我國現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作制度改革

張 惠

隨著國民經(jīng)濟高速發(fā)展，尤其是社會現(xiàn)代化進程加快，無論是國有還是私人企業(yè)向現(xiàn)代企業(yè)過渡?，F(xiàn)代企業(yè)有一個明顯特征—建立科學的企業(yè)領導體制和組織管理體制，調節(jié)所有者、經(jīng)營者和職工的關系，形成激勵和約束相結合的經(jīng)營管理機制，也就是在企業(yè)內部形成現(xiàn)代企業(yè)制度?，F(xiàn)代企業(yè)要增強競爭力，一個重要的途徑就是大力開發(fā)和利用企業(yè)的檔案信息資源，從中獲取有價值的內容。因此，為適應現(xiàn)代企業(yè)轉型，十分有必要對我國企業(yè)檔案管理工作制度進行改革。筆者認為，可從以下幾方面采取措施：

一、把握四個基本原則

（一）產(chǎn)權清晰。這里的“產(chǎn)權”指的是企業(yè)檔案所有權和使用權，企業(yè)各個部門的檔案所有權和使用權歸屬清晰。具體而言，通過建立和完善現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作制度，企業(yè)依據(jù)其內部各個部門工作的具體內容，有針對性地制定出合適的檔案管理工作制度和組建檔案管理部門，使部門間的檔案能夠清楚地區(qū)別開來，檔案的支配權屬于檔案的形成部門。

（二）權責明確?，F(xiàn)代企業(yè)內部必須按照檔案管理環(huán)節(jié)建立完整的檔案管理工作機構，包括文件的制作形成、檔案管理、監(jiān)督等部門，要改變以往企業(yè)檔案管理工作權利不明、責任不清，要么“一元化”領導，缺少監(jiān)督制約，要么相互扯皮摩擦、內耗過大的狀況，企業(yè)的檔案管理工作機構以對企業(yè)的檔案進行有效的管理為主要職責，有明確的管理目標，企業(yè)檔案管理工作相關各部門了解自己的責任和權利。

（三）政企分開?！罢蠓珠_”的基本含義是政府行政管理職能、宏觀和行業(yè)管理職能與企業(yè)經(jīng)營職能分開，這就要求政府能夠“放權讓利”、“擴大企業(yè)自主權”。對于企業(yè)的檔案，政府應放手讓企業(yè)內部管理檔案，因為企業(yè)才是最了解檔案的產(chǎn)生和內容，把企業(yè)作為企業(yè)檔案管理工作的核心，尤其是我國的國有企業(yè)的檔案管理工作的政企分開很重要。

（四）管理科學。企業(yè)應按檔案自身規(guī)律要求，形成適宜的企業(yè)檔案管理的組織形式和科學的內部檔案管理制度，通過企業(yè)檔案的合理保管和利用，使企業(yè)檔案管理工作的結構得以優(yōu)化，從而改變以往企業(yè)檔案管理條塊分割、封閉呆滯，檔案得不到有效管理和利用的狀況。[1]

二、轉變觀念，提高認識，推進依法治檔

在市場經(jīng)濟不斷發(fā)展的今天，企業(yè)領導者應摒棄計劃經(jīng)濟關于企業(yè)檔案管理的傳統(tǒng)思想，轉變思想，更新觀念，提高對檔案工作的認識，認識到檔案工作在企業(yè)發(fā)展中應起的作用：企業(yè)如果不注重對檔案信息資源進行有效積累、管理和開發(fā)利用，企業(yè)就會在改革的浪潮中失去方向。要提高企業(yè)管理人員的檔案意識，通過對《檔案法》《檔案法實施辦法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》的宣傳，使企業(yè)管理人員認識到檔案是企業(yè)的財富，是企業(yè)寶貴的信息、資源和無形資產(chǎn)，是企業(yè)做好各項工作的重要依據(jù)，也是企業(yè)解決各種糾紛、保障企業(yè)合法權益的不可替代的證據(jù)，企業(yè)檔案管理和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理密不可分。

市場經(jīng)濟是法制經(jīng)濟，企業(yè)檔案工作也要納入法制軌道，企業(yè)管理者應把企業(yè)檔案工作納入企業(yè)法人的自律性為范圍之內?！稒n案法實施辦法》規(guī)定：“機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織應當加強對本單位檔案工作的領導，保障檔案工作依開展。”任何企業(yè)都應執(zhí)行。企業(yè)檔案管理者應當加強法制觀念，時刻以法律的準繩來衡量自身的檔案工作，要依據(jù)現(xiàn)代企業(yè)制度和轉型改制的實際情況，積極配合檔案行政管理部門制定出適應企業(yè)發(fā)展需求的管理制度，減少檔案制度原則性條款，增加可操作性條款。

三、充分發(fā)揮企業(yè)主管部門作用，組建新型檔案機構

按照國務院機構“除部委一級局有部分直屬企業(yè)外，一般工業(yè)局不再直接管企業(yè)，地方的情況也大體如此”的規(guī)定，原有企業(yè)的專業(yè)主管機關職能將發(fā)生變化，已很難像以往那樣實行按專業(yè)集中統(tǒng)一管理檔案，對企業(yè)檔案的管理將轉為以“塊”為主的管理體制，所以對企業(yè)檔案工作的管理應大大依靠各級行業(yè)部門。一是吸取“條塊”結合的歷史經(jīng)驗，從中央到地方各級檔案行政管理部門與相應各級行業(yè)部門實現(xiàn)有機結合，依靠他們從宏觀上對企業(yè)檔案工作提出規(guī)范化管理要求。二是檔案行政管理部門依靠各部委作為對所屬企業(yè)檔案工作進行宏觀調控的一個支撐點，積極做好企業(yè)檔案工作。

另外，可建立企業(yè)檔案協(xié)會，承擔業(yè)務指導、經(jīng)驗交流、業(yè)務研討等方面職能，在檔案部門或行業(yè)部門與企業(yè)間起到溝通、交流的作用，及時傳達上級有關檔案工作的精神，交流、解決檔案工作中出現(xiàn)的新問題，加強學術研究、提高理論水平。企業(yè)檔案協(xié)會還可將檔案行政管理部門的一些信息轉達給會員，將會員的一些建議反映給檔案行政管理部門。[2]原來檔案工作好的企業(yè)，精益求精；原來檔案工作一般的企業(yè)，對照標準找差距，迎頭趕上，登上新臺階；原來檔案工作差的企業(yè)，組織力量，突擊清理。

總之，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作制度改革順應了企業(yè)自身的歷史發(fā)展規(guī)律，能給企業(yè)帶來無窮潛力?，F(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作制度改革是一項艱巨工作，十分復雜，也不容易實現(xiàn)，為使改革能更加順利實現(xiàn)，一定要遵循一定規(guī)則。

[1] 徐擁軍.論企業(yè)檔案在企業(yè)知識管理中的作用[J].檔案學通訊, 2004（3）：63-65.

[2] 劉明慧.現(xiàn)代企業(yè)制度概論[M].北京：中國財政經(jīng)濟出版社, 2005：84.