張小偉
(大慶師范學(xué)院,黑龍江大慶163712)
使用Excel 2003制作電子版介紹信
張小偉
(大慶師范學(xué)院,黑龍江大慶163712)
本文為組織部門的工作人員提供了實用易學(xué)的電子版介紹信制作技術(shù).
Excel 2003;Microsoft Visual Basic編輯器;宏編輯器;繪圖;合并;啟用宏
傳統(tǒng)的組織關(guān)系介紹信基本都是手工填寫的,但近年來,隨著高校畢業(yè)生黨員數(shù)量的逐漸增多和就業(yè)單位的多樣化,許多高校畢業(yè)生黨員在畢業(yè)前不能及時落實組織關(guān)系去向,在畢業(yè)離校前幾天才能確定組織關(guān)系開往單位,這給各高校組織部門工作人員的工作帶來了很大難度.
本文將向讀者介紹如何使用Excel 2003的Microsoft Visual Basic編輯器制作電子版介紹信,實現(xiàn)自動傳遞介紹信信息功能,幫助用戶在最短的時間內(nèi)完成組織關(guān)系接轉(zhuǎn)上的技術(shù)問題.
電子版介紹信可實現(xiàn)如下功能:
(1)制作完整的畢業(yè)生黨員組織關(guān)系轉(zhuǎn)移名冊.
(2)實現(xiàn)“自動傳遞介紹信信息”功能.
2.1 創(chuàng)建名冊,確定文件題目及字段名稱
(1)打開“電子表格”,點擊“工具”,選擇“宏”,選擇“安全性”,選擇“中”,選擇“確定”.
(2)創(chuàng)建并保存文件:以XLS為后綴名,保存文件.
(3)重新命名工作表為“名冊”:右擊左下角“sheet1”,選擇“重命名”,輸入“名冊”.
(4)確定并錄入文件題名和字段名稱.其中字段的設(shè)定要與空白介紹信傳遞的信息內(nèi)容相一致,可設(shè)為:介紹信編號、抬頭、姓名、性別、年齡、民族、黨員狀況、身份證號碼、轉(zhuǎn)出單位、接收單位、黨費交至年、黨費交至月、有效天數(shù)、黨員聯(lián)系電話、基層黨委通訊地址、聯(lián)系電話、傳真、郵編、介紹信開出年、介紹信開出月、介紹信開出日.
2.2 制作空白介紹信模板
(1)重新命名工作表為“介紹信”:右擊左下角“sheet2”,選擇“重命名”,輸入“介紹信”.
(2)利用電子表格中的“合并”、“繪圖”、“單元格格式中的邊框”等功能制作空白介紹信.制作《中國共產(chǎn)黨黨員組織關(guān)系介紹信》時要注意合并以下列:
第二行的X-AA列,第十一行的X-AA列,第三十一行的X-AA列,信息內(nèi)容為“介紹信編號”
第三行的G-N列,第十四行的D-K列,信息內(nèi)容為“姓名”
第三行的U-Y列,第十六行的F-G列,信息內(nèi)容為“黨員狀況”
第五行的J-Q列,第十八行的C-L列,信息內(nèi)容為“轉(zhuǎn)出單位”
第五行的T-AC列,第十八行的N-AB列,信息內(nèi)容為“接收單位”
第七行的P-S列,第二十四行的Q-S列,信息內(nèi)容為“介紹信開出年”
第七行的U-V列,第二十四行的U-V列,信息內(nèi)容為“介紹信開出月”
第七行的X-Y列,第二十四行的X-Y列,信息內(nèi)容為“介紹信開出日”
第十二行的B-P列,信息內(nèi)容為“抬頭”
第十四行的O列,信息內(nèi)容為“性別”
R-S列,信息內(nèi)容為“年齡”
V-AA列,信息內(nèi)容為“民族”
第十六行的Q-AB列,信息內(nèi)容為“身份證號碼”
第二十行的R-T列,信息內(nèi)容為“黨費交至年”
V-X列,信息內(nèi)容為“黨費交至月”
第二十二行的F-G列,信息內(nèi)容為“有效天數(shù)”
第二十五行的P-AC列,信息內(nèi)容為“黨員聯(lián)系電話”
第二十六行的P-AC列,信息內(nèi)容為“基層黨委通信地址”
第二十七行的G-L列,信息內(nèi)容為“聯(lián)系電話”
P-V列,信息內(nèi)容為“傳真”
Z-AC列,信息內(nèi)容為“郵編”
2.3 使用Microsoft Visual Basic編輯器將名冊與空白介紹信模板鏈接起來
2.3.1 認識宏編輯器
“Microsoft Visual Basic編輯器”,又稱宏編輯器,是一個為初學(xué)者設(shè)計的編寫和編輯宏代碼的程序.它是為了讓人們在使用軟件進行工作時,避免一再地重復(fù)相同的動作而設(shè)計出來的一種工具,它利用簡單的語法,把常用的動作寫成宏,當(dāng)在工作時,就可以直接利用事先編好的宏自動運行,去完成某項特定的任務(wù),而不必再重復(fù)相同的動作,目的是讓用戶文檔中的一些任務(wù)自動化. 2.3.2使用宏編輯器編寫程序
(1)將鼠標移至“名冊”,右擊,選擇“查看代碼”,進入編輯頁面,準備編輯.
(2)定義目標值,輸入以下內(nèi)容:
Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)
Dim i As Integer
Dim row As Integer
Dim介紹信編號,抬頭,姓名,性別,年齡,民族,黨員狀況,身份證號,轉(zhuǎn)出單位,接收單位,黨費交到年,黨費交至月,有效天數(shù),黨員聯(lián)系電話,基層黨委通信地址,聯(lián)系電話,傳真,郵編,介紹信開出年,介紹信開出月,介紹信開出日As String
〔1〕Bill Jelen Tracy Syrstad.巧學(xué)巧用Excel 2003 VBA與宏(中文版).電子工業(yè)出版社.
TP317.3
A
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