優(yōu)化高校財務(wù)報銷流程探究

彭敏

[摘 要] 首先分析了傳統(tǒng)的高校財務(wù)報銷流程及存在的問題，然后根據(jù)流程中的各個環(huán)節(jié)，提出優(yōu)化高校財務(wù)報銷流程的整體思路及具體對策，最后對優(yōu)化高校財務(wù)報銷流程過程中需要注意的問題提出了想法。

[關(guān) 鍵 詞] 高校報銷；報銷流程；流程優(yōu)化

[中圖分類號] G647 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號] 2096-0603（2018）28-0048-02

隨著我國高校事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴大，經(jīng)費來源逐漸多樣化，資金總量不斷增加，高校的財務(wù)工作量與日俱增，業(yè)務(wù)也日益復(fù)雜。不少高校的原有財務(wù)報銷流程遇到發(fā)展“瓶頸”，優(yōu)化高校財務(wù)報銷流程迫在眉睫。本文將探究優(yōu)化高校財務(wù)報銷流程的對策，力圖通過報銷模式的改變、報銷觀念的更新和報銷流程的優(yōu)化創(chuàng)新報銷流程結(jié)構(gòu)，解決報銷難問題，進一步提高報銷效率。

一、傳統(tǒng)的高校財務(wù)報銷流程及存在問題分析

傳統(tǒng)的高校財務(wù)報銷流程如下圖所示，普遍采用的是窗口報銷模式，以筆者所在的天津中德應(yīng)用技術(shù)大學(xué)為例（以下簡稱“中德應(yīng)大”），即：報銷經(jīng)辦人將報銷單據(jù)整理粘貼在已填列好的報銷審核單上，根據(jù)報銷金額對應(yīng)權(quán)限相應(yīng)簽批至相關(guān)項目、部門負(fù)責(zé)人或校領(lǐng)導(dǎo)，再持簽批齊全的報銷單據(jù)至財務(wù)結(jié)算大廳辦理。財務(wù)審核人員對金額的正確性、單據(jù)的真實性、手續(xù)的齊備性及內(nèi)容的合規(guī)性進行審核，審核無誤后財務(wù)審核人員編制記賬憑證，交由財務(wù)復(fù)核人員復(fù)核后出納付款。若單據(jù)審核有誤，則告知報銷經(jīng)辦人原因并將單據(jù)退回。

傳統(tǒng)的高校財務(wù)報銷流程圖

傳統(tǒng)的高校財務(wù)報銷各流程存在先后順序，串行而非并行，必須依序進行、按部就班，報銷的過程較為繁瑣，耗時長且效率低，存在以下問題：

1.報銷經(jīng)辦人如果在流程的第一步即出現(xiàn)發(fā)票開具有誤或過期、材料提供不全、手續(xù)簽批不全等問題，至流程的財務(wù)審核階段單據(jù)會被退，則整個報銷流程都需要重來一遍。

2.目前高校的報銷審核體系較為復(fù)雜，以中德應(yīng)大為例，日常經(jīng)費報銷、專項經(jīng)費報銷、跨部門經(jīng)費報銷和橫向、縱向科研經(jīng)費報銷所涉及的項目、部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)較多，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批權(quán)限也不同，報銷經(jīng)辦人經(jīng)常不知道找誰審簽以及審簽至哪一級別。即使報銷經(jīng)辦人對報銷審簽流程較為熟悉，但由于各級領(lǐng)導(dǎo)的辦公場所不統(tǒng)一，或因上課、開會、外出辦事等原因，導(dǎo)致報銷經(jīng)辦人為單據(jù)簽批疲于奔波，周轉(zhuǎn)于各職能部門，延長了報銷周期，影響了報銷效率。

3.隨著高校資金總量的持續(xù)增長，高校的財務(wù)核算總量大幅增加。而受制于編制等因素，財務(wù)人員的數(shù)量和經(jīng)費的增長幅度不成比例，財務(wù)人員制單任務(wù)繁重、審核人手較少、經(jīng)手資金量多的矛盾十分突出。在報銷的同時，財務(wù)人員還需要做好報銷指導(dǎo)工作，不斷接聽電話、接待隨時前來咨詢的經(jīng)辦人員，工作思路經(jīng)常被打斷，容易發(fā)生錯誤。工作環(huán)境的嘈雜，焦急等待的報銷人員，種種氛圍也加重了財務(wù)人員的心理負(fù)擔(dān)，使得財務(wù)人員大腦超負(fù)荷工作，影響財務(wù)人員報銷的效率和服務(wù)的質(zhì)量。

4.會計信息的載體為紙質(zhì)單據(jù)，會計信息的電子化始于記賬憑證的編制，當(dāng)報銷經(jīng)辦人要查閱已報銷的業(yè)務(wù)時，只能由財務(wù)人員先查詢電子記賬憑證，找到相應(yīng)單據(jù)的憑證號，再到學(xué)校檔案部門查閱原始憑證，查詢復(fù)雜，效率低下。

二、優(yōu)化高校財務(wù)報銷流程的整體思路及具體對策

（一）優(yōu)化高校財務(wù)報銷流程的整體思路

高校財務(wù)報銷業(yè)務(wù)面向高校師生，其流程優(yōu)化的前提是了解師生的需求，并有針對性地提供高質(zhì)高效的服務(wù)，為師生的報銷體驗提供價值增值。因此，高校財務(wù)報銷流程的優(yōu)化要打破原有的職能和部門之間的界限，力求師生價值的最大化[1]。

優(yōu)化高校財務(wù)報銷流程非簡單地對某個或某些環(huán)節(jié)的局部改造，而是應(yīng)從報銷流程的全過程進行最優(yōu)設(shè)計，借助信息化社會的發(fā)展要求，引領(lǐng)會計工作走向信息化的路線：打造友好的流程界面，促使師生適應(yīng)新流程，使財務(wù)人員工作更加靈活，降低重復(fù)勞動，提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。

（二）高校財務(wù)報銷流程的優(yōu)化設(shè)計

1.與傳統(tǒng)的窗口報銷模式并行，引入網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)。當(dāng)報銷業(yè)務(wù)發(fā)生時，報銷經(jīng)辦人可以隨時隨地登錄網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)，根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)各類報賬模板錄入報銷相關(guān)信息（報銷事由、金額、附件張數(shù)、支付方式等），并將相關(guān)的原始單據(jù)掃描件（或掃描上傳二維碼后手機直接拍照上傳）作為電子附件上傳至報銷系統(tǒng)。

2.報銷經(jīng)辦人在網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)中提交業(yè)務(wù)后，系統(tǒng)會根據(jù)該筆業(yè)務(wù)的列支項目及報銷金額自動或由報銷經(jīng)辦人主動推送至相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的自動化辦公平臺頁面中。網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)與自動化辦公平臺共享財務(wù)數(shù)據(jù)信息，使得相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)隨時隨地可以使用電腦或手機進行電子審簽審批[2]，打破時間和空間的局限。

3.報銷經(jīng)辦人可在網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)中隨時跟蹤該筆業(yè)務(wù)的信息傳遞進度，并得到相應(yīng)的信息反饋。當(dāng)該筆業(yè)務(wù)簽批完畢后，系統(tǒng)可自動或由報銷經(jīng)辦人主動推送至財務(wù)處預(yù)約報銷系統(tǒng)庫。

4.財務(wù)人員從預(yù)約報銷系統(tǒng)庫中調(diào)取并審核電子報賬信息，如審核有誤，財務(wù)人員在預(yù)約報銷系統(tǒng)中向報銷經(jīng)辦人發(fā)出退單通知，并注明退單原因。如審核無誤，則發(fā)出預(yù)約報銷指令，報銷經(jīng)辦人在預(yù)約的時間內(nèi)前往財務(wù)處預(yù)約報銷?？谔峤辉紗螕?jù)（原始報銷材料及載有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)電子審簽信息的審批單），財務(wù)人員核實電子信息和紙質(zhì)單據(jù)，兩者一致后編制記賬憑證，通過銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)發(fā)出電子轉(zhuǎn)賬指令，并將支付信息反饋至預(yù)約報銷系統(tǒng)庫中。報銷經(jīng)辦人即可返回，靜待款項到賬，并可實現(xiàn)支付回單的自主打印，方便后續(xù)查詢。該步驟還可同時設(shè)置預(yù)約報銷投遞機，放置在報銷經(jīng)辦人方便投遞的位置，由財務(wù)處工作人員定時取件，這樣報銷經(jīng)辦人在接到財務(wù)處的預(yù)約報銷指令后，將原始單據(jù)投遞至投遞機內(nèi)，連財務(wù)結(jié)算大廳都可以不用前往。

（三）優(yōu)化后的高校財務(wù)報銷流程的優(yōu)點

1.報銷經(jīng)辦人全程無需至財務(wù)結(jié)算大廳，除最后提交原始單據(jù)需至投遞機或財務(wù)處，其他報銷相關(guān)環(huán)節(jié)均可隨時隨地通過網(wǎng)絡(luò)完成及跟蹤，使得報銷經(jīng)辦人能有更多的精力投入教學(xué)、科研和管理工作中，減少了報銷經(jīng)辦人的等待時間。

2.縮短報銷審核周期，提高報銷工作效率。報銷單據(jù)的領(lǐng)導(dǎo)簽批環(huán)節(jié)可以通過電腦或手機集中實現(xiàn)，即使相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)出差也不會影響單據(jù)的審簽，大大縮短報銷經(jīng)辦人單據(jù)審批的時間。

3.電子報賬信息經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的層層審核及財務(wù)人員的預(yù)審，提高了報賬的通過率，即使出現(xiàn)退單，報銷經(jīng)辦人也可以通過線上補充、更正后重新提交，不用來回往返于各個職能部門，大大減輕了報銷經(jīng)辦人的急躁情緒。

4.報銷單據(jù)的相關(guān)信息由報銷經(jīng)辦人錄入系統(tǒng)后，財務(wù)人員在審核單據(jù)時可自動生成相關(guān)摘要、直接調(diào)入相關(guān)項目編號、金額等信息，減少重復(fù)工作，提高記賬憑證的正確性，節(jié)省財務(wù)人員的工作時間。

5.報銷經(jīng)辦人成功處理的單據(jù)，其業(yè)務(wù)的原始電子數(shù)據(jù)、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的電子審簽數(shù)據(jù)和銀行支付數(shù)據(jù)可隨時在財務(wù)系統(tǒng)上查詢保存，后續(xù)憑證查詢時直接將電子數(shù)據(jù)調(diào)出，無需經(jīng)過繁瑣的程序查詢紙質(zhì)單據(jù)。

6.報銷經(jīng)辦人可在相應(yīng)系統(tǒng)中隨時查看報銷單據(jù)的領(lǐng)導(dǎo)審批進度和財務(wù)審核狀態(tài)，使報銷工作逐步透明化；各平臺的打通使各職能和部門之間加強了信息交流，目的都是為提高師生的報銷體驗價值；報銷周期的縮短，銀行支付數(shù)據(jù)的及時反饋也加強了報銷經(jīng)辦人對財務(wù)工作的監(jiān)督，使得會計信息更具時效性，有利于財務(wù)工作的內(nèi)部控制。

三、優(yōu)化高校財務(wù)報銷流程的注意問題

1.高校財務(wù)報銷流程的優(yōu)化工作，是一個循序漸進的過程。對該流程的改造不是對傳統(tǒng)流程的簡單修補，而是借助信息化之風(fēng)，將原有思維方式打破，因此會遇到部門協(xié)調(diào)、技術(shù)實現(xiàn)等各方面的困難，在實踐中還需要不斷完善改進，必然會遇到來自多方面的阻力。

2.依靠信息技術(shù)進行財務(wù)數(shù)據(jù)的傳輸、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的電子審簽和銀行支付數(shù)據(jù)的發(fā)送，數(shù)據(jù)的安全性必須得到保證。而目前我國的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境并非理想，各種黑客攻擊、木馬病毒等對數(shù)據(jù)的完全、網(wǎng)絡(luò)的安全帶來了不少的隱患，財務(wù)報銷數(shù)據(jù)涉及高校的核心財務(wù)信息，一旦出現(xiàn)信息泄露或信息被篡改等問題，會對高校的正常辦公秩序產(chǎn)生重大影響[3]。

3.在利用信息化工具的同時，也要考慮到高校中有一部分教職員工并不熟悉網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，且電子簽批的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的接受度不一，因此，傳統(tǒng)的窗口報銷模式和網(wǎng)絡(luò)報銷模式還需要雙軌并行。隨著信息化和數(shù)字化水平的不斷提升，無紙化的財務(wù)服務(wù)系統(tǒng)必是發(fā)展趨勢之一。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳軍.無現(xiàn)金報賬模式下高校財務(wù)報銷業(yè)務(wù)流程再造[J].財會月刊，2012（9）：50-51.

[2]于亞利.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校會計核算流程再造[J].會計之友，2016（13）：68-70.

[3]葛鈺杰.云時代下的高校財務(wù)報銷流程再造探究[J].會計師，2016（5）：64-65.