冒紅

高校院系檔案管理方法探討

冒紅

分析了高校院系檔案管理中存在的問(wèn)題，提出了改進(jìn)高校院系教學(xué)檔案管理的措施。針對(duì)高校合并、規(guī)模加大和“一校多區(qū)”的具體情況，認(rèn)為應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)輔助教學(xué)檔案管理，建立教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的辦法是行之有效的。

檔案管理；高等學(xué)校；教學(xué)檔案；檔案網(wǎng)絡(luò)管理

隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，高校管理體制改革的深化，一方面，合并升本辦學(xué)蔚然成風(fēng)；另一方面，各高校不斷設(shè)置新的專業(yè)，擴(kuò)大原有的專業(yè)規(guī)模，重點(diǎn)建設(shè)特色專業(yè)。因此，各高校及其院系的檔案工作需要交接、合并和重新整理。高校的檔案管理工作同時(shí)面臨機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在這種新形勢(shì)下，探索高校院系檔案管理新方法具有深遠(yuǎn)的意義。

一、教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題

院系教學(xué)文件來(lái)源渠道較多，檔案管理內(nèi)容可分為教學(xué)類、教材類、學(xué)科、專業(yè)與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)類。從2007年開(kāi)始，對(duì)河南省5所院校共87個(gè)院系的教學(xué)檔案管理狀況的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，存在的主要問(wèn)題有：

（1）院系教學(xué)檔案收集不全，教職員工檔案意識(shí)不強(qiáng)。許多教學(xué)管理人員和教師對(duì)教學(xué)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，參與教學(xué)檔案資料的收集缺乏動(dòng)力，認(rèn)為檔案工作與自己的工作沒(méi)有直接關(guān)系。系部教學(xué)檔案材料沒(méi)有貫徹集中統(tǒng)一管理的原則，存放不規(guī)范，容易出現(xiàn)教學(xué)檔案資料遺失等現(xiàn)象。部分教師認(rèn)為教學(xué)材料是自己花費(fèi)大量精力創(chuàng)造出來(lái)的，如優(yōu)秀教案、自編教材、教學(xué)參考資料等，怕存檔后丟失或使用不便，導(dǎo)致部分教學(xué)檔案被教師或教研室、實(shí)驗(yàn)室分散保管。

（2）院系教學(xué)文件的收集周期長(zhǎng)，檔案管理缺乏系統(tǒng)性和關(guān)聯(lián)性。高校院系的教學(xué)活動(dòng)周期性較長(zhǎng)，檔案管理的內(nèi)容豐富而瑣碎，文件收集不及時(shí)，教學(xué)檔案記錄就缺乏完整性。在一些院系教學(xué)檔案材料的收集過(guò)程中，因?yàn)榻處熁蚬芾砣藛T的拖沓，一些材料不能及時(shí)歸檔，又缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，造成檔案收集、分類與管理缺乏系統(tǒng)性和關(guān)聯(lián)性。院系教學(xué)檔案的資料收集和整理往往沒(méi)有一個(gè)系統(tǒng)有序的管理體制和統(tǒng)一的制度，管理上往往也沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，存在隨意性、零散性，缺乏連續(xù)性、系統(tǒng)性。往往在后期查閱檔案時(shí)才發(fā)現(xiàn)所收集的教學(xué)檔案是零散的，不能體現(xiàn)院系教學(xué)活動(dòng)的連續(xù)性、完整性和系統(tǒng)性。再去重新收集，相應(yīng)的原始資料則可能已經(jīng)缺失或損毀。許多合并升本學(xué)校，升本后各院系的管理分散，日常工作中產(chǎn)生的檔案材料散存在各系、處室甚至個(gè)人手中，面廣量大頭緒多，這也給教學(xué)檔案的收集管理工作帶來(lái)被動(dòng)與阻礙。

（3）院系教學(xué)檔案材料不規(guī)范，材料收集與整理帶有很大的隨意性。往往只注重紅頭文件的收集與整理，而不重視系級(jí)教學(xué)管理中產(chǎn)生的材料的收集。缺乏統(tǒng)一規(guī)范的教學(xué)檔案材料制作標(biāo)準(zhǔn)，許多教學(xué)材料在產(chǎn)生過(guò)程中顯得不規(guī)范，如教師編寫(xiě)教案、出考試題、學(xué)生填寫(xiě)重修和留降級(jí)復(fù)讀申請(qǐng)表等，或用圓珠筆填寫(xiě)，或紙張大小不一，不便于歸檔保管。

（4）院系教學(xué)檔案人員一般都由教學(xué)秘書(shū)兼任，沒(méi)有專人負(fù)責(zé)文件材料的收集歸檔工作。隨著高校擴(kuò)招和教育教學(xué)改革力度的不斷加大，院系教學(xué)管理任務(wù)日漸繁雜，教學(xué)秘書(shū)工作繁雜，壓力大，往往會(huì)忽視教學(xué)檔案的日常收集工作，等到要檢查時(shí)再突擊建檔，影響了教學(xué)檔案的質(zhì)量。學(xué)校檔案管理部門(mén)雖然把院系檔案納入了檔案管理工作范圍，但院系的檔案、資料室與學(xué)校檔案管理部門(mén)沒(méi)有行政隸屬關(guān)系，院系的檔案管理取決于教學(xué)秘書(shū)對(duì)檔案管理的重視程度和技術(shù)水平。

（5）院系檔案管理意識(shí)淡薄，教學(xué)檔案管理手段落后。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對(duì)院系級(jí)教學(xué)檔案的作用和意義認(rèn)識(shí)不清，重視程度不夠。檔案的收集總是在管理人員的再三督促下，教師應(yīng)付差事，臨時(shí)突擊、草率整理，而管理人員礙于情面，也不去及時(shí)糾正。大多數(shù)高等學(xué)校的院系級(jí)教學(xué)檔案都還停留在資料的“紙質(zhì)收集、簽字、保存”階段，往往是成堆的紙質(zhì)材料沒(méi)有經(jīng)過(guò)分類整理登記，簡(jiǎn)單地堆放在檔案柜中。缺乏利用教學(xué)檔案服務(wù)于后續(xù)教學(xué)工作的意識(shí)和手段，未能發(fā)揮教學(xué)檔案對(duì)后續(xù)教學(xué)活動(dòng)的指導(dǎo)借鑒作用。

目前多數(shù)新建本科院校在學(xué)生成績(jī)管理方面實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)管理，但系部教學(xué)檔案管理工作仍采用手工操作的現(xiàn)象還比較普遍。雖然配備了計(jì)算機(jī)，但仍然完全或大部分使用人工進(jìn)行檔案管理，現(xiàn)代化的設(shè)備只是擺設(shè)。檔案管理人員還不能有效地應(yīng)用計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等現(xiàn)代化辦公技術(shù)，增加了教學(xué)檔案資源合理配置及充分利用的工作難度。系部之間教學(xué)檔案的管理互相封閉，無(wú)法相互借鑒和交流。管理經(jīng)費(fèi)不足、資金分配不合理與檔案數(shù)量激增的矛盾也日益突出。

（6）高校合并升本，規(guī)模擴(kuò)大，很多大學(xué)“一校多區(qū)”，這也對(duì)教學(xué)檔案管理工作提出了新的和更高的要求。各單位開(kāi)發(fā)的管理軟件標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，產(chǎn)品著錄條目不一，保存的數(shù)據(jù)類型不一致，各種類型的數(shù)據(jù)庫(kù)不能相互轉(zhuǎn)換，不利于使用網(wǎng)絡(luò)資源共享，資源浪費(fèi)嚴(yán)重，得不到有效的管理與利用，同時(shí)存在較大的網(wǎng)絡(luò)安全隱患和風(fēng)險(xiǎn)。

改進(jìn)高校院系的檔案管理工作，急需構(gòu)建起一種標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的檔案管理模式，既要方便資料的全面采集，又要有利于實(shí)現(xiàn)資源共享。

二、改進(jìn)檔案管理方法，建立檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)

目前，在高校合并升本、規(guī)模加大和“一校多區(qū)”的格局形勢(shì)下，要搞好高校院系檔案管理，筆者認(rèn)為，首先需要切實(shí)做好這樣幾個(gè)方面的工作：（1）加大檔案管理宣傳力度，增強(qiáng)教職工及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)。（2）運(yùn)用各種現(xiàn)代化信息技術(shù)建立電子檔案，形成以電子檔案為主、紙質(zhì)檔案為輔的檔案管理系統(tǒng)。（3）及時(shí)收集完善各種院系檔案文件，提高歸檔資料的完備率和規(guī)范程度，同時(shí)堅(jiān)持開(kāi)放檔案文件，方便師生檢索查詢，發(fā)揮檔案的資料價(jià)值。（4）加強(qiáng)電子檔案的安全管理。目前的電子檔案資料散存于部門(mén)或個(gè)人的電腦中，不規(guī)范，不系統(tǒng)，安全性也令人擔(dān)憂。如果遇到電腦病毒或人為操作失誤，就容易造成電子文件的丟失。

針對(duì)高校合并、規(guī)模加大和“一校多區(qū)”的具體情況，通過(guò)建立教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的辦法，改進(jìn)高校院系檔案管理工作，效果明顯。就是依托校園網(wǎng)或Internet建立院系的檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)，然后各院系的數(shù)據(jù)庫(kù)匯聚成一體，組成教學(xué)檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)群，分置在教學(xué)檔案管理數(shù)字網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的框架項(xiàng)目中，同時(shí)將這個(gè)平臺(tái)連同所有的電子檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)存放在學(xué)院或外掛在學(xué)校的服務(wù)器上，以只讀的方式為全校師生提供方便快捷的信息服務(wù)。

將該系統(tǒng)應(yīng)用于3所高校22個(gè)院系的檔案管理，經(jīng)過(guò)兩年多的運(yùn)行，回訪結(jié)果如下：方便快捷滿意度達(dá)89.3%，資源共享利用率達(dá)95.6%，開(kāi)放程度61.4%，資料收集完整及時(shí)程度93.1%，文件保存安全性98.2%。這些數(shù)據(jù)顯示，院系檔案管理系統(tǒng)能夠激發(fā)各方面的教學(xué)信息傳播責(zé)任，促進(jìn)教學(xué)管理的科學(xué)化和高效化，豐富了教學(xué)檔案內(nèi)容，有利于充分發(fā)揮教學(xué)檔案的應(yīng)有價(jià)值。

高校院系教學(xué)檔案管理系統(tǒng)支持各部門(mén)的教學(xué)檔案管理和辦公活動(dòng)，采取集中存放、統(tǒng)一管理數(shù)據(jù)的方式。為了保證共享信息的安全，從數(shù)據(jù)安全和系統(tǒng)安全兩個(gè)方面加以保證。在數(shù)據(jù)管理安全方面，錄入數(shù)據(jù)要進(jìn)行有效性檢驗(yàn)，建立完善的數(shù)據(jù)備份和歸檔制度、系統(tǒng)管理員責(zé)任制度、關(guān)鍵程序的管理制度和服務(wù)器機(jī)房的管理制度；在系統(tǒng)管理安全方面，采用信息服務(wù)器的網(wǎng)絡(luò)安全、操作系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)庫(kù)安全和應(yīng)用程序安全的多層安全機(jī)制保證。為了保護(hù)服務(wù)器上的信息資源，在信息服務(wù)器與校園網(wǎng)的連接處設(shè)置防火墻，防止非法用戶的頻繁登錄、猜測(cè)系統(tǒng)密碼。對(duì)服務(wù)器的開(kāi)放端口進(jìn)行限制，設(shè)置允許用戶訪問(wèn)端口的時(shí)間，限制用戶訪問(wèn)端口的IP地址等。在操作系統(tǒng)安全方面，系統(tǒng)管理員對(duì)用戶權(quán)限嚴(yán)格控制，有些用戶必須在指定的機(jī)器上進(jìn)行某種操作。這些措施，保證了管理系統(tǒng)的安全性和完整性。

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，利用網(wǎng)絡(luò)輔助教學(xué)檔案管理，實(shí)現(xiàn)高校系部教學(xué)檔案信息管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)行政事務(wù)管理的信息化和數(shù)字化，使管理流程化和規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，從而使數(shù)據(jù)收集與查詢更加方便靈活，大大降低了工作強(qiáng)度和工作量。

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G271

A

1673-1999（2010）11-0164-02

冒紅（1956-），女，山東淄博人，洛陽(yáng)理工學(xué)院（河南洛陽(yáng)471023）土木工程系館員，研究方向?yàn)闄n案系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與管理。

2010-03-02