會(huì)計(jì)軟件自動(dòng)生成機(jī)制憑證的原理和方法探討

龍巖市疾病預(yù)防控制中心 張文真 邱毅偉 鄭 璐

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會(huì)計(jì)軟件自動(dòng)生成機(jī)制憑證的原理和方法探討

龍巖市疾病預(yù)防控制中心 張文真 邱毅偉 鄭 璐

在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)（簡(jiǎn)稱電算化AIS）中，利用會(huì)計(jì)軟件能夠方便、快捷地把發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)編制成記賬憑證。該文從六個(gè)方面對(duì)會(huì)計(jì)軟件自動(dòng)生成機(jī)制憑證的原理和方法進(jìn)行了探討。

會(huì)計(jì)軟件 自動(dòng)生成 機(jī)制憑證

實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，記賬憑證有“手工憑證”和“機(jī)制憑證”兩種來源。所謂手工憑證是指用戶通過鍵盤等輸入設(shè)備把原始憑證上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)直接錄入到電算化AIS中的憑證上；而機(jī)制憑證則是由計(jì)算機(jī)根據(jù)會(huì)計(jì)軟件的自身程序以及用戶進(jìn)行的初始設(shè)置來自動(dòng)生成憑證。相比之下，“機(jī)制憑證”具有方便、快捷的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)。

目前，電算化AIS中的大部分會(huì)計(jì)核算工作已能由會(huì)計(jì)軟件來自動(dòng)處理，但記賬憑證還主要是用戶錄入的“手工憑證”，而且它還是會(huì)計(jì)軟件日常操作中的主要工作。因此，為了減少“手工憑證”的工作量﹑提高記賬憑證的編制速度，應(yīng)當(dāng)把所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)盡量由會(huì)計(jì)軟件來自動(dòng)生成“機(jī)制憑證”。

1 選擇機(jī)制憑證的業(yè)務(wù)類型

在電算化AIS中，盡管所有的記賬憑證都可以是“手工憑證”，但并非所有的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都能夠或者適宜于“機(jī)制憑證”。一般來說，每月重復(fù)出現(xiàn)﹑其借貸科目﹑摘要﹑金額來源或計(jì)算方法基本不變的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)才有必要進(jìn)行“機(jī)制憑證”，例如提取現(xiàn)金﹑采購材料銷售產(chǎn)品﹑發(fā)放工資﹑計(jì)提折舊﹑分配費(fèi)用結(jié)轉(zhuǎn)成本﹑計(jì)算稅金﹑結(jié)轉(zhuǎn)匯兌損益和期間損益等業(yè)務(wù)；對(duì)于那些發(fā)生無規(guī)律或不經(jīng)常發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)則不能或者不宜采用“機(jī)制憑證”。也就是說，這類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)采用“機(jī)制憑證”未必比“手工憑證”顯得方便，例如責(zé)任賠償﹑出租資產(chǎn)﹑預(yù)計(jì)負(fù)債﹑非貨幣性交易﹑代扣款項(xiàng)﹑核銷壞賬﹑對(duì)外捐贈(zèng)﹑對(duì)外投資和債務(wù)重組等業(yè)務(wù)。

2 分析機(jī)制憑證的使用時(shí)間

在適用“機(jī)制憑證”的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中，有的發(fā)生額與本期發(fā)生的其他經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)無關(guān)，如提取現(xiàn)金﹑采購材料和銷售產(chǎn)品等，這類業(yè)務(wù)被稱為“獨(dú)立經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)”；有的發(fā)生額則取決于本期發(fā)生的其他經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，如結(jié)轉(zhuǎn)成本和結(jié)轉(zhuǎn)損益等，這類業(yè)務(wù)被稱為“相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)”。

從“獨(dú)立經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)”發(fā)生的特點(diǎn)來看，它們?cè)诒酒趦?nèi)隨時(shí)都有可能發(fā)生，也可以多次發(fā)生。所以，為了及時(shí)編制記賬憑證，應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作需要在日常進(jìn)行“機(jī)制憑證”；而“相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)”只有等到本期其他相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全部結(jié)束后才能發(fā)生且僅發(fā)生一次，一般多屬于一些轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，它們必須在期末進(jìn)行“機(jī)制憑證”。同時(shí)，由于個(gè)別“相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)”之間還有可能存在著某種勾稽關(guān)系，彼此相互影響和補(bǔ)充。因此，為了完整﹑準(zhǔn)確地編制記賬憑證，在期末“機(jī)制憑證”時(shí)還應(yīng)該明確它們之間調(diào)用的先后順序，否則，“機(jī)制憑證”將不能保證正確取數(shù)。

3 確定機(jī)制憑證的編號(hào)方式

在電算化AIS中，所有記賬憑證采用的都是手工會(huì)計(jì)中轉(zhuǎn)賬憑證的格式。為了便于用戶區(qū)別輸入不同類型的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和系統(tǒng)分類處理憑證數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)軟件要求系統(tǒng)內(nèi)的記賬憑證編號(hào)必須由憑證類型和憑證序號(hào)兩部分組成。因此，電算化AIS內(nèi)的“手工憑證”，既可按收﹑付﹑轉(zhuǎn)等分類編號(hào)（如收款2﹑付款5﹑轉(zhuǎn)賬8等），也可按通用方式統(tǒng)一編號(hào)（如通用1﹑通用2等）；電算化AIS內(nèi)的“機(jī)制憑證”，既可隨“手工憑證”一起編號(hào)，也可采用“機(jī)制”類型單獨(dú)編號(hào)（如機(jī)制1﹑機(jī)制2等）。

按照會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的要求，用戶必須把電算化AIS中其他子系統(tǒng)生成的“機(jī)制憑證”歸集到總賬子系統(tǒng)中來。也就是說，總賬子系統(tǒng)是電算化AIS進(jìn)行會(huì)計(jì)信息匯總﹑交換和共享的中心。這樣，總賬子系統(tǒng)內(nèi)的“機(jī)制憑證”既可能是本系統(tǒng)機(jī)制的，也可能是外系統(tǒng)機(jī)制后傳遞到此的。

如果“機(jī)制憑證”與“手工憑證”一起編號(hào)，那么，保存在總賬子系統(tǒng)中的這兩種憑證最終將沒有任何區(qū)別。雖然這種編號(hào)方式能夠使系統(tǒng)內(nèi)不同來源的記賬憑證融為一體，但又不便于“機(jī)制憑證”的專門調(diào)用。如果“機(jī)制憑證”要采用單獨(dú)編號(hào)，對(duì)所需要的“機(jī)制憑證”類型，大部分會(huì)計(jì)軟件要求必須在使用前事先設(shè)置，而有的會(huì)計(jì)軟件則可在需要時(shí)由系統(tǒng)自動(dòng)生成。

由于日?！皺C(jī)制憑證”只能逐張分散編制，因此，可隨“手工憑證”一起編號(hào)；而期末“機(jī)制憑證”能夠成批﹑集中編制，最好選用單獨(dú)方式編號(hào)，以便查詢和修改。

4 定義機(jī)制憑證的模版結(jié)構(gòu)

凡是適合“機(jī)制憑證”的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，在電算化AIS中都可以定義成憑證模板，以備“機(jī)制憑證”隨時(shí)調(diào)用?！皺C(jī)制憑證”的模板是由憑證代碼﹑憑證類型﹑使用時(shí)間﹑摘要﹑借貸科目和取數(shù)公式等六個(gè)部分組成的。

憑證模板中的“憑證代碼”是系統(tǒng)區(qū)別于不同憑證模板的惟一標(biāo)識(shí)，不能重復(fù)，也不能為空，但要牢記它不是記賬憑證的編號(hào)；“憑證類型”將決定該模板“機(jī)制憑證”的編號(hào)方式；“使用時(shí)間”將決定該憑證模板調(diào)用的時(shí)間（日?；蚱谀┅p模塊和次數(shù)；“摘要”和“借貸科目”應(yīng)根據(jù)具體業(yè)務(wù)內(nèi)容來設(shè)置會(huì)計(jì)分錄；“取數(shù)公式”是系統(tǒng)利用該憑證模板進(jìn)行“機(jī)制憑證”的金額來源，它是憑證模板定義的關(guān)鍵和難點(diǎn)。日常“機(jī)制憑證”模板中的“取數(shù)公式”可以省略，在生成“機(jī)制憑證”的過程中，只需要用戶錄入經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生額，它實(shí)質(zhì)上是“手工憑證”與“機(jī)制憑證”的結(jié)合。期末“機(jī)制憑證”模板中的“取數(shù)公式”必須按照所用會(huì)計(jì)軟件規(guī)定的函數(shù)格式來自定義或者引導(dǎo)輸入，其金額來源主要是科目表取數(shù)，還有一些輔助賬取數(shù)，例如部門賬﹑往來賬和項(xiàng)目賬等。

正確理解和定義憑證模板的各個(gè)組成要素將直接影響到“機(jī)制憑證”所含信息的完整性和正確性。當(dāng)會(huì)計(jì)制度或經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生變化時(shí)，還應(yīng)對(duì)已經(jīng)定義或已經(jīng)使用過的憑證模板及時(shí)進(jìn)行修改和完善。

5 實(shí)現(xiàn)機(jī)制憑證的必要條件

定義成憑證模板的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)一旦采用“機(jī)制憑證”，千萬不能再錄入“手工憑證”，否則，該筆業(yè)務(wù)將在系統(tǒng)中重復(fù)進(jìn)行核算。一個(gè)定義好的憑證模板要實(shí)現(xiàn)“機(jī)制憑證”，還必須滿足一些其他條件。

對(duì)于匯兌損益的憑證模板，只要期末外幣匯率發(fā)生變動(dòng)，系統(tǒng)就能對(duì)每個(gè)“外幣式”賬戶逐一計(jì)算出產(chǎn)生的匯兌損益，并將“匯兌損益”自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)到事先設(shè)置的賬戶的借方或貸方。

對(duì)于期間損益和其他轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的憑證模板，只要本期發(fā)生了相關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，系統(tǒng)就可按照事先定義的轉(zhuǎn)入賬戶或者取數(shù)公式來實(shí)現(xiàn)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬。

此外，“機(jī)制憑證”的先后順序也可能會(huì)影響“機(jī)制憑證”的實(shí)現(xiàn)，因此，應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)在聯(lián)系來排列“機(jī)制憑證”的先后順序：即一般轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)→結(jié)轉(zhuǎn)匯兌損益→結(jié)轉(zhuǎn)期間損益。

6 機(jī)制憑證的兩種記賬方法

記賬憑證僅僅只是電算化AIS系統(tǒng)自動(dòng)加工處理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的起點(diǎn)，只有將系統(tǒng)內(nèi)所有的記賬憑證進(jìn)行記賬處理，才能為用戶提供會(huì)計(jì)編報(bào)﹑財(cái)務(wù)分析和經(jīng)營(yíng)決策所需要的會(huì)計(jì)信息。

從我國(guó)目前開發(fā)和應(yīng)用的會(huì)計(jì)軟件來看，“機(jī)制憑證”有成批記賬和實(shí)時(shí)記賬兩種方法。其中成批記賬是指記賬憑證必須經(jīng)過審核簽字才能記賬；而實(shí)時(shí)記賬是指記賬憑證不經(jīng)審核簽字就可直接記賬?？梢姡@兩種記賬方法的根本區(qū)別在于記賬憑證是否需要審核，而不是一次能夠記賬的憑證張數(shù)。

對(duì)于日?！皺C(jī)制憑證”，為了保證憑證數(shù)據(jù)的正確性，要求與“手工憑證”一樣，一般采用成批記賬。即日常“機(jī)制憑證”先存放在“臨時(shí)憑證庫文件”中，只有審核記賬后，才能轉(zhuǎn)移到“正式憑證庫文件”中。

對(duì)于期末“機(jī)制憑證”，如果該功能獨(dú)立于“結(jié)賬”模塊，通常要求采用成批記賬；如果該功能嵌套在“結(jié)賬”模塊之中，為了不中斷結(jié)賬過程和連續(xù)機(jī)制憑證，就必須采用實(shí)時(shí)記賬。即“機(jī)制憑證”一旦保存就立即記賬，直接存放在“正式憑證庫文件”中。

[1] 王孝忠. 會(huì)計(jì)電算化的深層含義及其發(fā)展趨勢(shì)分析[J]．中國(guó)會(huì)計(jì)電算化，1999,(9): 6-8.

[2] 李先文. 企業(yè)會(huì)計(jì)電算化管理中的內(nèi)部控制研究[J]．財(cái)會(huì)研究，2009,(8): 30-32.