城建檔案數(shù)字化建設(shè)初探

李國方

（昆山市城建檔案館，江蘇 昆山 215300）

數(shù)字城建檔案館是信息社會(huì)數(shù)字技術(shù)廣泛應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的產(chǎn)物，也是二十一世紀(jì)城建檔案館發(fā)展的必然方向。數(shù)字技術(shù)是隨計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生和發(fā)展起來的，它是把任何形式的原始信息如人們可以直接感受到的聲音、文字、圖像等光信號(hào)，通過專用設(shè)備如掃描儀、采集卡等轉(zhuǎn)換成電信號(hào)，再把這些電信號(hào)轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)可識(shí)別的數(shù)字信號(hào)記錄下來，最后通過計(jì)算機(jī)和其它專用設(shè)備，再把這些數(shù)字信號(hào)還原成光信號(hào)。這種技術(shù)被稱之為數(shù)字技術(shù)。只有經(jīng)過數(shù)字技術(shù)處理后的信息，才能轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，并通過各種數(shù)字化輔助設(shè)備實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息的貯存、傳輸和提供利用。

一、數(shù)字化城建檔案建設(shè)的好處

數(shù)字城建檔案館在建設(shè)和運(yùn)行中，可有效地緩解了傳統(tǒng)城建檔案館在館藏空間上不足的矛盾，拓展了城建檔案館的服務(wù)功能，查詢方便、快捷，提高了工作效率。同時(shí)方便異地存儲(chǔ)，可有效地防止地震等災(zāi)害發(fā)生時(shí)對(duì)檔案的損壞。我們可以具體從下面幾方面闡述一下。

1.1 節(jié)約空間

現(xiàn)在，國家的政策是加快城鎮(zhèn)的擴(kuò)大化，這樣，勢(shì)必造成城建檔案館的館藏飛快地增容，原來的庫房就要擴(kuò)容，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化后，很多資料我們可以只收電子的，從而解決了庫房擴(kuò)建的問題。

1.2 異地存儲(chǔ)備份

類似地震這樣的自然災(zāi)害，是我們?nèi)祟悷o法抗拒的，所以，異地存儲(chǔ)備份就尤為重要。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案要是實(shí)現(xiàn)異地備份費(fèi)用是非常昂貴的，或者說在某種意義上是不可能的。但是，檔案的信息化恰恰解決了空間的問題，使得異地存儲(chǔ)變得很現(xiàn)實(shí)。

1.3 提高查詢檢索速度

傳統(tǒng)的檔案管理，就是把檔案編上號(hào)，一本本放在檔案柜中，當(dāng)查找檔案時(shí)，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)記錄到庫房中查找，當(dāng)檔案多時(shí)，就非常費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。如果檔案管理信息化后，可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢，只要輸入要查找的檔案內(nèi)容可以立即找到，查詢的方式可以分為模糊查詢、組合查詢、分類查詢等。電腦查詢可以大大提高工作效率。

1.4 為領(lǐng)導(dǎo)提供各種決策信息

在電子檔案中，我們可以詳細(xì)記錄每棟樓、每條路的各種信息，所有的這種信息都可以充分發(fā)揮軟件的優(yōu)勢(shì)，可以瞬間完成各種統(tǒng)計(jì)工作，例如：建筑面積、合同造價(jià)、道路總里程等等。

二、城建檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性

城建檔案的信息化不僅是大勢(shì)所趨，而且隨著城建建設(shè)步伐的加快，城建檔案館的館藏越來越豐富、越來越大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上步伐了，檔案館的數(shù)字化建設(shè)必須提到日程上來。

三、城建檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)施保障

3.1 法律及政策的支持

要想達(dá)到城建檔案的數(shù)字化管理，離開國家的法律以及政策的支持是不能做到位的。2007年9月，建設(shè)部推出了《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》，2008年1月執(zhí)行，各地城建檔案館可以接收電子檔案。同時(shí)規(guī)范中提及的成熟的數(shù)字簽章技術(shù)，在于2004年8月頒布、2005年4月1日起施行的《中華人民共和國電子簽名法》中明確規(guī)定電子簽名與傳統(tǒng)手寫簽名和蓋章具有同等的法律效力。這是數(shù)字化城建檔案建設(shè)的法律上的一個(gè)保障。

3.2 硬件與軟件支持

要完成這個(gè)系統(tǒng)工程，必須有領(lǐng)導(dǎo)的支持，需要財(cái)政的大力支持，因?yàn)橐粋€(gè)計(jì)算軟件系統(tǒng)的構(gòu)成，離不開硬件的支持，在我們這里主要包括：服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、路由器、存儲(chǔ)器、掃描儀等等。而在軟件方面，包括數(shù)字化加工功能、城建檔案信息著錄管理、檔案利用功能、統(tǒng)計(jì)分析功能、網(wǎng)站發(fā)布以及一些輔助的檔案管理功能等。

四、數(shù)字化加工

數(shù)字化加工就是將紙質(zhì)的檔案文件轉(zhuǎn)化成電子文件，一般都是通過掃描完成的，這里，可以對(duì)掃描的文件進(jìn)行糾偏、去污、剪接、拼接等圖像處理，再將處理好的電子文件，以工程為單位批量或按照案卷為單位單個(gè)鏈接到卷內(nèi)目錄中。

下面以房建的檔案為例，探討下如何快速形成房建檔案的電子文件。

房建檔案一般包括：基建文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、工程竣工文件、聲像等電子檔案。

基建文件，形成比較復(fù)雜，涉及的部門比較多，從形成紙質(zhì)文件的源頭上直接形成電子文件比較難。這部分要形成電子文件一般還是采取掃描的方式比較好，為了減輕檔案館的掃描負(fù)擔(dān)，可以由建設(shè)單位直接掃描成電子文件，檔案館直接接收。但是，為了保證電子文件的真實(shí)性，需要建設(shè)單位在電子文件上加蓋數(shù)字簽章，這也是《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》中強(qiáng)調(diào)的成熟的技術(shù)。

監(jiān)理文件和施工文件在檔案中占據(jù)了大量的比重，這部分資料的數(shù)字化就顯得很重要了。通過仔細(xì)的調(diào)研發(fā)現(xiàn)，在工程中，施工資料軟件使用比較普遍，監(jiān)理文件和施工文件的數(shù)字化可以在他們編制資料時(shí)直接形成，這樣就省去了到檔案館掃描的工作了。在這里同樣需要注意的是，形成的監(jiān)理和施工的電子文件，也是需要加蓋數(shù)字簽章的，否則交上來的意義就不大了。

竣工圖，這部分文件的數(shù)字化大部分都是采取直接掃描的方式。在我國的大部分設(shè)計(jì)院，都不直接出竣工圖，而都是在施工圖上直接修改，再配發(fā)設(shè)計(jì)變更，而不直接出竣工圖。如果直接出竣工圖，那么設(shè)計(jì)院就可以直接提供電子圖了，如CAD圖。但是，CAD的版本很多，對(duì)檔案館的管理端的瀏覽CAD的軟件要求就很高，要求及時(shí)更新以及兼容各個(gè)CAD版本，這點(diǎn)難度比較大，尤其是及時(shí)性。不過，現(xiàn)在有種技術(shù)，可以把CAD文件直接轉(zhuǎn)成PDF等格式文件，就避免了文件瀏覽的問題了。

竣工驗(yàn)收文件是和施工文件一樣的處理方式，聲像文件本事就是數(shù)字化的文件，就不再多述了。

如果以上文件，都可以在形成紙質(zhì)的同時(shí)形成電子的文件，檔案館的數(shù)字化工作就減輕了絕大部分了。可以大大提高工作效率。

⑵城建檔案信息著錄管理

這部分主要是完成項(xiàng)目級(jí)、工程級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)信息的著錄。因?yàn)闄n案的數(shù)字化工作在施工過程中可以容易的形成，所以，現(xiàn)在有的地方已經(jīng)要求建設(shè)單位在工程竣工時(shí)，除了提交一份紙質(zhì)檔案外，還要提交一份電子文檔，這樣，檔案館的管理軟件在檔案著錄時(shí)就可以直接導(dǎo)入電子數(shù)據(jù)了，可以大大減少檔案著錄的工作量。

⑶檔案利用

檔案利用包括檔案收費(fèi)、檔案的借閱登記和查閱登記，并且根據(jù)電子文件的查檔情況完成借閱和查閱收費(fèi)。功能可具有添加、修改、打印等功能?？梢愿鶕?jù)項(xiàng)目名稱、查閱單位、時(shí)間等進(jìn)行查詢，也可以幾種條件綜合進(jìn)行查詢。此外利用科可以通過權(quán)限設(shè)置，做到具體工程的權(quán)限，便于用戶自主查詢信息

[1]張照余.《檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)研究》.北京圖書館出版社出版.

[2]劉小瑩.《建立網(wǎng)上電子城建檔案館的構(gòu)想》.城建檔案,2009.3.

[3]陰子芬.《城建檔案信息化建設(shè)》.城建檔案,2009.12.