檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)開發(fā)利用

曹 昕

(黑龍江省交通科學(xué)研究所)

檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)開發(fā)利用

曹 昕

(黑龍江省交通科學(xué)研究所)

介紹了檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)開發(fā)、建立檔案信息數(shù)據(jù)庫、高效的網(wǎng)絡(luò)檔案檢索系統(tǒng)及開發(fā)利用的專業(yè)人才。

檔案;信息資源;網(wǎng)絡(luò);開發(fā);利用

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展為檔案信息資源的開發(fā)提供了有利的工具和手段，使檔案信息能突破時間、空間的限制進(jìn)行自由的發(fā)展利用。同時，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境使檔案信息資源開發(fā)模式發(fā)生了重大變革，對檔案信息資源的開發(fā)利用工作產(chǎn)生了深刻的影響，實現(xiàn)了檔案信息資源最大限度的社會性共享。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的開發(fā)利用，有利于改善檔案信息資源的整體結(jié)構(gòu)，有利于發(fā)揮各類檔案信息資源的綜合優(yōu)勢，有利于促進(jìn)檔案信息資源的二次、三次開發(fā)。探索網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開發(fā)利用的模式與方案，對現(xiàn)代檔案工作具有重要的影響。

1 開發(fā)網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源

(1)逐漸推行檔案全文數(shù)字化。將檔案進(jìn)行全面的數(shù)字化處理，即將檔案的所有檔案通過手工著錄、掃描等形式，將檔案中有各種物理載體形式體現(xiàn)出來的信息，全部以數(shù)字記錄方式存儲到光盤、磁盤等計算機的各類存儲器中，完成現(xiàn)有檔案信息向數(shù)字化轉(zhuǎn)化的過程。紙質(zhì)檔案原件全文數(shù)字化，是使檔案信息數(shù)據(jù)上網(wǎng)運行的前提條件，又是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開發(fā)檔案信息的基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，才能對檔案信息進(jìn)行分類，建立檔案數(shù)據(jù)庫和檔案查詢系統(tǒng)。目前，檔案館開發(fā)和提供上網(wǎng)利用的檔案信息僅僅是二次信息，即目錄、索引和文摘等，而對作為一次信息的檔案全文信息以及圖像信息卻開發(fā)的很少，為了滿足網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息的提供利用，當(dāng)務(wù)之急就是實現(xiàn)檔案的全文數(shù)字化。然而由于我國檔案保存的傳統(tǒng)文本型檔案信息數(shù)量龐大，短期內(nèi)將其全部轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息無論在實踐、資金和技術(shù)上都是難以實現(xiàn)的，這項工作可根據(jù)各檔案室的具體情況，分階段按照不同的方式實施?？上葘⒅匾摹⒗寐矢叩奈谋疚墨I(xiàn)轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，也可先將目錄或重要的文摘、提要、數(shù)據(jù)等數(shù)字化。只要通過數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，才可能使大量的靜態(tài)檔案室信息被激活，從而逐步滿足網(wǎng)絡(luò)時代信息利用的要求。

(2)積極拓展傳統(tǒng)載體及新型電子檔案收集的渠道。檔案信息資源開發(fā)的主要來源是館藏檔案，豐富的館藏是提高開發(fā)利用效益的重要前提和基礎(chǔ)，這就需要檔案部門與時俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，加強并改進(jìn)檔案的接收與征集工作，拓展傳統(tǒng)載體及新型電子檔案的收集渠道，尤其注重以光盤、硬盤等為載體的電子文件、聲像檔案等新型載體的檔案的收集工作，不斷豐富館藏資源，確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開發(fā)利用的效率和質(zhì)量。

2 建立檔案信息數(shù)據(jù)庫

無論是將傳統(tǒng)的文本信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，還是接收新型的電子檔案，最終都必須以數(shù)據(jù)庫的建立為基本目標(biāo)。建立數(shù)據(jù)庫是網(wǎng)絡(luò)信息資源組織的重要方式。這種方式就是將要處理的數(shù)據(jù)經(jīng)合理分類和規(guī)范化處理后，以紀(jì)錄的形式存儲于計算機。通過建立數(shù)據(jù)庫組織信息資源，可極大地提高信息的有序性、完整性、可理解性和安全性。當(dāng)前要著重建立兩種數(shù)據(jù)庫:一是以館藏檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)的館藏檔案信息數(shù)據(jù)庫。主要目的是保護(hù)珍貴的紙質(zhì)歷史文檔，提供全部紙質(zhì)檔案數(shù)字化檢索工具和部分館藏的檔案數(shù)字化利用，為歷史檔案提供多功能的檢索服務(wù)。二是以歸檔電子文件為基礎(chǔ)的電子文件數(shù)據(jù)庫。為電子文件保管建立的專門性數(shù)字檔案館，其目的是保證紙質(zhì)文件和電子文件能夠在任何時間和任何地點被任何人利用，保證電子文件具有永久性法律價值、財政價值和歷史價值。在檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)中要著重注意其內(nèi)容質(zhì)量。我國的數(shù)據(jù)庫大部分都是二次信息，即文摘、索引、目錄等，雖然也能為利用者提供必要的服務(wù)，但僅僅依靠二次信息是無法滿足利用這需求的，因此，應(yīng)該在注重各館的特色館藏數(shù)據(jù)庫的同時，加強一次信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。

3 建立高效的網(wǎng)絡(luò)檔案檢索系統(tǒng)

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開發(fā)利用涉及多方面的內(nèi)容，但其核心和關(guān)鍵環(huán)節(jié)是信息資源的有效檢索。網(wǎng)絡(luò)檔案檢索系統(tǒng)面臨許多新的課題，如前期基礎(chǔ)工作的組織與實施、信息檢索系統(tǒng)的功能、適用于網(wǎng)絡(luò)信息組織與管理的方法和技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中對信心的篩選與過濾等。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，只有建立高效的網(wǎng)絡(luò)檔案檢索系統(tǒng)，才能滿足利用者的需求。具體表現(xiàn)為:利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和有效的檢索系統(tǒng)，檔案信息被制作成網(wǎng)頁，通過網(wǎng)站上網(wǎng)傳輸，用戶只要在搜索欄中填入所查檔案的相關(guān)信息，便可完成對所需檔案信息的查找，這就在空間上大大縮短了利用者與檔案的距離，在時間上收集有關(guān)的網(wǎng)站網(wǎng)址，對檔案信息進(jìn)行著錄標(biāo)引，使網(wǎng)上檔案信息條例分明，從邏輯上講分散在全國各地的檔案信息資源聯(lián)系起來，形成一個內(nèi)容豐富、門類繁多的信息集成系統(tǒng)，為利用者提供高質(zhì)量的服務(wù)，從根本上解決了檔案分散和利用不便的問題。

4 培養(yǎng)檔案信息資源開發(fā)利用的專業(yè)人才

要想做好網(wǎng)絡(luò)下的檔案信息資源開發(fā)利用工作，就必須加強檔案信息資源開發(fā)利用專業(yè)人才隊伍建設(shè)。要加大培訓(xùn)力度，教育培訓(xùn)設(shè)置的課程體系不能僅僅涉及計算機基礎(chǔ)知識及計算機自動化管理，還應(yīng)補充計算機信息網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通信技術(shù)應(yīng)用基礎(chǔ)、人工智能及經(jīng)濟(jì)信息研究與咨詢等類課程，力爭使檔案工作者成為知識結(jié)構(gòu)合理，具有一定檔案知識和信息處理能力的復(fù)合型人才。除此之外，專業(yè)的檔案人才還應(yīng)該解放思想，強化信息服務(wù)意識。在檔案的開發(fā)利用中，不僅要做好傳統(tǒng)的服務(wù)工作，還要發(fā)揮主觀能動性，充分利用網(wǎng)絡(luò)和檔案信息數(shù)據(jù)庫等優(yōu)勢，開發(fā)多種多樣的數(shù)字檔案信息資源，不斷開拓檔案信息服務(wù)的新局面。

U415.1

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1008－3383(2011)12－0106－01

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