曹 艷

（黑龍江生物科技職業(yè)學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150025）

學(xué)校人事檔案的智能化管理探析

曹 艷

（黑龍江生物科技職業(yè)學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150025）

本文主要分析了學(xué)校人事檔案管理的智能化的發(fā)展、功能設(shè)計(jì)及智能化軟件應(yīng)用。[關(guān)鍵詞]學(xué)校人事檔案 智能化管理探析

人事檔案的智能化管理主要包括館舍實(shí)體的智能化和檔案管理的智能化。檔案管理的智能化又分為實(shí)體管理智能化和信息管理智能化，其中以信息管理智能化為核心，集中體現(xiàn)為人事檔案信息的智能檢索，只要是通過計(jì)算機(jī)在人事檔案信息管理中的應(yīng)用，建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在人事檔案信息處理上的多項(xiàng)功能來完成檔案信息的建立和維護(hù)、檔案信息的查詢、檔案信息的輸出等工作，做到人事檔案信息資源的優(yōu)化利用。

1.學(xué)校人事檔案管理中的智能化發(fā)展

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，學(xué)校人事檔案信息計(jì)算機(jī)管理也日漸普及。計(jì)算機(jī)在信息處理方面的強(qiáng)大功能，為學(xué)校人事檔案的自動(dòng)化管理提供了有效的技術(shù)手段。從檔案的實(shí)體管理到信息管理中計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，從學(xué)校數(shù)字檔案館的建設(shè)到檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)，無不體現(xiàn)出計(jì)算機(jī)在學(xué)校人事檔案的智能化管理中已占有舉足輕重的地位。

1.1 學(xué)校數(shù)字人事檔案館的建設(shè)

數(shù)字人事檔案館的建設(shè)是實(shí)現(xiàn)學(xué)校人事檔案智能化管理所邁出的重要一步，其重點(diǎn)是在館舍實(shí)體管理中實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的普及、應(yīng)用和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，聯(lián)通因特網(wǎng)、館合內(nèi)局域網(wǎng)等，基本實(shí)現(xiàn)館舍實(shí)體管理的智能化，以作為學(xué)校人事檔案實(shí)體管理和信息管理智能化的基礎(chǔ)。目前，我國在學(xué)校數(shù)字人事檔案館的實(shí)踐建設(shè)方面所作出的努力遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，應(yīng)該說學(xué)校數(shù)字人事檔案館的建設(shè)處于起步階段，還需作出巨大努力。

1.2 學(xué)校人事檔案存放位置索引數(shù)字化

學(xué)校數(shù)字化的人事檔案存放位置索引是實(shí)現(xiàn)學(xué)校人事檔案實(shí)體管理智能化的集中體現(xiàn)。它是對(duì)所存放人事檔案的具體情況而編制的一種數(shù)字化的圖標(biāo)式典藏性檔案檢索工具，當(dāng)然要以原有庫房和存放人事檔案的設(shè)備（柜、架、箱）編號(hào)為前提條件。數(shù)字化的人事檔案存放位置索引，主要協(xié)助管理人員切實(shí)掌握人事檔案的存放情況，準(zhǔn)確迅速地查找所需要的人事檔案材料，以縮短利用者對(duì)人事檔案原件利用的檢索時(shí)間。

1.3 學(xué)校人事檔案信息管理系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)

針對(duì)學(xué)校人事檔案信息管理的智能化，學(xué)校人事檔案信息管理系統(tǒng)軟件應(yīng)運(yùn)而生。作為整個(gè)學(xué)校人事檔案智能化管理的核心，學(xué)校人事檔案信息管理智能化，主要體現(xiàn)為利用者對(duì)人事檔案信息的智能檢索。學(xué)校人事檔案信息管理系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)的指導(dǎo)思想和所具備的功能必須立足于更簡便、更迅速、更全面的智能檢索。

2.學(xué)校人事檔案信息管理系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)

不管學(xué)校人事檔案信息管理系統(tǒng)在實(shí)際管理中達(dá)到了一個(gè)怎樣的水平，學(xué)校人事檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)都必須遵循以下設(shè)計(jì)思想：根據(jù)學(xué)校人事檔案信息管理的要求并考慮通用性，要求檔案內(nèi)容包含多個(gè)項(xiàng)目；對(duì)檔案信息能方便地完成建立，并易于維護(hù)、修改、刪除、增加，以適應(yīng)檔案內(nèi)容隨時(shí)可能發(fā)生的變化要求；能方便地查詢和打印某個(gè)人員的所有檔案資料；要有安全保護(hù)措施。根據(jù)需要，能夠進(jìn)行密碼設(shè)置和權(quán)限設(shè)置，以防學(xué)校人事檔案信息的流失及失真等。當(dāng)操作錯(cuò)誤或沒有查詢到記錄時(shí)，給出提示，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行；整個(gè)系統(tǒng)均為漢字表示，方便操作；為了處理好學(xué)校人事檔案信息的安全使用和在wWw方式下實(shí)現(xiàn)信息的訪問和共享二者之間的關(guān)系，系統(tǒng)整體設(shè)計(jì)應(yīng)分為內(nèi)部檔案信息管理系統(tǒng)和對(duì)外檔案信息交流管理系統(tǒng)等。

根據(jù)以上設(shè)計(jì)思想設(shè)計(jì)出來的學(xué)校人事檔案信息管理系統(tǒng)，無疑具備以下功能：

首先，對(duì)于學(xué)校內(nèi)部檔案信息管理系統(tǒng)，具備主畫面模塊和功能模塊。主畫面模塊用來完成人員檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入、修改和功能設(shè)置。整個(gè)程序的工作是在主頁面模塊的控制下，根據(jù)用戶的要求，選擇不同的功能模塊來完成對(duì)數(shù)據(jù)庫指定的操作。功能模塊包括：檔案輸入模塊：主要實(shí)現(xiàn)人員檔案情息的錄入，其中包括個(gè)人照片的掃描錄入；更新操作模塊：主要包括對(duì)錄入的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、刪除、添加等操作；檔案查詢模塊：應(yīng)該設(shè)計(jì)為可以按照姓名、身份證號(hào)碼、部門、電話和任意條件查詢個(gè)人或一部分人的情況；檔案統(tǒng)計(jì)模塊：包括統(tǒng)計(jì)文化程度、技術(shù)職務(wù)、政治面貌、年齡、工資等個(gè)人檔案信息；檔案輸出模塊：可以輸出個(gè)人檔案、全體檔案、人事卡片、單位名冊(cè)、團(tuán)員名冊(cè)等到屏幕或打印機(jī)上；其他操作模塊：包括修墳密碼、設(shè)置權(quán)限、初始化、打印預(yù)覽、打印等；退出系統(tǒng)模塊：可以存儲(chǔ)推出或直接退出。

其次，對(duì)于對(duì)外檔案信息交流管理系統(tǒng)，是以個(gè)人人事檔案信息組合而成的人事檔案信息資源為基礎(chǔ)，以Internet網(wǎng)為窗口，有選擇性的對(duì)整合的資源進(jìn)行提供利用，以滿足在www方式下不同用戶的信息訪問，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的共享。

3.學(xué)校人事檔案信息管理系統(tǒng)軟件應(yīng)用

目前，市面上的有些學(xué)校人事檔案信息管理系統(tǒng)軟件已經(jīng)具備了甚至可以說已經(jīng)遵循了上述設(shè)計(jì)思想，人事檔案信息管理系統(tǒng)軟件開發(fā)利用技術(shù)的日益完善無疑將大大推進(jìn)學(xué)校人事檔案信息管理智能化的發(fā)展?，F(xiàn)在重點(diǎn)介紹市面上比較符合實(shí)際使用需求的二種人事檔案信息管理軟件，以供各學(xué)校開展人事檔案信息管理時(shí)進(jìn)行比較選擇使用。

3.1 通用人事檔案管理軟件1.0

軟件大小：1469KB

軟件語言：簡體中文

軟件類別：國產(chǎn)軟件／試用階行政管理

遠(yuǎn)行環(huán)境：Win9x／Me／NT／2000／xP

開發(fā)商：未知

軟件介紹：綠色軟件不需安裝，（整個(gè)系統(tǒng)只有三個(gè)文件.可隨身攜帶），市面上唯一支持可自行根據(jù)學(xué)校需要修改檔案項(xiàng)目的軟件，可記錄調(diào)級(jí)記錄、獎(jiǎng)懲記錄、工作經(jīng)歷、請(qǐng)假記錄。檔案花名冊(cè)可自行進(jìn)行非常靈活的設(shè)置 （項(xiàng)目，寬度）。部門可設(shè)無限級(jí)，不同于一般人事軟件的只能設(shè)置大部門和分部門兩個(gè)級(jí)別，可按學(xué)歷、級(jí)別統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)結(jié)果用柱狀圖顯示，可按時(shí)間范圍統(tǒng)計(jì)人員流動(dòng)情況，可根據(jù)企業(yè)實(shí)際需要進(jìn)行定制開發(fā)。

3.2 求索人事檔案管理系統(tǒng)V1.9

文件大?。?939KB

軟件語言：簡體中文

軟件類別：國產(chǎn)軟件／共享版／行政管理

運(yùn)行環(huán)境：W ln9x／NT／2000／xP

開發(fā)商：未知

軟件介紹：本系統(tǒng)適用于各學(xué)校進(jìn)行人事檔案管理。內(nèi)容涵蓋人事檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、導(dǎo)出Excel、打印輸出等，操作簡便、功能卓越，是學(xué)校人事檔案管理人員的得力助手。該系統(tǒng)具有以下幾個(gè)顯著特點(diǎn)：

3.2.1 主界面采用樹型分類結(jié)構(gòu)，可切換列表、卡片兩種顯示模式.操作方便、直觀易用。

3.2.2 基于HR理念設(shè)計(jì)，集成基本資料、就職資料、學(xué)歷信息等諸多方面的檔案資料管理全面詳盡。

3.2.3 靈活的基本信息設(shè)置，用戶可以自定義部門、職務(wù)、職稱等多種信息，實(shí)用性更強(qiáng)，支持多級(jí)部門劃分，滿足集團(tuán)化企業(yè)需要。

3.2.4 強(qiáng)大的查詢系統(tǒng)，兩種普通查詢方式，快速定位所需信息，并且獨(dú)創(chuàng)一種智能模糊查詢方式，可按任意條件進(jìn)行查詢、排序，并可自定義打印項(xiàng)目輸出報(bào)表. 或?qū)С鰹镋xcEL或文本文檔。

3.2.5 規(guī)范的人事調(diào)動(dòng)管理，全程記錄和管理員工的人事變動(dòng)信息，包括員工調(diào)動(dòng)、離職、復(fù)職，并可實(shí)時(shí)查詢所有變動(dòng)情況及其原始檔案資料。

3.2.6 強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)分析功能，可按任意部門、工齡、職務(wù)、職稱、性別、基本工資、文化程度、民族等多種方式進(jìn)行各種統(tǒng)計(jì)分析等，統(tǒng)計(jì)方式多達(dá)數(shù)十種，統(tǒng)計(jì)結(jié)果以三種圖形方式直觀顯示并可作為圖片文件進(jìn)行保存。

3.2.7 多種輔助功能：日常記事、通訊錄、會(huì)議記錄等附加工具等會(huì)結(jié)你的工作帶來諸多的便利。在長時(shí)期內(nèi)，人事檔案的手工管理仍將占主導(dǎo)地位，發(fā)探著重要作用，因?yàn)閷?shí)現(xiàn)人事檔案的智能化管理即電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理是手工管理的延伸，它必須有良好的手工管理作為支持。人事檔案管理智能化必須以良好的基礎(chǔ)工作為前提，要做好收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、傳遞等工作。此外，要實(shí)現(xiàn)人事檔案的智能化管理還必須取得相關(guān)技術(shù)支持。如果手工基礎(chǔ)工作沒有做好，技術(shù)支持跟不上，就談不上管理智能化，要實(shí)現(xiàn)人事檔案情息資源的共享也就成了一句空話。

[1]劉忠先人事檔案微機(jī)化管理系統(tǒng)的開發(fā)[J].齊魯石油化工2000（1）.