□周飛

在工作實(shí)踐中我們清楚地認(rèn)識(shí)到，社區(qū)檔案主要產(chǎn)生于社區(qū)，服務(wù)于社區(qū)工作和社區(qū)老百姓，是政府與農(nóng)民相互溝通、建立信賴關(guān)系的紐帶和橋梁。特別是社區(qū)農(nóng)民的土地被流轉(zhuǎn)、征用發(fā)生變化后，政府必須做好失地農(nóng)民的動(dòng)遷、安置和補(bǔ)償工作，要著眼于失地農(nóng)民今后的收入來源和生活保障考慮。因此，做好社區(qū)檔案工作不僅是建設(shè)“新農(nóng)村”的需要，更是保障民生的需要。為此，就目前社區(qū)檔案工作如何開展，筆者對(duì)祿口街道作了專題調(diào)查。

一、祿口街道社區(qū)檔案管理的基本狀況

祿口是個(gè)涉農(nóng)街道，近年來，隨著“空港工業(yè)園”和“航空新城”的建設(shè)，一大批省、市、區(qū)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目“落戶”祿口，從而加速了祿口城市化的進(jìn)程。在調(diào)查過程中，我們對(duì)祿口街道所屬的永興、彭福、小彭、成功等多個(gè)社區(qū)進(jìn)行了實(shí)地走訪。永興社區(qū)是祿口街道經(jīng)濟(jì)條件“中等”的社區(qū)之一，社區(qū)戶籍人口2280人，有5個(gè)自然村和9個(gè)居民小組，社區(qū)檔案工作隨著“新農(nóng)村”建設(shè)被提升到重要的議事日程。社區(qū)相繼成立了“檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組”、“檔案鑒定、銷毀小組”；成立了社區(qū)“綜合檔案室”，明確了一名副書記分管檔案工作，配備了一名大專學(xué)歷的專職檔案員和5名兼職檔案員，拿出89平方米套房作為檔案專門用房，并且做到庫房、辦公和閱檔三分開。檔案基本實(shí)現(xiàn)了“文件級(jí)”目錄電腦化管理，各項(xiàng)檔案管理制度全部上墻，近年社區(qū)又購置了檔案裝具、空調(diào)、電腦、復(fù)印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等專用設(shè)備，共投入專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)10萬余元用于檔案業(yè)務(wù)創(chuàng)建。2009年10月永興社區(qū)順利通過檔案工作“三星級(jí)”測(cè)評(píng)認(rèn)定。

彭福社區(qū)是省級(jí)典型示范社區(qū)，經(jīng)濟(jì)條件較好，檔案工作起步較早，在調(diào)查中社區(qū)沈書記親自接待，他對(duì)社區(qū)檔案工作非常重視，專門聘請(qǐng)了一名退休教師為社區(qū)專職檔案員，社區(qū)有單獨(dú)的檔案室、榮譽(yù)室、圖書室、閱覽室，在談到社區(qū)檔案為社區(qū)服務(wù)時(shí)，沈書記感觸頗深。他說，過去我對(duì)檔案工作確實(shí)認(rèn)識(shí)不足，平時(shí)談起來重要，做起來次要，忙起來就不要。在上一輪彭福企業(yè)改制和近幾年的土地流轉(zhuǎn)過程中，檔案發(fā)揮了不可替代的作用，如果不是從檔案中找到原始的協(xié)議、合同等依據(jù)，彭福社區(qū)的集體資產(chǎn)起碼要損失幾百萬元，社區(qū)檔案管理對(duì)社區(qū)本身和老百姓利益來說太重要了，這項(xiàng)工作不僅要做而且要加大力度，我要請(qǐng)檔案部門的專家上門來指導(dǎo)，把它做規(guī)范，在檔案管理上投入一點(diǎn)財(cái)力、物力很有必要，回報(bào)很大，非常值得。目前，彭福社區(qū)形成的檔案有文書類、會(huì)計(jì)類和聲像類，其中文書檔案401卷，會(huì)計(jì)檔案339卷(冊(cè))，照片檔案1180張，錄像帶20盒，保存較早的是上世紀(jì)70年代的文書檔案。

小彭社區(qū)位于祿口街道東南角，區(qū)位較為偏僻，經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)相對(duì)較弱，辦公條件緊張，環(huán)境顯得擁擠，沒有獨(dú)立的檔案室，但社區(qū)檔案管理做得井然有序。雖然“硬件”條件弱一些，但是“軟件”并不軟。第一，社區(qū)明確了一名大學(xué)生(村官)為兼職檔案員，建立了各項(xiàng)檔案管理制度，添置了檔案柜和檢索工具櫥，使社區(qū)檔案有人管、有制度、有櫥柜；第二，文件材料收集較為齊全，社區(qū)書記、主任帶頭把手中上年度的文件材料主動(dòng)移交到檔案室，從而保證歸檔材料的齊全完整。2008年之前的文件材料目前已經(jīng)全部整理歸檔，共形成文書檔案296卷、會(huì)計(jì)檔案78卷，整理的檔案全部入柜，裝訂結(jié)實(shí)美觀、排放規(guī)律有序；第三，在制定歸檔范圍時(shí)，能夠緊貼社區(qū)職能，圍繞“社區(qū)黨建、社區(qū)自治組織建設(shè)、社區(qū)服務(wù)、社區(qū)文化、社區(qū)衛(wèi)生、社區(qū)計(jì)生、社區(qū)環(huán)境、社區(qū)治安”等八個(gè)方面材料來著手，尤其是在具體操作中，檔案人員本著“強(qiáng)化收集、優(yōu)化整理、深化利用”的方針，不僅分類科學(xué)、組卷合理、整理規(guī)范，而且建立了相應(yīng)的管理臺(tái)帳，使檔案檢索利用方便快捷。

從調(diào)查情況來看，徒蓋、茅亭等17個(gè)社區(qū)檔案形成的門類和數(shù)量都相對(duì)較少，基本是以文書檔案和會(huì)計(jì)檔案為主，而且局限于2000年后所形成的文件材料。從這次調(diào)查統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)來看，祿口街道30個(gè)社區(qū)共形成各門類檔案10576(卷、盒、張)，其中，文書檔案5377卷，占總數(shù)量的50.84%；會(huì)計(jì)檔案3465卷(冊(cè))，占總數(shù)量的32.76%；聲像檔案1734張，占總數(shù)量的16.39%。從調(diào)查的結(jié)果來看，各社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)和干部檔案意識(shí)普遍較強(qiáng)，社區(qū)保存的文件材料基礎(chǔ)都很好，尤其是在工作活動(dòng)中形成的職務(wù)任免、批復(fù)、表彰、會(huì)議記錄、協(xié)議、合同、就業(yè)培訓(xùn)、合作醫(yī)療保險(xiǎn)、以及人員名冊(cè)、統(tǒng)計(jì)表等重要文件材料都沒有散失，大多數(shù)社區(qū)對(duì)每年所形成的文件材料都能及時(shí)整理歸檔，有“欠帳”的社區(qū)只占總數(shù)1/5左右，2000年后歸檔的案卷質(zhì)量基本符合檔案管理要求。

通過對(duì)陳巷、楊樹灣等社區(qū)走訪調(diào)查，發(fā)現(xiàn)有部分社區(qū)的檔案管理還存在一些薄弱環(huán)節(jié)。一是檔案人員普遍沒有接受過專業(yè)培訓(xùn)，在具體業(yè)務(wù)操作中遇到難題習(xí)慣于憑自己主觀意識(shí)來判斷，缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)；二是形成的檔案門類單一，多數(shù)社區(qū)僅限于對(duì)文書檔案和會(huì)計(jì)檔案的整理，而忽視對(duì)其它類別材料進(jìn)行歸檔。社區(qū)對(duì)工作活動(dòng)中形成的實(shí)物類(如:獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀)、聲像類(如:錄音、錄像、光盤)以及設(shè)備類(如:空調(diào)、電腦、車輛)等材料存在認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，覺得這些物件不屬于歸檔的范疇，從而導(dǎo)致檔案門類不齊全；三是對(duì)2000年撤縣設(shè)區(qū)以前形成的檔案，社區(qū)基本采取維持現(xiàn)狀，這部分檔案存在分類不科學(xué)，組卷不合理，保管期限劃分不準(zhǔn)確，案卷標(biāo)題擬寫不規(guī)范，案卷裝訂不結(jié)實(shí)有超薄、超厚等現(xiàn)象，有的紙張已經(jīng)出現(xiàn)破損、掉頁、泛黃以及字跡退化等情況；四是事關(guān)農(nóng)民長遠(yuǎn)利益的第一輪土地承包的原始登記，以及土地流轉(zhuǎn)、山林水面開發(fā)、建房登記、合作醫(yī)療保險(xiǎn)、低保戶、優(yōu)撫對(duì)象等涉及民生的重要檔案沒有得到重點(diǎn)管理。

二、加強(qiáng)社區(qū)檔案管理勢(shì)在必行

在過去城鄉(xiāng)分割的二元體制下，區(qū)(縣)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)只開展到鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)，隨著時(shí)代的發(fā)展，社區(qū)檔案越來越突顯其重要性，政府通過建立社區(qū)檔案可以提高公信力，農(nóng)民通過利用檔案可以獲知黨和政府的惠民政策，可以加強(qiáng)對(duì)村務(wù)公開的監(jiān)督，可以維護(hù)自己的合法權(quán)益。社區(qū)檔案對(duì)民生保障至少有以下好處:為農(nóng)民提供詳實(shí)可靠的政策信息；保障農(nóng)民土地、財(cái)產(chǎn)以及受益分配不受非法侵害；為農(nóng)民應(yīng)對(duì)各種意外風(fēng)險(xiǎn)和災(zāi)害提供可靠力證；為農(nóng)民養(yǎng)老、安置、醫(yī)療保障提供佐證；政府可以通過社區(qū)“檔案”建立信息平臺(tái)，為農(nóng)民提供生產(chǎn)、勞動(dòng)、就業(yè)、培訓(xùn)等機(jī)會(huì)。綜上所述,社區(qū)檔案乃農(nóng)民利益依附之根本,是農(nóng)民參與社區(qū)管理、分享改革成果、規(guī)避各種風(fēng)險(xiǎn)的可靠依據(jù)；社區(qū)檔案對(duì)增進(jìn)干群關(guān)系、緩和各種矛盾、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

三、解決社區(qū)檔案管理中存在問題的幾點(diǎn)建議

社區(qū)檔案管理不僅面廣而且量大，其內(nèi)容涉及到政治、經(jīng)濟(jì)、民生等各個(gè)領(lǐng)域，做好社區(qū)檔案工作不是單靠哪一個(gè)人就能辦到的，也不是僅靠發(fā)幾份文件、開幾次會(huì)議就能解決的問題，它是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要得到社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)的重視支持，需要社區(qū)各部門之間通力合作，需要社區(qū)專(兼)職檔案員長期不懈扎實(shí)有效地工作才能取得成果。所以，我們必須堅(jiān)持以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，統(tǒng)籌兼顧，切實(shí)解決好社區(qū)檔案管理過程中出現(xiàn)的新情況和新問題，保障社區(qū)檔案工作進(jìn)入可持續(xù)化發(fā)展軌道。第一，必須建立健全檔案管理機(jī)制和制度，為社區(qū)檔案工作的順利開展提供組織保證。第二，切實(shí)增強(qiáng)全員的檔案意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)社區(qū)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)費(fèi)的投入。街道黨工委、辦事處應(yīng)把檔案工作納入社區(qū)年度考核內(nèi)容。第三，社區(qū)應(yīng)把文件材料年度歸檔作為內(nèi)部管理范疇，納入常規(guī)工作，做到職責(zé)明確、責(zé)任到人、任務(wù)量化。第四，對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料要廣泛收集，并按歸檔要求分門別類進(jìn)行整理，保證檔案門類齊全完整。第五，對(duì)已撤并行政村移交到社區(qū)的檔案要進(jìn)行重新鑒定、整理，維護(hù)社區(qū)檔案的完整與規(guī)范。第六，加強(qiáng)對(duì)社區(qū)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其熟悉并掌握檔案管理過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)。第七，合理開發(fā)利用檔案資源，使其在推動(dòng)社區(qū)建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的作用。