高校錄取新生名冊檔案的特性分析與數(shù)字化管理

史軍紅

近年來，我國的大學(xué)招生錄取工作管理日趨完善，其標(biāo)志性的進(jìn)步就是普通高等學(xué)?！颁浫⌒律麅浴币?guī)范化和可信度大幅提高，成為大學(xué)檔案的重要組成部分。“錄取新生名冊”是在高校錄取新生過程中經(jīng)過嚴(yán)格的招生程序形成的，首先高校將擬錄取考生名單報生源所在省級招辦，然后省級招辦核準(zhǔn)后形成“錄取新生名冊”并加蓋省級招辦錄取專用章，接著高校根據(jù)省級招辦核準(zhǔn)備案的“錄取新生名冊”填寫考生錄取通知書，最后在新生報到時經(jīng)過本人和學(xué)校反復(fù)核對并簽名確認(rèn)成為檔案材料。從檔案管理的角度來看，“錄取新生名冊”是普通高校學(xué)生高等教育經(jīng)歷的起點(diǎn)，是大學(xué)生人事檔案的重要組成部分。從檔案利用的角度來看，“錄取新生名冊”是學(xué)校教學(xué)檔案的重要組成部分，是學(xué)校教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動的重要信息資源。

一、錄取新生名冊的信息含量

1.學(xué)校信息

如報表附項(xiàng)中的院校代號、院校名稱等；報表內(nèi)容中的語種、學(xué)制等；報表備注項(xiàng)中的錄取院校負(fù)責(zé)人簽字、審核組負(fù)責(zé)人簽字等。

2.錄取信息

如報表附項(xiàng)中的批次、科類、錄取方式、計劃性質(zhì)等；報表內(nèi)容中的錄取專業(yè)名稱、志愿等信息。

3.新生信息

如報表內(nèi)容中的考生號、身份證號、姓名、性別、出生日期、政治面貌、民族、考生類別、考生特征、畢業(yè)中學(xué)、高考成績、婚否等。

4.時間和地點(diǎn)信息

如名冊封面的題名是“XX省(市、自治區(qū))XX年普通高等學(xué)校錄取新生名冊”；報表打印日期及時間等。

5.核準(zhǔn)機(jī)構(gòu)信息

如報表備注項(xiàng)中的省級招辦的主管廳領(lǐng)導(dǎo)簽字章、省級招生辦負(fù)責(zé)人或工作人員簽章、省級招生委員會錄取專用章簽章等。

二、錄取新生名冊的特性分析

1.可靠性

高校錄取新生名冊是被錄取學(xué)生當(dāng)年經(jīng)高考成為大學(xué)生的歷史記錄，是經(jīng)上級主管部門審查后學(xué)生個人取得學(xué)籍的重要依據(jù)，具有事件的憑證作用及權(quán)威性，具有很可靠的查證價值。正因?yàn)槿绱耍陙砀咝ｄ浫⌒律麅缘氖褂妙l率不斷升高。大學(xué)生各類競賽、參軍入伍、報考研究生、轉(zhuǎn)學(xué)、出國、求職、戶口轉(zhuǎn)移、學(xué)歷認(rèn)證等都需要引用高校錄取新生名冊。

2.原始性

高校錄取新生名冊是用數(shù)字和文字對招入大學(xué)生所做的最初的直接記載，具有顯著的原始性特征，反映了學(xué)校的生源數(shù)量和質(zhì)量及第一志愿錄取率，記載了被錄取學(xué)生的高考成績。隨著社會對高校教育水平關(guān)注的提高以及學(xué)校對人才培養(yǎng)質(zhì)量監(jiān)控的需要，高校錄取新生名冊己成為校內(nèi)外頻繁查詢利用的信息。是高校進(jìn)行教學(xué)研究、教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐的重要參考依據(jù)，可為教育評估中生源質(zhì)量的評價、教學(xué)水平的評價提供比較基準(zhǔn)數(shù)值。

3.非公開性

高校錄取新生名冊還具有非公開性。當(dāng)學(xué)生畢業(yè)后在顧及個人名譽(yù)、社會評價、事業(yè)前途、經(jīng)濟(jì)利益時，高校錄取新生名冊中不愿意公開的內(nèi)容就成了個人隱私，如身世、個人歷史、學(xué)習(xí)成績、身份證號等等。為了保證公民在法律上享有保護(hù)個人各種秘密的隱私權(quán)，必需尊重學(xué)生的基本人權(quán)，不得隨意向社會公開高校錄取新生名冊。

三、錄取新生名冊的數(shù)字化

1.數(shù)字化建設(shè)的必要性

提高錄取新生名冊利用效率的需要。由于我國高校大規(guī)模的擴(kuò)招，導(dǎo)致高校錄取新生名冊檔案數(shù)量的急劇增加，并且涵蓋本、專科生和研究生等多個層次。如果錄取新生名冊檔案不能數(shù)字化，要查詢某一名學(xué)生的錄取檔案只能通過檔案管理軟件查閱到錄取新生名冊檔案的案卷級目錄及文件級目錄，不能進(jìn)行全名冊檢索。檔案人員只能手工翻閱、提供復(fù)印件，工作效率極低，跟不上快速發(fā)展的高校檔案工作。

錄取新生名冊原件安全保護(hù)的需要。錄取新生名冊檔案材料的載體是靜電復(fù)印紙，比較容易產(chǎn)生新印記，時間長了易褪色和磨損。這樣的紙張反復(fù)查閱與復(fù)印，難免會造成字跡模糊、紙張破損，嚴(yán)重妨礙了檔案材料的長期保存和利用效果。錄取新生名冊檔案數(shù)字化后，可以把原件裝入無酸檔案盒中并存放在鐵制檔案柜里，做好避光、防潮、防蟲等措施，以利于檔案材料的長期存放。

2.數(shù)字化建設(shè)的主要工作內(nèi)容

新建錄取新生名冊檔案目錄數(shù)據(jù)庫。在檔案管理軟件系統(tǒng)中建立各省市錄取名冊案卷目錄數(shù)據(jù)庫，在各省市案卷目錄數(shù)據(jù)庫下再按批次、科類、計劃性質(zhì)分別建立文件級目錄數(shù)據(jù)庫。按照檔案著錄規(guī)則、檔案分類辦法設(shè)定著錄項(xiàng)。通過著錄標(biāo)引，把錄取新生名冊檔案案卷目錄和卷內(nèi)目錄的分類號、檔號、題名、責(zé)任者、形成時間、頁數(shù)等信息錄入數(shù)據(jù)庫。

掃描錄取新生名冊紙質(zhì)檔案。掃描前應(yīng)先對名冊進(jìn)行預(yù)處理，掃描時可選擇300dpi分辨率把每一張紙質(zhì)檔案掃成PDF格式電子文件。以檔案管理軟件系統(tǒng)中新生名冊檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份掃描后的新生名冊PDF格式電子文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號建立起對應(yīng)關(guān)系。將掃描后的新生名冊PDF格式電子文件與檔案目錄數(shù)據(jù)庫對應(yīng)銜接。

建立錄取新生名冊全文檢索數(shù)據(jù)庫。全文檢索數(shù)據(jù)庫的建立應(yīng)基于各省級招辦打印并蓋章的新生錄取名冊歸檔后的紙質(zhì)檔案案卷號、頁號，在學(xué)校招生部門提供的電子版新生錄取名冊上，加上每位新生所對應(yīng)的檔案實(shí)體的案卷號、頁號及掃描PDF格式電子文件號。全文檢索數(shù)據(jù)庫包含省份、批次、科類、計劃性質(zhì)，以及錄取表中的序號、姓名、性別、專業(yè)、錄取分?jǐn)?shù)，和掃描的PDF格式電子文件號、所在的紙質(zhì)檔案頁號等數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案管理軟件系統(tǒng)后，可以實(shí)現(xiàn)新生錄取名冊檔案的快速查詢。

四、錄取新生名冊的利用

1.提供網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)

檔案信息管理系統(tǒng)與數(shù)字化校園系統(tǒng)鏈接后，成為學(xué)校各部門應(yīng)用系統(tǒng)的庫端，檔案館就是全校各應(yīng)用系統(tǒng)的信息終點(diǎn)站，同時檔案館也可及時采集所需的檔案信息。例如，檔案管理軟件系統(tǒng)與學(xué)校招生部門建立鏈接，使招生結(jié)束后導(dǎo)出的電子版錄取新生名冊能自動轉(zhuǎn)入檔案管理、利用階段。而“錄取新生名冊”是高校教學(xué)檔案的重要組成部分，包含了新生的基本情況、畢業(yè)中學(xué)、錄取專業(yè)、錄取志愿以及高考成績等內(nèi)容。教務(wù)處可以通過網(wǎng)絡(luò)從檔案館獲取信息，用于教學(xué)評價和培養(yǎng)方式的研究，制定個性化培養(yǎng)方案。由于“錄取新生名冊”是電子注冊和申報學(xué)位所必備的材料之一，各二級學(xué)院負(fù)責(zé)畢業(yè)生工作的輔導(dǎo)員可以通過網(wǎng)絡(luò)從檔案館調(diào)用“錄取新生名冊”。

2.出具檔案證明服務(wù)

有些機(jī)關(guān)、團(tuán)體、個人或畢業(yè)生為了處理和解決某個問題，往往需要檔案館提供當(dāng)事人的錄取新生名冊檔案，作為被學(xué)校錄取的依據(jù)。這時，檔案工作人員在很短時間內(nèi)就能從數(shù)字化“錄取新生名冊”中搜索到有當(dāng)事人的那一頁。調(diào)閱報表內(nèi)容的電子版PDF格式文件，節(jié)省了人工翻閱、查找所花費(fèi)的時間，大大提高了工作效率。為了保護(hù)其他學(xué)生的隱私權(quán)，還應(yīng)該把這一頁上其他學(xué)生的內(nèi)容虛化模糊，然后才能進(jìn)行彩色打印。在打印完成的“錄取新生名冊”紙上蓋上學(xué)校檔案館的章并登記備查，完成檔案證明服務(wù)。