，做到文明接待。在對檔案利用者服務(wù)過程中，檔案員要主動、積極地參與到檔案利用者的利用活動中，幫助檔案利用者辦理電子查閱手續(xù)，運用自己的法律專業(yè)知識耐心解答檔案利用者利用檔案時所遇到的各類問題，與檔案利用者進(jìn)行良好的溝通，積極分析、解決問題。在接待審判員借調(diào)卷時，以最快的方法為審判法官查找其所需案卷，有效地為審判員提高辦案效率做出努力,充分發(fā)揮好后勤保障的作用。

（三）注重檔案利用服務(wù)工作的信息反饋

在我們的實踐工作中，檔案利用者利用檔案后，往往只做相關(guān)登記，而忽視了檔案利用信息反饋的環(huán)節(jié)。檔案利用效果一直都是檔案部門的重要臺賬之一。人民法院檔案是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為審判服務(wù)、為社會服務(wù)的，因此只有收集檔案部門各工作環(huán)節(jié)的情況及存在的問題，定期收集檔案利用者的反饋信息，才能客觀地調(diào)查、解決檔案利用工作中出現(xiàn)的各種重大問題等，用事實依據(jù)為改進(jìn)利用工作提出整改方法，形成“利用——反饋——再利用”的良性循環(huán)。因此，應(yīng)將檔案利用反饋信息的處理程序和方法納入信息管理系統(tǒng)及制度規(guī)定中，從而多層次、多領(lǐng)域、多方位地推動檔案利用信息反饋工作的開展。

信息化的檔案事業(yè)發(fā)展帶來了前所未有的挑戰(zhàn)和機遇，人民法院作為國家司法機關(guān)，其檔案工作應(yīng)帶頭在實踐中不斷探索，以信息化促進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化，適應(yīng)社會信息化大潮的客觀要求，充分發(fā)揮法院檔案信息資源的作用，全面實現(xiàn)司法為民，為領(lǐng)導(dǎo)決策和審判工作提供有效的資源保障，為構(gòu)建和諧社會作出努力。