○郭文茂（廈門華廈職業(yè)學(xué)院 福建 廈門 361024）

論ERP系統(tǒng)的認(rèn)知與實(shí)施

○郭文茂（廈門華廈職業(yè)學(xué)院 福建 廈門 361024）

ERP系統(tǒng)對提升管理水平的作用已日益得到企業(yè)界的共識，但實(shí)施成功的案例并不多，深深困擾ERP廠商和使用的企業(yè)，本文從再認(rèn)識ERP出發(fā)，把ERP歸結(jié)為管理思想融合和及時提供有效信息的系統(tǒng)，通過筆者實(shí)施ERP系統(tǒng)過程中的種種經(jīng)驗(yàn)體會，對如何成功實(shí)施ERP系統(tǒng)提出幾點(diǎn)實(shí)用的建議，希望能對力圖采用ERP系統(tǒng)進(jìn)行管理的企業(yè)和實(shí)施人員有所助益。

ERP系統(tǒng) 管理思想 全員培訓(xùn)

一、ERP系統(tǒng)概述

ERP系統(tǒng)是英文Enterprise Resource Planning（企業(yè)資源計劃）的簡寫，它是由美國著名計算機(jī)技術(shù)咨詢集團(tuán)企業(yè)加特納（Gartner Group）于1990年提出的概念，它是基于計算機(jī)技術(shù)和管理科學(xué)的最新發(fā)展，從理論和實(shí)踐兩個方面，以管理會計為核心，同時識別和規(guī)劃企業(yè)資源，將企業(yè)內(nèi)部所有資源整合在一起，對采購、生產(chǎn)、成本、庫存、分銷、運(yùn)輸、財務(wù)、人力資源進(jìn)行規(guī)劃，從而達(dá)到最佳資源組合，取得最佳效益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)（以制造業(yè)為代表）整體經(jīng)營管理的解決方案。SAP、O-r acle、金蝶、用友都是比較知名的ERP生產(chǎn)廠商，客戶涵蓋從個體工商戶到跨國企業(yè)，從服務(wù)業(yè)到工業(yè)，從會計電算化到供應(yīng)鏈管理，應(yīng)用范圍極廣。

二、對ERP系統(tǒng)的再認(rèn)識

ERP為越來越多的力圖提高管理水平的企業(yè)所接受和使用，但不同人對其了解的程度深淺差距較大，財務(wù)人員經(jīng)常認(rèn)為它就是會計電算化，業(yè)務(wù)人員經(jīng)常認(rèn)為就是把原本在EXCEL或手工表格上制作的一些業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入到某個有統(tǒng)一格式的軟件中……這都將最終影響ERP系統(tǒng)的實(shí)施，筆者負(fù)責(zé)過某集團(tuán)型ERP的實(shí)施，認(rèn)為在企業(yè)選擇實(shí)施ERP前有必要對其有較全面深刻的認(rèn)識。

有人總結(jié)“ERP的核心管理思想就是實(shí)現(xiàn)對整個供應(yīng)鏈的有效管理”，筆者在主持了ERP實(shí)施后覺得，ERP不能被單純地認(rèn)為是一項(xiàng)管理工具，ERP是促使管理思想融合的系統(tǒng)，是管理思想在ERP系統(tǒng)實(shí)施過程中通過吸取其他企業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)后，重新提煉成型并在整個供應(yīng)鏈的有效推廣、磨合直至融合。

系統(tǒng)實(shí)施之初，大部分人都認(rèn)為ERP僅僅是基于計算機(jī)系統(tǒng)的信息收集整理加工工具，把軟件學(xué)會，根據(jù)系統(tǒng)設(shè)置者事先設(shè)計好的流程和表格往里面填數(shù)據(jù)就行了，因此而產(chǎn)生抵觸情緒。實(shí)施ERP過程中，筆者更多的時間是用于配合軟件公司工作人員向公司其他員工普及ERP知識，宣傳成功案例以取得高層領(lǐng)導(dǎo)和部門主管的重視和支持?，F(xiàn)實(shí)中確實(shí)存在前期缺乏充分有效的溝通，最后ERP系統(tǒng)淪落為唯有財務(wù)部門進(jìn)行會計電算化的工具了。

三、對實(shí)施ERP的建議

1、按需立項(xiàng)，逐步推進(jìn)。用先進(jìn)的信息技術(shù)來升級管理手段已是大勢所趨，但對發(fā)展階段不同的企業(yè)來說，管理需求、管理思維和經(jīng)濟(jì)實(shí)力各不相同，對ERP的認(rèn)識程度也不相同，因此上馬ERP系統(tǒng)必須按需立項(xiàng)，逐步推進(jìn)。ERP系統(tǒng)自身的特點(diǎn)——功能模塊化，正好適合不同發(fā)展階段的企業(yè)分階段實(shí)施。ERP系統(tǒng)一般是按模塊銷售，每個模塊都可以獨(dú)立運(yùn)作，之間也有接口可以傳輸數(shù)據(jù)。各個企業(yè)可以根據(jù)管理需求分步購買不同的模塊，經(jīng)濟(jì)壓力也可以分散。每一個ERP系統(tǒng)模塊的實(shí)施和運(yùn)行也不是兩三個月就能順暢的，這涉及到如何用新技術(shù)手段來表述原有管理模式，更復(fù)雜的是原有管理模式如何變革來與新技術(shù)手段相融合，這往往是ERP最具價值但也是最難實(shí)現(xiàn)的地方。筆者所在的企業(yè)使用財務(wù)模塊5年后，由于業(yè)務(wù)收入從千萬級上升到十億級，客戶從幾十家上升到上千家，面對日益增加的龐大業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)人員常常疲于應(yīng)付。銷售人員負(fù)責(zé)信用管理只能針對部分大客戶，中小客戶放任自流，壞賬和訴訟激增，銷售數(shù)據(jù)反饋十分滯后；倉庫管理人員的業(yè)務(wù)單證堆積如山，需要花大量時間整理，財務(wù)人員經(jīng)常滯后半個月以上才能了解到庫存情況；此時單純的財務(wù)系統(tǒng)和財務(wù)人員的工作已無法負(fù)荷，由于各方面的數(shù)據(jù)無法及時提供而經(jīng)常在月度結(jié)束后半個月才能出具非精確的財務(wù)報表，財務(wù)人員無精力進(jìn)行財務(wù)分析，管理層更不用談利用業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)迅速的決策了。為改變這種情況，管理層決定開始使用銷售管理、倉存管理模塊，正好滿足了全公司上下的強(qiáng)烈需求，順理成章，推廣迅速。再過5年，公司擁有了多家控股和參觀的子公司，業(yè)務(wù)多元化也開始起步，管理層出于掌控全局和局部精細(xì)化管理的需要，決定采用集團(tuán)型ERP系統(tǒng)，對公司供應(yīng)鏈進(jìn)行全方位的管理。

2、職責(zé)明確，分工協(xié)作。ERP系統(tǒng)是供應(yīng)鏈全過程的管理，絕不是部分員工和個別部門能夠獨(dú)立完成的。ERP系統(tǒng)形成的信息流和供應(yīng)鏈的物流一樣都是需要企業(yè)各個職能部門、每位員工分工協(xié)作才能發(fā)揮實(shí)際功效的。在ERP系統(tǒng)實(shí)施中需要發(fā)揮集體智慧，也需要各司其職。筆者實(shí)施ERP系統(tǒng)之初，除了開了一場全公司主管級以上員工的動員會后，就陷入了孤軍奮戰(zhàn)的處境。財務(wù)部門成為主持ERP系統(tǒng)實(shí)施的職能部門，不幸的也是唯一職能部門，一場閉門造車的運(yùn)動開始了。財務(wù)部門通過企業(yè)正式公布的文件和對管理層戰(zhàn)略規(guī)劃的片面理解來規(guī)劃公司架構(gòu)，通過人事部門提供的并不完整的人事資料建立人力資源系統(tǒng)，通過對業(yè)務(wù)流程的了解制定財務(wù)核算流程，甚至妄圖通過財務(wù)模塊構(gòu)建完整的公司整體供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)庫。沒有管理層和公司其他部門的共同參與，ERP系統(tǒng)建設(shè)無法實(shí)施，筆者通過與管理層溝通，結(jié)束了不符合ERP實(shí)施規(guī)律的工作，重頭再來，制定了分步實(shí)施，先試點(diǎn)后推廣，持續(xù)完善的計劃。首先根據(jù)管理層的中長期規(guī)劃來規(guī)劃公司架構(gòu)，并預(yù)留發(fā)展空間；其次邀請公司其他部門負(fù)責(zé)人參加系統(tǒng)培訓(xùn)，在具備一定系統(tǒng)知識和認(rèn)識的基礎(chǔ)上，要求他們提出工作中遇到的困難和對系統(tǒng)的需求，并根據(jù)系統(tǒng)實(shí)施需要不定期召開規(guī)模、范圍不等討論會，ERP廠商實(shí)施顧問、財務(wù)人員、業(yè)務(wù)人員濟(jì)濟(jì)一堂，發(fā)揮各自特長，具體問題具體分析，實(shí)施顧問分享其他企業(yè)的管理方式和系統(tǒng)實(shí)施心得，業(yè)務(wù)人員剖析現(xiàn)有流程的優(yōu)缺點(diǎn)和改進(jìn)建議，財務(wù)人員發(fā)揮對內(nèi)部控制了解較多的專業(yè)優(yōu)勢指出流程漏洞并為有效進(jìn)行財務(wù)分析對其他部門提出數(shù)據(jù)要求。財務(wù)部門不再越俎代庖，而是發(fā)揮協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌的作用，最終形成與ERP系統(tǒng)相適應(yīng)的流程提交管理層決斷。

專業(yè)的人做專業(yè)的事，在實(shí)施ERP系統(tǒng)過程中，沒有一個部門能獨(dú)攬全局，和企業(yè)其他工作開展一樣，都需要各個部門、各位員工各司其職，分工協(xié)作。

3、全員培訓(xùn)，思想融合。前已述及，ERP系統(tǒng)的成功實(shí)施需要管理思想在整個供應(yīng)鏈的有效推廣、磨合直至融合，需要全員參與。富有實(shí)效的全員培訓(xùn)是實(shí)現(xiàn)全員參與的前提。全員參與是企業(yè)文化推廣的關(guān)鍵。很多企業(yè)花重金聘請咨詢機(jī)構(gòu)為企業(yè)規(guī)劃企業(yè)文化，到最后發(fā)現(xiàn)連精心提煉的口號都沒能讓員工記住。企業(yè)文化要深入人心，需要通過日常的工作實(shí)踐來落到實(shí)處。ERP系統(tǒng)作為需要全員參與的工程，正是管理層讓員工身體力行企業(yè)文化的絕佳載體。當(dāng)前日益凸顯的用工荒讓企業(yè)管理層苦思留人的方式。筆者認(rèn)為薪酬留人、事業(yè)留人、情感留人都離不開對員工的培訓(xùn)。培訓(xùn)提升了員工的技能和知識水平，為將來事業(yè)發(fā)展、薪酬提高創(chuàng)造了必不可少的條件，培訓(xùn)也讓員工看到企業(yè)對他們的關(guān)心而不是簡單的剩余價值榨取，產(chǎn)生了歸屬感。ERP系統(tǒng)的培訓(xùn)不僅是操作技能的提高，更是思維模式的拓展，對個人素質(zhì)的提高進(jìn)而對企業(yè)管理都能產(chǎn)生有效助益。ERP既然是需要至上而下管理思想的融合才能有效運(yùn)行，那就需要對參與到ERP系統(tǒng)中的人員進(jìn)行培訓(xùn)。之前往往只有ERP項(xiàng)目小組的成員對該系統(tǒng)有較全面的了解，企業(yè)也只希望投入培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)培養(yǎng)幾名系統(tǒng)管理專員，而其他系統(tǒng)參與者只會使用自己需要完成的那一小部分操作，至于他完成這項(xiàng)操作的目的、需要與系統(tǒng)其他哪些節(jié)點(diǎn)配合、對企業(yè)整體管理的意義都不清楚，更別談樂于使用、積極思考、提出改進(jìn)建議了。ERP系統(tǒng)真正要成為全員參與的變革需要全員的培訓(xùn)、全員的理解和積極參與，這也同樣是推崇思想融合的企業(yè)文化建立的過程。企業(yè)自身的培訓(xùn)能力不足，可以通過與院校合作，以ERP系統(tǒng)為核心教材，根據(jù)企業(yè)實(shí)際管理情況定制培訓(xùn)課程，較大規(guī)模地培訓(xùn)員工，員工受訓(xùn)完就能直接運(yùn)用于企業(yè)日常管理，而不是像部分社會培訓(xùn)讓人獲得的僅是空洞的理論知識。校企還可以聯(lián)合ERP廠商頒發(fā)資格認(rèn)證證書，讓員工不僅素質(zhì)得到提升，還能獲得社會認(rèn)可的證書，一舉兩得。

四、結(jié)束語

ERP系統(tǒng)是管理思想和信息技術(shù)的結(jié)合，能有效提升企業(yè)的管理水平。ERP系統(tǒng)必須以成敗論英雄，艱辛的實(shí)施過程需要企業(yè)不斷思索和實(shí)踐，才能讓企業(yè)花重金購入的ERP系統(tǒng)物有所值。

[1] 夏遠(yuǎn)強(qiáng)、葉劍明：企業(yè)管理ERP沙盤模擬教程[M].電子工業(yè)出版社，2008.

[2] 孫蓮香：財務(wù)軟件實(shí)用教程（用友ERPU 8.62版）[M].清華大學(xué)出版社，2008.

[3] 吳中明：JIT與ERP比較研究[J].中華會計網(wǎng)校會計文苑，2011（2）.