陶小紅 胡 曉（湖南科技學(xué)院 辦公室，湖南 永州 425100）

QQ群在高校辦公活動中的應(yīng)用
——以湖南科技學(xué)院為例

陶小紅 胡 曉
（湖南科技學(xué)院 辦公室，湖南 永州 425100）

QQ群由于具有即時(shí)性、共享性、多媒體性，易使用、好管理，終端設(shè)備多樣化等特點(diǎn)，目前已成了高校辦公活動的主要得力助手。文章在簡要介紹QQ群的基礎(chǔ)上，對比分析了行政辦公系統(tǒng)和QQ群在高校辦公活動中的應(yīng)用，探討了QQ群在高校辦公活動中的作用，總結(jié)了湖南科技學(xué)院在借助QQ群進(jìn)行辦公活動的做法，指出了在辦公活動中使用QQ群的幾點(diǎn)注意事項(xiàng)。

QQ群；高校；辦公活動；應(yīng)用研究

現(xiàn)代社會是信息社會，互聯(lián)網(wǎng)已成為大眾化的信息傳播媒介，高校辦公活動與互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，是辦公自動化的基本特征。CNNIC發(fā)布的第24次中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告顯示，截至2009年6月底，中國網(wǎng)民規(guī)模達(dá)到3.38億，而接觸或使用過“QQ”的網(wǎng)民則高達(dá) 88.2%。QQ群由于具有即時(shí)性、共享性、多媒體性，易使用、好管理，終端設(shè)備多樣化等特點(diǎn)，目前已成了高校辦公活動的主要得力助手，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，將QQ群作為輔助辦公手段的高校已達(dá)到99%。在簡要介紹QQ群的基礎(chǔ)上，對比分析了行政辦公系統(tǒng)和QQ群在高校辦公活動中的應(yīng)用，探討了QQ群在高校辦公活動中的作用，總結(jié)了湖南科技學(xué)院在借助QQ群進(jìn)行辦公活動的做法，指出了在辦公室活動中使用QQ群的幾點(diǎn)注意事項(xiàng)。

一 QQ群簡要介紹

QQ群是深圳騰訊公司開發(fā)的網(wǎng)絡(luò)即時(shí)通訊軟件 QQ的一個(gè)內(nèi)部功能項(xiàng)，它依附于 QQ而存在。一個(gè)擁有騰訊公司提供的QQ帳號使用權(quán)的QQ用戶，當(dāng)他的級別達(dá)到16級后，就有建立QQ群的權(quán)利，每個(gè)有QQ帳號的用戶都能加入QQ群。QQ群分普通群、高級群和超級群，普通群的人員上限為100，免費(fèi)享用16M容量的群共享 和16M容量的群相冊，群主可設(shè)立3名管理員協(xié)助群主進(jìn)行管理；高級群的人員上限是200，免費(fèi)享用256M容量的群共享和100M容量的群相冊，QQ會員均擁有資格建立高級群，不同級別的會員享受建立不同數(shù)量高級群的資格；超級群人數(shù)上限是500，免費(fèi)享用1024M容量的群共享和100M容量的群相冊，會員資格達(dá)到6級可以額外建立一個(gè)超級群。

QQ群由高級管理員、普通管理員及若干成員組成一個(gè)虛擬的網(wǎng)上社會群體。群內(nèi)成員可共享文件、圖片等信息。群內(nèi)成員可以上傳共享文件和圖片等，在辦公活動中，辦公室工作人員可以將需要傳達(dá)的文件上傳至共享文件夾，并通過群系統(tǒng)發(fā)送QQ信息至各部門，使得消息得以迅速、準(zhǔn)確的傳達(dá)。

QQ群集即時(shí)聊天、上傳圖片、動畫及網(wǎng)絡(luò)相冊、共享文件的多種功能于一身，其中聊天記錄至少可以保存7天，群相冊、共享、BBS等功能的記錄則可以永久保存，具有重復(fù)瀏覽和復(fù)制等特性。

二 行政辦公系統(tǒng)與QQ群在辦公活動應(yīng)用中的對比分析

（一）行政辦公系統(tǒng)在辦公活動中的應(yīng)用

湖南科技學(xué)院教育行政辦公系統(tǒng)是北京網(wǎng)盟信息技術(shù)發(fā)展有限公司研制的Edoas4.00，這是一個(gè)C/S模式的管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)的主要功能有：今日工作、發(fā)文管理、收文管理、簽報(bào)管理、會議管理、檔案查詢、網(wǎng)絡(luò)公告和信息發(fā)布等。各項(xiàng)功能都設(shè)置了管理員權(quán)限，普通辦公人員只能在今日工作和網(wǎng)絡(luò)公告上閱讀和下載相關(guān)文檔。

Edoas從本質(zhì)上看主要是一個(gè)文件收發(fā)系統(tǒng)，學(xué)校下發(fā)的文件各接受終端無權(quán)修改。該系統(tǒng)最主要的不足是沒有雙向交流平臺，既沒有一對一的交流，又沒有一對多的交流，更沒有多對多的交流，普通辦公人員只能被動接收文件；另外，該系統(tǒng)也缺少即時(shí)性，在音頻、視頻文件的傳輸和管理方面表現(xiàn)不足。

（二）QQ群在辦公活動中的應(yīng)用

QQ群雖然沒有辦公系統(tǒng)那么正統(tǒng)，在文件的安全性管理方面也存在不足，但QQ群有傳遞文件、即時(shí)交流、發(fā)布通知、及時(shí)快捷等很多強(qiáng)大的功能，這連BBS論壇和很多其他即時(shí)通訊網(wǎng)站都望塵莫及。

在應(yīng)用方面，QQ群好建好管，應(yīng)用廣泛，除了能處理傳遞文件，發(fā)布通知等與辦公活動密切相關(guān)的工作外，還能夠交流思想、討論問題、共享資源和征求意見等，教務(wù)處和學(xué)生處常通過QQ群召開相關(guān)例會，學(xué)生黨支部也通過QQ群召開民主生活會，效果比傳統(tǒng)會議還要好。

總之，辦公系統(tǒng)更多關(guān)注安全性和權(quán)威性，而 QQ群則更多關(guān)注靈活性和即時(shí)性。

三 湖南科技學(xué)院在辦公活動中推行QQ群的主要做法

湖南科技學(xué)院在辦公活動中廣泛推行QQ群，各機(jī)關(guān)處室、各教學(xué)系部都有自己的辦公QQ群，且各個(gè)不同的崗位人群也有自己的QQ群，如秘書QQ群、輔導(dǎo)員QQ群等。幾年來，我校充分利用 QQ群的信息共享平臺和多媒體即時(shí)交流平臺，在進(jìn)行辦公活動和人員培訓(xùn)等方面做了有益的推廣，也取得了令人滿意的效果。

（一）通過QQ群信息共享平臺進(jìn)行辦公活動

教務(wù)處常安排負(fù)責(zé)同志做客 QQ群，向各班教學(xué)信息員征求學(xué)校在課堂教學(xué)、教學(xué)改革、教學(xué)計(jì)劃、辦學(xué)模式等方面的意見，將意見整理后再通過QQ群反饋給相關(guān)教學(xué)系部，既實(shí)現(xiàn)了教學(xué)的雙向互動，又實(shí)現(xiàn)了管理的多渠道和多層次。計(jì)算機(jī)與通信工程系學(xué)生黨支部通過QQ群與外出進(jìn)行專業(yè)實(shí)習(xí)的學(xué)生黨員交流思想、匯報(bào)情況、布置工作，個(gè)別學(xué)生黨員通過手機(jī)上QQ向所在支部匯報(bào)工作，從而讓外出實(shí)習(xí)的學(xué)生黨員離校不離黨組織。

對于一些重要的需要傳達(dá)的文件，辦公室工作人員可以將其上傳到共享文件夾中，供各部門使用，確保了信息傳達(dá)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，避免了辦公室工作人員在部門之間奔走通知，同時(shí)也節(jié)約了成本。

計(jì)算機(jī)與通信工程系黨總支，在深入學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀的集中階段，經(jīng)常把布置的工作、學(xué)習(xí)資料、他山之石的成功經(jīng)驗(yàn)和學(xué)校指示精神放在 QQ群共享里，供基層黨支部和黨員下載學(xué)習(xí)，做到學(xué)習(xí)貫徹落實(shí)迅速、簡便。

（二）利用QQ群的即時(shí)交流平臺對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)

近幾年來，湖南科技學(xué)院教學(xué)秘書崗位招聘了一批新的工作人員，絕大多數(shù)新聘人員不會使用教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，不會利用系統(tǒng)進(jìn)行電子排課和成績管理。針對這一情況，教務(wù)處邀請了幾位經(jīng)驗(yàn)豐富的資深秘書利用QQ群對新進(jìn)秘書進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，充分利用QQ群的即時(shí)交流平臺，再輔以語音和圖片，既進(jìn)行一對多的指導(dǎo)，又進(jìn)行一對一的答疑，使新進(jìn)人員在不耽誤工作的同時(shí)，很快熟練掌握了教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的使用，順利進(jìn)入了秘書角色。

2009年，學(xué)校引進(jìn)了幾十名新教師，他們都是非師范類專業(yè)畢業(yè)的研究生，具有比較突出的專業(yè)知識和技能，但都不太懂教學(xué)教法，為了幫助他們盡快走上講臺，站穩(wěn)講臺，教務(wù)處和人事處邀請具有豐富教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的教學(xué)督導(dǎo)做客QQ群，從如何備課，如何上課，如何指導(dǎo)學(xué)習(xí)等方面開展專題講座和討論，與新教師一起在QQ群上通過語音交流教學(xué)心得，新進(jìn)教師的教學(xué)基本能力在很短的時(shí)間里得到了很大的提高，為提高課堂教學(xué)質(zhì)量打下了較好的基礎(chǔ)。

四 辦公活動中使用QQ群的幾點(diǎn)注意事項(xiàng)

QQ群是以聊天為主要功能的開放型信息交流平臺，QQ群作為辦公活動的網(wǎng)絡(luò)信息化手段，在充分發(fā)揮 QQ群的優(yōu)點(diǎn)有同時(shí)，也要揚(yáng)長避短，盡量避免和克服QQ群的某些不足。

（一）進(jìn)行身份確認(rèn)，盡量避免出現(xiàn)安全性問題

一般來說，辦公用 QQ群的人員加入要采用實(shí)名制，這樣既有利于管理，又有利于有針對性的交流信息，更重要的是可以確保群內(nèi)敏感信息的不外泄。對于某些特殊作用的 QQ群，最好有組織地分發(fā)QQ號，一般的QQ號禁止加入。例如，心理咨詢服務(wù)專業(yè)人員QQ群，專業(yè)人員的QQ號有組織地分發(fā)，這樣可以確保私密性很強(qiáng)的心理咨詢信息不外泄。

通常，我們讓各部門工作人建立自己的群名片，各部門工作人員加入某群進(jìn)入群界面后，在“設(shè)置”中的“修改自己的群名片”后填寫真實(shí)姓名（可填所在部門）等信息，以方便信息的傳達(dá)。部門與部門之間的定向傳達(dá)亦可在群界面中實(shí)現(xiàn)。鼠標(biāo)移至需要對話的部門，右擊選擇發(fā)起回話，就可以做到信息的定向傳達(dá)，從而避免了一些敏感、保密信息的公開化。

（二）加強(qiáng)QQ群內(nèi)人員的自我約束，避免將辦公用QQ群變成聊天QQ群

辦公用 QQ群，其主要作用是辦公，是傳遞公文、發(fā)布通知、組織學(xué)習(xí)、交流信息、收集意見建議的主要便捷窗口，通過充分利用 QQ群的即時(shí)交流平臺和共享平臺提高辦公效率。QQ群是一個(gè)平等、親和的人際交流空間，領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)的交流、領(lǐng)導(dǎo)與教師的交流、教師間的相互交流以及對干部教師的表揚(yáng)、批評、警示，對師生工作生活上的答疑釋惑、正面引導(dǎo)，師生向領(lǐng)導(dǎo)提出工作建議等，都可在鍵與鍵的接觸中實(shí)現(xiàn)平等交流，在談笑間實(shí)現(xiàn)零距離溝通，這在一定程度上克服了傳統(tǒng)辦公管理方式過于正式、封閉、死板的缺陷，讓大家在開放、公平、透明的環(huán)境中工作得更輕松、更出色、更有效率。

但是，如果群內(nèi)人員不自學(xué)遵守工作紀(jì)律，不正確使用QQ工具就會影響正常辦公秩序，就會將辦公用QQ群變成聊天QQ群，出現(xiàn)所謂負(fù)效應(yīng)。聊一些與工作無關(guān)的話題，還可能影響團(tuán)結(jié)，如果傳遞一些不良信息，既影響網(wǎng)絡(luò)安全，又影響社會安寧。

（三）加強(qiáng)信息交流綜合能力的培養(yǎng)，努力提高辦公效率

辦公室工作人員要以平等、客觀的態(tài)度,從多渠道獲取信息,然后對信息進(jìn)行科學(xué)加工和處理,提高信息的真實(shí)性和權(quán)威性。發(fā)送信息時(shí),要以正確、清晰、適量為原則,選擇恰當(dāng)?shù)膫鬟f方式,使信息接收者能正確接收信息。為學(xué)校的發(fā)展和建設(shè)服務(wù)。

要消除和克服信息失真現(xiàn)象。辦公室實(shí)際管理工作中,上傳下達(dá)或下傳上達(dá),都可能出現(xiàn)信息內(nèi)容的添加、省略和改變的失真現(xiàn)象。所以,在信息傳輸過程中要研究失真的原因,預(yù)防和及時(shí)排除引起信息失真的現(xiàn)象，保持辦公室工作的謹(jǐn)慎、認(rèn)真的工作態(tài)度。

另外，辦公人員在文字錄入、語言表達(dá)等方面也要有較高的水平，這樣可以充分發(fā)揮QQ群的即時(shí)交流功能，提高辦公效率。

[1]江治平.QQ群在遠(yuǎn)程教學(xué)過程中的應(yīng)用[J].山西財(cái)經(jīng)大學(xué)學(xué)報(bào),2009,(1) .

[2]徐靜.QQ群傳播的負(fù)效應(yīng)及解決對策[J].青年記者,2009,(6).

[3]牛紅凱,黃守剛.QQ 在高等教育中的應(yīng)用研究[J].科教文匯,2008,(4).

[4]謝曉東.利用網(wǎng)絡(luò) QQ 群促進(jìn)行程協(xié)作學(xué)習(xí)[J].重慶廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào),2008,(2).

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1673-2219（2010）05-0127-02

2009－11－05

陶小紅（1968－），女，湖南永州人，湖南科技學(xué)院辦公室檔案室副主任，助理研究員;胡曉（1984－），女，湖南長沙人，湖南科技學(xué)院辦公室文秘。

（責(zé)任編校：王晚霞）