論ERP對企業(yè)內(nèi)部審計(jì)的影響及對策

洪 漫

ERP是一種先進(jìn)的企業(yè)管理理念,集財(cái)務(wù)、人事、供銷、生產(chǎn)為一體的綜合性的系統(tǒng),它將企業(yè)各個(gè)方面的資源充分調(diào)配和平衡,為企業(yè)提供多種解決方案,使企業(yè)在激烈的市場競爭中取得競爭優(yōu)勢。ERP的實(shí)施加劇了傳統(tǒng)管理流程的變革,使企業(yè)內(nèi)部審計(jì)的環(huán)境發(fā)生了較大變化,審計(jì)面臨的對象更加復(fù)雜,審計(jì)的線索發(fā)生了改變,內(nèi)部審計(jì)正面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。

一、企業(yè)ERP的實(shí)施對內(nèi)部審計(jì)工作的影響與挑戰(zhàn)

1.ERP的實(shí)施使企業(yè)的管理流程實(shí)現(xiàn)了優(yōu)化。實(shí)施ERP前,企業(yè)的業(yè)務(wù)流程是按部門分工來設(shè)計(jì),并且長期以來已習(xí)慣于按專業(yè)職能處理信息。結(jié)果各個(gè)部門各自為政,各部門的信息互相割裂,不僅重復(fù)勞動,而且決策者不能及時(shí)獲取準(zhǔn)確的信息。ERP系統(tǒng)將組織中的各個(gè)功能模塊有機(jī)地集成起來,共同運(yùn)作,信息技術(shù)的應(yīng)用使企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營管理發(fā)生了質(zhì)的變化,企業(yè)所有的工作流程,都按照面向客戶、面向信息網(wǎng)絡(luò)、面向軟件應(yīng)用的要求進(jìn)行調(diào)整。使組織結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)扁平化,企業(yè)信息的全面共享極大減少了管理層次,提高了管理的效率。企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)后,不僅對傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了優(yōu)化和重組,而且還將上下級企業(yè)都納入到管理中來,實(shí)現(xiàn)了整個(gè)供應(yīng)鏈的統(tǒng)一。在這種環(huán)境下,企業(yè)的財(cái)務(wù)收支及其有關(guān)的經(jīng)營管理活動不僅涉及企業(yè)的內(nèi)部資源,還涉及企業(yè)的外部資源,使內(nèi)部審計(jì)的范圍和特點(diǎn)發(fā)生了巨大的變化,變得更加復(fù)雜和廣泛。

2.ERP的實(shí)施改變了傳統(tǒng)的內(nèi)部控制方式。實(shí)施ERP前,內(nèi)部控制措施主要是通過工作人員間適當(dāng)?shù)穆氊?zé)分離,實(shí)現(xiàn)互相牽制,由人工完成各種檢驗(yàn)、核對和判斷等實(shí)施的,實(shí)現(xiàn)信息化后,相當(dāng)一部分內(nèi)部控制建立于系統(tǒng)的應(yīng)用程序中,系統(tǒng)運(yùn)行中由計(jì)算機(jī)自動執(zhí)行。相對于實(shí)現(xiàn)信息化前,增加了許多新的內(nèi)部控制,這些新的內(nèi)部控制包括了許多建立在系統(tǒng)應(yīng)用程序中、由計(jì)算機(jī)自動執(zhí)行的各種檢驗(yàn)、核對、判斷、監(jiān)控以及對系統(tǒng)各功能調(diào)用的權(quán)限密碼控制等。在ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制已轉(zhuǎn)變成以整個(gè)業(yè)務(wù)流程實(shí)時(shí)控制與決策為核心,形成了管理控制與系統(tǒng)控制并重、人機(jī)控制相結(jié)合的全方位綜合性控制。ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理與存儲的高度集中化、自動化,使手工操作時(shí)明確的職責(zé)分工這一基本內(nèi)部控制的作用被削弱。

3.ERP的實(shí)施改變了傳統(tǒng)的審計(jì)線索形式。傳統(tǒng)審計(jì)線索包括原始憑證、記賬憑證、賬薄和財(cái)務(wù)報(bào)表等會計(jì)資料,會計(jì)人員對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的詳細(xì)記錄都躍然紙上,審計(jì)人員所需的審計(jì)線索,都可以通過這些書面記錄加以審計(jì)。審計(jì)人員進(jìn)行審計(jì),完全可以根據(jù)需要進(jìn)行順查、逆杳或抽查。在實(shí)施ERP的企業(yè),客戶的訂單、企業(yè)的發(fā)貨單、發(fā)票等以紙質(zhì)和電磁的形式同時(shí)存在,但對訂單、發(fā)貨單、發(fā)票等的審批一般通過網(wǎng)上進(jìn)行,不再根據(jù)筆跡確認(rèn)其真實(shí)性。在電子商務(wù)系統(tǒng)中,客戶的訂單、企業(yè)的發(fā)貨單、發(fā)票、支票、電子貨幣或收付款憑證等都以電磁信息的形式在網(wǎng)上傳遞并存儲于磁性介質(zhì)中。在實(shí)現(xiàn)無紙化、遠(yuǎn)程經(jīng)算經(jīng)營的情況下,有些原始憑證不在本地存放,有些記賬憑證與原始憑證不在一起存放。網(wǎng)上交易正因?yàn)閭鹘y(tǒng)的紙性單據(jù)消失而被稱為無紙貿(mào)易。除外部交易的原始憑證無紙化外,在網(wǎng)絡(luò)經(jīng)營條件下,企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)的審計(jì)線索也發(fā)生了質(zhì)的變化。

不僅記錄業(yè)務(wù)的內(nèi)部原始單據(jù),如領(lǐng)料單、進(jìn)倉單、驗(yàn)貨單等原始憑證將變?yōu)殡姶呕男畔?而且計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)根據(jù)確認(rèn)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)自動編制記賬憑證、登記賬簿、編制報(bào)表,實(shí)現(xiàn)財(cái)會核算自動化。會計(jì)的確認(rèn)、計(jì)量、記錄和報(bào)告都集中由計(jì)算機(jī)按程序指令執(zhí)行,各項(xiàng)處理再沒有直接責(zé)任人。代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙性憑證、賬簿和報(bào)表的是電磁化的會計(jì)信息。磁性介質(zhì)通過網(wǎng)絡(luò)傳遞,不再受時(shí)間和空間的限制。如果系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)考慮不周,可能到審計(jì)時(shí)才發(fā)現(xiàn)只留下業(yè)務(wù)處理的結(jié)果而不能追索其來源。即使系統(tǒng)留有充分的審計(jì)線索,其產(chǎn)生與存儲方式、其特點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)都與傳統(tǒng)的審計(jì)線索有重大變化。

二、ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部審計(jì)應(yīng)采取的對策

1.創(chuàng)造新的內(nèi)部審計(jì)工作方法。ERP實(shí)施前,企業(yè)內(nèi)部信息處理仍然以手工為主,內(nèi)部審計(jì)工作一般是由審計(jì)人員通過對憑證、賬簿、報(bào)表采用審閱、核對、分析、比較私函證等方法來完成。但隨著ERP的實(shí)施,ERP信息系統(tǒng)是一個(gè)綜合性的集成系統(tǒng),面對如此龐大的信息量,采用傳統(tǒng)的審計(jì)方法,如將這些數(shù)據(jù)信息全部打印出來供審計(jì)人員用手工的方式來核對、比較、分析等,幾乎是不可能的。此外,實(shí)施ERP后,內(nèi)部審計(jì)環(huán)境、審計(jì)線索、內(nèi)部控制環(huán)節(jié)、安全控制和審計(jì)重點(diǎn)的改變,都決定了計(jì)算機(jī)審計(jì)技術(shù)是必不可少、效率更高的審計(jì)技術(shù),即以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為基礎(chǔ)的審計(jì),計(jì)算機(jī)系統(tǒng)成為審計(jì)的對象;將計(jì)算機(jī)作為審計(jì)工具,開發(fā)審計(jì)軟件進(jìn)行審計(jì),或者在信息系統(tǒng)的開發(fā)過程中,事先在被審的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中嵌入審計(jì)程序。

可利用數(shù)據(jù)分類復(fù)核技術(shù)、數(shù)據(jù)查詢技術(shù)、數(shù)據(jù)分析技術(shù)審查數(shù)據(jù)庫等,將審計(jì)方式由靜態(tài)審計(jì)轉(zhuǎn)向靜態(tài)與動態(tài)審計(jì)相結(jié)合,由現(xiàn)場審計(jì)轉(zhuǎn)向現(xiàn)場與遠(yuǎn)程審計(jì)相結(jié)合等。審計(jì)方法也應(yīng)由原來傳統(tǒng)的審計(jì)方法轉(zhuǎn)變?yōu)楸M可能使用計(jì)算機(jī)審計(jì),通過系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,確定數(shù)據(jù)處理的可靠性和系統(tǒng)程序的正確性。同時(shí),要注意計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)與審計(jì)人員職業(yè)判斷相結(jié)合,既利用計(jì)算機(jī)這種先進(jìn)工具,提高審計(jì)工作的效率,又利用審計(jì)人員的職業(yè)判斷,保證審計(jì)工作質(zhì)量。

此外,在ERP系統(tǒng)中還可以設(shè)計(jì)審計(jì)信息系統(tǒng)(AIS)模塊,充分利用AIS系統(tǒng)強(qiáng)大的多條件查詢、數(shù)據(jù)組合、排序、計(jì)算、報(bào)表數(shù)據(jù)導(dǎo)出等功能,進(jìn)行系統(tǒng)整合審計(jì),對查出的問題進(jìn)行即時(shí)分類整理輸出,實(shí)現(xiàn)在線審計(jì),在ERP系統(tǒng)實(shí)時(shí)、動態(tài)地查看和自動鑒別企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)會計(jì)信息在線運(yùn)行情況,強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)的事前和事中審計(jì)功效,直至實(shí)時(shí)跟蹤審計(jì)的步伐。

2.加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部審計(jì)隊(duì)伍的綜合能力。ERP項(xiàng)目十分復(fù)雜,內(nèi)部審計(jì)人員除了應(yīng)掌握計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識與技能、風(fēng)險(xiǎn)、控制等知識外,還需要懂得各方面的知識和技能,如項(xiàng)目管理,與培訓(xùn)、業(yè)績評價(jià)和交流有關(guān)的綜合文化,對技術(shù)或應(yīng)用的理解,系統(tǒng)開發(fā)技能,資源計(jì)劃框架等。當(dāng)然,內(nèi)部審計(jì)人員不大可能掌握所有這些技能,但應(yīng)增加對組織有重大影響的技能。同時(shí),在ERP實(shí)施中,對重要技能的掌握應(yīng)傾向于經(jīng)營的功能方面而非技術(shù)方面,比如增長關(guān)于經(jīng)營領(lǐng)域中的供給鏈、顧客管理、供貨商關(guān)系、電子商務(wù)等知識。開展信息系統(tǒng)審計(jì)需要一批既掌握現(xiàn)代審計(jì)理論與實(shí)務(wù),又了解管理知識、計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型知識結(jié)構(gòu)的專業(yè)人才。企業(yè)信息化環(huán)境下的內(nèi)部審計(jì)既涉及傳統(tǒng)的審計(jì)方法,又要應(yīng)用一定的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知識與操作技能及管理知識。在信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用并不斷發(fā)展的情況下,內(nèi)部審計(jì)人員必須不斷地關(guān)注信息技術(shù)的發(fā)展,掌握新方法與新技能,了解現(xiàn)代信息技術(shù)的用途及其對企業(yè)管理與信息處理的影響,使信息技術(shù)成為實(shí)施審計(jì)監(jiān)督和加強(qiáng)控制的有力工具。

審計(jì)人員必須在工作中及時(shí)學(xué)習(xí)新知識、掌握新技能、研究新問題、創(chuàng)造新方法,不斷提高分析信息和利用信息的能力。審計(jì)人員不僅要有會計(jì)、審計(jì)、經(jīng)營管理、法律等方面的知識。更要掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、通訊、信息系統(tǒng)和電子商務(wù)諸方面的知識和技能。內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)具各以下兩個(gè)條件:(1)內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)該是復(fù)合型人才,即除了精通和掌握本專業(yè)的知識和技能外,還需要熟悉本專業(yè)相關(guān)的知識;(2)內(nèi)部審計(jì)隊(duì)伍作為一個(gè)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該囊括本企業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作所需要的各方面專家,如律師、網(wǎng)絡(luò)工程師、資產(chǎn)評估師、基建預(yù)算決策審核師等。

3.內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)參與ERP的實(shí)施。企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)人員參加所選定ERP軟件相關(guān)的培訓(xùn),提高計(jì)算機(jī)技術(shù)水平及相關(guān)的技能。參與企業(yè)流程重組的工作,提出優(yōu)化管理流程的建議。內(nèi)部審計(jì)人員參與軟件各模塊的應(yīng)用,測試基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確與完整性,測試管理流程是否合理、有效,測試系統(tǒng)各項(xiàng)功能的完整性與有效性。并根據(jù)系統(tǒng)的特點(diǎn)與管理的要求,提出建立與完善內(nèi)部控制的建議。當(dāng)ERP軟件實(shí)施成功后,內(nèi)部審計(jì)人員制定了一套本企業(yè)內(nèi)部審計(jì)的辦法與規(guī)定。通過參與ERP軟件的實(shí)施工作,內(nèi)部審計(jì)人員對審計(jì)的總體對象有了一定的把握,對企業(yè)內(nèi)部控制也有了深刻的理解,于是向管理層提出建立與完善內(nèi)部控制的有效建議,并為如何評價(jià)內(nèi)部控制的有效性提出一套可行辦法。

ERP的實(shí)施能給企業(yè)帶來信息和管理上的優(yōu)勢,但處理不好也可能給企業(yè)帶來各種負(fù)面效應(yīng)。如果內(nèi)部審計(jì)部門能積極參與到ERP實(shí)施的整個(gè)過程,既有利于項(xiàng)目的成功實(shí)施,也有利于內(nèi)部審計(jì)工作的開展和深化。一般而言,ERP的實(shí)施會在很短的對間內(nèi)變動工作程序、組織機(jī)構(gòu)和應(yīng)用技術(shù),會給企業(yè)帶來一定的風(fēng)險(xiǎn),而擅長于風(fēng)險(xiǎn)方面管理的內(nèi)部審計(jì)部門參與實(shí)施正好可以彌補(bǔ)這方面的缺陷。此外,系統(tǒng)實(shí)施影響內(nèi)部審計(jì)部門將來的工作,如果內(nèi)部審計(jì)部門積極參與到實(shí)施的整個(gè)過程,有助于設(shè)計(jì)未來的審計(jì)計(jì)劃和程序。為了保證內(nèi)部審計(jì)人員的獨(dú)立性,參與某項(xiàng)系統(tǒng)實(shí)施的人員在以后并不承擔(dān)涉及該項(xiàng)系統(tǒng)的相關(guān)審計(jì)。

(作者單位:廣州白云山和記黃埔中藥有限公司)