芻議文檔一體化管理要素

徐躍霞，王 瓏，王 麗

（1.綏化市北林區(qū)水務(wù)局，黑龍江綏化 152000;2.綏化市北林區(qū)運(yùn)輸管理站，黑龍江綏化 152000;3.綏化市河道管理站，黑龍江綏化 152000）

1 文檔一體化管理理論是文書工作和檔案工作的必然結(jié)果

1）實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的理論依據(jù)是文件生命周期理論。文件本身是同一事物的不同發(fā)展階段的一個統(tǒng)一的連續(xù)體，其物質(zhì)形態(tài)、信息內(nèi)容基本屬性等方面是完全統(tǒng)一的。實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理是文書檔案工作自身發(fā)展及社會對檔案工作的客觀要求的結(jié)果。

2）實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理是信息時代檔案工作的管理模式，是適應(yīng)電子文件、電子檔案管理發(fā)展的要求。以計(jì)算機(jī)為代表的現(xiàn)代技術(shù)廣泛應(yīng)用到文檔之中，辦公自動化的實(shí)現(xiàn)，出現(xiàn)了電子文件和電子檔案。電子文檔的管理要求實(shí)現(xiàn)文檔一體化。在紙質(zhì)文件時代，檔案人員對文件的鑒定是通過歸檔整理實(shí)現(xiàn)的，主要是根據(jù)文件的內(nèi)容決定保管的期限。電子文件的鑒定則比較復(fù)雜，包括技術(shù)分析、內(nèi)容分析兩大方面。最基礎(chǔ)的技術(shù)分析是靠文件介質(zhì)的仔細(xì)檢測以決定數(shù)據(jù)的可讀性，確保適當(dāng)?shù)淖C據(jù)材料的可用性并估計(jì)成本因素，還包括整個計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的信息流的邏輯數(shù)據(jù)模式的分析，檢測系統(tǒng)不同部分與其它計(jì)算機(jī)的聯(lián)系并用信息的例行程序以及獲得檔案用途的數(shù)據(jù)輸出的能力。內(nèi)容分析則和紙質(zhì)文件沒有太大的區(qū)別。電子技術(shù)的錯綜復(fù)雜給檔案工作者的文件工作管理造成很大的困難，如果檔案工作者還是處于以往被動的地位，等著文件管理人員交非現(xiàn)行文件進(jìn)行鑒定、整理、統(tǒng)計(jì)等檔案業(yè)務(wù)工作，則已經(jīng)消失或過時了。綜觀目前國內(nèi)外關(guān)于電子文件和電子檔案管理的研究，無一不將一體的思想融入到電子文件研究項(xiàng)目中，電子文件本身的特點(diǎn)決定了電子文件需要進(jìn)行前端控制管理，而這兩種思想又是實(shí)現(xiàn)文檔一體化所必不可少的。在信息社會，必須打破文件和檔案工作隔膜狀況進(jìn)行一體化管理，這樣，檔案管理工作者的獨(dú)特作用及此項(xiàng)工作的獨(dú)立性才能體現(xiàn)的更加充分，給后代留下真實(shí)可靠和完整的歷史記錄。

3）實(shí)現(xiàn)文檔一體化有著充分的現(xiàn)實(shí)依據(jù)。長期以來文檔分家的現(xiàn)象給文檔工作帶來了嚴(yán)重混亂和極大地浪費(fèi)，使文檔工作不能完成歷史所賦予的使命。與此同時，我國的檔案工作者，除了專業(yè)文檔館工作員以外，其他的單位檔案工作者同時也是文件管理者，在部分地區(qū)已進(jìn)行了不同程度的文檔一體化的實(shí)現(xiàn)，而國外也有很多實(shí)行文檔一體化的成功范例，給我國檔案工作者實(shí)行文檔一體化管理提供經(jīng)驗(yàn)。

2 實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理有外部環(huán)境因素和技術(shù)因素

實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。文書檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是文檔一體管理，在制定標(biāo)準(zhǔn)化時首先應(yīng)該直接采用國際標(biāo)準(zhǔn)，以便同國際接軌。要按國家標(biāo)準(zhǔn)和文書檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，形成文檔一體化的規(guī)范體系。實(shí)行文檔一體化管理，還必須突破傳統(tǒng)的思想打破傳統(tǒng)的檔案管理模式，探索更加適合計(jì)算機(jī)管理的現(xiàn)代文檔模式。實(shí)行文檔一體化管理，要求文檔人員調(diào)整自己的知識結(jié)構(gòu)。計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)成為文檔一體進(jìn)程不可或缺的重要因素。文檔一體化軟件的開發(fā)也需要文檔人員熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，加強(qiáng)技術(shù)要素。