周靜珍 趙乃瑄

(南京工業(yè)大學(xué)圖書館 南京 210009)

·理論探討·

基于情景分析的高校低碳圖書館建設(shè)構(gòu)想

周靜珍 趙乃瑄

(南京工業(yè)大學(xué)圖書館 南京 210009)

以建立低碳圖書館為目標(biāo)，利用情景分析的方法和步驟進(jìn)行研究：定義問題，確定研究目的；識別出六項關(guān)鍵決定要素；分析多種關(guān)鍵外部力量；選擇三個不確定性軸面；詳細(xì)地選擇并闡述情景。最后，結(jié)合南京工業(yè)大學(xué)圖書館的低碳建設(shè)實踐分析情景的運(yùn)用。

情景分析 低碳圖書館 運(yùn)用

1 引言

低碳是人類社會應(yīng)對全球氣候變化，以低能耗、低排放、低污染為基礎(chǔ)，實現(xiàn)社會經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展的一種經(jīng)濟(jì)模式。低碳經(jīng)濟(jì)的概念提出以來，低碳理念和低碳發(fā)展模式影響到了各行各業(yè)?！暗吞紙D書館”的概念應(yīng)運(yùn)而生?！暗吞紙D書館”是圖書館基于可持續(xù)發(fā)展的環(huán)保理念，采用對用戶推廣低碳閱讀，對信息資源以低碳目標(biāo)來開發(fā)和建設(shè)，對館員倡導(dǎo)低碳工作等一系列方式，最終實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的一種圖書館模式。但未來是不確定的，社會、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)和組織自身都會發(fā)生變化。情景分析承認(rèn)現(xiàn)實中存在的不確定性，并對未來進(jìn)行推理和描述，使一個組織對未來的發(fā)展做好準(zhǔn)備。本文利用情景分析方法預(yù)測圖書館的發(fā)展方向，為圖書館提高對未來的應(yīng)變能力以及盡早制定發(fā)展和戰(zhàn)略目標(biāo)提供一種思路和依據(jù)。

2 情景分析法

“情景”(Scenario)最早出現(xiàn)于1967年Herman Kahn和Wiener合著的《2000年》一書中。他們認(rèn)為：未來是多樣的，幾種潛在的結(jié)果都有可能在未來實現(xiàn)；通向這種或那種未來結(jié)果的途徑也不是唯一的，對可能出現(xiàn)的未來以及實現(xiàn)這種未來的途徑的描述構(gòu)成一個情景?！扒榫啊本褪菍ξ磥砬樾我约澳苁故聭B(tài)由初始狀態(tài)向未來狀態(tài)發(fā)展的一系列事實的描述[1]。

情景分析是研究不確定環(huán)境中的組織發(fā)展戰(zhàn)略的先進(jìn)方法，可以快速有效處理組織未來發(fā)展過程中的不確定事件，為戰(zhàn)略決策提供依據(jù)，也可為未來的發(fā)展進(jìn)行思路上的模擬。

回顧以往的文獻(xiàn)，有各種不同的研究線路來構(gòu)建情景。Sema&Cnam 研究路線包括九個步驟：形成問題(formulating the problem)；診斷公司(diagnosing the company)；定義關(guān)鍵變量(identifying key variables)；了解企業(yè)的動態(tài)性(understanding the dynamics of the firm)；減少關(guān)鍵問題的不確定性(reducing uncertainty on key questions)；強(qiáng)調(diào)連貫的愿景和規(guī)劃(highlighting coherent visions and projects)；評估替代戰(zhàn)略(evaluating strategic alternatives)；做出戰(zhàn)略選擇(making strategic choices)；實施行動計劃(implementing a plan of action)。斯坦福研究院(簡稱SRI)研究路線主要包括六個主要步驟：定義問題(defining the decision)；識別關(guān)鍵決定要素(identifying key decision factors)；分析關(guān)鍵外部力量(analyzing key external forces)；選擇不確定性的軸面(selecting axes of uncertainty)；選擇并闡述情景(selecting and elaborating scenarios)；分析情景的運(yùn)用(analyzing the implications of scenarios)[2]。Fink認(rèn)為情景工程應(yīng)該分為以下5個階段：情景準(zhǔn)備(Scenario Preparation)；情景域分析(Scenario Field Analysis)；情景預(yù)測(Scenario Prognostics)；情景發(fā)展(Scenario Development)；情景傳遞(Scenario Transfer)[3]。經(jīng)過比較，本文采用SRI研究線路。

3 高校低碳圖書館建設(shè)的情景分析

3.1 定義問題

本研究的目的是預(yù)測和描述未來圖書館向低碳發(fā)展的可能情景。圖書館的發(fā)展直接受社會經(jīng)濟(jì)、文化、技術(shù)等多方面的影響，因此預(yù)測的時間軸不能太長。預(yù)測時間軸越長、涉及要素越多，預(yù)測的準(zhǔn)確性就越差，而預(yù)測時間軸越短，識別的未來發(fā)展情況與目前現(xiàn)狀的差異越少[4]。根據(jù)國外圖書館制定發(fā)展戰(zhàn)略中所跨的年度，短的有3年，長的有10年，本文選擇5年作為預(yù)測時間軸。

3.2 識別關(guān)鍵決定要素

結(jié)合最新出版的文獻(xiàn)分析[5-11]，關(guān)鍵決定要素基本上可以分為以下幾種：

3.2.1 用戶服務(wù) 為用戶提供最滿意的服務(wù)，一直都是圖書館的工作重心。低碳圖書館重點關(guān)注用戶的信息需求和發(fā)展趨勢，通過開展多樣化、個性化、一站式、互動式的服務(wù)，宣傳低碳的閱讀和使用信息資源的方式，把低碳理念植入讀者的信息使用習(xí)慣中去。

3.2.2 新技術(shù)的應(yīng)用 新技術(shù)的發(fā)明和使用為圖書館實現(xiàn)低碳方式提供了技術(shù)上的支持。如FRID技術(shù)的應(yīng)用使圖書館管理更加便捷和高效；Web2.0、Web3.0的信息環(huán)境，給圖書館帶來了技術(shù)服務(wù)方式和內(nèi)容的創(chuàng)新；智能手機(jī)、電子書閱讀器、蘋果公司的iPad等電子產(chǎn)品直接影響了用戶的信息需求和使用偏好。隨著無線網(wǎng)絡(luò)的普及應(yīng)用，移動圖書館作為一種新型的服務(wù)方式正日益受到關(guān)注[12]。

3.2.3 文獻(xiàn)資源的開發(fā)和建設(shè)模式 低碳的資源開發(fā)和建設(shè)模式主要體現(xiàn)在經(jīng)費的高效使用上。高校圖書館不管是購買紙質(zhì)資源還是數(shù)字資源，都需要使用大量的經(jīng)費。低碳圖書館一要充分了解用戶的需求，購買用戶感興趣的資源；二要合理分配紙質(zhì)和數(shù)字資源的經(jīng)費比例；三要進(jìn)行成本收益分析，力求以最少的成本，獲得最大的效益。

3.2.4 物理空間的規(guī)劃 近幾年幾乎每所高校都建設(shè)了新圖書館，很多新館的建筑面積達(dá)2萬平方米以上。但圖書館服務(wù)方式、服務(wù)內(nèi)容以及業(yè)務(wù)工作的高度自動化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、主動化對物理空間的需求大大降低[13]。如何充分利用這些空間，最大程度地發(fā)揮圖書館作用是建設(shè)低碳圖書館需要考慮的問題。

3.2.5 參與合作和共享 隨著知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，每個圖書館追求獨立發(fā)展和自給自足的模式已不可能，與其他圖書館(特別是地區(qū)上鄰近的圖書館)走合作數(shù)字館藏和資源共享之路是必然選擇。通過建立區(qū)域圖書館聯(lián)盟、集團(tuán)引進(jìn)數(shù)字資源、參與文獻(xiàn)的館際互借和原文傳遞活動等渠道都可以節(jié)約本館的建設(shè)資源，以較低的投入實現(xiàn)較高的收益。

3.2.6 管理制度創(chuàng)新 以“低碳”作為圖書館管理理念，鼓勵館員建立低碳的工作方式；根據(jù)資源的使用頻率，重新布局館藏資源；建立健全服務(wù)質(zhì)量保障體系，對服務(wù)的全過程實行有效控制，經(jīng)濟(jì)地開發(fā)、設(shè)計、生產(chǎn)和提供用戶滿意的產(chǎn)品和服務(wù)，做到最好質(zhì)量、最低消耗、最優(yōu)生產(chǎn)和最佳服務(wù)[14]。

3.3 分析關(guān)鍵外部力量

分析關(guān)鍵外部力量需要解決兩個問題：一是識別關(guān)鍵決定要素的未來狀態(tài)，定義其關(guān)鍵外部驅(qū)動力量；二是對這些力量進(jìn)行評估，關(guān)注這些驅(qū)動力量的不確定程度及其對關(guān)鍵決定要素的影響程度[15]。

3.3.1 關(guān)鍵外部驅(qū)動力量 通過文獻(xiàn)分析和整理[16-18]，把關(guān)鍵決定要素的外部力量按照宏觀和微觀進(jìn)行匯總，見圖1。

宏觀方面包括：社會對圖書館的功能定位和發(fā)展期望，法律、法規(guī)等規(guī)章制度，產(chǎn)業(yè)政策，低碳經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況，文化力量，信息技術(shù)發(fā)展情況，國家對信息服務(wù)行業(yè)的發(fā)展政策和國外圖書館發(fā)展的影響。微觀方面包括：區(qū)域圖書館發(fā)展政策，學(xué)校政策支撐力度，相關(guān)文化信息服務(wù)行業(yè)的競爭程度，組織發(fā)展模式和規(guī)模，館員專業(yè)技能和素養(yǎng)，人員結(jié)構(gòu)變化，領(lǐng)導(dǎo)者的管理偏好，管理制度，組織創(chuàng)新能力，數(shù)字圖書館的應(yīng)用和推廣程度，用戶的需求和偏好和圖書館的物理空間。

影響程度高單元一1.法律、法規(guī)等規(guī)章制度;2.文化力量;3.產(chǎn)業(yè)政策。單元二1.信息技術(shù)的發(fā)展情況;2.學(xué)校政策支撐力度;3.領(lǐng)導(dǎo)者的管理偏好;4.低碳經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況。單元三1.館員專業(yè)技能和素養(yǎng);2.數(shù)字圖書館的應(yīng)用和推廣程度;3.用戶的需求和偏好單元四1.社會對圖書館的功能定位和發(fā)展期望;2.管理制度;3.組織發(fā)展模式和規(guī)模。單元五1.組織創(chuàng)新能力;2.區(qū)域圖書館發(fā)展政策。3.國家對信息服務(wù)行業(yè)的發(fā)展政策。單元六1.人員結(jié)構(gòu)變化。單元七單元八1.圖書館的物理空間。單元九1.國外圖書館的發(fā)展影響;2.相關(guān)文化信息服務(wù)行業(yè)的競爭程度。低中高不確定性程度

圖1高校低碳圖書館外部力量分析

3.3.2 關(guān)鍵外部力量評估 影響程度和評價等級分為低、中、高。然后把外部力量重新編排，得到矩陣圖(見圖1)，橫軸代表未來5年的不確定程度，縱軸代表關(guān)鍵影響要素的影響程度。矩陣共有九個單元，關(guān)鍵外部力量是位于黑色粗線框架內(nèi)，矩陣單元二、三、六中所列出的因素，即變化的“高”不確定性和對關(guān)鍵決定要素“高”或“中等”影響程度的單元，以及“高”或“中等”不確定性和對關(guān)鍵決定要素“高”影響程度的單元。

3.4 選擇不確定性的軸面

在屬于高沖擊水平、高不確定性的驅(qū)動力量群組中，選出兩到三個相關(guān)構(gòu)面，稱之為不確定軸面，以作為情景內(nèi)容的主體架構(gòu)，進(jìn)而發(fā)展出情景邏輯[19]。根據(jù)實踐結(jié)果來看，信息技術(shù)發(fā)展為第一個不確定性軸面，該軸面的兩種極端情況為快速發(fā)展和緩慢發(fā)展；人員的認(rèn)知和結(jié)構(gòu)變化情況為第二個不確定性軸面，該軸面的兩種極端情況為樂觀狀態(tài)和悲觀狀態(tài)；政策的變化情況為第三個不確定性軸面，該軸面的兩種極端情況為鼓勵發(fā)展和任意發(fā)展。

3.5 選擇并闡述情景

依據(jù)關(guān)鍵決定要素和外部力量的分析，可以設(shè)定三種情景：①消極被動情景，該情景中，不采取積極的低碳對策，以當(dāng)前可能的發(fā)展模式來設(shè)計圖書館建設(shè)模式和資源布局，依賴社會經(jīng)濟(jì)技術(shù)的發(fā)展帶動所有行業(yè)節(jié)能減排，是一種自然發(fā)展型的圖書館發(fā)展模式；②低碳轉(zhuǎn)型情景，該情景中，考慮外部環(huán)境的影響和自身的長遠(yuǎn)發(fā)展需求，意識到未來發(fā)展的不確定性和對低碳的需求，在推進(jìn)低碳圖書館建設(shè)方面有措施，能基本滿足自身發(fā)展需要；③低碳和諧發(fā)展情景，該情景模式是低碳圖書館發(fā)展的最終目標(biāo)，圖書館積極建立和實施各項低碳發(fā)展政策，采取各項節(jié)能減排措施，從服務(wù)到資源建設(shè)，再到管理的各個層面，都以低碳模式來建設(shè)。

因為每個軸面有兩個極端結(jié)果，也就有8(23=8)種可能出現(xiàn)的情形，如表1所示。

4 分析情景的運(yùn)用——以南京工業(yè)大學(xué)圖書館為例

根據(jù)以上分析步驟，結(jié)合實踐情況，南京工業(yè)大學(xué)圖書館目前的發(fā)展?fàn)顟B(tài)屬于低碳轉(zhuǎn)型情景。為盡量達(dá)到低碳和諧發(fā)展情景的要求，需要進(jìn)一步加強(qiáng)建設(shè)。

4.1 把低碳貫穿于服務(wù)的各個層面

首先，加強(qiáng)宣傳。通過網(wǎng)頁、宣傳欄、舉辦活動等向?qū)W生宣傳低碳閱讀方式；要求員工在平常工作中節(jié)能、不浪費，如白天光線好的時候關(guān)閉閱覽室燈光，不使用辦公設(shè)備的時候，及時關(guān)閉各類電源等。其次繼續(xù)開展圖書回收和交換工作。工大書苑是南京工業(yè)大學(xué)圖書館基于低碳理念為學(xué)生開設(shè)的一個舊書回收、利用和交換場地，學(xué)生把不需要的圖書和期刊捐贈或者自己定價在書苑寄售，書苑進(jìn)行消毒、貼上特定標(biāo)簽，放在書架上，其他有需要的學(xué)生可以來尋找、購買，用完之后還可以繼續(xù)捐贈或在書苑寄售。目前，書苑已經(jīng)開展“圖書漂流”、“曬書、淘書、賞書”等活動，今后還要擴(kuò)大其在學(xué)生中的影響力度，在交換場地、宣傳等方面吸引更多的學(xué)生參與進(jìn)來。第三，以低碳要求開創(chuàng)新的服務(wù)項目。南京工業(yè)大學(xué)圖書館所有新的服務(wù)項目都基于低碳理念，如為國家大學(xué)科技園的企業(yè)定期提供中文“技術(shù)信息資源速遞”；對著名國際期刊《Nature》和《Science》開展編譯工作；與學(xué)校聯(lián)合，開展專利信息服務(wù)平臺的建設(shè)；配合學(xué)?！肮ご蟛趴　迸囵B(yǎng)計劃，推出一對一的圖書信息個性化VIP服務(wù)……。所有這些項目都是充分挖掘現(xiàn)有的人力資源來進(jìn)行，不需要圖書館和學(xué)校投入經(jīng)費，實現(xiàn)了低投入高效益。

表1 未來5年高校低碳圖書館可能的發(fā)展情景

注：軸面一為信息技術(shù)的發(fā)展；軸面二為人員的認(rèn)知和結(jié)構(gòu)變化情況；軸面三為政策的變化情況。

4.2 積極采用新技術(shù)

南京工業(yè)大學(xué)圖書館充分利用WEB2.0、WEB3.0等新技術(shù)，建立一體化知識服務(wù)戰(zhàn)略平臺，進(jìn)行知識咨詢、參考服務(wù)、數(shù)據(jù)挖掘和信息組織。按照讀者的使用偏好，開設(shè)RSS訂閱服務(wù)、短信通知、郵箱傳遞、在線交流等方式與讀者進(jìn)行互動，實現(xiàn)虛擬服務(wù)。同時，南京工業(yè)大學(xué)圖書館正在考慮與移動運(yùn)營商、信息技術(shù)公司和數(shù)據(jù)庫商進(jìn)行合作，把移動新技術(shù)運(yùn)用到圖書館，向用戶宣傳和推廣利用智能手機(jī)、筆記本、iPad等新電子產(chǎn)品進(jìn)行閱讀和學(xué)習(xí)。

4.3 管理創(chuàng)新

4.3.1 進(jìn)一步完善ISO質(zhì)量管理體系 從2007年開始，南京工業(yè)大學(xué)圖書館每年一次接受校外機(jī)構(gòu)對圖書館的ISO質(zhì)量管理體系認(rèn)證。對質(zhì)量目標(biāo)、設(shè)備設(shè)置、工作環(huán)境、采購、服務(wù)控制、過程監(jiān)視和測量、產(chǎn)品監(jiān)視和測量、不合格品控制等條款編寫詳細(xì)的質(zhì)量記錄。2010年，圖書館把低碳發(fā)展要求編入質(zhì)量管理體系的認(rèn)證中。

4.3.2 資源重新調(diào)整和布局 由于讀者需求的變化，文獻(xiàn)的利用率會有變化。南京工業(yè)大學(xué)圖書館實施文獻(xiàn)的三線典藏布局制，根據(jù)利用率的情況把文獻(xiàn)分為三個層次，利用率最高的文獻(xiàn)放到一線書庫，全方位開架流通；利用率較高的文獻(xiàn)放到二線書庫，實行限制開架借閱；利用率較低的文獻(xiàn)組織到三線書庫，實行閉架借閱。這種方式大大節(jié)約了物理空間和人力資源，滿足低碳發(fā)展要求。

4.3.3 進(jìn)行組織變革 南京工業(yè)大學(xué)圖書館還進(jìn)行了組織變革，采用矩陣式組織架構(gòu)，成立回溯小組、科學(xué)研究團(tuán)隊等項目小組。前者主要進(jìn)行館內(nèi)資源的回溯、整理、剔舊、報廢等工作，后者主要根據(jù)不同館員的學(xué)科背景和科研能力組成團(tuán)隊，共同申報和研究科研項目。實行變革的目的在于提高組織的協(xié)調(diào)性，應(yīng)對不確定環(huán)境變化對組織的沖擊，使圖書館更好地朝著低碳的情景發(fā)展。

5 結(jié)束語

情景分析法是一種模擬的方法，通過關(guān)鍵要素的識別、外部驅(qū)動力量的分析和評估等一些方法和步驟，篩選出可能發(fā)生的情景。本文進(jìn)行情景分析的理論研究，并結(jié)合工作實踐深入探討，希望能夠?qū)ξ磥砦覈咝D書館朝低碳方向發(fā)展起到一點拋磚引玉的作用。

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AStudyofLow-CarbonUniversityLibraryBasedontheScenarioAnalysis

Zhou Jingzhen, Zhao Naixuan

Library of Nanjing University of Technology, Nanjing 210009, China

With a view to constructing a low-carbon library, this paper, by means of scenario analysis, defines the problems to set up the purpose of the study, identifies the six key factors, analyzes several important external forces, chooses three uncertain sections, selects and elaborates on scenarios carefully, and finally studies the application of the scenarios by taking into consideration the experience of Nanjing University of Technology in constructing a low-carbon library.

scenario analysis; low-carbon library; application

G251

周靜珍，女，1979年生，南京工業(yè)大學(xué)逸夫圖書館主任，館員，碩士，發(fā)表論文10余篇；趙乃瑄，女，1967年生，南京工業(yè)大學(xué)圖書館常務(wù)副館長，研究館員，博士，發(fā)表論文20余篇。