夏文

（湖北師范學(xué)院 外國(guó)語(yǔ)學(xué)院，湖北 黃石 435002）

科學(xué)發(fā)展觀(guān)引導(dǎo)下的高校檔案管理

夏文

（湖北師范學(xué)院 外國(guó)語(yǔ)學(xué)院，湖北 黃石 435002）

高?？蒲袡n案反映了一所大學(xué)的學(xué)術(shù)水平和實(shí)力.科學(xué)有序管理好科研檔案，充分挖掘其成果價(jià)值，有助于高校的持續(xù)發(fā)展和促進(jìn)地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)的進(jìn)步.堅(jiān)持以科學(xué)發(fā)展觀(guān)指導(dǎo)檔案工作，是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)又好又快發(fā)展的必然要求，也是解決當(dāng)前檔案工作中的突出問(wèn)題的現(xiàn)實(shí)需要.

高校檔案管理；科學(xué)發(fā)展觀(guān)；有效性；持續(xù)性

科學(xué)發(fā)展觀(guān)是胡錦濤同志在2003年4月10日至15日在視察廣東時(shí)首次提出的，2004年9月在黨的十六屆四中全會(huì)錦濤同志再次作了科學(xué)的闡述，全黨形成共識(shí).科學(xué)發(fā)展觀(guān)是黨的十六大以來(lái)以胡錦濤為總書(shū)記的黨中央，高舉鄧小平理論偉大旗幟，全面貫徹“三個(gè)代表”重要思想，認(rèn)真分析世界經(jīng)濟(jì)政治發(fā)展趨勢(shì)，著眼全面建設(shè)小康生活的偉大實(shí)踐，提出的重要思想和觀(guān)點(diǎn).科學(xué)發(fā)展觀(guān)是根據(jù)馬克思主義辯證唯物主義和歷史唯物主義的基本原理，總結(jié)了國(guó)內(nèi)外在發(fā)展問(wèn)題上的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，吸收人類(lèi)文明進(jìn)步的新成果，站在歷史和時(shí)代的高度，進(jìn)一步明確了新世紀(jì)新階段我國(guó)要發(fā)展、為什么發(fā)展和怎樣發(fā)展的重大問(wèn)題.科學(xué)發(fā)展觀(guān)是我們黨對(duì)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)規(guī)律認(rèn)識(shí)的進(jìn)一步深化，它的基本內(nèi)涵是全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展.本文以堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀(guān)，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展談?wù)勛约旱某醪秸J(rèn)識(shí).

科學(xué)發(fā)展觀(guān)關(guān)鍵是科學(xué)發(fā)展和全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展.要發(fā)展檔案工作，沒(méi)有好的工作思路不行.高校學(xué)生檔案是國(guó)家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是學(xué)生家庭社會(huì)關(guān)系、經(jīng)濟(jì)狀況的主要原始材料，也是大學(xué)生就業(yè)及今后各級(jí)組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)，更是每個(gè)學(xué)生由學(xué)校走向社會(huì)的重要人生履歷.在目前就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)激烈的情況下，高校學(xué)生檔案作為畢業(yè)生的一項(xiàng)重要憑證，有著難以替代的作用.黨和國(guó)家歷來(lái)重視檔案工作，始終將檔案工作看作是黨和政府的一項(xiàng)重要工作.胡錦濤同志曾經(jīng)指出：“檔案是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀(guān)規(guī)律的重要依據(jù).檔案事業(yè)是一項(xiàng)崇高的事業(yè)，是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面.借助檔案，我們能夠更好地了解過(guò)去，把握現(xiàn)在，預(yù)見(jiàn)未來(lái).”胡錦濤同志的重要指示，深刻地揭示了檔案工作的重要地位、重要使命和重要意義.我們一定要切實(shí)按照胡錦濤同志的指示精神，進(jìn)一步提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí).

高校檔案是學(xué)校在教學(xué)、科研、黨政管理及其它各項(xiàng)活動(dòng)中形成的原始記錄,是信息資源的一部分，具有考證歷史史實(shí),提供存史查考的作用，是我們考察指導(dǎo)工作，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，研究開(kāi)發(fā)利用的重要依據(jù)，也是衡量教育質(zhì)量和管理水平的重要尺度之一.隨著《中華人民共和國(guó)檔案法》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的貫徹落實(shí)，高校檔案工作的重要性已越來(lái)越被人們所認(rèn)識(shí)，成為高校工作不可缺少的重要組成部分.在21世紀(jì)的競(jìng)爭(zhēng)和挑戰(zhàn)中，高等教育必將有一個(gè)大的發(fā)展，伴隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，對(duì)檔案建設(shè)和管理工作提出了更高的要求，如何管理高校檔案和充分發(fā)揮其作用，是我們廣大高校檔案管理者共同關(guān)心的問(wèn)題.因此，加強(qiáng)高校檔案管理已是十分迫切的問(wèn)題.

高校學(xué)生檔案分為終身檔案和臨時(shí)檔案.終身檔案是指新生進(jìn)校時(shí)由招辦提供的，以及學(xué)生畢業(yè)時(shí)由學(xué)校寄發(fā)到有關(guān)部門(mén)的對(duì)學(xué)生終身有效的檔案.臨時(shí)檔案是指學(xué)生在校期間臨時(shí)建立的檔案，包括學(xué)生各種表現(xiàn)情況的記載.臨時(shí)檔案的部分內(nèi)容在學(xué)生畢業(yè)時(shí)將裝入學(xué)生終身檔案.學(xué)生終身檔案和臨時(shí)檔案是兩個(gè)不同階段的檔案，學(xué)生臨時(shí)檔案一般包括以下一些內(nèi)容新生基本情況登記表，軍訓(xùn)考核表，大學(xué)生各科成績(jī)總表，綜合測(cè)評(píng)評(píng)審表，評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)情況登記表，學(xué)生在校期間的政治思想表現(xiàn)及入團(tuán)、入黨材料，學(xué)生受處分或撤銷(xiāo)處分的決定，以及有關(guān)認(rèn)識(shí)、檢查等相關(guān)材料，畢業(yè)生登記表等.學(xué)生畢業(yè)時(shí)臨時(shí)檔案的有關(guān)內(nèi)容要裝入終身檔案，例如學(xué)籍卡，軍訓(xùn)考核表，評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)情況登記表，在校期間各科成績(jī)匯總表，入團(tuán)、入黨有關(guān)材料，畢業(yè)體檢表，畢業(yè)生登記表等.

整理有序化的前提是制定科學(xué)的分類(lèi)方案.確定高校檔案分類(lèi)原則，必然要看這一種分類(lèi)原則是否有利于維護(hù)文件之間的自然聯(lián)系和二級(jí)學(xué)院的歷史面貌.更重要的是，還要看其是否便于檔案檢索和利用.從高校檔案的完整性要求出發(fā)，根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》和全宗分類(lèi)原則，高校檔案的分類(lèi)方式，在尊重按年度分類(lèi)原則下，采用事由概念相對(duì)獨(dú)立劃分檔案類(lèi)別的問(wèn)題分類(lèi)法.它更能實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)內(nèi)涵與職能表達(dá)的統(tǒng)一性、兼容性，“年度——問(wèn)題分類(lèi)”法實(shí)際上是按高校管理職能和邏輯關(guān)系進(jìn)行分類(lèi).從高校傳統(tǒng)的按組織機(jī)構(gòu)（結(jié)合問(wèn)題）分類(lèi)原則中進(jìn)行優(yōu)化組合，使高校檔案的分類(lèi)更通俗易懂，通用性強(qiáng)，能夠很好地維護(hù)文件間自然聯(lián)系和單位歷史面貌，與現(xiàn)有機(jī)構(gòu)名稱(chēng)基本相同，因而不存在從校級(jí)檔案的組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)過(guò)渡中形成障礙，同時(shí)還適合于檔案信息計(jì)算機(jī)模糊查詢(xún)，尤其便于手工檢索和利用.

高校體制的變革，高校檔案工作環(huán)境的變化，高校檔案管理實(shí)行分級(jí)管理模式將是其未來(lái)發(fā)展方向之一.在應(yīng)用該管理模式的同時(shí)，高校檔案管理還需要母校檔案管理者以及機(jī)構(gòu)的盡力扶持，在業(yè)務(wù)上給予幫助和指導(dǎo)，加快高校自身檔案管理建設(shè)，努力形成以分級(jí)管理為模式、有學(xué)院特色的檔案管理體系，使之更好地為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理服務(wù).

高校檔案工作者不僅要有熱愛(ài)檔案管理工作的事業(yè)心，有堅(jiān)定正確的政治責(zé)任感、政治敏銳性和政治鑒別力.而且要有較強(qiáng)的檔案管理的意識(shí)，具備開(kāi)發(fā)檔案信息資源，使高校檔案轉(zhuǎn)化為社會(huì)物質(zhì)和精神財(cái)富，服務(wù)于現(xiàn)代化建設(shè)的能力.因此，要不斷加強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與政治思想教育.

首先，要提高檔案工作者的政治素質(zhì).檔案工作既是科學(xué)性、學(xué)術(shù)性很強(qiáng)的工作，也是政治性、思想性、保密性很強(qiáng)的工作.檔案人員的學(xué)術(shù)水平、專(zhuān)業(yè)水平，特別是政治水平、思想水平的高低，直接影響檔案工作的質(zhì)量.這就要求檔案工作者要以事業(yè)為重，無(wú)私奉獻(xiàn)；淡泊名利，甘為人梯；胸懷博大，志存高遠(yuǎn).有了這種奉獻(xiàn)的理念，才能有良好的心態(tài)，寬大的胸懷，才能使自己腳踏實(shí)地、兢兢業(yè)業(yè)地做好檔案工作.

高校檔案管理作為一項(xiàng)重要的工作，有其特點(diǎn)、內(nèi)在規(guī)律和工作要求.要做好檔案管理工作，必須加強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，把檔案培訓(xùn)列入學(xué)校整個(gè)培訓(xùn)計(jì)劃中，使每個(gè)專(zhuān)兼職檔案管理人員做到忠于職守，遵守紀(jì)律，具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)技能.一是有計(jì)劃有步驟地選派檔案人員參加培訓(xùn)進(jìn)修，或請(qǐng)有關(guān)專(zhuān)家學(xué)者來(lái)校作業(yè)務(wù)指導(dǎo)，學(xué)習(xí)檔案的收集、整理、立卷.熟悉材料的鑒別、分類(lèi)、裝訂等整理方法，完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地分類(lèi)管理檔案，不斷提高檔案管理人員的理論水平與業(yè)務(wù)水平，以適應(yīng)檔案工作的需要.二是開(kāi)展檢查評(píng)比，促進(jìn)部門(mén)立卷.學(xué)校檔案收集工作主要是通過(guò)校內(nèi)各部門(mén)歸檔案卷來(lái)實(shí)現(xiàn)的.高校應(yīng)在全校范圍內(nèi)舉辦檔案資料評(píng)比檢查工作，對(duì)檔案材料收集齊全、分類(lèi)準(zhǔn)確、案卷質(zhì)量高、歸檔及時(shí)的部門(mén)(單位)或個(gè)人給予通報(bào)表?yè)P(yáng)，以促進(jìn)高校檔案管理工作更好地為高校改革建設(shè)發(fā)展服務(wù).

收集檔案要門(mén)類(lèi)齊全、質(zhì)量過(guò)關(guān).要注意定期收集與平時(shí)收集相結(jié)合，按期歸檔與隨時(shí)歸檔相結(jié)合，收集與整理相結(jié)合.在收集歸檔時(shí)，檔案人員要嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真審查，不屬歸檔范圍的文件要剔除，發(fā)現(xiàn)檔案材料不完整或出現(xiàn)正文與附件不符等類(lèi)似情況要妥善處理，及時(shí)補(bǔ)救.整理檔案要系統(tǒng)，科學(xué)分類(lèi)，準(zhǔn)確鑒定，合理組卷.在組卷時(shí)，要注意根據(jù)文件材料形成的特點(diǎn)來(lái)保持文件材料之間的歷史聯(lián)系，并適當(dāng)照顧文件材料的保存價(jià)值.保管檔案要排列有序，妥善安全.立卷之后，應(yīng)將案卷分門(mén)別類(lèi)地編寫(xiě)、排列、進(jìn)櫥或上架，既要美觀(guān)整齊，又要科學(xué)有序，符合規(guī)范，便于利用，還要便于安全保管和檔案的保密.統(tǒng)計(jì)檔案要科學(xué)準(zhǔn)確.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)字需準(zhǔn)確真實(shí)，要注意及時(shí)登記，如實(shí)填寫(xiě)、如實(shí)匯總、如實(shí)上報(bào)，不得漏記、錯(cuò)記，不能隨意或任意改動(dòng)，否則，就失去了檔案統(tǒng)計(jì)的意義.檢索工具要齊全，編研材料要豐富.為便于利用，應(yīng)編制各種檢索工具，如案卷目錄、全引目錄、專(zhuān)題目錄、文件卡片等等，為全面反映全宗情況和彌補(bǔ)檔案的不足，還應(yīng)做好檔案的編研工作，如全宗介紹、單位大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等匯編資料及參考資料.

在長(zhǎng)期的實(shí)踐中，檔案工作形成了一套行之有效的工作方式、方法，必須長(zhǎng)期堅(jiān)持，很好繼承.檔案事業(yè)是一項(xiàng)不斷接力的永恒事業(yè)，永恒的事業(yè)必須不斷改革創(chuàng)新才能永葆青春活力.要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，著眼新的實(shí)踐和新的發(fā)展，大力創(chuàng)新檔案工作管理體制、工作機(jī)制和服務(wù)手段、服務(wù)方法，在為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)提供更多更好服務(wù)的同時(shí)，不斷拓展為人民群眾服務(wù)的廣度和深度.要重視傳統(tǒng)載體、傳統(tǒng)領(lǐng)域檔案資源建設(shè)，也要重視新型載體、新型領(lǐng)域檔案資源建設(shè).要積極采用新技術(shù)、新手段搞好檔案工作的硬件建設(shè)，加快檔案工作信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化進(jìn)程，提高檔案現(xiàn)代化管理水平，使檔案工作更好地體現(xiàn)時(shí)代性，把握規(guī)律性，富于創(chuàng)造性.

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