電子檔案在電子政務(wù)中應(yīng)用

于洪臻 周東超

山東省濟(jì)南衛(wèi)生學(xué)校 山東 250033

0 前言

在電子政務(wù)所日常工作中，機(jī)構(gòu)或個人辦理業(yè)務(wù)時(shí)，需要存儲大量的紙質(zhì)文檔，隨著時(shí)間推移，這些紙質(zhì)文檔勢必越來越多，堆積如山。因此，如何有效地管理這些文檔，是解決電子政務(wù)業(yè)務(wù)正常開展的首要問題。隨著信息量的不斷增大，對紙質(zhì)文件的管理的難度越來越大，主要表現(xiàn)在：難以保存、檢索困難、難以實(shí)現(xiàn)各省市業(yè)務(wù)單位電子檔案信息的共享和分發(fā)，長此以往，必然形成信息孤島，無法實(shí)現(xiàn)建立數(shù)字化管理的目標(biāo)，因此建立合理的電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對電子檔案信息的管理和共享，是一件迫在眉睫的工作。

1 建設(shè)目標(biāo)

建設(shè)檔案電子化管理及信息共享與相互快速查詢，并通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)對各相關(guān)單位的直接服務(wù)。需要遵循：①效率和實(shí)用性原則；②國家相關(guān)部門提供統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范原則，旨在以簡潔方便的操作實(shí)現(xiàn)組織機(jī)構(gòu)信息查詢過程的網(wǎng)絡(luò)化、信息化、準(zhǔn)確化，進(jìn)一步提高查詢效率。其主要實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)：

（1）紙質(zhì)檔案電子化管理。通過先進(jìn)的高速文檔掃描儀將機(jī)構(gòu)紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換成電子影像；然后，根據(jù)符合檔案電子化行業(yè)規(guī)范的歸檔機(jī)制建立影像索引，形成一個方便可靠而又完整的電子檔案庫。

（2）電子檔案信息的查詢利用。在已建立的機(jī)構(gòu)電子檔案信息庫基礎(chǔ)上，為社會查詢?nèi)后w提供檔案查詢服務(wù)。不同查詢用戶根據(jù)一定的查詢權(quán)限，通過Intranet/Internet并行地對檔案進(jìn)行查詢及打印操作，使得電子檔案得到合理利用。

（3）查詢服務(wù)快速響應(yīng)。利用先進(jìn)的實(shí)時(shí)通訊技術(shù)，檔案服務(wù)器能夠?qū)h(yuǎn)程客戶端進(jìn)行快速響應(yīng)，系統(tǒng)能及時(shí)處理眾多用戶的連接請求，并能通過INTERNET直接實(shí)現(xiàn)對遠(yuǎn)程客戶的請求，異地查詢電子檔案的響應(yīng)時(shí)間可以控制在一秒鐘以內(nèi)，達(dá)到快速響應(yīng)的目的。

（4）實(shí)現(xiàn)在全省或全國范圍的各級管理機(jī)關(guān)內(nèi)部的數(shù)據(jù)共享。通過INTERNET實(shí)現(xiàn)各個地區(qū)的互連互通，可以跨地區(qū)跨地域查詢，真正實(shí)現(xiàn)了足不出戶就可以查詢遠(yuǎn)程檔案信息，體現(xiàn)了信息化建設(shè)的優(yōu)越性，具備作為一個面向電子商務(wù)時(shí)代應(yīng)用系統(tǒng)所應(yīng)具備的所有素質(zhì)。

2 系統(tǒng)框架設(shè)計(jì)

電子檔案系統(tǒng)構(gòu)架如圖1所示。

圖1 電子檔案系統(tǒng)構(gòu)架

電子檔案及快速查詢系統(tǒng)通過業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)信息相互補(bǔ)充和驗(yàn)證，在進(jìn)行數(shù)據(jù)的核對和驗(yàn)證的同時(shí)，還可以在業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中根據(jù)條件信息獲取關(guān)于業(yè)務(wù)的信息，以便進(jìn)行快速檔案文件的定位。

系統(tǒng)不僅為終端用戶提供服務(wù)，接收其上傳的文件，而且還為互聯(lián)網(wǎng)用戶提供了檔案查詢的接口，只要擁有合法的用戶和足夠的權(quán)限，便可以進(jìn)行檔案文件的查詢。

3 系統(tǒng)功能概述

電子檔案系統(tǒng)主要分為檔案采集、檔案傳輸、檔案存儲、檔案檢索幾部分功能。

3.1 電子檔案采集及處理

檔案文件的掃描采集以TWAIN/ISIS標(biāo)準(zhǔn)接口規(guī)范為基礎(chǔ)，通過調(diào)用Twain/ISIS接口，對掃描儀設(shè)備進(jìn)行驅(qū)動，并通過Twain/ISIS接口，獲得掃描的檔案文件數(shù)據(jù)并對其進(jìn)行處理；通過Twain/ISIS接口，屏蔽了各種掃描儀設(shè)備之間的型號差異和性能差異，以統(tǒng)一的模式來驅(qū)動掃描設(shè)備，以使數(shù)據(jù)掃描采集子系統(tǒng)得到最大化的兼容性。

3.1.1 證件類型識別

證件及其掃描件的樣式多樣性及掃描質(zhì)量參差不齊，嚴(yán)重影響了對電子檔案文件的 OCR識別，另一方面，受國內(nèi)外OCR識別水平的限制，尤其是對證件掃描件的漢字識別，仍無法達(dá)到一個理想的效果，無法正確的判斷證件類型及證件內(nèi)容。系統(tǒng)采用兩種方式對證件類型分類：

（1）介入條形碼技術(shù)，對條形碼進(jìn)行識別，進(jìn)而更有效、更準(zhǔn)確的判定出掃描文件的證件類型，可以快速實(shí)現(xiàn)文檔的分類歸檔。

（2）通過人工整理檔案，掃描后人工標(biāo)識證件類型，然后再合并這樣雖然實(shí)現(xiàn)了傻瓜式掃描，但是后期的工作量也不少。

3.1.2 大比例壓縮存儲

對檔案文件進(jìn)行壓縮，在不丟失必要信息的前提下，使圖像盡可能的變??；壓縮后的圖像，不但可以節(jié)省很多磁盤空間，而且還可以有利于檔案文件的導(dǎo)入、導(dǎo)出和網(wǎng)絡(luò)傳輸，大大的節(jié)省了網(wǎng)絡(luò)帶寬資源。

3.2 電子檔案文件傳輸

數(shù)據(jù)上報(bào)是指各終端電子檔案圖像文件上傳到中心。為了保障數(shù)據(jù)的安全性，所傳數(shù)據(jù)都經(jīng)過加密，密鑰由中心統(tǒng)一管理。上傳方案有以下兩種。

3.2.1 分散即時(shí)上傳

檔案數(shù)據(jù)掃描采集系統(tǒng)在完成掃描采集、分類歸檔后，各終端立即向中心上報(bào)數(shù)據(jù)。

3.2.2 集中批量上傳

檔案數(shù)據(jù)掃描采集系統(tǒng)在完成掃描采集、分類歸檔后，數(shù)據(jù)存儲在各終端本地存儲系統(tǒng)中，之后在規(guī)定的時(shí)段向中心上傳更新的數(shù)據(jù)。

電子檔案文件傳輸子系統(tǒng)主要完成文件的上傳和接收，是建立在標(biāo)準(zhǔn)的 HTTP1.1協(xié)議基礎(chǔ)上的 C/S模式的應(yīng)用程序，通過http協(xié)議完成文件內(nèi)容數(shù)據(jù)的發(fā)送和接收。在中心建立HTTP服務(wù)器，進(jìn)行檔案文件的接收；在終端建立HTTP客戶端，解析HTTP協(xié)議，進(jìn)行文件的發(fā)送處理。

3.3 海量數(shù)據(jù)存儲

大量檔案文件的存放結(jié)構(gòu)采取類似于郵件系統(tǒng)中郵件的存放模式，以0－9和A－Z共計(jì)36個字母進(jìn)行分類，每一個類別下仍按這種方式再進(jìn)行分類，其分類的層次直到滿足需要位置。

按照業(yè)務(wù)需要編制目錄路徑。

圖2 最終的存儲結(jié)構(gòu)圖

如圖2所示，在證件存放的根目錄下，分別有0－9和A－Z共計(jì)36個目錄，每個目錄下依次類似，都具有相同的存儲方式；給定業(yè)務(wù)號，驗(yàn)證后，只需對業(yè)務(wù)號字符串進(jìn)行拆分，然后生成路徑信息，便可以在文件系統(tǒng)中迅速定位到該業(yè)務(wù)號的目錄，其執(zhí)行效率和速度是非常迅捷的。

目錄的層次結(jié)構(gòu)并非特別深，其每個目錄下的直接子目錄也并非是大量的；在每個業(yè)務(wù)目錄下，存放的是各個業(yè)務(wù)時(shí)間的子目錄，表示發(fā)生業(yè)務(wù)的時(shí)間，這樣某個業(yè)務(wù)的某個時(shí)間的某份檔案文件便可以迅速查找和定位。

3.4 電子檔案查詢

電子檔案查詢管理采用B/S模式實(shí)現(xiàn)，允許互聯(lián)網(wǎng)用戶進(jìn)行遠(yuǎn)程查詢和管理，主要包含兩個功能模塊，分別為查詢模塊和管理模塊。

在電子檔案查詢時(shí)，以業(yè)務(wù)號的查詢?yōu)橹鲗?dǎo)；在按給定條件查詢時(shí)，只有得到業(yè)務(wù)號，才可以對電子檔案文件進(jìn)行迅速定位；根據(jù)給定的條件，該子系統(tǒng)可以向業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行查詢，在從法人單位基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)獲取信息，再獲得相應(yīng)的電子檔案文件。

電子檔案顯示經(jīng)過加密處理，可以對顯示圖像增加背景或水印效果，避免了圖像非法盜用。

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