蔣 波

(山西藝術(shù)職業(yè)學(xué)院,山西太原030001)

在單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后,不僅使會(huì)計(jì)核算手段發(fā)生了重大變化,而且還改變了許多手工管理的習(xí)慣方法,對(duì)單位會(huì)計(jì)工作管理的方法、程序、核算體系產(chǎn)生了巨大的影響。針對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作的特點(diǎn),內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度的內(nèi)容也必須進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整,才能適應(yīng)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后的新情況。會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制管理是指對(duì)已建立的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)進(jìn)行全面管理,保證安全,正常運(yùn)行。實(shí)行內(nèi)部控制管理是保證會(huì)計(jì)工作和會(huì)計(jì)電算化工作有序進(jìn)行的重要措施。

一、會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下內(nèi)部控制的基本內(nèi)容

計(jì)算機(jī)代替手工記賬后的內(nèi)部控制主要包括建立崗位責(zé)任制、日常操作管理、計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)維護(hù)和會(huì)計(jì)檔案管理等內(nèi)容。

(一)建立會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制

計(jì)算機(jī)代替手工記賬后應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的維護(hù)、使用人員的管理,建立崗位責(zé)任制是會(huì)計(jì)電算化工作順利實(shí)施的保證。對(duì)會(huì)計(jì)人員的管理要切實(shí)做到事事有人管,人人有專責(zé),辦事有要點(diǎn),工作有檢查。建立、健全崗位責(zé)任制,一方面是為了加強(qiáng)內(nèi)部牽制,保護(hù)資金財(cái)產(chǎn)的安全;另一方面能夠提高工作效率,充分發(fā)揮系統(tǒng)的運(yùn)行效益。

(二)日常操作管理

日常操作管理指通過(guò)對(duì)系統(tǒng)日常進(jìn)行管理,保證系統(tǒng)正常運(yùn)行,完成會(huì)計(jì)核算工作,保證會(huì)計(jì)信息的安全與完整,主要包括計(jì)算機(jī)系統(tǒng)使用管理和上機(jī)操作管理和會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理程序的管理。

(1)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)使用管理。對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的管理旨在為電算化系統(tǒng)的硬件設(shè)備創(chuàng)造一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán)境,保護(hù)計(jì)算機(jī)設(shè)備,防止各種非指定人員進(jìn)入機(jī)房和操作計(jì)算機(jī),保證機(jī)內(nèi)的程序與會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全。

(2)上機(jī)操作管理。上機(jī)操作管理是通過(guò)建立與實(shí)施各項(xiàng)操作管理制度,要求會(huì)計(jì)人員按規(guī)定錄入原始數(shù)據(jù)、記賬憑證、執(zhí)行各功能模塊、輸出各類信息、作好操作系統(tǒng)內(nèi)有關(guān)數(shù)據(jù)的備份,禁止越權(quán)操作、非法操作會(huì)計(jì)軟件,確保會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)安全、有效、正常地操作運(yùn)行。

(3)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理程序的管理。這就要求按照《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》的要求處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù),保證輸入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)正確合法,會(huì)計(jì)軟件處理正確,當(dāng)天會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)當(dāng)天記賬,期末要及時(shí)結(jié)賬和打印輸出會(huì)計(jì)報(bào)表,靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析,特別是要確保原始數(shù)據(jù)操作的準(zhǔn)確度。

(三)計(jì)算機(jī)軟件和硬件系統(tǒng)維護(hù)管理

軟件維護(hù)是指當(dāng)單位的會(huì)計(jì)工作發(fā)生變化而進(jìn)行的軟件修改和軟件操作出現(xiàn)故障進(jìn)行的排障修復(fù)工作。硬件維護(hù)是指在系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中,出現(xiàn)硬件故障時(shí)的檢查修復(fù),以及在設(shè)備更新、擴(kuò)展、修復(fù)后的調(diào)試等工作。

系統(tǒng)維護(hù)人員負(fù)責(zé)系統(tǒng)的硬件設(shè)備和軟件的維護(hù)工作,及時(shí)排除故障,確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。系統(tǒng)維護(hù)一般由系統(tǒng)維護(hù)員或指定的專人負(fù)責(zé),系統(tǒng)維護(hù)員可進(jìn)行維護(hù)工作但不得操作會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)核算工作。

(四)會(huì)計(jì)檔案管理

實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后,會(huì)計(jì)檔案的磁性化和不可見性,要求對(duì)電算化檔案管理要做好防火、防潮和防塵工作,重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份。良好的會(huì)計(jì)檔案管理是在實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后,會(huì)計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行、保證系統(tǒng)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié),也是會(huì)計(jì)信息得以充分利用,更好地為管理服務(wù)的保證。

二、會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下完善內(nèi)控制度的措施

嚴(yán)格的內(nèi)控制度是會(huì)計(jì)電算化信息真實(shí)可靠的保證。內(nèi)部控制制度要求處理同一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的人員既要相互聯(lián)系,又要相互制約。此外,嚴(yán)格的內(nèi)控制度有助于防止違法行為的發(fā)生。就目前我國(guó)開展會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用現(xiàn)狀來(lái)看,大部分還停留在一般應(yīng)用水平上,人們對(duì)于人員職責(zé)分工、數(shù)據(jù)備份和保管、軟硬件使用和維護(hù)等方面的重要性認(rèn)識(shí)不足。因此,強(qiáng)化內(nèi)控管理、提高電算化的科學(xué)管理水平是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)在要求,也是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力的重要途徑。

(一)加強(qiáng)程序操作控制

為了保證信息處理質(zhì)量,減少產(chǎn)生差錯(cuò)和事故的概率,應(yīng)制定上機(jī)守則與操作規(guī)程,這是操作控制制度化的具體體現(xiàn)。上機(jī)守則主要是對(duì)電腦機(jī)房?jī)?nèi)工作所作的一般性規(guī)定。操作規(guī)程則是提出了計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)處理過(guò)程的具體操作步驟和具體要求,包括各種操作命令、各種設(shè)備的使用說(shuō)明以及非常情況的處理等。其內(nèi)容主要包括:(1)無(wú)關(guān)人員不能隨便進(jìn)入機(jī)房操作;(2)各種錄入的數(shù)據(jù)均需經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批并具有完整、真實(shí)的原始憑證;(3)數(shù)據(jù)錄入員對(duì)數(shù)據(jù)有疑問,應(yīng)及時(shí)核對(duì),不能擅自修改;(4)機(jī)房工作人員不能擅自向任何人提供任何資料和數(shù)據(jù);(5)不準(zhǔn)將外來(lái)的軟盤帶進(jìn)機(jī)房;(6)發(fā)生輸入內(nèi)容有誤的,需按系統(tǒng)提供的功能加以修改,如編制補(bǔ)充登記或負(fù)數(shù)沖正的憑證加以修改;(7)開機(jī)后,操作人員不能擅自離開工作現(xiàn)場(chǎng);(8)要做好日備份數(shù)據(jù),同時(shí)還要有周備份、月備份。

(二)加強(qiáng)人員職能控制

由于會(huì)計(jì)電算化知識(shí)與功能的相對(duì)集中,我們必須制定相應(yīng)的組織和管理控制,明確職責(zé)分工,加強(qiáng)組織控制。所謂組織控制,就是將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進(jìn)行分離,即在系統(tǒng)中的各類人員之間進(jìn)行分工,并以相應(yīng)的管理規(guī)章與之配套。其目的在于通過(guò)設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制來(lái)保障會(huì)計(jì)信息的真實(shí)、可靠,減少發(fā)生錯(cuò)誤和舞弊的可能性。

職責(zé)分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責(zé)相分離。用戶部門指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門或人員。在這兩者之間進(jìn)行職責(zé)分工的目的,是盡可能保持不相容職能(如業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄)的分離,以及在電算化部門內(nèi)部的職責(zé)分離。通過(guò)進(jìn)行內(nèi)部職責(zé)分工,來(lái)彌補(bǔ)不相容職能集中化的不足。

(三)加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制

這項(xiàng)控制是為了保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)行安全,避免由于外部環(huán)境因素導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行錯(cuò)誤帶來(lái)的不安全隱患。它主要包括:接觸控制和環(huán)境保護(hù)、安全控制。接觸控制是防止未經(jīng)授權(quán)的人擅自動(dòng)用系統(tǒng)的各種資源,以保證各項(xiàng)資源的正確性。主要控制措施包括:(1)訂立內(nèi)部操作制度,禁止非電腦操作人員操作單位電腦;(2)設(shè)置操作權(quán)限限制;(3)操作人員身份的密碼控制;(4)數(shù)據(jù)存貯處理隔離;(5)設(shè)置接觸與操作的日志控制。環(huán)境保護(hù)則是為了盡量減少外界因素所致的計(jì)算機(jī)故障,以保障機(jī)器下沉運(yùn)行,主要包括機(jī)房環(huán)境保護(hù)、保護(hù)性設(shè)備配備以及安全供電系統(tǒng)的安裝等。例如,計(jì)算機(jī)機(jī)房應(yīng)該采用單獨(dú)專門供電系統(tǒng),并且不定期檢查電源、接地線的安全等措施,以保證機(jī)房環(huán)境安全。

(四)加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)

內(nèi)部審計(jì)既是公司、企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分,也是加強(qiáng)內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督的制度安排。在會(huì)計(jì)電算化中,由于是“人機(jī)”對(duì)話的特殊形態(tài),因而對(duì)內(nèi)部審計(jì)提出了更高、更嚴(yán)格的要求。內(nèi)部審計(jì)必須包括以下幾個(gè)方面:(1)對(duì)會(huì)計(jì)資料定期進(jìn)行審計(jì),電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理是否正確,是否遵照《會(huì)計(jì)法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定,審核費(fèi)用簽字是否符合公司內(nèi)控制度,作證附件是否規(guī)范完整;(2)審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性,如查看賬冊(cè)內(nèi)容,做到賬表相符,對(duì)不妥或錯(cuò)誤的賬表處理及時(shí)進(jìn)行調(diào)整;(3)監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性,防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象; (4)對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查,防止存在漏洞。