郭 芳

（中海福建天然氣有限責(zé)任公司，福建 莆田 351158）

0 引言

商務(wù)檔案是企業(yè)在招標(biāo)采辦等商務(wù)活動(dòng)過程中直接形成的具有保存價(jià)值的各種形式的原始記錄，是企業(yè)商務(wù)活動(dòng)的基礎(chǔ)信息資源。商務(wù)檔案管理是指根據(jù)合同的分類對(duì)商務(wù)檔案進(jìn)行收集、歸檔整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的一種管理活動(dòng)。

目前，在企業(yè)各項(xiàng)管理日益規(guī)范的背景下，商務(wù)檔案管理也越來越規(guī)范，但實(shí)際工作中仍然存在不少的問題與薄弱之處。根據(jù)中海福建天然氣公司商務(wù)檔案管理實(shí)際，采取相應(yīng)措施加強(qiáng)商務(wù)檔案管理，做好商務(wù)檔案的利用服務(wù)工作，對(duì)于保障公司商務(wù)信息的真實(shí)性與依法維護(hù)公司合法權(quán)益具有重要意義。

1 商務(wù)檔案管理的難點(diǎn)

1.1 檔案收集不完整

1）經(jīng)辦人移交不及時(shí)，檔案數(shù)量收集不齊。有時(shí)經(jīng)辦人由于某段時(shí)間工作量大，沒有及時(shí)移交合同，或者積壓很多后一次性移交，這對(duì)檔案管理都是很不利的，會(huì)導(dǎo)致利用時(shí)無法及時(shí)提供相關(guān)資料以供查閱。同時(shí)，移交時(shí)間拖太長(zhǎng)，也會(huì)有丟失商務(wù)檔案的風(fēng)險(xiǎn)。

2）檔案員由于沒有招標(biāo)采辦工作經(jīng)驗(yàn)，不能準(zhǔn)確掌握移交資料的完整度和準(zhǔn)確性，檔案質(zhì)量把關(guān)難。如果一旦經(jīng)辦人移交的采辦文件及合同不完整，歸檔后等上級(jí)部門審計(jì)時(shí)發(fā)現(xiàn)缺資料，而此時(shí)所缺資料大部分已無法彌補(bǔ)，無疑會(huì)對(duì)企業(yè)造成不好的影響。

1.2 商務(wù)檔案內(nèi)部移交缺乏相關(guān)手續(xù)

合同經(jīng)辦人移交文件給檔案員時(shí)大多沒有辦理移交手續(xù)，一般是合同簽署完畢后就直接將相關(guān)文件遞交給檔案員，由檔案員來做移交目錄轉(zhuǎn)給公司檔案室。這樣雖然在一個(gè)部門大家能夠憑著相互間的信任完成工作，但是一旦某份文件在上級(jí)部門需要審查時(shí)才發(fā)現(xiàn)缺失，由于商務(wù)檔案人員和經(jīng)辦人之間沒有辦理移交手續(xù)，就難以確定是否真的已經(jīng)移交，這時(shí)就很難分清責(zé)任，這對(duì)經(jīng)辦人和檔案員都是不利的。

1.3 商務(wù)檔案利用服務(wù)效率不高

在日常工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)公司同一個(gè)部門、不同的人需要利用商務(wù)檔案的情況，這其中會(huì)存在重復(fù)提供利用（同一個(gè)部門、同一份合同）的情況，無形中增加了商務(wù)檔案人員的工作量，降低了檔案管理的效率，也浪費(fèi)了檔案利用者辦理借閱手續(xù)的時(shí)間。

2 優(yōu)化商務(wù)檔案管理的對(duì)策

2.1 提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好一切工作的前提。專職的商務(wù)檔案員的配置以及檔案接收移交制度的建立健全，都需要在領(lǐng)導(dǎo)的支持下解決；筆者所在的中海福建天然氣公司近年新增的LNG 項(xiàng)目較多，由此所導(dǎo)致的人事變動(dòng)頻繁以及可能造成的檔案資料丟失、遺漏甚至移交工作的停滯，更需要領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督。事實(shí)上，在日常的檔案管理中，只有領(lǐng)導(dǎo)重視，相關(guān)經(jīng)辦人也才會(huì)更加配合，檔案管理工作才更富有成效。

2.2 嚴(yán)格規(guī)定檔案移交時(shí)間

根據(jù)《合同與采辦管理規(guī)定》，要求經(jīng)辦人在合同簽署后7日內(nèi)整理出相關(guān)文件清單并將相關(guān)文件收集移交檔案員存檔，檔案員要嚴(yán)格按照移交時(shí)間定期催促與協(xié)助經(jīng)辦人及時(shí)移交。如客觀條件允許，建議可以讓檔案員參與較為簡(jiǎn)單但流程性強(qiáng)的招標(biāo)采辦工作，這有利于檔案員積累招標(biāo)采辦工作經(jīng)驗(yàn)以更好地完成檔案管理工作。

2.3 完善內(nèi)部移交手續(xù)

提倡經(jīng)辦人向檔案員提交移交清單。這樣做的好處之一是有利于經(jīng)辦人通過整理清單，審查檔案文件有沒有遺漏；好處之二是移交清單可以作為經(jīng)辦人自己的移交憑證，萬(wàn)一檔案有遺失，可以分得清責(zé)任。

2.4 多渠道提供商務(wù)檔案借閱服務(wù)

應(yīng)為公司員工借閱商務(wù)檔案開辟多種渠道?？梢岳锰m臺(tái)軟件這個(gè)平臺(tái)提供商務(wù)檔案借用服務(wù)。這樣就不需要公司各部門員工都去找檔案部門借用，而且在部門內(nèi)部還可以指定專人登記與保管本部門已擁有的合同文檔，這樣就給借用人員和檔案部門都帶來方便，并且避免重復(fù)借用。

2.5 嚴(yán)格招標(biāo)采辦臺(tái)賬表制度

平時(shí)檔案員應(yīng)該加強(qiáng)催促，定期要求經(jīng)辦人填寫采辦臺(tái)賬表格。檔案移交時(shí)要檢查臺(tái)賬表，如果沒有填寫完整，需填寫完整后才能移交。

2.6 督促供應(yīng)商提供資質(zhì)文件電子版

在經(jīng)辦人和供應(yīng)商聯(lián)系的過程中會(huì)進(jìn)行資格審查，提倡經(jīng)辦人在要求供應(yīng)商提供資質(zhì)文件時(shí)盡量提供電子版，然后交給檔案員登記。

2.7 加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)

積極參加各種類型的檔案人員培訓(xùn)班，多學(xué)習(xí)，多取證，讓檔案管理人員成為合格的優(yōu)秀的檔案工作者。

2.8 加強(qiáng)檔案法宣傳

建議在一定范圍內(nèi)加強(qiáng)檔案法律法規(guī)及管理方面的宣傳，使員工增加對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和重視程度，使檔案員與公司員工之間建立更加良好的合作關(guān)系。

3 結(jié)束語(yǔ)

隨著我國(guó)LNG 行業(yè)的飛速發(fā)展，LNG 接收站將不斷增加。確保LNG 項(xiàng)目商務(wù)檔案收集完整并為今后LNG 的發(fā)展提供參考資料愈顯重要。如何做好LNG 項(xiàng)目商務(wù)檔案的管理值得我們檔案管理人員深入思考。本文從實(shí)際工作出發(fā)，探討了目前LNG 項(xiàng)目商務(wù)檔案工作中所遇到的難點(diǎn)及應(yīng)對(duì)之策，通過本文希望能為國(guó)內(nèi)LNG 同類項(xiàng)目商務(wù)檔案管理提供一些借鑒和參考。

［1］柳建新.重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案管理的實(shí)踐與體會(huì)［J］.福建檔案，2006（4）.

［2］圣才學(xué)習(xí)網(wǎng).國(guó)際貿(mào)易商務(wù)檔案管理［EB／OL］.（2010-05-22）[2011-09-30].http：//waimao.100xuexi.com／HP／20100522／DetailD1070333.shtml.