工程項目施工管理中協(xié)調(diào)溝通的重要性

楊誼龍

眾所周知,建設(shè)工程項目管理是通過項目經(jīng)理和項目組織的努力,運用系統(tǒng)理論和方法對項目及其資源進行計劃、組織、協(xié)調(diào)、控制,旨在實現(xiàn)項目特定目標的管理方法體系。項目經(jīng)理為了能最佳地、最有效地實現(xiàn)項目管理的特定目標,就離不開項目管理中的組織協(xié)調(diào)和溝通。

在現(xiàn)代項目施工管理工作中,許多的項目管理者或項目經(jīng)理簡單地認為項目管理過程中的協(xié)調(diào)溝通就是經(jīng)常陪業(yè)主、監(jiān)理、項目內(nèi)部管理人員以及有關(guān)人員吃吃飯、唱唱歌、跳跳舞、打打牌等形式,以培養(yǎng)感情,增加了解。殊不知,項目和項目組織的特殊性帶來了項目施工管理過程中協(xié)調(diào)溝通的困難,所以,筆者認為,協(xié)調(diào)和溝通不僅是一個信息的過程,而且是一個組織的過程,同時又是一個心理過程。為此,就建設(shè)工程項目施工管理過程中,以項目經(jīng)理管理為中心的幾種重要的項目溝通過程,項目溝通問題和項目溝通方式進行分析,以了解溝通協(xié)調(diào)的重要性。

1 項目協(xié)調(diào)

1)現(xiàn)代項目中參加的單位非常多,常常有幾家或幾十家,形成了非常復雜的項目組織系統(tǒng),由于各單位有不同的任務(wù)、目標和利益,它們都企圖指導、干預(yù)項目實施過程,項目中組織利益的沖突比企業(yè)中各部門的利益沖突更為激烈和不可調(diào)和,而項目管理者必須使各方面協(xié)調(diào)一致、齊心協(xié)力地工作,這就越發(fā)顯示出協(xié)調(diào)的重要性。2)協(xié)調(diào)可使矛盾和各個方面居于統(tǒng)一體中,解決它們的界面問題,解決它們之間的不一致和矛盾,使系統(tǒng)結(jié)構(gòu)均衡,使項目實施和運行過程順利,在項目實施過程中,項目經(jīng)理是協(xié)調(diào)的中心和溝通的橋梁,在整個項目的目標設(shè)計、項目定義、設(shè)計和計劃、實施控制中有著各式各樣的協(xié)調(diào)工作。

2 項目溝通

1)通過溝通可達到使項目總目標明確,各項目參加者對項目總目標達成共識,以總目標作為群體目標,行動指南,為總目標服務(wù),化解組織之間的矛盾和爭執(zhí),在行動上協(xié)調(diào)一致,共同完成項目的總目標。2)通過溝通可達到使項目各種人、各方面互相理解、了解、減少摩擦、對抗、化解矛盾,建立和保持較好的團隊精神,達到一個較高的組織效率為項目工作。3)通過溝通能保持項目的目標、結(jié)構(gòu)、計劃、設(shè)計、實施狀況的透明性,當項目出現(xiàn)困難時,通過溝通使大家有信心、有準備、齊心協(xié)力。溝通又是計劃、組織、激勵、領(lǐng)導和控制等管理職能有效性的保證需要,工作中產(chǎn)生的誤解、摩擦、低效等問題很大一部分可以歸咎于溝通的失敗。

3 項目溝通存在的難點

1)現(xiàn)代工程建設(shè)項目規(guī)模較大,參加單位多,項目技術(shù)復雜、新工藝的使用、專業(yè)化和社會化的分工,以及項目管理的綜合性和人們的專業(yè)化的矛盾增加了交流和溝通難度,造成每個參加者溝通面大,各人都存在著復雜的聯(lián)系,需要復雜的溝通網(wǎng)絡(luò)。2)由于各參加者(如業(yè)主、項目經(jīng)理、技術(shù)人員、承包商)有不同的利益、動機和興趣,則有不同的出發(fā)點,對項目有不同的期望和要求,對項目目標和目的性的認識不同,則項目目標與他們的關(guān)聯(lián)性各不同,造成行為動機的不一致。3)由于項目是一次性的,項目組織都是新的成員、新的對象、新的任務(wù),則項目的組織摩擦大,一個組織從新成立到正常運行都需要一個過程,都有許多不適應(yīng)和摩擦,所以項目剛成立或一個單位剛進入項目,都會有溝通上的困難,容易產(chǎn)生爭執(zhí)。4)項目的建立是一個新的系統(tǒng),人們的社會心理、文化、習慣、專業(yè)、語言對溝通都會造成協(xié)調(diào)的困難,造成行為的不一致。

4 項目管理中幾種重要的溝通

4.1 項目經(jīng)理與業(yè)主的溝通

1)項目經(jīng)理首先要理解總目標,理解業(yè)主的意圖,反復閱讀合同或項目文件,否則可能對目標及完成任務(wù)有不完整的,甚至無效的理解,給工作造成很大的困難。2)讓業(yè)主一起投入到項目的全過程,有的項目經(jīng)理不希望業(yè)主過多地介入項目,這是不對的,一方面項目管理者無法也無權(quán)拒絕業(yè)主的干預(yù),另一方面業(yè)主介入并非是一件壞事。業(yè)主對項目過程的參與能加深對項目過程和困難的認識,使決策更為科學和符合實際。3)項目經(jīng)理作出決策安排時要考慮到業(yè)主的期望、習慣和價值觀,經(jīng)常了解業(yè)主所面臨的壓力,以及業(yè)主對項目的關(guān)注焦點。尊重業(yè)主,隨時向業(yè)主報告情況,讓他了解項目的全貌、項目實施狀況、方案和利弊得失及對目標的影響。4)項目經(jīng)理要加強計劃和預(yù)見性,讓業(yè)主了解承包商,了解他自己非程序干預(yù)的后果。所以,業(yè)主和項目管理者雙方理解得越深,雙方期望越清楚,則爭執(zhí)越少。

4.2 項目管理者與承包商的溝通

1)應(yīng)讓各承包商理解總目標、階段目標以及各自的目標、項目的實施方案、各自的工作任務(wù)及職責,應(yīng)向他們解釋清楚,作詳細說明,增加項目的透明度,這不僅在技術(shù)交底中,而且應(yīng)貫穿在整個項目實施過程中。2)指導和培訓各參加者和基層管理者適應(yīng)項目工作,向他們解釋項目管理程序、溝通渠道與方法,指導他們并與他們一起商量如何工作,如何把事情做得更好。經(jīng)常地解釋目標、解釋合同、解釋計劃;發(fā)布指令后要作出具體說明,防止產(chǎn)生對抗。3)在招標、商簽合同、工程施工中應(yīng)讓承包商掌握信息、了解情況,以作出正確的決策。4)為了減少對抗、消除爭執(zhí),取得更好的激勵效果,項目管理者應(yīng)歡迎并鼓勵承包商將項目實施狀況的信息、實施結(jié)果和遇到的困難、自己心中的不平和意見向他作匯報,以尋找和發(fā)現(xiàn)對計劃、對控制有誤解或有對立情緒的承包商可能產(chǎn)生的干擾,只有各方面了解得越多、越深刻,項目中的爭執(zhí)才會越少。

4.3 項目經(jīng)理部內(nèi)部的溝通

1)建立完備的項目管理系統(tǒng),明確劃分各自的工作職責,設(shè)計比較完備的管理工作流程,明確規(guī)定項目中正式溝通方式、渠道和時間,使大家按程序、按規(guī)則辦事。2)由于項目具有特殊性和一次性的特點,項目經(jīng)理應(yīng)注重從心理學、行為學的角度激勵各個成員,雖然項目工作有創(chuàng)造性、有吸引力,但由于項目經(jīng)理一般沒有對項目成員提升職位,提薪的權(quán)力,這會影響項目經(jīng)理的權(quán)威和吸引力,這就要項目經(jīng)理采取民主的、心理的、行為的多種形式的激勵措施。3)項目經(jīng)理與項目技術(shù)人員的溝通是十分重要的,他們之間也存在許多溝通障礙。專業(yè)技術(shù)人員常常對基層的具體施工有所了解,只注意技術(shù)方案的優(yōu)化,注重數(shù)字,對技術(shù)的可行性過于樂觀,而不注重社會和心理方面,因此項目經(jīng)理應(yīng)積極引導,發(fā)揮技術(shù)人員的作用,同時注重方案實施的可行性。4)由于項目組織是一次性、暫時的在項目開始后組建項目經(jīng)理部,大家從各部門、各單位來,彼此生疏,所以溝通障礙很大,難免有摩擦。為保證項目的順利進行,合理地分配資源,這就要項目經(jīng)理改進工作關(guān)系,關(guān)心各個成員,禮貌待人,公開、公平、公正地處理事務(wù)。

4.4 項目經(jīng)理與職能部門的溝通

1)項目經(jīng)理與職能部門之間自然會產(chǎn)生矛盾,在組織設(shè)置中他們之間利益存在著許多內(nèi)在的矛盾,項目的每個決策和行動都必須跨過此界面來協(xié)調(diào),而項目的許多目標與職能部門管理差別很大,項目經(jīng)理本身能完成的事極少,他必須依靠職能部門的合作和支持,所以在此界面上的協(xié)調(diào)是項目成功的關(guān)鍵。2)項目經(jīng)理與職能部門經(jīng)理有時會有不同意見,會有矛盾,職能部門經(jīng)理常常不了解或不同情項目經(jīng)理的緊迫感,擴大自己的作用,使項目管理陷入困境。3)項目經(jīng)理在制定項目總體計劃后,要通過信息溝通通報給整個職能部門組織,并取得職能部門的支持和承諾,這樣項目管理就很可能在資源分配、人力利用和進度方面得到持續(xù)穩(wěn)定支持。4)同樣職能部門在給項目分配人員與資源時應(yīng)與項目經(jīng)理商量,如果在選擇過程中不讓項目經(jīng)理參與意見,必然會導致組織爭執(zhí),帶來直接指導實施和指揮項目組織成員,由此將會影響整個工程。

長期以來,由于認識和行為上的問題,建設(shè)工程項目管理者強調(diào)是施工項目工期(進度)、費用(投資/成本)和質(zhì)量的管理,常常忽視了項目管理上協(xié)調(diào)溝通重要性?，F(xiàn)代工程項目施工管理是建立在和諧和科學發(fā)展的基礎(chǔ)上,必須堅持以人為本的基本原則,堅持協(xié)調(diào)發(fā)展和溝通管理的原則,在施工中不僅要將協(xié)調(diào)溝通看作是一個信息的過程,而且要看作是一個心理和組織行為的過程,充分發(fā)揮人的主觀能動性、創(chuàng)造性和積極性,通過協(xié)調(diào)和溝通使施工項目管理過程中組織與組織的關(guān)系、組織與管理者的關(guān)系、管理者與管理者的關(guān)系、管理者與施工人員的關(guān)系和諧相處,從而使以項目經(jīng)理領(lǐng)導為核心的項目經(jīng)理部在項目施工管理過程中克服種種困難,在施工項目管理上取得事半功倍的作用。

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