高校文化建設(shè)背景下檔案信息資源開(kāi)發(fā)的策略研究

□陳 瑛

我國(guó)在進(jìn)入高等教育大眾化階段以后，各高校普遍重視學(xué)校建設(shè)工作。就學(xué)校建設(shè)的層面而言，物質(zhì)層面和制度層面的建設(shè)已有一定成果，高校文化層面的建設(shè)卻相對(duì)滯后。而高校文化層面的建設(shè)關(guān)系到大學(xué)精神、辦學(xué)理念、辦學(xué)特色、發(fā)展戰(zhàn)略等大學(xué)核心競(jìng)爭(zhēng)力要素。高校檔案工作就是文化建設(shè)的重要內(nèi)容之一。長(zhǎng)期以來(lái)，我們通常把高校檔案工作孤立化，沒(méi)有提升到文化建設(shè)的層面。其實(shí)，把高校檔案工作提升到文化建設(shè)的層面，對(duì)高校檔案工作開(kāi)發(fā)信息資源提出更高要求的同時(shí)，其高校檔案信息的文化價(jià)值也得以通過(guò)高校文化建設(shè)來(lái)實(shí)現(xiàn)，進(jìn)而擴(kuò)大高校檔案工作的影響。所以，針對(duì)高校文化建設(shè)背景下檔案信息資源開(kāi)發(fā)的問(wèn)題，就顯得尤為突出。

一、高校檔案工作要強(qiáng)化為高校文化建設(shè)服務(wù)的開(kāi)發(fā)觀念

對(duì)高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)而言，目前制約為高校文化建設(shè)服務(wù)的核心是開(kāi)發(fā)觀念。這一因素需要從高校領(lǐng)導(dǎo)者、廣大利用者和檔案工作者三個(gè)方面不斷強(qiáng)化。

1、領(lǐng)導(dǎo)者的觀念轉(zhuǎn)變：資源寶貴，必須開(kāi)發(fā)

高校領(lǐng)導(dǎo)者的觀念對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)的外部環(huán)境和內(nèi)部要素至關(guān)重要。從某種程度上說(shuō)，高校的領(lǐng)導(dǎo)者特別是檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)的檔案信息資源開(kāi)發(fā)觀念，直接影響到學(xué)校對(duì)檔案工作，特別是對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作的要求，最終將決定檔案信息資源開(kāi)發(fā)為高校文化建設(shè)服務(wù)的決策。并且，他們可以從外部營(yíng)造有利于開(kāi)發(fā)檔案信息資源，服務(wù)高校文化建設(shè)的良好氛圍，主導(dǎo)制定檔案信息開(kāi)發(fā)服務(wù)政策，提供檔案信息資源開(kāi)發(fā)的必備條件。一般地說(shuō)，高校除了檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)外，對(duì)檔案和檔案工作的了解不多，認(rèn)識(shí)和敏感程度不高。他們很少能夠認(rèn)識(shí)到檔案是高校寶貴的信息資源，對(duì)高校檔案人員的期望值也不高，只要能應(yīng)付日常的保管和利用就行。調(diào)查表明，高校經(jīng)常出現(xiàn)這樣的怪現(xiàn)象：一方面，校領(lǐng)導(dǎo)為文化建設(shè)需要投入大量的人力物力財(cái)力，但效果不佳而犯愁；另一方面，卻對(duì)高校檔案館（室）所藏的只需少許投入便可以開(kāi)發(fā)見(jiàn)效的檔案信息資源視而不見(jiàn)。從教育管理學(xué)的角度講，對(duì)高校文化建設(shè)作用獨(dú)特的檔案信息資源視而不見(jiàn)，實(shí)質(zhì)上是一種資源的閑置或者變相浪費(fèi)。所以，高校領(lǐng)導(dǎo)者尤其是檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)的觀念，需要轉(zhuǎn)變?yōu)椤百Y源寶貴，必須開(kāi)發(fā)”。必須認(rèn)識(shí)到高校檔案是高校文化建設(shè)不可多得的、非常寶貴、作用獨(dú)特的信息資源，必須通過(guò)各種途徑保證檔案信息資源的有序開(kāi)發(fā)，在高校文化建設(shè)中向高校檔案管理要效益。

2、利用主體的觀念轉(zhuǎn)變：解決問(wèn)題，需要開(kāi)發(fā)

長(zhǎng)期以來(lái)，高校檔案館（室）的工作不被廣大師生員工所理解，存在檔案信息資源開(kāi)發(fā)觀念的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，而他們正是高校文化建設(shè)利用者的主體。第一種認(rèn)識(shí)誤區(qū)是歷史原因?qū)е碌?，片面?qiáng)調(diào)檔案的機(jī)要性、保密性，認(rèn)為高校檔案館（室）里的檔案不能隨便加以開(kāi)發(fā)利用。第二種認(rèn)識(shí)誤區(qū)是缺少溝通交流導(dǎo)致的，認(rèn)為高校檔案僅是塵封的歷史，檔案工作就是收集歸攏、抄寫(xiě)裝訂，沒(méi)有什么技術(shù)含量和學(xué)問(wèn)，更不要說(shuō)是開(kāi)發(fā)和提供各種層次的信息產(chǎn)品了。所以，看不到高校檔案對(duì)于高校文化建設(shè)的信息開(kāi)發(fā)作用，提不出有利于檔案信息開(kāi)發(fā)的建議。可見(jiàn)，廣大的高校文化建設(shè)利用者需要轉(zhuǎn)變觀念，正視高校檔案館（室）的使命和職能，從解決高校文化建設(shè)實(shí)際問(wèn)題的角度，大膽地提出檔案信息資源開(kāi)發(fā)的合理建議和利用檔案信息開(kāi)發(fā)產(chǎn)品的正當(dāng)需求。

3、檔案工作者的觀念轉(zhuǎn)變：大有可為，積極開(kāi)發(fā)

不少高校檔案工作者的觀念陳舊，導(dǎo)致高校檔案館（室）在高校文化建設(shè)時(shí)常缺位。普遍存在著檔案工作者守著豐富的檔案信息資源難以為高校的文化建設(shè)有所作為。這種缺位使得：一是高校文化建設(shè)中許多問(wèn)題因?yàn)闄n案信息的提供不到位、不及時(shí)而難以解決，或者是造成了高校文化建設(shè)的重復(fù)和浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重；二是使高校檔案館（室）失去了通過(guò)提供信息開(kāi)發(fā)產(chǎn)品為高校文化建設(shè)服務(wù)的機(jī)會(huì)，也失去了自身發(fā)展、贏得有為才有位的機(jī)會(huì)。

高校文化建設(shè)是一個(gè)涉及到學(xué)生成人成才、高校事業(yè)發(fā)展的大事，檔案信息資源開(kāi)發(fā)又對(duì)高校文化建設(shè)有著獨(dú)特作用。高校檔案工作者必須樹(shù)立這樣的觀念：在高校文化建設(shè)背景下，開(kāi)發(fā)檔案信息資源大有可為，明確“積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，主動(dòng)服務(wù)高校文化建設(shè)”的思路。通過(guò)激活檔案信息，主動(dòng)提供服務(wù)，利用高校文化建設(shè)平臺(tái)帶給高校檔案工作發(fā)展機(jī)遇，提升高校檔案工作水平。

二、高校檔案工作要建立為高校文化建設(shè)服務(wù)的開(kāi)發(fā)機(jī)制

目前有很多高校檔案館（室）為高校文化建設(shè)做了不少資源開(kāi)發(fā)工作，但基本上是自發(fā)的，而不是出于工作機(jī)制本身的要求。要使高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)更好地、自覺(jué)地、有針對(duì)性地服務(wù)高校文化建設(shè)工作，必須建立為高校文化建設(shè)服務(wù)的開(kāi)發(fā)機(jī)制。具體思路可以表述為“兩個(gè)納入、一個(gè)加強(qiáng)、一個(gè)落實(shí)”。

1、將檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作納入到高校文化建設(shè)范疇

高校檔案工作本身就是文化建設(shè)工作的組成部分，是高校文化積淀的保存、整理、選擇和排序，實(shí)際上是依據(jù)已有文化信息資源整合出新的文化內(nèi)容和形式。檔案工作具有的存儲(chǔ)和傳遞文化的功能，是高校文化尤其是制度文化、行為文化、精神文化形成的重要渠道。因此將高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作納入高校文化建設(shè)范疇，是高校文化建設(shè)的重要保障。

教育行政管理部門(mén)在制定高校文化建設(shè)考核評(píng)估辦法的時(shí)候，應(yīng)將開(kāi)發(fā)高校檔案信息資源作為重要的考核內(nèi)容。高校在制定、落實(shí)高校文化建設(shè)的規(guī)劃、計(jì)劃時(shí)，應(yīng)納入開(kāi)發(fā)和利用高校檔案信息資源的內(nèi)容，引導(dǎo)各有關(guān)單位、部門(mén)在文化建設(shè)中以各種方式開(kāi)發(fā)檔案信息資源。

2、將服務(wù)高校文化建設(shè)的要求納入到檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作范疇

要充分發(fā)揮高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)在高校文化建設(shè)中的作用，把服務(wù)高校文化建設(shè)作為高校檔案工作的重要使命。關(guān)鍵在于圍繞高校各項(xiàng)工作及時(shí)提供信息服務(wù)，開(kāi)發(fā)各種檔案信息產(chǎn)品。高校檔案工作服務(wù)高校文化建設(shè)的最好途徑就是根據(jù)高校文化建設(shè)的需要，開(kāi)發(fā)各種檔案信息產(chǎn)品。高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作，如果不納入為文化建設(shè)服務(wù)的規(guī)范性要求，仍然處于自發(fā)狀態(tài)，就等于沒(méi)有抓住高校檔案工作發(fā)展的契機(jī)，同時(shí)，高校文化建設(shè)也不可避免地喪失重要的文化資源。在檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作中落實(shí)服務(wù)高校文化建設(shè)的要求，一要根據(jù)高校文化建設(shè)的實(shí)際需要開(kāi)發(fā)檔案信息產(chǎn)品。高校檔案館（室）要與外界保持聯(lián)系，以獲取高校文化建設(shè)的動(dòng)向，判斷其檔案信息產(chǎn)品需求的內(nèi)容和層次。二要及時(shí)了解高校文化建設(shè)中檔案信息產(chǎn)品的使用反饋信息，評(píng)估檔案信息產(chǎn)品在高校文化建設(shè)的效果，為下一輪高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)做準(zhǔn)備，盡量避免因?yàn)闄n案信息資源開(kāi)發(fā)成果的滯后而影響實(shí)際使用效果。三是繼續(xù)推行檔案工作等級(jí)評(píng)定活動(dòng)，制定出符合高校實(shí)際的具體實(shí)施辦法，將服務(wù)高校文化建設(shè)作為檔案信息資源開(kāi)發(fā)的重要內(nèi)容，納入到高校檔案工作等級(jí)評(píng)定評(píng)估指標(biāo)體系之中。

3、加強(qiáng)檔案信息資源的時(shí)效、質(zhì)量和數(shù)量建設(shè)

檔案信息資源開(kāi)發(fā)之所以會(huì)出現(xiàn)服務(wù)時(shí)效滯后、層次低下和資源不足等問(wèn)題，原因是多方面的：主要是目前高校檔案的收集和歸檔整理時(shí)間相對(duì)滯后，檔案館（室）獲得檔案信息資源的時(shí)間滯后。歸檔文件收集、整理中存在檔案信息資源的數(shù)量和質(zhì)量得不到保證。具體的解決辦法：

（1）推行歸檔文件整理改革，提高檔案信息資源的質(zhì)量，縮短檔案館（室）獲得檔案信息資源的時(shí)間。各高校需要深入推行歸檔文件整理改革，制定切實(shí)可行的《歸檔文件整理規(guī)則》實(shí)施細(xì)則。制定過(guò)程中，需要考慮便于兼職檔案員學(xué)習(xí)、領(lǐng)會(huì)和操作。歸檔文件收集、整理改革不能僅僅限于整理方法的改革，還應(yīng)該有歸檔時(shí)間的改革，對(duì)不同類(lèi)型檔案的歸檔時(shí)間進(jìn)行合理調(diào)整，錯(cuò)開(kāi)檔期。

（2）整合校內(nèi)外檔案信息資源，提升可供開(kāi)發(fā)的檔案信息資源的規(guī)模。一是建立學(xué)校、二級(jí)院（系）二級(jí)檔案管理體制，使學(xué)校檔案館（室）能夠真正指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查二級(jí)學(xué)院（系）自存檔案的歸檔收集、整理。通過(guò)人工網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校、二級(jí)院（系）兩級(jí)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和共享。二是根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定，分別對(duì)學(xué)校、二級(jí)院（系）兩級(jí)管理檔案的歸檔文件的收集范圍進(jìn)行科學(xué)調(diào)整，保證重要檔案不遺漏、納入歸檔收集范圍的檔案按規(guī)定歸檔。三是改革人事檔案管理模式，在保密的前提下，將由組織部、人事處、學(xué)生處等部門(mén)的專(zhuān)門(mén)檔案室納入到綜合檔案館（室）管理范圍，使檔案信息資源更加集中，有利于檔案信息資源的共享和開(kāi)發(fā)。四是加大向社會(huì)征集檔案力度，提高檔案信息資源的數(shù)量和質(zhì)量。向社會(huì)開(kāi)展檔案征集活動(dòng)，接受社會(huì)捐贈(zèng)，是提高高校檔案館（室）檔案信息資源的數(shù)量和質(zhì)量的重要途徑，可以使高校檔案館（室）獲得許多珍貴檔案、社會(huì)散存檔案，可以彌補(bǔ)正常歸檔文件收集、整理的不足。

4、落實(shí)檔案信息資源開(kāi)發(fā)責(zé)任

檔案信息資源開(kāi)發(fā)之所以會(huì)出現(xiàn)服務(wù)時(shí)效滯后的問(wèn)題，一個(gè)重要原因是檔案館（室）內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員安排上缺少對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)功能的通盤(pán)考慮。這當(dāng)然會(huì)使高校檔案館（室）對(duì)文化建設(shè)的需求響應(yīng)不夠，容易出現(xiàn)方向判斷失準(zhǔn)、專(zhuān)業(yè)化程度低、缺少專(zhuān)業(yè)人員、開(kāi)發(fā)周期長(zhǎng)、開(kāi)發(fā)效果差等不良狀況。

高校根據(jù)自身具體情況，或者調(diào)整高校檔案館（室）的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，或者安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)，或者將之明確為檔案人員的崗位職責(zé)。一是對(duì)設(shè)置檔案館、辦學(xué)規(guī)模較大的綜合性大學(xué)，可以在檔案館內(nèi)部設(shè)置檔案信息資源開(kāi)發(fā)科（部）、檔案編研科、檔案展覽科等機(jī)構(gòu)，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)檔案信息資源開(kāi)發(fā)事宜。二是對(duì)設(shè)置綜合檔案室、中等辦學(xué)規(guī)模的普通本科院校，需要全面推行歸檔文件部門(mén)整理制度，在難以設(shè)置檔案信息資源開(kāi)發(fā)機(jī)構(gòu)的情況下，可以在綜合檔案室內(nèi)部安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作。三是對(duì)設(shè)置檔案室、辦學(xué)規(guī)模較小的高職學(xué)校，需要擴(kuò)大收集范圍，建設(shè)成綜合檔案室。建立歸檔文件部門(mén)整理制度，并將檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作明確為檔案人員的重要職責(zé)。

三、高校檔案工作要培育為高校文化建設(shè)服務(wù)的開(kāi)發(fā)能力

信息社會(huì)中的高校檔案管理工作應(yīng)該是一個(gè)開(kāi)放的系統(tǒng)，需要和外界不斷地交換信息、能量，才能更好地發(fā)展。在高校文化建設(shè)背景下檔案信息資源開(kāi)發(fā)服務(wù)能力的培育，不能忽視外界力量的支持，通過(guò)內(nèi)外結(jié)合，培育為高校文化建設(shè)服務(wù)的開(kāi)發(fā)能力。

1、做好公共關(guān)系，切實(shí)擴(kuò)大開(kāi)發(fā)主體和把握利用需求

長(zhǎng)期以來(lái)，大部分高校檔案館（室）不注重公共關(guān)系，守著檔案等別人來(lái)利用，與外界的聯(lián)系不多，對(duì)高校文化建設(shè)的檔案信息利用需求規(guī)律把握不準(zhǔn)，對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，沒(méi)有聯(lián)合開(kāi)發(fā)、委托開(kāi)發(fā)的思路，服務(wù)能力單薄。因此要改變高校檔案館（室）的公眾形象，積極尋求擴(kuò)大高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)主體的途徑。讓高校檔案館（室）走向大眾、走向師生員工，讓師生員工了解高校檔案館（室）的職責(zé)，使得師生員工了解高校檔案館（室）有高校文化建設(shè)所需要的豐富的信息資源。同時(shí)，通過(guò)公關(guān)活動(dòng)，及時(shí)把握高校文化建設(shè)對(duì)高校檔案信息產(chǎn)品的需求，及時(shí)根據(jù)檔案館（室）藏和人員、資金情況，確定檔案信息產(chǎn)品開(kāi)發(fā)計(jì)劃。

2、提高檔案人員整體素質(zhì)，確保檔案信息資源的開(kāi)發(fā)質(zhì)量

高校檔案人員整體素質(zhì)影響到檔案信息資源開(kāi)發(fā)的質(zhì)量。高校檔案人員編制的檢索工具質(zhì)量以及檔案檢索過(guò)程中的檢全率和檢準(zhǔn)率等因素，都對(duì)各種檔案信息產(chǎn)品質(zhì)量至關(guān)重要，直接影響到高校檔案在高校文化建設(shè)中作用的發(fā)揮程度。提高檔案工作人員整體素質(zhì)，一是引進(jìn)善于開(kāi)發(fā)檔案信息資源或有檔案信息資源開(kāi)發(fā)潛力的人才。根據(jù)現(xiàn)有人員的專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)狀況，加大引進(jìn)計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)、檔案專(zhuān)業(yè)、歷史專(zhuān)業(yè)等方面人才，激勵(lì)引進(jìn)人才在檔案信息資源開(kāi)發(fā)中發(fā)揮作用。二是通過(guò)繼續(xù)教育等形式提高現(xiàn)有人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，特別是檔案信息開(kāi)發(fā)素質(zhì)。根據(jù)高校文化建設(shè)的需要，定期安排一些檔案人員參加檔案行政主管部門(mén)主辦的檔案信息資源開(kāi)發(fā)業(yè)務(wù)培訓(xùn)；在決定開(kāi)發(fā)某一方面的檔案信息產(chǎn)品時(shí)，不定期但有針對(duì)性地安排有關(guān)人員外出學(xué)習(xí)、調(diào)研。

3、運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，提升檔案信息產(chǎn)品的服務(wù)能力

以計(jì)算機(jī)為主的現(xiàn)代信息技術(shù)和辦公設(shè)備的使用，是高校檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)的內(nèi)在要求。通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)和辦公設(shè)備，可以縮短高校檔案信息產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)周期，并能夠最大限度地提升檔案信息產(chǎn)品在高校文化建設(shè)中的影響力。

（1）建立檔案目錄和全文數(shù)據(jù)庫(kù)等，縮短高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)的周期。檔案信息化建設(shè)是高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)的重要基礎(chǔ)，它不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案編目等檢索工具的自動(dòng)生成和檢索自動(dòng)化，還對(duì)保護(hù)檔案原件和便于檔案開(kāi)放起重大作用。通過(guò)添置高性能的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，以自主承擔(dān)或者外包等形式對(duì)高校檔案館（室）所藏檔案及時(shí)進(jìn)行目錄和全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，是高校檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的優(yōu)勢(shì)在于它的檢索速度快、檢準(zhǔn)率和檢全率高，大大縮短了檔案信息開(kāi)發(fā)中檔案查詢(xún)的時(shí)間，縮短高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)的周期。

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中的外包形式，是解決檔案信息建設(shè)步伐較慢的有效途徑。有學(xué)者提出，“各級(jí)檔案管理部門(mén)在檔案信息化建設(shè)中，利用外部技術(shù)力量將成為一個(gè)帶有普遍性的做法。從表面上看，這是一個(gè)技術(shù)問(wèn)題，但實(shí)質(zhì)上它是一個(gè)管理策略問(wèn)題”。在資金、場(chǎng)所等相關(guān)條件允許的前提下，這無(wú)疑是一條高校檔案信息化建設(shè)的捷徑。

（2）借助于校園網(wǎng)，及時(shí)發(fā)布檔案信息資源開(kāi)發(fā)成果。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)沒(méi)有普及之前，發(fā)布信息主要依賴(lài)對(duì)印刷品，檔案信息資源開(kāi)發(fā)成果的發(fā)布成本巨大，制約因素多。隨著互聯(lián)網(wǎng)特別是高校校園網(wǎng)的普及，高校檔案館（室）應(yīng)該建立自己的網(wǎng)頁(yè)或網(wǎng)站，依靠校園網(wǎng)這一形式來(lái)發(fā)布檔案信息資源開(kāi)發(fā)成果，提高檔案信息資源開(kāi)發(fā)成果的服務(wù)能力和影響力，對(duì)高校文化建設(shè)來(lái)說(shuō)，無(wú)疑意義深遠(yuǎn)。

參考資料：

① [英]邁克爾·庫(kù)克：《檔案職業(yè)走向和角色定位》，中國(guó)首屆檔案學(xué)博士論壇論論文集編委會(huì)編《21世紀(jì)的社會(huì)記憶——中國(guó)首屆檔案學(xué)博士論壇論文集》，中國(guó)人民大學(xué)出版社2001年11月第1版第275頁(yè)。

②丁國(guó)慶：《領(lǐng)導(dǎo)重視是高校檔案工作發(fā)展的關(guān)鍵》，《浙江檔案》1999年第7期第25頁(yè)。

③趙群：《強(qiáng)化高校檔案意識(shí)芻議》，《右江民族醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)》1999年第5期第865頁(yè)。

④周毅：《檔案信息化中的信息技術(shù)外包策略》，《中國(guó)檔案》2003年第11期第50頁(yè)。