煤炭企業(yè)會計檔案管理的問題與對策研究

　　 【摘 要】 對于會計檔案管理工作，煤炭企業(yè)首先要轉(zhuǎn)變思想觀念、科學(xué)管理。煤炭企業(yè)應(yīng)當(dāng)對會計檔案管理定時進行盤查，發(fā)現(xiàn)問題、糾正問題、設(shè)立獎懲來調(diào)動有關(guān)人員的工作積極性。針對會計人員的素質(zhì)問題，煤炭企業(yè)應(yīng)對會計檔案管理工作人員實施培訓(xùn)，提高他們的技能。
　　 【關(guān)鍵詞】 煤炭企業(yè)； 會計檔案； 管理
　　
　　 一、會計檔案對煤炭企業(yè)的重要性
　　 集原始憑證性與連續(xù)性等特點于一身的會計檔案是國家檔案的一部分，將它同其他國家檔案加以比較，它又有嚴(yán)密性、專業(yè)性和廣泛性等特點。它由煤炭企業(yè)控制，并在煤炭企業(yè)經(jīng)營決策中發(fā)揮巨大作用。
　　 （一）記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)
　　 記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)的財務(wù)體系是由最初的會計憑證發(fā)展到會計賬簿，再發(fā)展到會計報表的，最終形成的會計報表是各項經(jīng)營事項的反應(yīng)，由它匯集成的資料是煤炭企業(yè)過去經(jīng)營管理的經(jīng)驗。
　　 （二）開展經(jīng)濟活動財務(wù)分析的依據(jù)
　　 在經(jīng)濟活動過程中，煤炭企業(yè)獲得的各項業(yè)務(wù)指標(biāo)的具體情況都會被詳細(xì)地記錄在煤炭企業(yè)的會計檔案里，以便為以后的財務(wù)預(yù)決算與企業(yè)內(nèi)部經(jīng)濟管理等活動提供參考。
　　 （三）懲治腐敗的重要依據(jù)
　　 會計檔案記錄了企業(yè)詳細(xì)的經(jīng)營活動與賬目往來，司法部門可以通過對煤炭企業(yè)會計檔案的調(diào)查來監(jiān)督它們的經(jīng)營活動，稽查違法亂紀(jì)的行為，防止貪污受賄活動，保護國家和社會財產(chǎn)不被侵犯?？梢哉f完整的會計檔案是經(jīng)濟領(lǐng)域內(nèi)堵塞漏洞、懲治腐敗的重要依據(jù)。
　　二、煤炭企業(yè)會計檔案管理的問題分析
　　 （一）會計檔案管理認(rèn)識不足
　　 由于對會計檔案管理工作認(rèn)識不足，很多煤炭企業(yè)的會計工作還保留著以前的觀念，將它的工作范圍限制在報賬、發(fā)錢、記賬等少數(shù)方面，關(guān)注財務(wù)項目的直接性問題，不能進行更為深入的歸檔等工作，也不能將這些工作日?；沟脮嫎I(yè)務(wù)跟會計檔案管理不能同步發(fā)展。對于會計檔案管理工作認(rèn)識不足必將帶來對會計檔案管理認(rèn)識的偏差。沒有一個規(guī)范化的管理理念，也就不會制定相關(guān)的規(guī)章制度對企業(yè)的會計工作進行管理，更不可能安排專業(yè)人員從事有關(guān)工作，只是讓單位出納或者會計來兼任此職。
　　 （二）相關(guān)法規(guī)不健全
　　 隨著經(jīng)濟的發(fā)展，煤炭企業(yè)的經(jīng)營機制與經(jīng)營方式出現(xiàn)了新的變化，在這些變化中又孕育出新問題；但是對于這些新問題，有關(guān)的會計檔案管理機制卻沒有跟上，相對落后，需要進一步健全。涉及到煤炭企業(yè)會計檔案管理的《會計法》和《檔案法》對此又語焉不詳，沒有多少具體的實質(zhì)性的內(nèi)容；《會計檔案管理辦法》缺少法律力度，并且許多內(nèi)容并不同當(dāng)前的煤炭企業(yè)實際情形保持統(tǒng)一步調(diào)。所以，要想煤炭企業(yè)會計檔案管理走上正軌就得首先健全相關(guān)的法規(guī)。
　　 （三）監(jiān)管機制不完善
　　 煤炭企業(yè)會計檔案管理的相關(guān)法規(guī)不健全也就不能依法建立有效的會計檔案監(jiān)管機制，這就進一步造成了會計檔案管理信息的缺失，有關(guān)預(yù)測管理不準(zhǔn)。在出現(xiàn)事故后，無法鑒定事故責(zé)任在哪一方，也就無法追究責(zé)任。
　　 （四）會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范
　　 對于會計檔案裝訂、立卷和歸檔等問題，在《會計檔案管理辦法》里面做出了明確的規(guī)定，要求有關(guān)單位應(yīng)當(dāng)制定會計檔案管理制度，按照立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等過程進行操作，然而許多煤炭企業(yè)卻不能規(guī)范他們的會計檔案。從裝訂方面來說，許多煤炭企業(yè)不按時將會計檔案進行裝訂，胡亂擺放，甚至出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象；有的煤炭企業(yè)即使對會計檔案進行了整理，也不是按照有關(guān)規(guī)范進行裝訂，而是任意而為；有的煤炭企業(yè)雖然對會計檔案按照一定的規(guī)范進行了裝訂，但是依然存在會計檔案封面不全、會計檔案頁碼數(shù)據(jù)欠缺、會計檔案的配置欠缺、裝訂日期不規(guī)律等現(xiàn)象。從立卷方面來說，煤炭企業(yè)會計檔案的立卷事件模糊，不便于進行查詢；從歸檔方面來說，做好前面的工作以后，做不好歸檔工作將無法交由有關(guān)部門進行管理。此外對會計檔案的銷檔工作也不規(guī)范。
　　 （五）會計檔案管理人員素質(zhì)有待提高
　　 一般的會計業(yè)務(wù)煤炭企業(yè)的專業(yè)人員都比較熟知，但對于相關(guān)的會計檔案管理卻知之甚少，對于更為專業(yè)的知識內(nèi)容了解則更少，而煤炭企業(yè)也不對他們進行會計檔案知識培訓(xùn)，有許多會計人員知識比較陳舊，對電算化操作知識掌握較少，不能正常使用電子檔案，也不能對電子檔案進行常規(guī)管理。此外還有相當(dāng)一部分會計人員通過作假賬、賬外賬等手段進行偷稅漏稅，做出種種不利于會計檔案管理的違法亂紀(jì)行為，給企業(yè)和國家造成重大損失。
　　
　　三、完善煤炭企業(yè)會計檔案管理的對策
　　 （一）轉(zhuǎn)變觀念，加強對會計檔案管理的認(rèn)識
　　 對于會計檔案管理工作，煤炭企業(yè)首先要轉(zhuǎn)變觀念、依法領(lǐng)導(dǎo)、科學(xué)管理。裝訂、立卷、歸檔與保管等等諸多工作應(yīng)由煤炭企業(yè)會計機構(gòu)的專業(yè)人士來做，不可讓出納同時管理，避免出現(xiàn)會計檔案管理的種種弊端。此外，與煤炭企業(yè)的會計檔案管理有關(guān)的全體人員都要增強會計檔案管理觀念，促進會計檔案管理的法制化發(fā)展。
　　 （二）建立健全相關(guān)規(guī)章制度
　　 對于會計檔案管理工作，煤炭企業(yè)還要做好規(guī)章制度方面的工作，實事求是，理論聯(lián)系實際，參照《會計檔案管理辦法》和《會計電算化工作規(guī)范》制定相關(guān)規(guī)章制度。
　　對于會計檔案管理在裝訂、立卷和歸檔等方面存在的問題，煤炭企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立并健全相關(guān)的規(guī)章制度，使它走上規(guī)范化道路，將有關(guān)任務(wù)交由專業(yè)人士負(fù)責(zé)，明確責(zé)任。對于會計檔案管理在安全方面存在的問題，煤炭企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立并健全安全保密制度，落實責(zé)任，切實科學(xué)管理，確保檔案安全、不被損壞、不被泄露、不被傳播。同時還要建立定期檢查制度。煤炭企業(yè)應(yīng)當(dāng)對會計檔案管理定時進行盤查，發(fā)現(xiàn)問題、糾正問題，設(shè)立獎懲來調(diào)動有關(guān)人員的工作積極性。
　　 （三）加強會計檔案管理的規(guī)范化
　　 會計檔案管理的規(guī)范化是管理流程的規(guī)范化，煤炭企業(yè)實事求是，堅持從實際出發(fā)，制定管理細(xì)則，做好各項操作規(guī)程，定期對會計檔案進行裝訂、立卷與歸檔等工作，加強會計檔案管理的規(guī)范化。
　　 對裝訂工作應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定對每一個檔案進行裝訂，安裝封皮，粘封、封好以后要加蓋有關(guān)公章。還要把會計檔案管理的內(nèi)容注釋在封皮上，注釋的筆跡要清晰。做完這些以后，再將所有的檔案按照時間先后裝在檔案盒里并加以注釋。
　　 對于移交和保管工作，凡是能夠進行會計檔案管理的應(yīng)當(dāng)交由綜合管理檔案部門對會計檔案進行管理；對于沒有能力進行會計檔案管理的應(yīng)當(dāng)交由會計機構(gòu)的專業(yè)人員進行保管。另外，保管會計檔案要注意各種意外事故的發(fā)生。
　　 對于保管期限，會計檔案自移交有關(guān)部門進行管理以后，期限限定就開始生效，有關(guān)工作人員要嚴(yán)格遵從《會計檔案管理辦法》的期限規(guī)定，不得隨意銷毀。期限到期，需要將其銷毀時，應(yīng)遵照有關(guān)過程，由會計檔案管理部門提請銷毀，再由會計部門詳加審查，對需要銷毀的銷毀；對于期滿且存在債務(wù)問題的，需要另行整理，直到債務(wù)問題處理完畢再進行銷毀；還要注意整體性與連續(xù)性工作。
　　 （四）加強培訓(xùn)，提高會計人員素質(zhì)
　　 針對會計人員的素質(zhì)問題，煤炭企業(yè)應(yīng)當(dāng)對其實施培訓(xùn)，提高他們的技能。
　　 首先是崗前培訓(xùn)。當(dāng)一些新員工進入機構(gòu)時，要對他們進行有關(guān)的基本知識與操作技能的崗前培訓(xùn)。其次是做好專業(yè)化管理工作。會計檔案管理人員要兼?zhèn)湄敃c檔案管理的雙重知識，能夠接受現(xiàn)代化管理軟件的操作。再次是崗?fù)馀嘤?xùn)。如今，知識更新日新月異，要想提高會計人員的素質(zhì)，就得適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度的要求做好崗?fù)馀嘤?xùn)。
　　
　　 四、結(jié)語
　　 會計檔案是煤炭企業(yè)記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)、懲治腐敗以及經(jīng)濟活動過程中財務(wù)分析的依據(jù)。但當(dāng)前企業(yè)對會計檔案管理工作還認(rèn)識不足，相關(guān)法規(guī)也不健全，不能依法建立有效的會計檔案監(jiān)管機制，不按時對會計檔案進行裝訂，將會計檔案毫無章法地胡亂擺放，甚至丟失，對此應(yīng)從觀念、制度、監(jiān)管、人才隊伍方面采取對策，加以改善。
　　
　　【參考文獻】
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