試論醫(yī)療設備檔案管理的必要性及內容

謝維煥

（哈爾濱市中醫(yī)醫(yī)院，黑龍江 哈爾濱 150000）

1 醫(yī)療設備建檔的必要性

目前，我院擁有大型儀器設備5448臺，金額306，978，325.08萬元，其中10萬元以上的大型設備444臺，金額242，523，577.97萬元，顯而易見，大型設備所占的數(shù)量不多，只占醫(yī)院設備臺件數(shù)的8%，但其資產的價值卻占到了我院設備總值的79%左右。醫(yī)院投入了大量的資金購置大型精密儀器設備以滿足醫(yī)療、教學、科研的需要，同時這也標志著一所高校所屬醫(yī)院具有開展“醫(yī)、教、研”的實力。醫(yī)療設備管理是醫(yī)院管理中的一個重要組成部分，醫(yī)療設備檔案管理是設備管理的基礎，其管理水平的好壞，直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質量、技術水平和兩個效益，所以加強醫(yī)療設備檔案管理是極其重要的。但如何管好用好醫(yī)療設備，提高醫(yī)療設備的有效使用率，減少醫(yī)療設備突發(fā)故障和開機率低的狀況，則必須建立較為全面的醫(yī)療設備科技檔案，并輔之科學有效的管理。設備檔案的建立是為了利用，在設備的采購、使用、維修及管理等工作中充分利用，更好地發(fā)揮其社會效益和經濟效益。如通過查看設備檔案資料，根據(jù)其維修記錄，對較為貴重的設備采取預防性維修，充分做好維修前的準備以縮短停機時間，減少修理費用，減少醫(yī)療設備對人身的傷殘，減少事故隱患的發(fā)生率等。管好用好醫(yī)療設備檔案，以充分發(fā)揮其在醫(yī)療、教學、科研工作中的作用，主動、及時、準確地為科室服務，為領導決策提供憑證，醫(yī)療設備檔案顯得尤為重要。近幾年來，我院把醫(yī)療設備管理作為醫(yī)院綜合檔案管理的一個重要部分，落實措施，重點加強環(huán)節(jié)管理，使醫(yī)療設備檔案在醫(yī)院工作中起到了較好的作用。凡作為醫(yī)院固定資產的儀器、設備，在其購置、驗收、調試運行、管理、維修、改造、報廢等全部活動過程中直接形成的、具有保存利用價值的文字、圖表、聲像載體材料，以及隨機材料均屬儀器設備檔案。

2 醫(yī)療設備檔案管理的基本內容

2.1 設備檔案的管理必須堅持集中統(tǒng)一管理的原則。便于開發(fā)利用，確保設備檔案完整、準確、系統(tǒng)和安全。設備檔案是國家的重要技術儲備，是醫(yī)院儀器、設備管理工作的組成部分和重要環(huán)節(jié)。設備檔案工作必須納入醫(yī)院設備管理工作中，與設備計劃管理、設備采購供應使用等工作緊密結合，保證設備文件的完整、準確、系統(tǒng)，應作為醫(yī)院設備管理部門的職責之一。建立、完善管理網絡，廣泛深入地宣傳《檔案法》，強化各級管理人員依法治檔的意識，使之自覺接受法規(guī)的約束和監(jiān)督。我院成立由分管院長直接領導的檔案管理網絡小組，實行醫(yī)院、科室、操作人員三級管理網絡。

定期召開有關人員會議，明確工作目標，修定和完善醫(yī)院檔案管理制度。同時明確科室工作管理目標和各自的崗位職責，并將設備檔案管理工作作為醫(yī)院目標管理責任制的一部分，納入醫(yī)院對科室目標的考核，及時與有關人員的考評、職稱晉級、年終評優(yōu)掛鉤;明確設備操作者在負責設備的日常維護保養(yǎng)的同時，做好日常設備記錄，每次使用后，要將使用情況認真做好記錄，每半年將整理好的記錄上報給設備處負責人，經核查后交檔案室存檔，在全院形成一個有效的管理網絡。

2.2 確定醫(yī)療設備檔案的歸檔范圍。我們根據(jù)醫(yī)療設備檔案的管理要求，結合醫(yī)院實際，明確了醫(yī)療設備檔案管理的歸檔內容。由兩個部分組成:設備申購過程中形成的管理性文件和技術性文件材料的收集、積累過程結束后移交檔案部門。設備申購過程中形成的檔案主要包括申購單、論證表（記錄）、購銷合同、協(xié)議書、發(fā)票復印件（原件保存在財務檔案中）、裝箱單、運輸單據(jù)、安裝調試及驗收報告、設備操作規(guī)程、全套隨機技術資料等。特大型的設備包括招標的有關材料、衛(wèi)生資源配置許可的有關資料等。享受國家免稅政策做外貿的設備，除了上述材料外，還應包括電機設備進口證明、海關免稅證明、報關單、外貿合同、質量保證書、發(fā)票、商檢報告等。設備運行過程中形成的檔案主要包括設備的使用情況記錄、操作規(guī)程、維修保養(yǎng)情況記錄，每年的經濟效益分析、使用率與完好率統(tǒng)計等。這些資料一般按年度歸入設備檔案。隨著設備從申購到安裝使用，其相應的材料由設備管理人員做好檔案的收集整理工作，再移交醫(yī)院檔案室。同時將有關材料打印下發(fā)有關使用科室，讓各科的設備操作者都了解設備檔案的歸檔內容和要求，使之配合檔案部門，做好資料的歸檔工作。

2.3 廣泛收集醫(yī)療設備檔案。每一醫(yī)療設備從申購到報廢都經過購置、安裝、轉移、報廢四個階段，設備檔案管理工作應隨著設備的變化而進行跟蹤收集相關資料，認真把關。一是在設備開箱驗收時，檔案管理人員要參與部門設備開箱驗收，將有關資料收集整理好;二是在設備的安裝和調試階段隨時收集資料，如操作人員需參考操作手冊，應當場編碼編頁，并隨時辦理借閱手續(xù)；三是了解各部門、各階段設備文件的形成規(guī)律，根據(jù)各自的歸檔范圍，有目的進行收集;四是將收集來的資料逐一進行分類整理，盡量將資料收齊，以便于日后的使用，如進行根據(jù)設備維修記錄進行效益分析等。

2.4 堅持由設備文件材料形成部門立卷的原則。設備驗收完成和進口設備索賠期滿后，設備計劃、采購供應部門的兼職檔案員應及時將形成的設備管理文件材料整理組卷。（1）根據(jù)設備文件材料的形成規(guī)律以及設備文件材料的內容、價值、數(shù)量和載體形式等實際情況，在堅持文件之間有機聯(lián)系和便于利用查找的組卷原則下，將每項設備的文件材料進行系統(tǒng)整理，組成一個或若干個案卷。（2）將最能反映設備購置概況的文件材料，如申購報告、批復文件、論證文件、投資文件、訂購合同、驗收報告、索賠文件等整理組成案卷，排放在各卷之首，其余設備技術文件材料按設備的工作秩序及重要程度，依次系統(tǒng)排列。（3）設備文件材料中的非紙質載體材料，除密不可分者外，應放入特殊載體檔案的專柜保管，并按要求標明參見號。（4）卷內文件材料按文字材料在前，圖表在后的要求排列。（5）拆除卷內文件中的金屬物，用線裝訂，對破損的文件材料進行修補，對引進設備中專用文件夾，可以保持原狀。（6）設備文件材料采用卷盒和卷皮的保管形式，圖件按卷盒規(guī)格疊成手風琴式。引進設備文件卷盒保管有困難的，可按其自然狀況保管。（7）全部設備文件無論單面或雙面只要有書寫符號，每面均為一頁，每卷頁號均從第一頁開始，頁號位置在非裝訂線一側的上角，對不裝訂的文件應加蓋上有單位名稱、檔號、件號的戳記章并依次編寫件號。（8）認真填寫卷內目錄和備考表，擬定卷案封面各欄目，案卷標題要簡明、準確。對進口設備的外文案卷標題，控制在100個字符以內。（9）確定設備檔案卷內文件的保管期限。對最能反映設備購置概況和設備技術性能的文件材料，如申購報告、批復文件、論證文件、投資文件、招標文件、訂購合同、驗收報告、索賠文件等，定為長期保管，設備隨機的技術文件和維修、改造等文件，由于其價值是作為設備的組成部分而存在的，原則上隨設備而存在，保管期限定為與設備共存。（10）設備檔案的密級，除自制設備的科研辦部分隨科研成果檔案定密級外，設備檔案文件材料原則上無密級。

3 小結

檔案的有效利用是檔案管理工作發(fā)展和提高質量的基礎，對醫(yī)院管理具有深遠意義。醫(yī)院各級領導應重視和關心各級部門設備檔案工作規(guī)章制度的建立，并要求認真執(zhí)行。定期檢查和研究檔案工作中存在的實際問題。檔案管理人員要收集有關醫(yī)療設備發(fā)展現(xiàn)狀、產品動態(tài)等信息。當今醫(yī)療設備技術飛速發(fā)展，高精尖且價格昂貴的新型儀器日益增多，設備的更新周期日益縮短，要求設備管理人員必須了解有關醫(yī)療設備的發(fā)展動態(tài)和產品現(xiàn)狀，收集有益雜志、技術資料、展銷會資料等，進行分類整理，存入固定檔案，為計劃引進設備提供依據(jù)。應以主動、積極、周到的服務來保證檔案資料的有效完整，充分發(fā)揮檔案的作用，以此來促進有關工作的進行，使醫(yī)院的各種醫(yī)療設備的效能得到充分發(fā)揮，投資得到良好的效益回報，促進醫(yī)院各項建設的發(fā)展。

[1]梁靜.醫(yī)療設備檔案管理.中國醫(yī)學裝備，2009-12-15.