蘇玉明
(北京中水源禹國環(huán)認證中心,北京 100120)
文件的根本作用是溝通意圖、統(tǒng)一行動。編制和使用管理體系文件有利于將組織的管理體系、過程、職責、程序等固定下來并加以實施和保持;有利于確保相關(guān)工作的目的、要求、職責和方法等更加清楚明確;有利于各項工作有章可循、有據(jù)可依、穩(wěn)定有序;有利于不斷改進和提高管理的有效性和工作效率。
現(xiàn)代系統(tǒng)管理原理和實踐證明,管理體系文件是制約體系有效運行、取得預(yù)期的管理績效、滿足管理體系標準要求和通過認證的關(guān)鍵和核心,也是組織引進和應(yīng)用現(xiàn)代先進管理理論和方法實施系統(tǒng)、有效管理的基本依據(jù)和客觀證據(jù),其內(nèi)容和貫徹實施情況決定了管理體系的適宜性、充分性和有效性。
為建立和完善文件化的管理體系,許多單位投入大量資源編寫或修訂管理體系文件,但在實踐中常常發(fā)現(xiàn),很多單位的體系文件不同程度地存在盲目照搬標準、空話廢話過多、互相抄襲模仿、不切自身實際、誤認越多越好、內(nèi)容晦澀難懂、只為應(yīng)付外審、實際使用不多等等現(xiàn)象,造成編寫時花費很大代價、發(fā)布后難以持續(xù)執(zhí)行、認證后逐漸束之高閣的不良結(jié)果,非但沒有發(fā)揮其本身的增值作用,甚至成為體系運行 “兩張皮”的根源之一。
不同于常見的行政文件、規(guī)章制度、技術(shù)標準及規(guī)程規(guī)范,管理體系文件是一種特殊體裁的文件,是組織的管理體系策劃和設(shè)計的結(jié)果,基于其編制目的和使用需求,管理體系文件至少應(yīng)具備如下屬性。
針對管理體系標準的各項要求,對體系的范圍、結(jié)構(gòu)和內(nèi)容做出完整、具體地描述和規(guī)定。
符合組織的發(fā)展戰(zhàn)略、方針目標、企業(yè)文化、行業(yè)及專業(yè)特點及管理實際,與實際工作有較強的符合性和一致性。
將相關(guān)職責和工作方法落實到具體部門和崗位,為各項相關(guān)工作提供共同遵循的依據(jù)和指導(dǎo),達到共同理解、統(tǒng)一行動,具有較強的易知性和可操作性。
積累組織多年的管理實踐經(jīng)驗及教訓(xùn),是內(nèi)部隱性管理規(guī)則和措施的外明化形式,體現(xiàn)自身的管理重點和控制程度,具有獨特性和適度性。
為確保組織的可持續(xù)發(fā)展,應(yīng)包括持續(xù)改進機制的設(shè)置,具有制度化的創(chuàng)新性。
系統(tǒng)方法和過程方法是ISO9000族標準推薦和鼓勵采用的管理的基本原理和科學方法,是現(xiàn)代系統(tǒng)管理理論的精髓。組織的管理體系文件應(yīng)能夠體現(xiàn)出這兩種方法在本組織的具體應(yīng)用。
經(jīng)過本人多年探索和實踐,總結(jié)出一種以流程圖和工作表相結(jié)合的方式對管理體系的過程加以描述和規(guī)定的體系文件編寫方法——過程圖法。
這種方法的主要特點是簡練、直觀,便于理解和使用,可操作性強,正如易經(jīng)所言:“易則易知、簡則易從”。
這種方法能夠簡明、直接地體現(xiàn)和應(yīng)用系統(tǒng)方法、過程方法和PDCA方法,特別是能夠?qū)Ω鬟^程有哪些關(guān)鍵活動、各過程之間及過程內(nèi)部的活動之間的相互關(guān)系如何、各項活動如何實施并形成和保留哪些記錄或證據(jù)等簡單清晰地表述出來,非常直觀易懂可操作,特別是對單獨的或包含于手冊中的程序文件適用。
為進一步說明這種方法,以下給出采用過程圖法編寫程序文件的示意性舉例,供理解這種方法參考。其中控制要點或作業(yè)文件、記錄欄應(yīng)結(jié)合本單位具體情況結(jié)合標準要求做出適當規(guī)定、說明或引用具體作業(yè)文件。
(1)目 的:評價質(zhì)量管理體系的持續(xù)適宜、充分和有效性。確定體系、過程、產(chǎn)品和資源方面的改進措施。
(2)過程責任人:院長。
(3)范 圍:本程序適用于本院的管理評審。
圖1 某設(shè)計院管理評審程序圖表
例2:某設(shè)計院工程勘察質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理程序。
(1)目 的:通過控制工程勘察過程,確??辈斐晒|(zhì)量、顧客滿意,預(yù)防和降低環(huán)境影響以及職業(yè)健康安全風險。
(2)過程責任人:主管副院長。
(3)范 圍:本程序適用于本院承擔的工程勘察項目。
(4)績效指標:勘察數(shù)據(jù)準確率98%,成果合格率100%,顧客滿意度大于90%,外業(yè)作業(yè)對環(huán)境影響符合相關(guān)法規(guī)要求、影響最小,無因公傷亡事故。
圖2 某設(shè)計院工程勘察質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理程序