我國目前民生檔案工作的管理現(xiàn)狀與對策

孫芳

(鹽城市體育局 江蘇 鹽城 224000)

在人們的記憶中，檔案只是政府部門冷冰冰的信息記錄，而隨著“以人為本”理念的深入，“服務民生”已成為檔案工作的重要職能。民生問題是關系廣大人民群眾直接現(xiàn)實利益的重要問題，而檔案在維護群眾合法權益、化解矛盾糾紛，解決好人民群眾最關心、最直接、最現(xiàn)實的就業(yè)、保障、教育、醫(yī)療、住房和安全等各類民生問題中，具有不可替代的記錄和憑證作用。在新的形勢和條件下，如何做好民生檔案工作，維護好廣大人民群眾的切身利益，促進社會和諧穩(wěn)定，是擺在檔案人員面前的一個嶄新課題。

一、我國民生檔案工作發(fā)展的現(xiàn)狀

民生檔案是公民最關心、最直接、最現(xiàn)實的原始記錄。因此，關注民生，做好民生檔案工作，促進社會和諧，已成為檔案同仁的共識。總的說來，這幾年我國各級檔案部門在一系列規(guī)范性、政策性文件的推動下在開展民生檔案工作方面取得了一些突破性的進展。

1.民生檔案管理機制進一步健全

全國各級各類單位大多數(shù)領導思想上都很重視民生檔案工作，在明確分管民生檔案工作領導、配備專兼職檔案員、建立民生檔案管理網(wǎng)絡體系的基礎上，把民生檔案工作納入到年度計劃、總結及相關人員的崗位職責中，把有關民生檔案工作的經費也納入到單位預算中。同時，各級檔案行政管理部門要與民生檔案形成部門、單位相互協(xié)調、密切合作，共同研究制定相關辦法，采取有力措施，將各類民生檔案管理納入檔案基礎業(yè)務建設范疇，建立民生檔案歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求等管理規(guī)范和制度，把民生檔案建設逐步納入依法管理、規(guī)范管理的軌道。

2.民生檔案收集范圍更加廣泛

據(jù)不完全統(tǒng)計，民生檔案的種類多達80余種，涉及20多個系統(tǒng)。近年來，除了傳統(tǒng)的與群眾切身利益相關的村級檔案、家庭檔案、社會保障檔案、醫(yī)療保險檔案、失業(yè)保險檔案、外出務工培訓檔案、失業(yè)人員檔案、婚姻檔案、房地產檔案、房屋拆遷檔案、社會救濟檔案、農村養(yǎng)老保險檔案、新型合作醫(yī)療檔案、環(huán)境監(jiān)測檔案、學籍檔案、殘疾人檔案、企業(yè)改制檔案等外，一些產生的新型涉民檔案，如工傷保險檔案、生育保險檔案、大病醫(yī)療救助檔案、低收入勞模檔案、志愿者檔案、新型合作醫(yī)療檔案、農產品質量安全檔案、市民道德檔案都得到及時收集、整理并向廣大人民群眾提供利用。各級民生檔案形成單位中大部分單位的檔案整理在檔案行政管理部門的指導下也逐步達到規(guī)范化、標準化建設的要求。

3.檔案保管條件得到有效改善

隨著國家對民生檔案工作的重視，檔案管理的外環(huán)境建設得到很大改善。許多基層單位對民生檔案工作非常重視，逐年增加檔案工作經費，不斷改善檔案工作基礎條件，檔案庫房的面積越來越大。特別是工商、稅務、保險、醫(yī)院、民政、社區(qū)等民生檔案的來源部門更加重視檔案的保管條件，購置了密集架、空調、去（增）濕機、消毒柜及防磁柜等現(xiàn)代化設備，確保民生檔案的溫、濕度等符合國家規(guī)定的有關要求。

二、我國民生檔案工作中存在的主要問題

（一）民生檔案館藏質量不高

1.民生檔案資源內容分散。民生檔案內容涉及面廣，主要來源于政府部門或大型企事業(yè)單位。很大一部分民生檔案保存在基層單位，如社會保障類檔案就會涉及到勞動保障部門、民政部門、醫(yī)保中心、保險公司、社區(qū)、村委會等單位，這些單位形成的檔案僅有勞動保障、民政等部門等單位的檔案移交到國家檔案館集中保存，其他大部分檔案都由各基層單位分散保管。同時，即使被移交到國家檔案館的民生檔案，也是分散在不同的全宗內，因為這些檔案如婚姻、公證、房產、拆遷、招工（轉干）、獨生子女等內容的檔案分別形成于不同的立檔單位。

2.民生檔案部分內容信息失真。與其他檔案一樣，民生檔案同樣存在內容失真問題。如房產檔案中的身份失真，人事檔案中的年齡、工齡失真，醫(yī)療檔案中的病歷失真，工程檔案中竣工圖的作者失真等問題是檔案中常見的現(xiàn)象。同時，因信息化技術與管理滯后導致的電子檔案真實性問題更加突出。上述問題將會使民生檔案資源的質量大打折扣。

（二）民生檔案工作管理措施不力

1.民生檔案法規(guī)制度不夠完善。盡管國家和地方各級檔案行政管理部門與各有關部門聯(lián)合制定了一些有關社保、醫(yī)保等民生方面的檔案工作規(guī)范性文件，但從目前情況看，檔案行政管理部門制定的民生檔案管理規(guī)范性文件內容比較單一，執(zhí)行缺乏力度。

2.民生檔案管理的重視程度不均衡。這與檔案行政管理部門的管理不到位有很大關系。一些單位對檔案行政管理部門提出的庫房選址、設備添置、人員培訓、制度建設相關要求，視作“找麻煩”。有的部門借口經費緊張，無錢對檔案投入，竟伸手向檔案行政管理部門要經費、要設備，檔案行政管理部門滿足不了其要求，就成為其做不好檔案工作的理由。個別檔案行政管理部門對民生檔案源頭單位的檢查流于形式，只是走馬觀花看看，并沒有把民生檔案的管理列入考評管理范圍。

3.數(shù)字化檔案管理缺乏統(tǒng)一標準。由于各單位大多是辦公自動化與檔案管理兩套系統(tǒng)，而這兩套系統(tǒng)的設計單位各不相同，且它們軟件的形成目前尚無統(tǒng)一標準，造成兩系統(tǒng)間形成的數(shù)據(jù)難以對接。另外，民生檔案專題數(shù)據(jù)庫缺乏統(tǒng)一標準，描述數(shù)字檔案資源的格式沒有統(tǒng)一規(guī)范。除少數(shù)已開展數(shù)字檔案館建設的省市級檔案館外，大多數(shù)檔案館建立的民生檔案專題數(shù)據(jù)庫只能滿足一些局部或特定的用戶需求，還沒有建立起全面的、系統(tǒng)的、面向公眾查檔需求的目錄中心和全文數(shù)據(jù)庫。

（三）民生檔案利用服務手段不新

民生檔案網(wǎng)絡利用服務方式完全可以借鑒網(wǎng)絡環(huán)境下的其他信息服務方式，如網(wǎng)站服務、開設電子閱覽室、利用電子觸摸屏技術、利用移動網(wǎng)絡通信技術等。但由于觀念、經費、人員等各種因素導致各檔案館提供利用的方式迥異，即使有的檔案館嘗試使用新的服務手段，由于條件制約，不能完全到位；絕大部分基層涉民單位和部門，在民生檔案的利用上仍是采用傳統(tǒng)的坐等上門服務形式。

三、改進民生檔案工作的對策和建議

國家檔案局局長楊冬權指出：“服務民生成為檔案工作服務大局的一個新亮點，也成為檔案工作出現(xiàn)重大變化的一個新拐點”。民生檔案工作事關構建和諧社會大局，做好民生檔案工作是檔案部門圍繞中心、服務大局的重要內容，各級檔案部門責無旁貸。同時，針對民生檔案工作中出現(xiàn)的問題，應切實加強民生檔案工作。

（一）加強領導，建立健全民生檔案資源體系

一是要抓好民生檔案的建檔工作。民生檔案的形成部門多，材料門類繁雜，工作難度較大。各級檔案行政管理部門要根據(jù)本地區(qū)實際，采取有效的措施，統(tǒng)籌規(guī)劃，確定工作范圍和職能，實行有力的指導和監(jiān)督，幫助各部門抓好民生檔案的建立，確保各個行業(yè)、部門形成的民生檔案及時建檔和有效利用。各行業(yè)和部門要積極與檔案部門聯(lián)系，抓緊建立民生檔案歸檔制度，設置分類方案和保管期限表，完善檔案整理、檢索目錄編制、檔案鑒定銷毀移交進館等業(yè)務標準。民生檔案的保管期限，國家有規(guī)定的按國家規(guī)定執(zhí)行。

二是要突出民生檔案建設重點。切實抓好與群眾自身利益密切相關的社會保險檔案、就業(yè)人員檔案、工資福利檔案、城鄉(xiāng)最低生活保障檔案、失業(yè)人員檔案、婚姻檔案、房地產檔案、城市拆遷檔案、環(huán)境監(jiān)測檔案、學籍檔案和企業(yè)職工檔案等重點民生檔案的建設，明確責任，規(guī)范管理。抓好農業(yè)農村檔案，將計劃生育檔案、土地（山林）承包（延包）合同檔案、土地流轉合同檔案、宅基地檔案、農村養(yǎng)老保險檔案、新型合作醫(yī)療保險檔案、失地農民檔案和農村換屆選舉檔案等列為管理重點。抓好社區(qū)檔案，進一步完善社區(qū)人口管理檔案、困難家庭和低保對象檔案、再就業(yè)檔案、居民健康保健檔案、特殊群體檔案及社會救助等方面的檔案管理。對其他方面的民生檔案，有關部門也要抓緊抓好。

（二）強化服務，建立健全民生檔案利用體系

一是要進一步規(guī)范民生檔案利用制度。各級各類檔案部門要從實際出發(fā)，對涉及民生的各類檔案，優(yōu)先進行整理、編目、劃控和數(shù)字化工作，確保民生檔案及時服務社會。要按照誰主管、誰負責的原則，認真做好民生檔案鑒定開放和利用工作。除國家有明確規(guī)定不能公開的，涉及公民自身權益的民生檔案均應列入主動公開或依申請公開的范圍，其中凡是涉及個人隱私的應列入依申請公開的范圍。對不宜個人查閱的職工檔案等，應依據(jù)本人申請，由檔案保管單位代為查閱，提供應公開信息，出具相應證明。國家規(guī)定不宜開放的民生檔案，檔案部門不得擅自向社會開放。

二是要挖掘館藏民生檔案。各級國家綜合檔案館要依據(jù)館藏檔案目錄，對照檔案實體，迅速摸清館藏民生檔案的家底，做好民生檔案的種類和數(shù)量統(tǒng)計，結合民生檔案利用工作的實際情況，本著先用先整、突出重點的原則，加快館藏民生檔案的審查整理及開放步伐。運用現(xiàn)代化手段，優(yōu)先建立婚姻檔案、公證檔案、職稱檔案、知青檔案、土地房產檔案等專門數(shù)據(jù)庫。

（三）注重整合，建立民生檔案信息資源的新平臺

各級檔案館作為保存黨和國家重要檔案的基地，應在收藏民生檔案資源方面發(fā)揮主渠道作用，不斷拓展檔案資源新領域。一方面，要積極調整館藏收集范圍，可以通過運用傳統(tǒng)的檔案收集和網(wǎng)絡信息采集與核對的“雙管齊下”的方法，采集、傳遞、處理各類民生檔案的信息資源，使其內容得到豐富和拓展。還要加快館藏民生檔案整理、審查及開放步伐，使所有民生相關檔案能夠更快地提供給廣大人民群眾利用。另一方面，要優(yōu)先完成民生檔案數(shù)字化任務，逐步建立起區(qū)域性、多層次、分布式、規(guī)范化的各類民生檔案數(shù)據(jù)庫群，并通過內部信息網(wǎng)絡平臺將不同行業(yè)、部門的相關民生檔案信息進行集中整合，實現(xiàn)民生檔案信息資源共享。

總之，民生檔案工作事關人民群眾的切身利益，是檔案工作中不可缺少的組成部分，搞好民生檔案工作，對推動本地區(qū)社會經濟發(fā)展，維護社會穩(wěn)定將起到重要的作用，因此，檔案部門要主動介入解決民生問題的工作行列，自覺、主動地參與解決民生問題，把事關群眾現(xiàn)實利益問題和關系人民群眾生產生活的檔案納入到民生檔案管理范疇，把加強民生檔案管理作為檔案工作的重要任務，積極探索民生檔案管理和利用的最佳方式和有效途徑，不斷總結經驗，提高服務水平，更好地為社會主義和諧社會建設服務。

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