淺談物資流通信息管理工作

吳繼紅

[關(guān)鍵詞]物資流通;信息管理;具體工作

企業(yè)如何加強(qiáng)物資流通信息管理呢?從物資工作人員的崗位責(zé)任制和經(jīng)濟(jì)責(zé)任制來(lái)說(shuō),應(yīng)包括工作職責(zé)、工作范圍、工作質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量、上下左右關(guān)系的處理(包括物資部門(mén)內(nèi)部的和其他職能部門(mén)之間的協(xié)調(diào))。而且要有了解情況的渠道,可供考據(jù)的原始資料和應(yīng)采取的手段,特別應(yīng)強(qiáng)調(diào)在本職工作范圍內(nèi)的權(quán)限及應(yīng)承擔(dān)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制,物資供應(yīng)工作還應(yīng)有時(shí)間的限制,這些工作主要靠物資信息流通體現(xiàn)。

當(dāng)前,不少企業(yè)對(duì)物資供應(yīng)管理過(guò)程中產(chǎn)生的大量信息沒(méi)有按其所需的方向流動(dòng),物資信息傳遞的協(xié)調(diào)不力,信息流轉(zhuǎn)到某個(gè)地方出現(xiàn)了停滯,使應(yīng)該得到這些信息的相關(guān)部門(mén)掌握不到,難以有效地開(kāi)展工作?；蛘唠m然流動(dòng)了,但迂回曲折流通慢、或者有去無(wú)回,信息沒(méi)有得到充分的分析、核實(shí)和利用,如果物資信息不準(zhǔn)確會(huì)造成盲目采購(gòu),物資供應(yīng)混亂,如物資計(jì)劃的頻繁調(diào)整,會(huì)造成沒(méi)有效益的加班及庫(kù)存儲(chǔ)備的增加。更有甚者,把物資信息視為本部門(mén)或個(gè)人私有,有意不傳遞,則影響更大。所以,建立信息系統(tǒng)責(zé)任制,逐步打通信息流通中的瓶頸,分階段實(shí)現(xiàn)信息流通是非常必要的。物資信息系統(tǒng)不是孤立存在的,它的工作標(biāo)準(zhǔn)體系是互相影響、互相依存的,并貫穿于物資供應(yīng)管理工作的始終,因此,它必須在管理系統(tǒng)中不斷運(yùn)轉(zhuǎn)。它的輸入必須是來(lái)自物資供應(yīng)管理過(guò)程中的各個(gè)數(shù)據(jù),如工作計(jì)劃,物資采購(gòu)計(jì)劃、訂貨合同、庫(kù)存動(dòng)態(tài)、質(zhì)量信息、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等,總的信息系統(tǒng)是各個(gè)獨(dú)立而又互相關(guān)聯(lián)的小系統(tǒng)組成的。它的輸出必須是經(jīng)過(guò)整理和分析的信息。

因此,物資供應(yīng)管理信息工作的好壞,對(duì)工業(yè)企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品產(chǎn)量、質(zhì)量、勞動(dòng)生產(chǎn)率、成本、資金、利潤(rùn)等各項(xiàng)指標(biāo)及企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,都具有十分重要意義。物資流通過(guò)程應(yīng)反饋處理的主要信息及其應(yīng)用大致有以下幾個(gè)方面:

1.對(duì)物資采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)資金計(jì)劃、物料消耗、節(jié)約指標(biāo)、實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)偏離計(jì)劃的情況,應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)責(zé)任人(部門(mén)),采取相應(yīng)措施,糾正偏差、保證計(jì)劃的順利完成。

2.通過(guò)庫(kù)存收、發(fā)、存臺(tái)賬報(bào)表,掌握庫(kù)存動(dòng)態(tài),檢查庫(kù)存物資對(duì)生產(chǎn)的保證程度,發(fā)現(xiàn)超儲(chǔ)、和儲(chǔ)備不足,需及時(shí)檢查儲(chǔ)備定額執(zhí)行情況,以求得占用最小的資金和物資,保證完成最大的生產(chǎn)任務(wù)。

3.通過(guò)領(lǐng)料、用料記錄和非工藝性損耗記錄臺(tái)賬,執(zhí)行產(chǎn)品工藝消耗定額在實(shí)際生產(chǎn)中發(fā)生偏差(是浪費(fèi)還是節(jié)約)查找原因,為糾正偏離工藝定額和制定更合理先進(jìn)的工藝消耗定額,提供依據(jù)達(dá)到節(jié)約材料降低材料消耗的目的。

4.對(duì)外購(gòu)原材料做好進(jìn)廠的驗(yàn)收到貨記錄、質(zhì)量取樣、庫(kù)存保管發(fā)放、使用前的檢查記錄、以取得有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量保證的數(shù)據(jù),為加強(qiáng)產(chǎn)品質(zhì)量管理提供準(zhǔn)確的信息。

5.做好原材料到貨記錄(供貨單位、供貨時(shí)間)、物資采購(gòu)價(jià)格、進(jìn)貨方式記錄,為選擇最合適的進(jìn)貨點(diǎn)和儲(chǔ)備量提供完整的數(shù)據(jù)。

6.對(duì)物資盤(pán)點(diǎn)發(fā)生的盤(pán)盈、盤(pán)虧作原因分析,找出具體影響盈虧的各個(gè)因素,為改善運(yùn)輸、保管條件,提高管理水平,加強(qiáng)有關(guān)人員責(zé)任心,提高工作質(zhì)量等方面提供有力的數(shù)據(jù)。

7.各種材料在使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)關(guān)于品質(zhì)、規(guī)格的意見(jiàn)要求應(yīng)及時(shí)反饋給采購(gòu)人員,以保證供給合格的材料,滿足企業(yè)生產(chǎn)需求。

企業(yè)生產(chǎn)所需的各種原材料、輔料品種有成千上萬(wàn),采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同中價(jià)格、材質(zhì)、數(shù)量、運(yùn)費(fèi)單靠人腦的記憶力是無(wú)法準(zhǔn)確掌握完成的,這些工作在手工操作方式下,存在著工作量大、工作效率低、工作時(shí)效性差等問(wèn)題,這就要求運(yùn)用現(xiàn)代化手段計(jì)算機(jī)加以解決,信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入和輸出都通過(guò)計(jì)算機(jī)的儲(chǔ)存、計(jì)算來(lái)完成,最后通過(guò)打印機(jī)打印出所需報(bào)表和臺(tái)賬。一個(gè)完整的物資流通信息,要在統(tǒng)計(jì)整理工作過(guò)程中最終完成,統(tǒng)計(jì)整理后必須有統(tǒng)計(jì)分析,即進(jìn)行一系列定量研究,從而提供物資統(tǒng)計(jì)研究成果(數(shù)據(jù)),滿足各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門(mén)的工作需要。

在當(dāng)今競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的情況下,公司內(nèi)外的流通領(lǐng)域也充斥著大量信息,應(yīng)當(dāng)從中汲取有用的信息,經(jīng)過(guò)匯總、分析、處理等,再進(jìn)行放大輸出,有些公司在信息閑置方面的浪費(fèi)是驚人的,需要從根本上進(jìn)行變革,從信息的有目的搜集開(kāi)始,經(jīng)匯總、分析、存檔、再輸出的全過(guò)程中找出不準(zhǔn)確、不及時(shí)、錯(cuò)誤的信息進(jìn)行排除。目前,各企業(yè)物資流通信息專業(yè)人才嚴(yán)重缺乏,管理水平較低,大部分人員知識(shí)老化,不適應(yīng)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息科學(xué)技術(shù)發(fā)展,另一方面物流信息管理又是一個(gè)新興行業(yè),高校畢業(yè)生少,而現(xiàn)代企業(yè)物流管理涉及國(guó)家法律、法規(guī)、貿(mào)易經(jīng)濟(jì)學(xué)、管理學(xué)、運(yùn)輸學(xué)、商品學(xué)、合同法、統(tǒng)計(jì)學(xué)、電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等多方面知識(shí),所以建設(shè)一支高素質(zhì)物資流通信息人才隊(duì)伍是企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵,要采用多種渠道形式培養(yǎng)造就一批具有跨學(xué)科綜合能力的物資流通信息管理專業(yè)人才。

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái),信息科學(xué)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展。物資流通信息系統(tǒng)管理在計(jì)算機(jī)應(yīng)用上存在很多優(yōu)勢(shì),主要表現(xiàn)為:一是信息數(shù)據(jù)處理的速度加快了,信息核算的準(zhǔn)確性和可靠性得到了極大的提高,減少了因疏忽大意及計(jì)算失誤造成的差錯(cuò),工作效率極大的提高,原來(lái)由幾個(gè)人或幾個(gè)部門(mén)按預(yù)定的步驟完成的業(yè)務(wù)事項(xiàng),現(xiàn)在可能集中在一個(gè)人身上完成,減少了人力配置。二是原來(lái)書(shū)面形式的各類原始記錄,轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募?、記錄形式?chǔ)存在計(jì)算機(jī)上,書(shū)面形式的資料減少了甚至消失了,原來(lái)在核算過(guò)程中進(jìn)行的各種必要核對(duì)、審核等工作有相當(dāng)一部分由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成了,計(jì)算機(jī)給物資統(tǒng)計(jì)工作帶來(lái)極大的便利。凡事有利就有弊:個(gè)別未經(jīng)授權(quán)的人員,有可能通過(guò)計(jì)算機(jī)瀏覽數(shù)據(jù)文件,復(fù)制、下載、甚至銷毀企業(yè)數(shù)據(jù),造成商業(yè)機(jī)密外泄和部門(mén)數(shù)據(jù)損毀,給企業(yè)造成嚴(yán)重的損失。因此,物資流通信息管理一定要規(guī)范化。

總之,企業(yè)經(jīng)營(yíng)運(yùn)作都要求及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地掌握以物流信息為核心的管理信息,好對(duì)各種資源進(jìn)行高度集中管理、控制。物資信息要求來(lái)源廣泛、收集完整、傳遞迅速,處理準(zhǔn)確實(shí)用、使用得當(dāng)、反映清楚細(xì)致、反饋及時(shí),只有這樣,才能更好地加強(qiáng)管理,為企業(yè)迅速地做出科學(xué)發(fā)展的決策提供依據(jù),使之在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)化浪潮中順利地?fù)P帆遠(yuǎn)航!□

(編輯/穆楊)