建設項目檔案的保護措施

郭樹雄

（中國神華煤制油化工有限公司北京工程分公司，北京 100011）

1 紙質(zhì)檔案的保護技術(shù)

1.1 溫度濕度對紙質(zhì)檔案的影響

對紙張而言，高溫高濕可促進紙張發(fā)生水解、氧化反應、光氧化反應、酸性水解反應等，加速紙張內(nèi)部不利化學成分對紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴散等現(xiàn)象，促進有害氣體、粉塵、雜質(zhì)、微生物生長繁殖。

紙張中最主要成分的纖維素發(fā)生水解和氧化反應，就是紙張受損過程，結(jié)果使紙張變脆、發(fā)黃、強度下降。半纖維素穩(wěn)定性比纖維素差，當半纖維素占到11%，紙張強度最大，但容易吸水潤漲，木素具有吸收紫外線能力但容易被氧化。

因此，自然狀態(tài)下溫濕度一般不適宜檔案的保存，必須對庫房溫濕度進行調(diào)節(jié)和控制，保證檔案庫房的溫濕度，溫度14-24℃，相對濕度在45%-60%為宜。

我們建設了獨立專用的項目檔案室，總建筑面積300多平米，三層庫房和辦公室分開，庫房內(nèi)有電子監(jiān)控系統(tǒng)，防火系統(tǒng)，每間配備空調(diào)機，庫房全部裝備移動式檔案密集架，每節(jié)230cm×90cm×52cm，配備了專用底圖柜，提高了對檔案的保護。

1.2 光對紙質(zhì)檔案的影響

光對檔案危害分為直接和間接危害，分物理和化學兩個方面，造成檔案載體材料的光老化，變色、失色、銀紋、發(fā)粘、變形，使抗張強度、耐折強度、柔韌性下降和發(fā)生光降解和光氧化反應，從而造成記錄材料的光蛻變和失真。

因此，應減少檔案利用中光的輻射強度和作用時間，避免原件的復印次數(shù)。采取限光和濾光措施，使平均照度保持在75LX-100LX為宜。

1.3 空氣污染物對紙質(zhì)檔案的影響

空氣污染源有自然污染源和人為污染源。主要污染物包括：煙塵、粉塵（飛塵、硫酸鹽等）、含氮化合物（氧化氮、氨等）、鹵化物（氯氣、氟化物等）、有機化合物（甲醛、有機酸等）。

紙張吸收有害氣體、造成氧化、催化、水解等一系列化學反應。大氣塵產(chǎn)生腐蝕、磨損、污染及化學反應，可以損壞紙張產(chǎn)生色斑和霉斑等，造成灰塵對紙張的機械磨損。

我們檔案庫房采取了密閉防塵、凈化空氣、通風、綠化、檔案脫酸處理等措施，加強管理盡量避免空氣污染物的破壞。

1.4 微生物對紙質(zhì)檔案的影響

檔案的制成材料，如紙張、漿糊、油墨、墨水、皮革、紙板為微生物的營養(yǎng)物質(zhì)，檔案有害物質(zhì)依附于空氣中的塵埃進行傳播，有球菌、芽孢桿菌、放線菌孢子和真菌。

微生物在適合的溫度、濕度、空氣、酸堿度條件下，通過對有機物的分解、水解，導致紙張機械強度下降，產(chǎn)生霉斑、并產(chǎn)生酸性物質(zhì)腐蝕檔案。

因此，我們項目建設庫房配備了YKJ-180庫房空氣消毒機、YLD-300A文件消毒柜、檔案防蟲藥、溫濕度記錄儀。并加強空氣流通、消毒滅菌、通風過濾、密閉保護、清潔衛(wèi)生、調(diào)節(jié)溫濕度等措施，可以降低微生物的破壞。

2 電子檔案的保護技術(shù)

2.1 溫度濕度對電子檔案的影響

不適宜的溫濕度對磁性載體、光盤有很大的影響。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易容易造成膨脹或收縮變形，膠片、磁帶的乳劑層容易發(fā)生水解反應、氧化反應或氧化還原反應。光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。

因此，我們保存在了防光、防潮，保存在低溫低濕環(huán)境里，包裝采用防靜電、防塵的堅固包裝。而保存電子文件的理想溫度為16℃-20℃，相對濕度為40%±5%。

2.2 光線對電子檔案的影響

強烈的光照，尤其是紫外線對電子文件的破壞力更大。光線能使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應，使盤基、帶基老化，強度下降。同時，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。

2.3 空氣污染物對電子檔案的影響

空氣污染物中，對電子載體影響的主要包括，二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等具有酸性和氧化性物質(zhì)，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基、帶基老化、變質(zhì)和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。

而灰塵對電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學損壞和生物損壞。物理損壞是指污染、劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，造成記錄信息的損毀。

化學損壞是指灰塵中所含的化學成分會不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學功能而毀壞，造成記錄信息消失。

生物損壞是指霉菌孢子的傳播，也是霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機酸會損壞磁性載體和光盤，使數(shù)據(jù)丟失。

而灰塵一旦對電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會全部或局部丟失，在計算機系統(tǒng)上便無法讀出原始信息，使電子文件失去保存價值。

因此，防止灰塵對電子文件載體的危害有非凡重要的意義，在電子文件形成和使用過程中，要采取嚴密的防塵措施。

2.4 磁場和機械震動對電子檔案的影響

磁記錄檔案材料，有磁帶、磁盤、磁卡、磁鼓、磁泡等。

磁場和機械震動對電子檔案的磁性載體則是最重要的影響因素。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。

此外，強烈的機械震動也會影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，，尤其在外界磁場在4×103A/M時，就可以將磁帶上的信息抹掉，從而破壞記錄信號。

因而要防止外磁場的影響，如遠離強磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的專用庫房或防磁保管箱或金屬盒內(nèi)等，避免外界磁場干擾，并避免強烈的機械震動。

為了提高檔案的壽命，我們建設項目地配備了EHSY放火防磁柜（10KHZ衰減38ab，100KHZ衰減 45ab），對 5萬多張?zhí)絺渚€照片進行專門管理，對1千張電子文件光盤全部裝入ZGP-B540光盤柜，保證了檔案的保護。

2.5 病毒對電子檔案的影響

電子檔案信息保護方面還面臨一個不可忽視的隱形殺手—電腦病毒。電腦病毒是一種程序，它通過修改其它程序，并把自身的拷貝嵌入而實現(xiàn)對其它程序的傳染。因此，如何保護信息不受損害是電子文件保護的重要課題。

目前，保護電子文件信息不被修改、盜竊、刪除的技術(shù)途徑主要有防火墻技術(shù)（包括殺毒技術(shù)等）、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時間印章法等。其中，數(shù)據(jù)加密法是指按確定的加密變換方法對未經(jīng)加密的數(shù)據(jù)作處理，使其成為難于識讀的數(shù)據(jù)；數(shù)字水印法是利用某種技術(shù)方法把作者的標志。如印簽、花紋等隱藏于電子文件中，電子文件如被拷貝時，這些標志是不會被拷貝的。這些保證了電子文件信息的唯一屬性。數(shù)字時間印章法用來確保電子文件信息的真實性和原始性不受損害，若歸檔的電子文件被修改、刪除，該文件生成時在網(wǎng)上登記的時間是無法改變的。

我們采用專用電子檔案系統(tǒng)軟件，在電子檔案管理系統(tǒng)中配備了專門的加密算法，并在權(quán)限控制系統(tǒng)加強管理，在服務器硬件端配備了專用防火墻和安全體系，并在各終端計算機配備了殺毒軟件，保證了系統(tǒng)的安全。

[1]張智均.工程項目管理[M].北京：機械工業(yè)出版社，2004.